Comment s'organiser et organiser son temps en tant que freelance

Être indépendant, c'est plus que simplement organiser soigneusement votre emploi du temps quotidien, contrôler vos contacts et vos ressources, être super productif et commencer votre journée à 8 heures du matin. Savoir s'organiser en freelance, c'est aussi apprendre à appréhender son temps et ses ressources comme des outils pour devenir prolifique et content de ce mode de vie.

Dans cet article, nous verrons comment aborder les trois grands facteurs de la vie de chaque freelance : le temps, les ressources et l'esprit. Une fois que vous serez familiarisé avec les trois, il vous sera plus facile de créer votre propre horaire. Vous pourriez même trouver de nouvelles choses dont vous ne saviez pas qu'elles devaient être traitées dans votre propre flux de travail quotidien.

Organisez votre temps pour rester au courant de tout

Naturellement, nous voudrons d'abord savoir comment organiser notre temps.

Parce que le temps est toujours essentiel, et nous en avons besoin de plus, n'est-ce pas ? Voici quelques conseils pour mieux organiser votre journée.

Suivez votre temps pour trouver le temps perdu

Au cœur de l'organisation du temps se trouve la discipline.

Respecter un horaire est l'une des habitudes les plus difficiles à prendre car nous avons tendance à nous laisser distraire. Qu'il s'agisse de procrastination due à notre cerveau de singe ou de facteurs extérieurs comme les enfants, les soins aux êtres chers, les courses, etc.

C'est pourquoi, aussi fastidieux que cela puisse paraître, nous devons commencer à suivre notre temps. Avant même de construire votre emploi du temps, passez une semaine à prendre note de chaque activité sur laquelle vous passez du temps. Suivez même vos distracteurs les plus courants, tels que Facebook ou Instagram, discutez avec des amis et des collègues, ou tout simplement votre attention s'éloigne.

Une fois que vous serez capable d'additionner ce temps à la fin de la journée, vous aurez une idée plus claire de la façon d'éviter de faire ces erreurs. En conséquence, votre emploi du temps sera plus organisé et utile.

L'important est de respecter un horaire

Nous travaillons tous de manière différente. Certaines personnes fonctionnent mieux le matin, tandis que d'autres n'atteignent leurs heures de pointe que le soir.

Il est donc crucial de savoir quand vous êtes le plus productif pour établir le meilleur horaire pour vous-même.

Sinon, vous organisez aveuglément votre temps. Les tâches importantes peuvent tomber dans des créneaux horaires où votre énergie est plus faible, tandis que les tâches insignifiantes obtiennent les heures de pointe. Bientôt, vous prenez du retard et regardez le baril des longues heures de travail et des heures supplémentaires.

L'important est de savoir que cela ne signifie pas que vous devez commencer votre journée de travail à 8 heures du matin. Commencer à 11h est tout aussi valable. Cela ne fonctionne pas de la même manière pour tout le monde.

C'est la structure qui compte.

Organisez vos objectifs à long terme, puis visez les plus petits

Vos capacités d'organisation s'amélioreront considérablement si vous essayez de planifier les mois à venir, puis les semaines, puis de passer aux tâches quotidiennes.

Et voici pourquoi.

Fixez vos objectifs à long terme

Un ami pigiste m'a un jour donné matière à réflexion : réservez du temps pour planifier vos objectifs à long terme. Surtout si la pige est votre travail à plein temps.

Et par là, il ne voulait pas dire « finir le projet A en deux semaines ». Il s'agissait plutôt de se poser les questions :

Où est-ce que je veux être dans deux mois ?

Combien de nouveaux clients est-ce que je souhaite acquérir dans les six prochains mois ?

Comment entrer dans une communauté de freelance ?

Votre feuille de route pourrait ressembler à ceci :

Imaginer votre carrière de freelance des mois, voire des années, vous donnera un cadre solide. Vous vous tracez un chemin et savoir dans quelle direction vous vous dirigez rend tous vos choix de planification et de ressources plus utiles.

Fixez vos objectifs à court terme

En passant par le tableau ci-dessus, il devient plus clair comment vous pouvez planifier vos semaines et vos jours. Vous ne travaillerez pas simplement au jour le jour sur des objectifs à court terme, mais vous aurez quelque chose de spécifique à atteindre.

Les délais deviennent plus serrés et ont plus de sens. De plus, vous vous souciez moins des petites choses, car vous aurez toujours une vue d'ensemble à l'esprit.

Planifiez vos heures de travail

Il existe plusieurs façons d'aborder vos heures de travail. Et comme nous l'avons mentionné, ils différeront d'une personne à l'autre.
Voici comment les freelances organisent normalement leurs heures de travail :

1. Travailler en deux ou trois tranches tout au long de la journée, avec des pauses plus longues pour les courses ou les loisirs entre les deux.
2. Travailler en plusieurs morceaux plus courts qui s'étendent tout au long de la journée (que ce soit à cause de conflits de vie personnelle ou des fuseaux horaires des clients et des collaborateurs)
3. Travailler en une seule tranche de 8 heures comme s'il s'agissait d'un travail de bureau de 9 à 5.

Les trois méthodes sont valables et il est préférable de donner une semaine à chacune d'elles pour voir celle qui vous convient le mieux.

Organisez votre espace et vos ressources pour une productivité maximale

Dans la section suivante, nous expliquerons pourquoi vous devez organiser non seulement votre espace de travail, mais aussi d'autres aspects de votre vie personnelle.

Bien comprendre les horaires autres que votre travail peut vous donner la pratique nécessaire pour gérer plus d'obligations ou jongler avec succès avec celles que vous avez déjà.

Apprenez à automatiser certaines de vos tâches

À la recherche de conseils de pigistes eux-mêmes, je me suis plongé dans la communauté des pigistes de Reddit. Et parmi de nombreux conseils utiles concernant la motivation, le client et la gestion de projet, j'en ai trouvé un qui s'est vraiment démarqué.

Le pigiste en question a mentionné comment sa maladie chronique l'a obligé à organiser ses ressources afin que le flux de travail ne soit jamais perturbé. Ils travaillent très peu d'heures par semaine, donc l'horaire doit être hermétique. Et pour être honnête, c'est un programme dont nous pouvons tous apprendre :J'ai automatisé une série d'e-mails de bienvenue informatifs et utiles pour les nouveaux clients et automatisé mon entonnoir de vente principal

C'est une chose particulièrement utile à automatiser car cela vous évite d'avoir à créer un nouvel e-mail de salutation à chaque fois. Vous pouvez également configurer votre boîte de réception pour trier les e-mails à leur arrivée dans les catégories appropriées.J'ai créé des processus de travail, des classeurs, des feuilles de travail et des ateliers reproductibles pour permettre à mon client de fournir plus facilement le contenu et les informations dont j'ai besoin. Je n'ai qu'à prendre tout ce dont j'ai besoin dans cet arsenal.

Au lieu d'avoir une longue correspondance par e-mail avec le client, le simple fait de le laisser remplir un formulaire fait gagner beaucoup de temps aux deux parties.J'ai un coach pour quand je me sens coincé et je ne sais pas pourquoi

Les coachs de productivité n'ont fait que gagner en popularité. Nous commençons lentement à accepter que nous n'avons pas tous une grande discipline, que nous ne sommes pas capables de l'apprendre et de l'appliquer, ou de sortir des ornières professionnelles par nous-mêmes. Ainsi, avoir un coach pour vous guider hors d'un problème d'organisation une fois que vous avez épuisé toutes les ressources est un excellent choix.J'ai un petit réseau d'autres propriétaires de petites entreprises qui travaillent à côté du mien. Je conseille également aux clients de travailler avec ces merveilleux co-créateurs. Avec d'autres, j'ai des partenariats dans le cadre desquels nous fournissons des services complets et essentiellement « partageons la facture ».

Un très bon moyen d'établir des relations significatives et de décharger le travail qui pourrait faire plus de mal que de bien à votre productivité. De plus, vous êtes en mesure de vous offrir des services qui, autrement, auraient été hors de votre fourchette de prix.

Pratiquez l'organisation dans d'autres domaines de votre vie

Il est difficile de maintenir une carrière bien organisée si d'autres aspects de votre vie vous échappent.

Maintenant, cela ne signifie pas que vous devriez être une puissance organisationnelle. Il s'agit davantage d'organiser consciencieusement d'autres choses dans votre vie pour obtenir suffisamment de « pratique ».

1. Par exemple, commencez à trier et à ranger les documents importants (si vous ne l'êtes pas déjà), comme les rapports médicaux et financiers, le courrier important, les contrats, etc. Cela vous aidera à vous habituer à compartimenter.
2. Réservez un jour par semaine pour planifier vos repas – quels jours vous cuisinerez, quand vous passerez commande et quand vous ferez les courses. Pensez simplement à tout le temps gagné et au stress, car vos repas seront planifiés. L'une des pires choses est de réaliser que vous avez une tâche à terminer, mais vous avez faim, c'est l'heure du déjeuner et vous devez soit réserver du temps pour cuisiner, perdre du temps à parcourir les restaurants ou manger les collations que vous avez pour conjurer la faim. .
3. Prévoyez des heures régulières de nettoyage de la maison. Même s'il y a trois plats dans l'évier, lavez-les. Triez les choses sur vos étagères, nettoyez le bureau, jetez tout ce que vous n'utilisez plus.

Plus vous passerez par les gestes physiques de tri et d'organisation, plus il vous sera facile d'en faire de même pour vos fichiers et processus liés au travail (documentation de projet, notes de frais, factures, gestion des tâches et des délais, etc.).

Atteindre l'équilibre mental en organisant votre esprit

Bien que nous ayons discuté de la façon dont l'organisation consiste à créer cette «mémoire musculaire» par la pratique, tout cela est inutile à moins que nous n'en soyons conscients. Aucune quantité de tâches de planification en une journée ou une semaine ne suffira si nous ne rendons pas nos pensées plus organisées.

Ici, nous parlerons de l'atteinte d'une concentration maximale et de la façon dont cela se répercute sur notre emploi du temps, comment être satisfait des tâches effectuées plutôt que parfaites, et des pratiques conscientes pour entraîner notre cerveau à s'organiser.

Grâce à ces conseils, vous serez en mesure de surmonter tout stress mental lié au fait de rester au top. De plus, cela vous aidera à vous préparer et à vous réorganiser lorsque vous rencontrerez des obstacles.

En savoir plus sur l'état du flux et le pratiquer

Mihaly Csikszentmihalyi, un psychologue hongrois réputé, a été le premier à inventer le terme « état de flux » et à le reconnaître dans l'esprit humain. Il l'a noté comme le moment où un individu devient tellement absorbé par son travail que toutes les distractions et questions extérieures deviennent sans importance.

À quoi ressemble l'état du flux ?

1. Concentration complète et totale sur la tâche à accomplir ;
2. Les objectifs et les récompenses sont clairs, il y a un retour instantané ;
3. La perception du temps est modifiée (on arrête d'y penser – une heure peut sembler dix minutes, ou dix minutes semblent être une heure) ;
4. Le travail est sans effort;
5. Vous gagnez un sentiment de contrôle complet sur le travail;
6. Les tâches sont juste assez stimulantes pour rendre l'effort amusant;
7. Le processus est gratifiant;
8. Tout sens de soi a disparu (pas de stress, de soucis, de distractions, etc.).

Comment entrer dans l'état de flux ?

Le Dr Travis Bradberry, auteur de Emotional Intelligence 2.0, a cité de nombreuses études qui montrent que notre cerveau a besoin de temps pour s'immerger complètement dans une tâche. Il est donc inutile de s'inquiéter de ne pas entrer dans le groove immédiatement.

Surtout si nous trouvons la tâche fastidieuse ou si nous ne l'aimons tout simplement pas.

Pour entrer dans un état potentiel de Flow, Bradberry conseille de s'y tenir pendant vingt minutes. Persister pendant ce temps augmente vos chances de l'atteindre. Cela nous ramène à ne pas contenter notre cerveau de singe qui veut nous faire fuir parce que nous n'aimons pas le travail.

Parfois, nous devons parenter nos esprits et être stricts à ce sujet.

Travaillez à faire avancer les choses plutôt qu'à les rendre parfaites

Terminer une tâche est beaucoup plus utile que de bourdonner jusqu'à ce qu'elle soit parfaite.

Si vous avez du mal à démarrer quelque chose parce que vous avez peur de faire des erreurs ou d'avoir des premières tentatives de très mauvaise qualité, essayez quand même de vous concentrer sur le démarrage du travail .

Erik Fisher a un excellent épisode de podcast sur ce sujet, avec Jon Acuff. Ils discutent simplement du début du travail, peu importe à quel point nous pensons que le début sera. Mettez les mauvaises idées sur papier, faites un remue-méninges et laissez sortir autant de brouillons que possible. C'est le seul moyen de terminer les tâches plus rapidement ET d'atteindre ce résultat parfait.

Diversifiez vos tâches quotidiennes

Celui-ci est une lutte personnelle à laquelle je suis confronté de temps en temps.

Lors de mes emplois précédents, j'ai appris que plus j'ai de tâches tout au long de la journée, plus je m'épanouis.

D'autant plus qu'ils sont diversifiés. J'avais l'habitude de travailler dans la conception de jeux, donc ma journée se composait de :

• vérifier avec les autres membres de l'équipe puisque nos tâches étaient interdépendantes ;
• faire de l'assurance qualité sur les versions de jeux ;
• rédiger le document de conception du jeu ;
• discuter des changements, des délais et des blocages possibles avec le producteur ;
• prendre des notes pendant les réunions et écrire les tâches de l'équipe après celles-ci ;

Et bien plus encore, selon l'état d'avancement de la production.

Cependant, maintenant en tant qu'écrivain, ma journée se résume à des tâches liées à la rédaction d'un ou deux articles.

Et si tout ce que j'ai à faire est d'écrire un article, je vais rapidement commencer à tergiverser, car mon cerveau continue de faire les mêmes tâches encore et encore. Et donc, j'ai appris à me donner différents types de tâches pour garder la journée dynamique.

• Je fais des recherches sur de nouveaux sujets potentiels et j'écris des ressources;
• Je parle à d'autres écrivains pour échanger des idées et obtenir des commentaires;
• Je réfléchis avec mon collègue SEO sur de nouvelles approches du contenu ;
• Je suggère de nouvelles idées à notre chef d'équipe et je demande des tâches diverses ;
• Je pose des questions à des collègues sur leur travail et j'essaie d'apprendre ici et là ;

Il satisfait une démangeaison pour diverses tâches et maintient mon emploi du temps suffisamment dynamique pour me garder productif.

Si vous avez du mal à vous concentrer, comme moi, recherchez des activités alternatives pour occuper votre temps – cours en ligne gratuits, écouter des podcasts et prendre des notes, vous inscrire à des ateliers, etc.

Évitez autant que possible le multitâche

Nous avons déjà discuté du multitâche dans plusieurs articles, donc je ne vais pas en parler ici non plus.

L'idée de base est de garder votre concentration sur une seule tâche à la fois. Des études ont montré que notre concentration chute au moment où nous passons d'une tâche à une autre. Ce phénomène est appelé changement de contexte .

Ce qui est intéressant, c'est que, si nous gardons à l'esprit le Flow et qu'il faut 20 minutes pour se concentrer pleinement, il est plus facile de comprendre pourquoi le multitâche est mauvais pour vous. Tout votre emploi du temps pourrait être bouleversé, entraînant des retards, du stress et de la culpabilité.

Entraînez-vous à organiser vos pensées

Nathanial Drew a réalisé une vidéo intéressante sur la façon de mieux organiser vos pensées.

Bien qu'il se concentre principalement sur l'effet que cela a sur le processus créatif, les idées fonctionnent tout aussi bien, quel que soit le domaine dans lequel vous vous trouvez.

• Continuez à libérer de l'espace dans votre tête

Comme le dit Drew : « il y a une tonne de conneries là-bas ». Nous sommes tout le temps surstimulés. Parfois, nous ne pouvons même pas nous concentrer sur une vidéo de 10 minutes. Ainsi, pour pouvoir organiser nos pensées, nous devons vider la mémoire à court terme aussi souvent que possible.

Il est préférable de le faire en écrivant les choses au lieu de les mémoriser « pour plus tard ». Comme les e-mails, les noms de lieux, les personnes à contacter, la prise de rendez-vous, etc. Cela permet à votre cerveau de se recentrer sur la mémoire à long terme et le traitement approprié de l'information.

• Traitez vos idées comme un vigneron

Drew utilise cette métaphore pour illustrer comment, pour donner suite à une idée, vous devez tester et sacrifier chacune de celles qui vous viennent à l'esprit. Tout comme vous testez des raisins dans un vignoble. Certaines idées sembleront géniales, mais ne donneront pas le meilleur résultat final.

Lorsque vous souhaitez devenir plus organisé, il existe de nombreuses ressources. Juste pour s'attaquer aux tâches quotidiennes, vous pouvez choisir entre la matrice d'Eisenhower, "manger la grenouille", le blocage du temps et le principe de Pareto, pour n'en nommer que quelques-uns. Mais pour savoir lequel fonctionne le mieux, il faut les essayer. Peut-être que la meilleure méthode pour vous s'avère être celle que vous n'aviez même pas envisagée !

• Discutez de vos méthodes avec les autres

Échangez des idées, demandez des commentaires et les expériences des autres. Bien que les essais et les erreurs soient inévitables, vous pouvez parfois éviter les erreurs en apprenant des autres. Parlez-en à vos amis, à votre famille, à d'autres professionnels que vous connaissez ou publiez en ligne. Obtenez vos idées et vos expériences là-bas.

Aimer faire des erreurs

Une chose que je préconise fortement lors de la rédaction d'articles comme ceux-ci est d'embrasser les échecs. C'est quelque chose avec lequel je lutte aussi, et d'une certaine manière, je répète peut-être ce conseil pour me contrôler.

Comme nous l'avons dit plus tôt, vous ne serez pas parfait dès le départ. Il y aura des erreurs de planification, vous serez distrait, vos ressources et documents seront en désordre, vous égarerez des choses/contacts, vous laisserez votre bureau se désorganiser ou travaillerez plus longtemps pendant des jours à la fois. La gestion du temps sera un gâchis de temps en temps.

Les médias grand public appliquent cette idée selon laquelle s'organiser et maîtriser sa carrière est aussi simple que de suivre certains didacticiels YouTube. La pression est donc immédiatement là. Mais plus tôt vous réalisez que des erreurs seront commises et apprenez à vous pardonner, plus vite vous atteindrez la meilleure version de vous-même.

Gardez simplement à l'esprit que vous devez apprendre de vos erreurs , sinon il n'y a pas de progrès. Vous serez coincé dans une ornière de carrière avec une boucle d'échec et de dégoût de soi.

Emballer

Il y a tellement de façons de s'organiser en tant qu'indépendant. Comme nous l'avons vu, l'organisation la plus importante est peut-être dans notre perspective du travail à venir, nos carrières et dans nos esprits. Pour vraiment maîtriser notre temps et notre emploi du temps, il y a beaucoup de préparation et de peaufinage en cours de route.

Traitez simplement vos compétences organisationnelles comme une opportunité d'apprentissage constant. Changez-le comme bon vous semble et apprenez de votre passé.