Le guide de l'acheteur du logiciel de centre d'appels sortants

Publié: 2024-04-27

Si vous menez des campagnes de vente et de marketing à grande échelle, vous avez besoin d'un logiciel de centre d'appels sortants. Il fournira tous les outils et fonctionnalités nécessaires pour coordonner les campagnes des centres d'appels sur plusieurs canaux afin de garantir l'efficacité et d'offrir systématiquement la meilleure expérience client.

Qu'est-ce qu'un logiciel de centre d'appels sortants ?

Le logiciel de centre d'appels sortants est un outil spécialisé conçu pour faciliter et gérer les activités de communication sortante d'un centre d'appels. Il automatise et rationalise le processus d'appel aux clients ou prospects à diverses fins telles que les ventes, les mises à jour client, la prise de rendez-vous ou les études de marché.

Une fonction clé de ce logiciel est d'améliorer la productivité d'un centre d'appels sortants. Il y parvient en utilisant des fonctionnalités telles que des numéroteurs automatiques et des systèmes de routage d'appels intelligents, qui permettent de connecter rapidement les agents du centre d'appels aux clients ou prospects.

Le logiciel de centre d'appels fournit des outils de surveillance des performances en temps réel, aidant les responsables à prendre des décisions basées sur les données pour améliorer les opérations.

Contrairement aux logiciels de centre d'appels entrants, qui répondent aux demandes des clients, les solutions de centre d'appels sortants sont couramment utilisées pour les ventes, le service client et d'autres campagnes de centre d'appels .

Principales fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de centre d'appels sortants

Les meilleures solutions de centre d'appels sortants offrent les fonctionnalités suivantes :

1. Systèmes de numérotation automatisés

Les systèmes de numérotation automatisés sont des fonctionnalités essentielles d'un logiciel de centre d'appels sortants. Ils optimisent le processus d'appel en automatisant la séquence de numérotation, augmentant ainsi considérablement l'efficacité en réduisant le temps d'inactivité des agents.

Il existe trois principaux types de numéroteurs :

numéroteur automatique prédictif ou automatisé

2. Script d'appel

Les centres d'appels sortants disposent d'un logiciel de script d'appel intégré pour guider les conversations avec les clients.

Le logiciel vous permet de créer des modèles pré-écrits pour différents contextes de conversation client, tels que les appels à froid, la réponse aux demandes des clients, le dépannage et la désescalade des situations frustrantes. Les agents peuvent utiliser ces scripts tels quels ou les modifier pour les adapter à l'interaction spécifique du client.

Par exemple, dans les secteurs où la conformité réglementaire est obligatoire, les scripts garantissent que toutes les informations nécessaires sont transmises correctement et que les directives légales sont respectées. Cela réduit le risque de non-conformité et les problèmes juridiques potentiels.

Les scripts d'appel garantissent une livraison cohérente quel que soit l'agent avec lequel les clients interagissent, améliorant ainsi l'expérience client globale.

3. Enregistrement et surveillance des appels

Lors de la sélection d’un logiciel de centre d’appels sortants, donnez la priorité aux fonctionnalités avancées d’enregistrement et de surveillance des appels qui offrent un suivi en temps réel des interactions agent-client.

Capture d'écran de l'écran d'enregistrement et de surveillance des appels

Cette fonctionnalité est essentielle pour superviser la qualité des appels et garantir que les agents offrent une expérience client constante de haute qualité. Il joue également un rôle crucial en matière de conformité, en permettant aux responsables de vérifier que les conversations respectent les réglementations du secteur et les politiques de l'entreprise.

De plus, les appels enregistrés servent de matériel de formation utile. En examinant les interactions réelles, les agents nouveaux et existants peuvent apprendre des stratégies de communication efficaces et corriger rapidement les lacunes de leurs approches, améliorant ainsi leur performance globale .

Cela s'applique également aux équipes commerciales, car cela leur permet d'analyser les conversations au fur et à mesure qu'elles se déroulent, en identifiant les signaux clés des clients qui peuvent signaler de nouvelles opportunités de vente ou des domaines dans lesquels une formation supplémentaire sur les produits est nécessaire. Ces informations immédiates aident les professionnels de la vente à adapter leurs stratégies à la volée, augmentant ainsi considérablement les chances de conclure des affaires.

4. Rapports et analyses

Choisissez un logiciel de centre d'appels doté de fonctionnalités robustes de reporting et d'analyse . À tout le moins, le logiciel devrait vous permettre de surveiller des indicateurs clés, tels que le nombre d'appels entrants, sortants, abandonnés et manqués tout au long de la journée.

Vous utiliserez ces informations pour optimiser les opérations de votre centre d'appels. Par exemple, si vous remarquez que vous recevez de nombreux appels entrants à une heure particulière de la journée, vous pouvez affecter davantage d'agents pour couvrir cette période.

Cependant, pour tirer pleinement parti de la puissance de l’analyse, recherchez des fonctionnalités qui vont au-delà des simples mesures. Les solutions logicielles avancées offrent des informations détaillées sur la durée des appels, les temps d'attente et les taux de résolution. Ils fournissent également des outils pour une analyse plus approfondie, notamment la détection des tendances, la prévision des charges de pointe et la segmentation des comportements.

5. Intégration CRM

Un bon logiciel de centre d'appels s'intègre à votre outil de gestion de la relation client (CRM) pour un échange de données transparent. Cette intégration facilite l'échange fluide de données entre les deux systèmes, garantissant que les agents ont un accès immédiat à des profils clients complets et à jour, y compris l'historique des achats, les préférences des clients, les dossiers de service et les scores de santé.

Grâce à l'intégration CRM , chaque interaction au sein du centre d'appels sortants est instantanément mise à jour dans le CRM, conservant ainsi une vue cohérente et actuelle du statut du client. Cette synchronisation contribue à personnaliser les interactions avec les clients, car les agents sont toujours informés des derniers développements du parcours de chaque client . Cela évite également la duplication des efforts et réduit le risque d’erreurs, qui peuvent survenir lorsque les agents doivent basculer entre plusieurs plates-formes.

Parcours client

Les mises à jour des clients dans le centre d'appels sortants sont automatiquement reflétées dans l'outil CRM. Les agents peuvent également utiliser le bouton « cliquer pour composer » intégré pour lancer des appels clients à partir de l'outil CRM sans passer au logiciel du centre d'appels sortants.

De plus, les systèmes CRM intégrés incluent généralement des fonctionnalités améliorant la productivité telles que la fonctionnalité cliquer pour composer. Cette fonctionnalité permet aux agents de lancer des appels directement depuis le CRM en cliquant simplement sur le numéro de téléphone d'un client, ce qui élimine le besoin de composer manuellement ou de changer d'application. Cela accélère non seulement le temps de réponse, mais garantit également un flux de travail plus fluide, permettant aux agents de passer plus de temps à interagir avec les clients.

6. Communication omnicanale

Coordonner les communications clients sur tous les canaux peut s’avérer difficile. C'est pourquoi un bon logiciel de centre d'appels sortants vous permet de centraliser tous vos points de contact avec vos clients, des e-mails aux réseaux sociaux et au chat en direct, en un seul endroit.

Le principal avantage de la communication omnicanale est qu’elle garantit la cohérence des interactions avec les clients. Par exemple, si un client potentiel contacte d'abord par e-mail, puis passe ensuite un appel téléphonique, l'agent qui gère l'appel aura un accès immédiat à la conversation par e-mail. Cette continuité élimine le besoin pour les clients de répéter les informations, améliorant ainsi l'expérience client et réduisant le temps consacré à chaque interaction.

avantages-cx-omnicanal

Cette approche intégrée permet un service client personnalisé. Avec une visibilité complète sur le parcours du client sur tous les canaux, les agents peuvent répondre de manière proactive aux préoccupations, anticiper les besoins et proposer des solutions sur mesure basées sur les interactions précédentes.

Cas d'utilisation du logiciel de centre d'appels sortants

Une solution de centre d’appels sortants dispose de plusieurs applications métiers, notamment :

1. Ventes et génération de leads

Le logiciel de vente sortante fournit des solutions de télémarketing de bout en bout, telles que l'intégration CRM, la numérotation prédictive et le suivi des performances, pour les ventes à grande échelle et les campagnes de génération de leads.

Les intégrations CRM permettent aux agents d'accéder à des informations à jour sur les clients et les prospects, y compris les coordonnées, les interactions précédentes et l'historique des achats, pour adapter les arguments de vente et améliorer les chances de succès.

Les agents peuvent lancer des appels depuis le CRM ou le logiciel d'appels sortants via un bouton « Cliquer pour appeler » au lieu d'une numérotation manuelle. Vous pouvez également configurer des numéroteurs prédictifs pour composer automatiquement les numéros et acheminer les appels répondus vers les agents disponibles pour une efficacité accrue du centre d'appels.

Le logiciel suit et analyse les mesures de performances, telles que le volume d'appels, les taux de conversion et la durée moyenne des appels , aidant ainsi les responsables à optimiser leurs campagnes de vente et de génération de leads et à améliorer les résultats au fil du temps.

Calcul du temps de traitement moyen

2. Enquêtes de satisfaction client

Les centres de contact sortants disposent d'outils d'enquête intégrés pour mesurer les sentiments des clients après chaque interaction avec votre entreprise.

Vous pouvez créer des enquêtes de satisfaction client et de score net de promoteur et les administrer automatiquement à la fin de chaque interaction client par e-mail, chat en direct ou SMS. Ensuite, vous pouvez filtrer les résultats selon les réponses les plus positives et les plus négatives.

Qu'est-ce qu'un score net de promoteur ?

Les agents peuvent appeler les clients de ces catégories pour mieux comprendre leurs points de vue et recueillir des commentaires approfondis en temps réel.

3. Etude de marché

Les solutions logicielles de centres d'appels sortants sont utiles pour collecter des données de première partie à des fins d'études de marché. Les données de première partie font référence aux données qu'une entreprise collecte directement auprès de ses clients, généralement par le biais d'enquêtes, de sondages et de conversations individuelles.

Pour la collecte de données quantitatives à grande échelle, vous pouvez utiliser les outils d'enquête intégrés au logiciel pour administrer des sondages et des enquêtes sur tous les points de contact client, y compris les réseaux sociaux, les e-mails et les chatbots en direct. Pensez à organiser des conversations téléphoniques directes avec des groupes de discussion de petite taille par segment de clientèle pour obtenir des commentaires qualitatifs.

Outil d'enquête client intégré à Nextiva

4. Recouvrement des créances

Le logiciel de centre d'appels sortants peut vous aider à rationaliser le recouvrement des créances grâce à des scripts d'appel et des messages de suivi automatisés.

Vous pouvez créer des scripts d'appel conformes à la Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) pour guider vos commerciaux dans les conversations de recouvrement de créances. Cela garantit que tous les appels sont conformes aux règles FDCPA.

Un message automatique peut être diffusé avant de connecter les appels à un agent en direct, informant les destinataires que l'appel est une tentative de recouvrement d'une dette.

Au lieu de suivre manuellement les paiements, vous pouvez programmer le logiciel du centre d'appels pour envoyer des messages ou des e-mails préenregistrés aux débiteurs qui ont manqué des paiements selon des calendriers spécifiques, rendant ainsi le recouvrement des créances plus efficace.

5. Prise de rendez-vous

Le logiciel de centre d’appels sortants peut également servir de système de planification centralisé. Par exemple, vous pouvez bloquer les heures de bureau standard pour les rendez-vous afin que vos clients sachent quand les agents ou les vendeurs sont disponibles pour les réunions. Vous pouvez configurer des répondeurs automatiques pour les demandes de rendez-vous effectuées en dehors des heures de bureau et rediriger ces demandes vers des agents en direct.

Une fois un rendez-vous confirmé, le logiciel enverra des rappels aux clients par e-mail ou SMS à intervalles précis afin qu'ils ne le manquent pas. Plusieurs agents peuvent consulter et gérer le même planning, limitant ainsi les doubles réservations ou les conflits d'horaire.

Meilleurs fournisseurs de centres d'appels sortants

Voici les meilleures solutions de centre d’appels sortants pour votre organisation. Lisez la suite pour voir quelles fonctionnalités et quels tarifs se démarquent pour les appels sortants.

1. Nextiva

Centre d'appels Nextiva

Nextiva est une solution de centre d'appels cloud robuste dotée de capacités sortantes. Contrairement aux centres d'appels traditionnels, limités à un emplacement spécifique, Nextiva gère tous les appels via Internet, permettant une communication flexible et distribuée. Cela signifie que vos agents peuvent offrir la même expérience client où qu’ils soient, que ce soit sur site ou à distance.

Principales fonctionnalités

Pourquoi choisir Nextiva ?

Mobilité de niveau entreprise

Les systèmes VoIP de Nextiva offrent une mobilité d'entreprise inégalée, vous permettant de mener vos affaires en toute transparence, que vous travailliez à distance ou depuis le bureau.

Avec l'application NextivaONE, votre entreprise bénéficie d'une solution robuste et sécurisée pour une mobilité totale. Cette technologie garantit que vous pouvez toujours rester connecté et gérer les opérations commerciales depuis n'importe quel endroit, améliorant ainsi la flexibilité et l'efficacité.

L'application facilite une communication fiable et intègre diverses fonctions commerciales dans une plate-forme unique, rationalisant les processus et augmentant la productivité. En adoptant Nextiva, vous équipez votre entreprise d'un outil puissant qui prend en charge une main-d'œuvre dynamique et moderne.

Sécurité et fiabilité conçues pour les entreprises

La sécurité et la fiabilité de Nextiva sont spécialement conçues pour les besoins des entreprises, garantissant que votre infrastructure de communication ne vous laisse jamais tomber. Bénéficiant de huit points de présence et de centres de données de qualité opérateur, Nextiva offre une disponibilité impressionnante de 99,999 % .

Cela signifie que vous pouvez systématiquement maintenir une communication parfaite avec vos clients, sans interruption. En exploitant l'un des réseaux vocaux d'entreprise les plus fiables au monde, Nextiva vous offre une plate-forme transparente, sécurisée et robuste qui peut répondre à toutes les demandes commerciales.

Ce haut niveau de fiabilité et de sécurité garantit que chaque interaction est sécurisée, vous offrant ainsi la tranquillité d'esprit nécessaire pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et l'amélioration de vos relations clients.

Analyses vocales et commerciales exploitables

Avec des tableaux de bord et des wallboards personnalisables, Nextiva vous permet d'adapter vos outils de surveillance pour répondre aux besoins de votre organisation, améliorant ainsi la surveillance et améliorant les performances à tous les niveaux.

Des analyses prêtes à l'emploi vous permettent de prendre rapidement des décisions éclairées, d'optimiser vos opérations et d'augmenter la productivité dans l'ensemble de votre entreprise. En tirant parti de ces analyses puissantes, vous positionnez votre entreprise pour exceller en améliorant continuellement ses stratégies et en atteignant ses objectifs de performance clés.

Votre partenaire de communication d'entreprise

Nextiva se distingue comme votre premier partenaire de communications d'entreprise soutenu par un service client primé. Nextiva a obtenu les meilleures notes d'autorités de premier plan telles que Gartner et Frost & Sullivan.

Pour montrer notre engagement envers l'excellence, Nextiva vous assure un accès 24h/24 et 7j/7 à notre équipe de support client, prête à vous aider à tout moment. De plus, vous pouvez améliorer votre expérience grâce à nos modules complémentaires de services professionnels, qui offrent des consultations pratiques adaptées à vos besoins spécifiques en matière de communication.

En choisissant Nextiva, vous sélectionnez un partenaire reconnu pour son engagement envers la qualité et la satisfaction client, garantissant que les communications de votre entreprise sont entre des mains expertes.

Suivez et analysez l'ensemble de votre pipeline pour obtenir des informations commerciales cachées et précieuses

En surveillant l'intégralité du parcours client, depuis la génération initiale de leads jusqu'à la fin du cycle de vie, vous pouvez capturer chaque interaction tout au long du processus. Ce suivi et cette analyse complets offrent une vue détaillée de vos engagements clients, vous permettant d'affiner vos stratégies, d'améliorer vos relations clients et de stimuler la croissance de votre entreprise.

Avec Nextiva, vous bénéficiez des outils nécessaires pour comprendre les nuances de vos opérations et prendre des décisions basées sur les données qui propulsent votre entreprise vers l'avant.

Tarifs

Le forfait de centre d'appels de Nextiva commence à 50 $ par utilisateur/mois . Avec cela, vous bénéficiez de files d’attente d’appels illimitées, d’une distribution intelligente des appels et jusqu’à 500 appels en file d’attente.

2. Cinq9

Centre d'appels Five9

Five9 est une solution de centre d'appels et de contacts qui s'adresse principalement aux entreprises de taille moyenne et aux entreprises ayant des besoins complexes. Il offre une numérotation prédictive basée sur l'IA, une communication omnicanal et des analyses avancées pour améliorer l'engagement des clients et optimiser la productivité des agents.

Principales fonctionnalités

Tarifs

Le forfait vocal uniquement de Five9 coûte 175 $/mois et offre des fonctionnalités d'appels mixtes (entrants et sortants), l'enregistrement des appels et une assistance client 24h/24 et 7j/7. Pour accéder à plus de fonctionnalités et de plates-formes, vous devrez passer à ses forfaits de niveau supérieur.

3. Genesys

Centre d'appels Genesys

Genesys est une plate-forme de centre de contact hautement personnalisable qui propose des solutions d'appels sortants, notamment des outils d'engagement et d'automatisation de la main-d'œuvre. Il est également hébergé sur le cloud, offrant ainsi une flexibilité de centre d'appels aux entreprises.

Principales fonctionnalités

Tarifs

Le forfait vocal uniquement de Genesys coûte 75 $/mois et propose des campagnes vocales sortantes, des tableaux de bord de performances et une réponse vocale interactive vocale.

Ce qu'il faut considérer lors du choix d'un logiciel de centre d'appels sortants

Au-delà des fonctionnalités, vous devez prendre en compte l’évolutivité, le prix, la facilité d’utilisation et la sécurité lorsque vous choisissez une solution logicielle de centre d’appels. Examinons ces critères plus en détail.

1. Tarifs

Choisissez un logiciel de centre d'appels sortants qui offre le meilleur rapport qualité-prix pour votre budget. Si vous êtes une petite entreprise, envisagez de choisir un fournisseur de centre d'appels qui propose des plans tarifaires flexibles sans vous enfermer dans des contrats coûteux à long terme.

Vous devez également vérifier les coûts ponctuels en dehors des frais d’abonnement mensuels, tels que les frais de maintenance et de licence, car ils peuvent s’accumuler rapidement. Une solution de centre d'appels sortants peut avoir des frais de base faibles, mais l'ajout de tous les autres frais peut faire exploser votre budget, alors assurez-vous que vous pouvez confortablement couvrir tous ses coûts à long terme avant d'investir.

2. Évolutivité

Choisissez une solution de centre d'appels qui s'adapte à votre organisation. Il doit être capable d'étendre sa bande passante pour s'adapter aux changements commerciaux, tels qu'une augmentation du nombre de clients, d'agents et de canaux.

Changer de logiciel de centre d'appels tous les quelques mois rend votre équipe inefficace. Chaque fois qu'un nouveau logiciel est implémenté, l'équipe doit apprendre les tenants et les aboutissants du nouveau système, ce qui peut prendre du temps et être déroutant. Cette courbe d'apprentissage peut réduire la productivité car les membres de l'équipe ont du mal à naviguer dans le logiciel et à s'adapter à ses fonctionnalités.

3. Facilité d'utilisation

Assurez-vous que le logiciel du centre d’appels est facile à configurer et à utiliser. Idéalement, vous ne devriez pas avoir besoin de compétences ni de connaissances techniques avancées pour mettre en œuvre le logiciel de votre centre d'appels.

Il doit disposer de ressources en libre-service pour résoudre les problèmes de manière indépendante. Une équipe d'assistance réactive doit également être en attente pour répondre à vos questions et vous aider si nécessaire.

4. Sécurité

Assurez-vous que le logiciel dispose de fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les données sensibles des clients. Il doit proposer le cryptage des appels vocaux pour protéger les informations échangées lors des appels sortants et entrants.

Il doit également répondre aux normes de sécurité mondiales telles que SOC 2, HIPAA et PCI pour garantir la sécurité des données sur tous les canaux.

Facilitez les voyages sortants avec Nextiva

Vous n'avez pas besoin d'investir dans un logiciel de centre d'appels distinct pour les campagnes entrantes et sortantes. Vous pouvez profiter du meilleur des deux mondes avec Nextiva.

Nextiva offre une plate-forme robuste avec des capacités sortantes pour la génération de leads, les ventes et les études de marché, ainsi que des fonctionnalités d'appels entrants pour répondre aux demandes des clients. Il est abordable, facile à utiliser et évolue avec votre entreprise.

Apprenez-en davantage sur les solutions complètes de centre de contact de Nextiva pour votre entreprise.

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FAQ sur les centres d'appels sortants

Puis-je utiliser un centre d’appels sortants pour le service client ?

Oui, un centre d'appels sortants peut être utilisé pour le service client. Les centres d'appels sortants sont généralement associés à une sensibilisation proactive des clients, comme les ventes et les mises à jour de produits, mais ils sont également efficaces pour le suivi des services, les enquêtes de satisfaction et l'assistance proactive. Cette approche aide les entreprises à résoudre les problèmes avant que les clients n'initient le contact.

Par exemple, les solutions sortantes de Nextiva offrent de nombreuses intégrations utiles de centre de contact avec des outils CRM, permettant aux agents d'accéder à l'historique détaillé des clients et aux achats passés. Cette personnalisation améliore l'expérience du service client, améliorant ainsi la satisfaction et la fidélisation.

Comment puis-je améliorer la réputation de nos appels sortants ?

Pour améliorer la réputation de vos appels sortants, utilisez un fournisseur VoIP conforme à STIR/SHAKEN . Cela permet d'informer les autres compagnies de téléphone que vos appels sont sûrs, sécurisés et fiables. Assurez-vous également que vos appels sortants durent plus de 30 secondes, réduisant ainsi efficacement les perceptions de spam et améliorant les taux de réponse. De plus, former les agents à gérer les appels de manière professionnelle renforce la réputation de votre campagne.

Nextiva propose des fonctionnalités telles que des numéroteurs prédictifs et des scripts d'appel pour améliorer la qualité des appels. Ces outils garantissent que les appels sont bien chronométrés et que les conversations sont conformes à la norme TCPA .

Puis-je distribuer les appels sortants et entrants aux mêmes agents ?

Oui, grâce aux opérations mixtes du centre d’appels , les appels sortants et entrants peuvent être distribués aux mêmes agents. Cette stratégie augmente la flexibilité et l'efficacité, optimise le personnel et réduit les temps d'arrêt en équilibrant la charge de travail entre les agents.

Des solutions comme celles de Nextiva prennent en charge les environnements mixtes, permettant aux agents de basculer de manière transparente entre les appels entrants et sortants. Cette configuration améliore non seulement l'efficacité, mais améliore également les compétences des agents dans diverses interactions avec les clients, créant ainsi une main-d'œuvre plus adaptable.