Pourquoi les bases de connaissances Notion ne suffisent pas + 5 alternatives

J'ai récemment rencontré quelqu'un qui m'expliquait comment l'utilisation de Notion pour sa planification personnelle avait changé sa vie.

C'était à l'époque où nous utilisions Notion en équipe au travail. Je n'avais jamais utilisé Notion à fond et j'ai été intrigué par ce post Notion à usage personnel. Alors je me suis essayé à Notion.

Je n'étais pas complètement impressionné.

C'était bien pour un usage personnel, mais je me suis rendu compte que ce n'était pas aussi bon pour le travail d'équipe. Il n'avait tout simplement pas certaines des fonctionnalités avancées dont une base de données de connaissances avait besoin.

J'ai donc mené des recherches personnelles sur les alternatives

Mais bon, avant de commencer avec mes conclusions, jetons un coup d'œil à :

• Qu'est-ce qu'une notion,
• Pourquoi ce n'est peut-être pas le meilleur pour une base de connaissances, puis
• Quelques excellents outils qui peuvent remplacer Notion en tant que base de connaissances

Allons-y.

Qu'est-ce que Notion ?

Notion est un espace de travail tout-en-un qui rassemble des fonctionnalités intéressantes telles que la prise de notes, le suivi de projet, la base de connaissances, etc. Adapté à un usage personnel et professionnel, Notion est également un excellent lieu de travail collaboratif et peut être utilisé hors ligne. Avec son design minimaliste et sa grande facilité d'utilisation, il est devenu de plus en plus populaire au fil des ans depuis sa sortie en 2016.

Notion est-il un système de gestion des connaissances ?

Oui.

Avec sa conception de produit compacte mais étendue et une interface minimaliste, Notion peut être utilisé comme un système de gestion des tâches personnelles et un système de gestion de projet, ainsi qu'un système de gestion des connaissances.

Donc, fondamentalement, Notion est un wiki personnel ou d'entreprise avec lequel vous pouvez prendre des notes, stocker des ressources d'entreprise ou mettre n'importe quelle collection de connaissances.

Mais cela ne veut pas dire que c'est parfait.

Parce que Notion est si polyvalent et flexible lorsqu'il s'agit de cas d'utilisation, il est empêché par sa nature même de devenir une base de connaissances à part entière.

Parlons des raisons pour lesquelles Notion n'est peut-être pas la meilleure option pour vous si vous recherchez un outil de gestion des connaissances pour votre équipe/entreprise.

4 raisons pour lesquelles Notion n'est peut-être pas la meilleure solution pour les bases de connaissances

Il y a 4 raisons pour lesquelles vous pouvez probablement choisir un meilleur outil que Notion pour vos bases de connaissances, que vous soyez une petite entreprise ou une entreprise.

Ceux-ci sont:

1- Ne peut pas prendre en charge des outils de base de connaissances à part entière

Notion est un outil de type touche-à-tout.

Il excelle là-dedans. Et le problème est bien celui-là.

L'idée est qu'un ami que vous aviez au lycée n'arrive pas à décider ce qu'il veut faire. Ils s'essayent à tout et finissent par être médiocres en tout.

Ensuite, ils se retrouvent à travailler de 9 à 5 qu'ils n'ont même jamais voulu faire avec beaucoup trop d'informations sur tout le reste.

De plus, à mesure que Notion s'améliore dans tout ce dans quoi ils essaient d'exceller, ils devront facturer plus. Pour les fonctionnalités que vous n'utiliserez probablement pas si vous y êtes pour une base de connaissances.

Réfléchissez à deux fois.

2- Conçu pour un usage personnel

La notion n'est pas si mauvaise si vous créez une base de connaissances personnelle.

Pas tant pour la collaboration.

La raison pour laquelle Notion est tant recommandé par les particuliers pour un usage personnel est qu'il a été conçu pour un usage personnel. Il devient bâclé et très désorganisé lorsqu'il est utilisé par deux personnes ou plus, sans parler des grandes équipes.

3- Non compatible avec une utilisation multicanal

L'un des plus gros problèmes liés à l'utilisation de Notion en tant que base de connaissances est le fait qu'il ne peut pas être utilisé dans un environnement différent.

Vous devez ouvrir un nouvel onglet pour accéder à Notion. À chaque fois.

Ce n'est évidemment pas très souhaitable quand on veut créer une base de connaissances censée être simple d'utilisation et accessible à tous.

4- Beaucoup trop compliqué

Notion est fier de son interface utilisateur hautement personnalisable avec des tableaux kanban, des options d'affichage et des modèles sympas.

Il faut leur donner, ils sont plutôt bons.

Mais ils sont aussi la raison même pour laquelle Notion peut parfois devenir trop compliqué. McDonald's est devenu célèbre lorsqu'il a standardisé son menu et l'a réduit à beaucoup moins d'options qu'auparavant.

Le succès passe par la simplicité pour les deux extrémités du produit.

Donc, dans l'ensemble, Notion est génial lorsque vous l'utilisez comme base de connaissances personnelle ou outil de gestion de projet. Mais bon, assez parlé de Notion.

Jetons un coup d'œil à certains outils numériques qui sont d'excellentes alternatives à Notion.

Meilleures alternatives à la gestion des connaissances de Notion

1- Gourou

Organiser les informations de l'entreprise. Accédez-y où que vous soyez.

Et ils le font en rationalisant la communication interne, en aidant l'intégration des nouveaux employés et en rendant les informations accessibles partout et à tout moment.

Ses intégrations utiles sont un gros plus.

Fonctionnalités clés du gourou

Offrant des fonctionnalités sur divers cas d'utilisation ciblés, Guru dispose d'un ensemble de fonctionnalités qui mettent vraiment en valeur votre travail.

• Création et stockage de contenu
• Gestion des utilisateurs, des rôles et des accès
• Outils de collaboration
• Analytique
• Recherche intelligente
• Le partage des connaissances
• Catalogage/Catégorisation

Gourou contre Notion

En termes de fonctionnalités, Notion et Guru sont très similaires. Surtout en étant un outil dédié.

Cependant, ils diffèrent également beaucoup.

Une des fonctionnalités de Guru que Notion n'a pas, ce sont les forums, qui facilitent la collaboration. Guru rend également les bases de connaissances disponibles sur différents canaux, contrairement à Notion.

Dans l'ensemble, Notion est toujours un outil très populaire, mais Guru semble être presque aussi populaire qu'il s'est avéré qu'il attirait moins l'attention.

Prix ​​du gourou

Guru a 3 plans différents et une version gratuite, ainsi qu'une option d'essai gratuite. Ces régimes sont :

Starter - gratuit pour 3 utilisateurs, 5 $ pour chaque utilisateur après 3 /mois

Constructeur – 10 $ utilisateur/mois

Expert – 20 $ utilisateur/mois

Saviez-vous que vous pouvez utiliser Guru avec la fonction de centre de ressources de UserGuiding ? Essaie!

2- Confluence

Atlassian's Confluence est un « espace de travail convivial à distance où la connaissance et la collaboration se rencontrent », comme ils le disent sur leur page d'accueil.

Et c'est très convaincant au vu des critiques positives.

Tout comme Notion, Confluence est un outil qui aide les entreprises à créer des wikis, à créer des listes de contrôle d'intégration et à partager des connaissances internes. Cependant, bien que Confluence soit très similaire à Notion, il existe des différences fondamentales qui font de Confluence un outil plus ciblé et plus expérimenté.

Fonctionnalités clés de Confluence

• Gestion du contenu et de l'espace
• Commentaires sur le contenu
• Administration du site
• Personnalisation
• Gestion des versions et historique des versions
• Modèles

Confluence vs Notion

Bien que nous ayons déjà dit que Notion et Confluence sont assez similaires, ils sont également assez différents là où cela compte.

Par exemple, Confluence étant un produit Atlassian, il s'intègre parfaitement à Jira et aux autres outils Atlassian, et offre globalement plus d'options d'intégration que Notion.

Alors que Notion permet uniquement de commenter, Confluence permet aux utilisateurs individuels de s'envoyer des messages au sein de l'outil. quel que soit leur niveau d'entreprise.

Confluence est beaucoup moins flexible et personnalisable que Notion, cependant, cela pourrait être un pro compte tenu de la facilité avec laquelle il devient facile de configurer et d'utiliser l'outil pour la première fois.

Il est juste de dire que Confluence est une excellente alternative à Notion pour des options et des intégrations plus collaboratives.

Tarification Confluence

Confluence propose une version gratuite et trois autres plans. La version gratuite peut être utilisée avec jusqu'à 10 utilisateurs individuels, tandis que les autres plans sont facturés en fonction du nombre d'utilisateurs.

Standard – 5,50 $ par utilisateur/mois

Premium – 10,50 $ par utilisateur/mois

Entreprise – Personnalisé, facturé annuellement

Saviez-vous que vous pouvez utiliser Confluence avec la fonctionnalité de centre de ressources de UserGuiding ?

3- Document360

Document360 est également l'un des outils les plus populaires, en particulier parmi les entreprises en croissance. Cela aide à donner aux créateurs de contenu le pouvoir tout en donnant aux consommateurs de contenu la simplicité.

La puissance de Document360 vient de sa conception élégante de base de connaissances et de ses bases de connaissances internes et externes.

Donc, si vous recherchez un outil pour alléger les épaules de votre équipe de support client tout en conservant vos connaissances internes dans une source unique, Document360 est celui qu'il vous faut.

Fonctionnalités clés de Document360

• Portail libre-service
• Catalogage/Catégorisation
• Discussions / Forums
• Gestion de contenu
• Recherche en texte intégral
• Portail libre-service

Document360 contre Notion

Le plus grand avantage de préférer Document360 à Notion est probablement la possibilité de créer des bases de connaissances internes et externes.

Alors que les deux outils permettent d'inviter des utilisateurs individuels à certains documents, wikis et tableaux, Document360 permet également aux utilisateurs d'attribuer des rôles aux utilisateurs individuels qu'ils ont invités.

Document360 propose de nombreuses intégrations avec des outils populaires tels que Google Analytics, Olark, Hotjar et Intercom, tandis que Notion n'en a pas autant.

Tarification Document360

Document360 offre un essai gratuit avec accès complet et propose 4 plans différents.

Startup – 79 $ par projet/par mois

Entreprise – 239 $ par projet/par mois

Entreprise – 399 $ par projet/par mois

Entreprise Plus – Personnalisé

Saviez-vous que vous pouvez utiliser Document360 avec la fonctionnalité de centre de ressources de UserGuiding ?

4- Base de connaissances ProProfs

Classé parmi les meilleurs logiciels de base de connaissances, ProProfs Kowledge Base est un outil de base de connaissances véritablement dédié. C'est ce que je veux dire quand je dis que Notion ne peut pas se comparer à un logiciel de base de connaissances à part entière.

Qu'est-ce qui fait la différence ?

La façon dont ProProfs sait exactement ce qu'il veut faire et ce qu'il fait. La concentration fait une énorme différence.

Fonctionnalités clés de ProProfs

• Catalogage/Catégorisation
• Outils de collaboration
• Gestion de contenu
• Discussions / Forums

• Gestion de la base de connaissances
• Portail libre-service

ProProfs vs Notion

L'une des différences les plus importantes entre Notion et ProProfs est que ProProfs permet également aux utilisateurs de créer des bases de connaissances externes, que ce soit pour des questions d'assistance courantes ou pour un centre d'aide autonome.

Étant donné que ProProfs s'occupe également des affaires externes de vos bases de connaissances, il contribue également au classement Google et au référencement. De cette façon, cela permet aux utilisateurs de trouver votre base de connaissances et d'interagir facilement avec elle.

La base de connaissances ProProfs propose un ensemble remarquable d'intégrations de Google Apps, Jira et Salesforce à Zendesk et Freshdesk.

Tarification ProProfs

ProProfs propose un essai gratuit de 15 jours et propose trois plans différents pour le créateur de la base de connaissances et le créateur du centre d'aide.

Plans du centre d'aide public

Essentials - 30 $ auteur / mois

Premium – 40 $ auteur/mois

Entreprise – personnalisé

Base de connaissances privée

Essentiels – 2 $ utilisateur/mois

Premium – 3 $ utilisateur/mois

Entreprise – personnalisé

Saviez-vous que vous pouvez utiliser la base de connaissances ProProfs avec la fonction de centre de ressources de UserGuiding ?

5- Cliquez vers le haut

En termes de popularité, ClickUp fait partie des outils qui sont dans la même ligue que Notion.

Et pourrait même l'assumer facilement.

La chose à propos de ClickUp est qu'il s'agit essentiellement d'un outil de gestion de projet qui s'essaye également à être un outil de base de connaissances. Ce qui est essentiellement le cas avec Notion, un outil de prise de notes qui tente de devenir un outil de base de connaissances.

Alors, lequel des principaux objectifs de ces outils est le plus utile lorsque vous créez une base de connaissances ?

Maintenant, ce n'est pas quelque chose que vous pouvez décider sans jeter un œil à certaines fonctionnalités.

Fonctionnalités clés de ClickUp

• Contrôles d'accès/Autorisations
• Alertes/Notifications
• Gestion des affectations

• Gestion des flux de travail
• Chat en temps réel
• Gestion de contenu

ClickUp contre Notion

Le plus grand avantage de ClickUp sur Notion réside dans ses capacités de gestion des tâches. Vous pouvez créer des tâches, leur attribuer des dates d'échéance, les attribuer à des utilisateurs dans des rôles spécifiques et même créer des sous-tâches au sein de ces tâches. Pendant ce temps, dans Notion, vous pouvez effectuer une affectation de base sans trop suivre la progression.

Les différents types de vues de ClickUp, comme les vues de calendrier et de charge de travail, permettent aux utilisateurs de savoir quand chaque utilisateur a une tâche à accomplir ou ce que chaque utilisateur a dans son assiette. De cette façon, il est plus facile pour les utilisateurs de collaborer et de demander que certaines connaissances soient collectées sur la base de connaissances.

Étant donné que ClickUp est essentiellement un outil de gestion de projet, il est naturellement plus facile de lier des documents, des wikis et tout type de note à des tâches et d'y accéder via la tâche donnée. Il est donc juste de dire que ClickUp a plus d'intégrations en lui-même et en dehors de l'outil par rapport à Notion.

Tarification ClickUp

ClickUp a une version gratuite et 4 autres plans :

Illimité – 5 $ par membre/par mois

Entreprise – 9 $ par membre/par mois

Business Plus – 19 $ par membre/par mois

Entreprise – personnalisé

Saviez-vous que vous pouvez utiliser ClickUp avec la fonction de centre de ressources de UserGuiding ?

Conclusion

Une chose est sûre : Notion est un outil compétent.

Il fait sans aucun doute partie des meilleurs du marché. Ce qui nous pousse à rechercher des alternatives, c'est le fait que ce n'est peut-être pas le bon choix pour tout le monde, en particulier pour ceux qui n'ont pas besoin de tous les métiers que maîtrise ce touche-à-tout.

J'espère donc que cette liste d'alternatives sera pratique pour ceux d'entre vous qui pensent que Notion pourrait être exagéré pour vous.

Bonne chance avec votre base de connaissances !

Questions fréquemment posées

Notion est-il un système de gestion des connaissances ?

Oui c'est le cas. Mais Notion est aussi un outil de prise de notes, ainsi qu'un logiciel de gestion de projet.

Comment utilisez-vous la notion de gestion des connaissances ?

Pour utiliser Notion comme système de gestion des connaissances, les utilisateurs peuvent créer leurs propres wikis, bases de connaissances et documents.

Qu'est-ce qu'une bonne base de connaissances ?

Une bonne base de connaissances interne ou externe est accessible, facile à utiliser et claire dans la catégorisation ainsi que dans la définition.

A quoi sert la base de connaissance ?

Une base de connaissances peut être interne et externe, la première pour les employés et la documentation de l'entreprise tandis que la seconde est destinée au support en libre-service pour les utilisateurs.

Comment créer une base de connaissances personnelle ?

Notion est un excellent outil pour créer une base de connaissances personnelle, ainsi que d'autres outils tels que Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 et Confluence.

Comment mettre en place un système de gestion des connaissances ?

Pour mettre en place une base de connaissances interne ou externe, les utilisateurs peuvent utiliser un outil no-code comme Notion, Guru ou Confluence.

L'obsidienne est-elle meilleure que la notion ?

Des outils comme Obsidian et Notion ont tous leurs points forts, cela dépend donc des fonctionnalités que les utilisateurs recherchent pour décider laquelle est la meilleure.

Comment organiser un système de gestion des connaissances ?

Avec des outils tels que Notion, Guru et Confluence, les utilisateurs peuvent facilement catégoriser et cataloguer les bases de connaissances.