« Les réunions sont le symptôme d'une mauvaise organisation. Moins il y a de réunions, mieux c'est. - Peter Drucker

Aimez-les ou détestez-les, les réunions constituent une grande partie de ce que nous appelons le travail. C'est ainsi que nous discutons d'idées, partageons des mises à jour, réfléchissons à des projets et faisons avancer les choses. Pourtant, de nombreux chefs d'entreprise considèrent les réunions comme un mal nécessaire et il est facile de comprendre pourquoi : nous nous rencontrons trop souvent.

Malheureusement, surmonter l'instinct « rassemblons tout le monde dans une pièce » peut être difficile pour les dirigeants chevronnés comme pour les nouveaux gestionnaires. Le résultat? Les employés ont peu ou pas de temps de flux , les projets semblent toujours être reportés et la productivité de l'équipe en souffre.

Les chiffres ne mentent pas !

Votre employé moyen assiste à 62 réunions par mois , passant un cinquième de ses heures de travail à des réunions qui sont au mieux improductives. Plus haut dans l'échelle de l'entreprise, la situation s'aggrave : les cadres intermédiaires et les cadres supérieurs passent 35 à 50 % de leur temps en réunion. Au lieu d'être un moteur de productivité, une réunion d'affaires sur deux est considérée comme une perte de temps. En 2019, les réunions mal organisées ont coûté 399 milliards de dollars aux entreprises américaines.

Pour être clair, nous ne pouvons pas nous débarrasser de toutes les réunions d'affaires - elles nous aident souvent à travailler ensemble, à prendre des mesures collectives et à faire avancer les choses - mais nous pouvons (et devrions) être pointilleux sur celles que nous organisons afin que nous puissions courir de meilleures réunions et être plus accompli. De plus, la mise en œuvre de mesures telles que les journées sans réunion, comme on le voit dans des entreprises aussi diverses que Facebook, Asana et Okta, peut aider à réduire les réunions improductives et donner aux employés le temps de se concentrer sur le travail réel qui doit être fait.

Qu'est-ce qu'un jour sans réunion ?

Une journée sans réunion est une journée de travail ciblé. Il s'agit essentiellement d'une journée par semaine sans réunion, de sorte que vous (et votre équipe) pouvez vous concentrer sur la réalisation des tâches. Cela peut être n'importe quel jour de la semaine - certaines entreprises choisissent le mercredi tandis que d'autres préfèrent le jeudi pour les jours sans réunion. Quoi qu'il en soit, chaque employé sait qu'il ne faut pas planifier de réunions un jour sans réunion, sauf en cas d'absolue nécessité, afin que chacun dispose de temps ininterrompu pour faire de son mieux.

Les avantages des jours sans réunion

• Aide les employés à rester concentrés sans interruption
• Atteindre un "état de flux" est plus facile, donc la productivité augmente
• Permet à chacun, y compris les managers, d'être des « faiseurs »
• Augmente l'engagement des employés dans les réunions

Aide les employés à rester concentrés sans interruption

Les réunions improductives sont évidemment une perte de temps, mais chaque réunion interrompt également le « flux » de vos employés au travail et consomme des heures de travail supplémentaires. Même s'il s'agit d'une réunion incroyablement productive de 30 minutes, il faut encore 23 minutes (en moyenne) aux gens pour se remettre dans le rythme. Quelques réunions de ce type chaque jour et avant que vous ne vous en rendiez compte, la moitié de la journée de travail est passée ! En l'absence de réunions, votre équipe bénéficie d'une zone de travail ininterrompue, idéale pour un travail en profondeur et des projets plus importants qui ne cessent d'être mis de côté.

Atteindre un "état de flux" est plus facile, donc la productivité augmente

Lorsque les gens font ce qu'ils aiment sans être distraits, ils entrent dans un « état de flux » qui mène à une production stellaire. Sans que les réunions n'interrompent la journée de travail, les employés peuvent cocher davantage de tâches sur leurs listes de tâches et être plus productifs. Ou ils peuvent effectuer des tâches plus complexes et chronophages les jours sans réunion et s'attaquer à des tâches plus petites et plus gérables le reste de la semaine.

Permet à chacun, y compris les managers, d'être des « faiseurs »

La plupart des managers sont habitués à des journées planifiées, passant environ 35 % de leurs heures de travail en réunion. La mise en place d'une journée sans réunion dans l'ensemble de l'entreprise donne à chacun, y compris les managers, plus d'opportunités pour un travail ciblé afin qu'ils puissent être « acteurs ».

Augmente l'engagement des employés dans les réunions

Trop de réunions tuent non seulement la productivité mais aussi l'engagement. Près de 73% des salariés avouent avoir effectué d' autres travaux en réunion , et 39% déclarent s'être endormis au cours d'une réunion. La suppression des réunions de l'équation pour une journée facilite en fait la planification de réunions pendant le reste de la semaine, car tous les horaires de vos employés sont synchronisés. De plus, cela augmente l'engagement des employés car vos employés sont moins stressés et mieux préparés pour ces réunions. Comme le dit Jonathan Rosenberg, associé chez Jackrabbit Mobile, une agence de conception et de développement mobile à Austin, au Texas, qui a adopté non pas un, mais deux jours sans réunion par semaine, "tout le monde est plutôt concentré sur la collaboration les jours de réunion".

Comment mettre en place des jours sans réunion

• Obtenez l'adhésion de votre équipe
• Convenez d'un jour de la semaine
• Nettoyez votre calendrier
• Communiquer et encourager
  

Une fois que vous êtes convaincu que moins c'est plus, du moins en ce qui concerne les réunions, voici comment vous pouvez commencer avec des journées sans réunion et les intégrer à votre culture d'équipe.

Obtenez l'adhésion de votre équipe

Présentez votre proposition de journée sans réunion et demandez des commentaires. Les contributeurs individuels seront faciles à vendre, ils aimeront plus de temps pour un travail ciblé. Pour les managers, expliquez comment une journée sans réunion leur donne le temps de fouiller dans leurs listes de tâches interminables et de faire plus de travail.

Convenez d'un jour de la semaine

Faire en sorte que tout le monde s'entende sur une journée sans réunion peut être difficile. Menez une enquête à l'échelle de l'entreprise ( réalisez un sondage dans un canal Flock, peut-être ?) Pour identifier ce qui fonctionne pour tout le monde (ou la plupart des gens). Les équipes distribuées ou distantes peuvent trouver plus facile de passer un appel en fonction des chevauchements de fuseaux horaires.

Nettoyez votre calendrier

Annulez les réunions qui n'ajoutent pas de valeur. Débarrassez-vous des réunions de statut ; utilisez plutôt un système de gestion de projet pour garder un œil sur les progrès. Reprogrammez les mairies, les enregistrements des équipes et les 1: 1 à d'autres jours de la semaine. Travaillez avec les responsables pour vous assurer que cette action est répétée dans toute l'entreprise pour le calendrier de chaque employé.

Communiquer et encourager

Il est essentiel que chaque employé sache à quoi s'attendre des jours sans réunion et les avantages que vous espérez obtenir. Assurez-vous de définir les bonnes attentes, non seulement en termes de réunions, mais également sur la manière dont les employés peuvent tirer le meilleur parti des jours sans réunion.

Gardez à l'esprit qu'il peut parfois être nécessaire de planifier une réunion un jour sans réunion, alors définissez clairement cette attente dès le départ. Si vous voyez des réunions programmées un jour sans réunion désigné, encouragez votre équipe à les déplacer et répétez comment les jours sans réunion profitent à l'entreprise dans son ensemble.

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Plus important encore, restez flexible et ouvert à essayer de nouvelles façons d'intégrer les jours sans réunion dans l'emploi du temps de votre équipe. N'oubliez pas que les jours sans réunion sont pour tous les membres de votre équipe, pas seulement pour les contributeurs ou les managers individuels. Montrez l'exemple et encouragez tout le monde, managers et dirigeants inclus, à profiter des jours sans réunion. Et de temps en temps, interrogez votre équipe pour obtenir des commentaires sur la manière de rendre vos réunions plus efficaces et efficientes.

Que pensez-vous de l'introduction d'une journée sans réunion dans votre entreprise ? Vous avez des questions sur la façon de l'implémenter dans votre organisation ? Parle-nous. :)