21 outils de collaboration en ligne pour stimuler la productivité de l'entreprise

Avec l'essor d'Internet et de la technologie mobile au fil des décennies, le monde des affaires s'est rapidement développé. Cette croissance expansive s'accompagne d'exigences exceptionnelles des consommateurs - et pour répondre à ces exigences, augmenter la productivité, garder une longueur d'avance sur la concurrence et continuer à aller de l'avant, il est essentiel pour les entreprises de mettre en œuvre les outils, les applications et les stratégies appropriés dans leurs opérations commerciales.

Heureusement, la main-d'œuvre d'aujourd'hui est plus flexible que jamais et les entreprises embauchent des employés à distance pour répartir une partie de leur travail. Résultat : plus de travaux réalisés en moins de temps avec un budget abordable.

Pour réussir avec cette stratégie commerciale, la collaboration est essentielle.

Qu'est-ce que la collaboration en milieu de travail?

Selon la définition de Merriam Webster, la collaboration est "le travail et l'activité d'un certain nombre de personnes qui contribuent individuellement à l'efficacité de l'ensemble".

En clair, cela signifie travailler ensemble pour atteindre un objectif commun. Sur le lieu de travail, la collaboration fait référence aux membres de l'équipe qui travaillent ensemble en ligne en temps réel.

Pourquoi la collaboration sur le lieu de travail est-elle si importante ?

La productivité de votre entreprise peut augmenter de 20 à 30 % en utilisant divers outils de collaboration Web.

Avec de véritables solutions collaboratives, plus besoin d'être dans la même pièce au même moment pour travailler sur le même projet. La collaboration permet aux équipes de réfléchir, d'apporter des idées et des perspectives individuelles, de partager des ressources, de prendre des décisions et d'atteindre des objectifs ensemble, le tout à partir d'endroits différents. En bref, il comble le fossé entre la discussion et l'action comme jamais auparavant.

Les avantages supplémentaires de la collaboration incluent :

• Plus de travail réalisé sans compromis sur les résultats
• Décisions critiques prises au début du projet
• Résolution efficace des problèmes grâce à des domaines d'intelligence variés
• Des individus plus valorisés basés sur des ensembles de compétences uniques
• Cohésion globale de l'équipe

Types d'outils de collaboration en ligne

Le terme « logiciel de collaboration » n'est pas simplement un produit unique et complet. Il existe une large gamme d'applications, d'outils et de services qui jouent chacun un rôle dans la collaboration d'équipe. Cela est parfaitement logique étant donné que les grandes équipes marketing n'ont pas besoin des mêmes outils de collaboration que les petites entreprises en démarrage.

Donc, avant de vous parler de certains des meilleurs logiciels de collaboration en ligne sur le marché, il est important de connaître les différents types. Bien que la plupart des gens connaissent les outils de collaboration documentaire traditionnels, tels que G Suite et Microsoft Office Online, ils ne sont peut-être pas aussi familiers avec les outils de collaboration en ligne plus avancés qui entrent dans ces catégories :

• Communication
• Concevoir
• Partage de fichiers
• Gestion de projet
• Développement de logiciels
• Vidéo

Examinons maintenant certains des meilleurs outils de collaboration en ligne propres à chaque catégorie.

21 outils de collaboration en ligne

(Veuillez noter que bon nombre de ces applications se répartissent en plusieurs catégories et qu'elles ne se limitent pas à s'identifier uniquement à la catégorie dans laquelle elles se trouvent dans cette liste.)

Communication

1. Mou

Slack, l'une des startups à la croissance la plus rapide à ce jour, est une autre application de messagerie d'équipe puissante, utilisée par des millions de membres d'équipe à distance dans le monde entier. Cet outil de communication en temps réel fonctionne dans les canaux pour mieux rester organisé avec divers projets et propose des paramètres de notification et de rappel pour aider à suivre les conversations.

Vous pouvez également utiliser des hashtags pour mettre en évidence des mots-clés pendant les discussions afin que vous (et les autres membres) puissiez ensuite utiliser la fonction de recherche de Slack pour trouver rapidement des historiques de discussion pertinents. Avec certains comptes payants, tous les messages sont stockés et archivés au sein de la plateforme.

Slack permet d'envoyer des messages directs à une seule personne, à un groupe d'individus ou à toute l'équipe en utilisant @everyone. Il prend également en charge les appels vocaux et les conversations vidéo avec les membres de l'équipe. L'intégration avec des services tels que Dropbox, Google Drive et Box permet le partage de fichiers avec des fonctionnalités de glisser-déposer.

2. Yammer

Yammer, un réseau social d'entreprise avec plus de 7 millions d'utilisateurs, fournit une plate-forme permettant aux collègues de collaborer et de communiquer en toute sécurité et en privé. Les employés doivent rejoindre le réseau en utilisant une adresse e-mail d'entreprise, et peuvent ensuite accéder à la plate-forme via un ordinateur de bureau ou un mobile.

Les utilisateurs peuvent avoir à la fois des conversations privées avec des collègues individuels et des discussions publiques au sein de groupes spécifiques. Ils peuvent également publier des mises à jour et "aimer" les mises à jour d'autres utilisateurs (similaire à Facebook).

Désormais propriété de Microsoft, Yammer peut être intégré à SharePoint pour une collaboration de documents simple et pratique. En outre, les utilisateurs peuvent collaborer avec des partenaires et des clients à l'aide des groupes externes de Yammer.

3. Chanty

Semblable aux autres outils de communication disponibles, Chanty permet une communication et une collaboration transparentes entre les petites équipes. Il propose une messagerie instantanée, des appels audio et vidéo, un historique de recherche illimité avec des transcriptions vocales, un partage de fichiers facile et des options de notification.

Ce qui distingue Chanty des autres, c'est son algorithme qui prédit les réponses et vous fait gagner un temps précieux.

Concevoir

4. Page d'accueil

Instapage est la solution collaborative idéale pour la conception de pages de destination post-clic, car il s'agit de la seule plate-forme de page de destination post-clic qui offre des capacités de collaboration intégrées pour les équipes marketing et les agences.

Entièrement intégrée à notre générateur de pages de destination post-clic, notre solution de collaboration permet aux membres de l'équipe et aux clients de partager et de répondre aux commentaires, de fournir des commentaires et de résoudre les problèmes, le tout en temps réel et directement sur la plateforme de page de destination post-clic.

Au lieu de gérer des captures d'écran déroutantes et marquées et une communication dispersée sur plusieurs canaux déconnectés, les spécialistes du marketing peuvent désormais concevoir et créer leurs pages de destination post-clic avec un processus de révision fluide et rationalisé.

5. Croquis

Sketch est une application de collaboration de conception de niche axée sur l'interface utilisateur et destinée uniquement aux utilisateurs de Mac. Il est idéal pour créer des prototypes de conception mobile, Web et graphique rapidement et sans encombrement inutile. Étant donné que cet outil de collaboration en ligne crée un lien direct entre la phase de conception Web et la phase de développement Web, il est étroitement lié aux frameworks front-end.

L'une des plus grandes fonctionnalités de Sketch est la possibilité de créer des symboles ou des groupes personnalisés pouvant être utilisés sur n'importe quel nombre de pages. L'application peut également créer et enregistrer divers styles de texte pour les en-têtes, le corps du texte, les boutons, etc., et permet aux utilisateurs de partager ces styles afin que les membres puissent modifier rapidement et facilement un ensemble de texte en une seule fois.

Les autres caractéristiques uniques de Sketch incluent une évolutivité pratique, des outils de mesure faciles à utiliser et une exportation facile.

6. InVision

InVision est une plateforme de conception collaborative qui permet aux équipes de gérer des projets à partir d'un tableau de bord unique. Tout d'abord, les utilisateurs téléchargent leurs conceptions sous forme de prototypes interactifs avec tous les gestes, transitions, animations, etc., puis les collègues et les clients peuvent fournir un retour instantané sous forme de commentaires.

Tous les membres de l'équipe sont encouragés à se tenir au courant des projets en temps réel grâce aux listes de tâches exploitables de la plateforme.

7. Tableau en temps réel

RealtimeBoard est un logiciel populaire pour les entreprises SaaS pour de nombreuses raisons - la principale étant qu'ils s'intègrent à Sketch pour permettre aux utilisateurs d'ajouter leurs plans de travail Sketch à leur RealtimeBoard sans avoir à télécharger chaque image individuellement.

Plutôt que de faire démarrer les utilisateurs avec une toile complètement vierge (bien que ce soit également une option), RealtimeBoard propose une sélection de modèles prédéfinis pour aider à structurer et organiser les projets plus efficacement. Avec toutes les toiles, la navigation est facilitée grâce à des commandes de souris uniques et à des tailles de cadre spécifiques. Les utilisateurs peuvent également ajouter des post-it pour noter des idées et fournir des commentaires, et finalement améliorer la collaboration avec leurs collègues.

8. GoVisually

GoVisually est un peu plus avancé qu'InVision, car cet outil permet aux clients et aux collaborateurs de laisser des commentaires et de marquer des annotations sur les projets. Les annotations peuvent être appliquées sous forme elliptique, rectangulaire ou lasso, et la couleur et le poids peuvent également être personnalisés. Les révisions du projet peuvent être facilement consultées et il est simple de basculer entre les différentes versions à tout moment.

Lorsque plusieurs membres de l'équipe travaillent sur la même page, différentes couches sont appliquées pour chaque utilisateur (similaire à Photoshop). Ces couches peuvent être masquées ou affichées, ce qui est particulièrement utile lors de la collaboration avec de nombreux membres de l'équipe ou différents services. Les collaborateurs sont illimités avec cet outil.

9. Boîte de réception conceptuelle

La boîte de réception Concept permet aux équipes et aux clients de laisser des commentaires et des annotations en temps réel sur les projets de conception, avec un contrôle total sur la transition entre les versions. Les utilisateurs peuvent télécharger leurs conceptions sous forme de prototypes entièrement actifs de haute qualité pour montrer exactement comment une application interactive fonctionnerait.

Les autres fonctionnalités incluent des notifications par e-mail lorsque des commentaires sont laissés sur une conception, ainsi que le partage de vidéos, d'images et de documents.

Partage de fichiers

10. Hightail

Hightail est conçu pour aider les entreprises à gérer leurs projets du début à la fin, en permettant aux utilisateurs de partager des images, des vidéos, des PDF, etc. avec d'autres membres de l'équipe. Des clients peuvent être ajoutés à tout moment pour fournir des commentaires sur les fichiers avant leur achèvement, et toutes les modifications sont suivies et enregistrées. De plus, une sécurité au niveau administratif peut être mise en œuvre pour garantir la confidentialité de projets spécifiques.

11. SugarSync

Contrairement à d'autres outils de partage de fichiers qui sauvegardent simplement vos fichiers, SugarSync sauvegarde vos fichiers et votre structure de dossiers existante. Cela signifie que tout se trouve au même endroit sur tous les appareils, donc quel que soit l'appareil à partir duquel vous accédez à vos fichiers, ils sont rapides et faciles à trouver.

Gestion de projet

12. Wrike

Wrike est un outil de collaboration Web avec lequel les collègues peuvent collaborer de manière transparente. Cette application propose des fonctionnalités de suivi du temps, une planification de projet détaillée avec des tableaux de bord, des aperçus faciles à lire des charges de travail et des délais individuels, des flux d'activités en temps réel, etc.

Pour responsabiliser tous les membres de l'équipe, Wrike permet de suivre les progrès des individus et montre la contribution globale à l'équipe. Pour les agences et autres entreprises basées sur des clients, il existe des rapports personnalisés indiquant combien de temps et d'argent sont consacrés à des projets spécifiques pour s'assurer que vous respectez les délais et le budget.

13. Asanas

Lancée en 2008, Asana est l'une des plateformes de collaboration les plus anciennes et les plus connues du marché, utilisée par des entreprises comme Pinterest, Intel, Uber et TED.

Conçu pour que les entreprises puissent suivre le travail de leurs employés, Asana permet aux propriétaires d'entreprise de créer des listes de tâches pour les projets en cours, de définir des rappels pour les échéances à venir et d'envoyer des messages et des demandes à des collègues. Tous les projets peuvent être organisés sous forme de liste ou de tableau, et une fonction de recherche permet aux utilisateurs de localiser rapidement et facilement les travaux antérieurs.

14. Camp de base

Doté d'une suite complète d'outils collaboratifs pour une gestion de projet pratique, Basecamp est utilisé par des milliers d'équipes de projet dans le monde.

Ses principales fonctionnalités incluent des projets avec des affectations de tâches et des listes de tâches, le partage de fichiers, des tableaux de bord séparés pour les clients individuels, des babillards électroniques, des notifications par e-mail et sur le bureau et des commentaires intégrés à l'application.

15. Trello

Trello est un autre des outils de collaboration de gestion de projet les plus connus, offrant aux entreprises un moyen simple d'organiser des équipes, des projets et des tâches. Grâce à l'utilisation de tableaux de projet de style Kanban et de cartes de tâches individuelles (qui sont essentiellement comme des post-it), toute votre équipe peut se tenir au courant de tous les aspects des projets avec un simple aperçu du tableau. Les cartes peuvent facilement être modifiées, supprimées et déplacées, et elles peuvent même contenir des listes de tâches et des affectations de tâches spécifiques.

Trello propose des intégrations avec de nombreuses applications, notamment Slack, Google Drive, GitHub et Evernote.

16. GanttPRO

Le logiciel de diagramme de GanttPRO Gantt peut devenir un choix pour ceux qui ont besoin d'une planification et d'un suivi de projet précis. En même temps, il offre un tas de fonctionnalités de collaboration offrant aux équipes de projet des moyens simples de collaborer à l'intérieur de l'outil.

Le service permet de créer et d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe et de suivre leur progression. GanttPRO offre des possibilités de communication rapide directement dans les tâches, les pièces jointes, la mention des membres de l'équipe et les notifications en temps réel. Grâce aux fonctionnalités d'exportation et de partage, les projets peuvent être facilement présentés aux parties prenantes ou à toute autre personne. La charge de travail des ressources et les calendriers personnels simplifieront considérablement les processus de gestion des ressources.

Développement de logiciels

17. Git Hub

GitHub, l'un des référentiels de logiciels les plus populaires sur le Web, a hébergé plus de 9 millions de projets logiciels à ce jour. Cet outil se concentre sur les logiciels open source et dispose d'un système de contrôle de version appelé Git, où les développeurs peuvent héberger leurs projets logiciels gratuitement et parler de "code" avec d'autres développeurs.

18. Bitbucket

Bitbucket est un autre outil logiciel de collaboration largement utilisé. Alors que GitHub se concentre sur les logiciels open source, Bitbucket est conçu pour la collaboration entre les développeurs de grandes entreprises. De plus, cette plate-forme de collaboration offre des référentiels privés illimités, contrairement à GitHub.

19. Manuscrit

Manuscript se démarque de la foule en adoptant une approche plus holistique de la création de logiciels. Plutôt que de collaborer uniquement avec d'autres développeurs, les utilisateurs de cette plate-forme peuvent collaborer avec des concepteurs, des spécialistes du marketing et du personnel d'assistance. Cet outil permet même une communication facile avec les clients sur les demandes de fonctionnalités et les bogues.

Vidéo

20. Revue vidéo Vimeo

Plus tôt cette année, Vimeo a lancé son propre outil de collaboration de révision vidéo pour permettre aux utilisateurs de perfectionner leurs vidéos avant de les diffuser dans le monde.

Cet outil permet aux utilisateurs de partager des premières versions de leurs vidéos avec des clients et des réviseurs afin de recueillir leurs commentaires. À tout moment pendant le visionnage, les réviseurs peuvent cliquer directement sur la vidéo pour ajouter une note codée dans le temps. Cela permet un processus complet de création et de montage vidéo du début à la fin, ce qui permet aux créateurs d'économiser du temps et de l'argent précieux.

21. Frame.io Entreprise

Frame.io Enterprise fournit aux grandes organisations, telles que les sociétés de médias et les agences de publicité, une solution collaborative offrant une gestion d'équipe efficace, une sécurité optimale, une assistance améliorée, etc.

En ce qui concerne la gestion d'équipe, les PDG bénéficient d'une visibilité sur l'ensemble de l'entreprise, tandis que les équipes individuelles peuvent se concentrer sur leurs projets. Les administrateurs peuvent créer des groupes en fonction des besoins de leur entreprise, gérer l'allocation des ressources et contrôler l'accès et la visibilité de l'équipe.

En ce qui concerne la sécurité, la plate-forme fournit aux organisations des mesures de sécurité à la pointe de l'industrie. Étant donné que les utilisateurs peuvent accéder à leurs projets à partir de n'importe quel appareil, en cas de perte ou de vol d'un appareil, un membre administratif peut rapidement désactiver les sessions actives, ce qui permet de se protéger contre une faille de sécurité.

Pour fournir un support amélioré, Frame.io propose des représentants de compte dédiés, un support client prioritaire et une intégration personnalisée.

Améliorez votre flux de travail avec des outils de collaboration en ligne

Avec la main-d'œuvre de plus en plus dispersée que nous voyons aujourd'hui, la collaboration en ligne est essentielle pour réduire la distance entre les employés et augmenter la productivité globale des entreprises. Grâce aux différentes solutions collaboratives décrites ci-dessus, les collègues peuvent travailler simultanément sur des projets, améliorer la communication et réduire les pertes de temps.

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