Comment gérer les cas de non-appel et de non-présentation + exemples et modèles

Avez-vous déjà eu un employé qui a omis de vous aviser de son absence?

Si c'est le cas, vous savez à quel point les situations de non-appel et de non-présentation peuvent être difficiles et stressantes. Lorsque cela se produit, vous devez trouver un remplaçant, et la performance des autres employés en souffre car ils doivent effectuer plusieurs tâches entre leur propre travail et celui de l'employé absent. De plus, si vous ne le gérez pas bien, c'est toute votre entreprise qui risque d'en pâtir.

Alors, comment gérer les cas de non-appel et de non-présentation, en particulier lorsqu'ils apparaissent encore et encore ?

Nous sommes là pour vous aider à répondre à cette question et à mettre en place un système qui réduira le nombre de cas de non-appel et de non-présentation. Dans cet article de blog, vous pouvez lire les informations suivantes :

• Qu'est-ce qu'un cas de non-appel et de non-présentation,
• Raisons valables pour une situation de non-appel et de non-présentation,
• Conseils sur la façon de gérer les cas de non-appel et de non-présentation, et
• Pourquoi devriez-vous avoir une politique de non-appel et de non-présentation et comment en créer une.

Quelle est la définition légale d'un no call no show ?

Selon Law Insider, un "No Show, No Call" est défini comme l'absentéisme du travail prévu sans appeler ou se présenter au travail. « En termes simples, un no call no show est une situation dans laquelle un employé ne se présente pas pour un quart de travail prévu et omet d'informer l'entreprise par téléphone, e-mail ou tout autre moyen de communication.

Aux États-Unis, les politiques de non-appel et de non-présentation ne sont pas réglementées par la loi fédérale, mais la plupart des employeurs ont le droit de licencier les employés qui ne se présentent pas au travail sans en informer l'employeur.

Cependant, il peut y avoir quelques exceptions. Selon le Département du travail et des industries de l'État de Washington, les employés de cet État "gagnent au moins une heure de congé de maladie payé pour 40 heures" de travail. Ainsi, ils ne sont pas tenus d'aviser leur superviseur s'ils s'absentent du travail en raison d'une maladie grave (mentale ou physique), ou s'ils doivent s'occuper d'un membre malade de leur famille, entre autres.

Une situation similaire se produit lorsqu'un employé est protégé par le congé Americans with Disabilities Act (ADA) ou Family Medical Leave Act (FMLA). De plus, si un employé est couvert par un contrat syndical, les termes du contrat peuvent régir la politique de non-appel et de non-présentation.

Ainsi, les employeurs ont le droit d'établir leurs propres politiques de non-appel et de non-présentation, tant qu'ils ne violent aucune autre législation du travail, telle que les lois anti-discrimination. Lors de l'élaboration d'une politique d'interdiction d'appel et de non-présentation, consultez un avocat spécialisé en droit du travail ou le ministère du Travail de votre État pour vous assurer que votre entreprise ne viole aucune loi fédérale, nationale ou locale sur l'emploi.

Quelles excuses de non-appel et de non-présentation sont valables ?

Une excuse valide de non-appel et de non-présentation nécessite une situation dans laquelle un employé est incapable d'appeler et d'informer son responsable de son absence.

Selon l'avocat Terry Katz, les raisons suivantes sont valables pour s'absenter du travail :

• Accidents de voiture et autres (surtout si un employé ou des membres de sa famille sont blessés),
• Urgences (par exemple, situations dans lesquelles la vie des employés ou des membres de leur famille est en danger), et
• Décès d'un être cher.

Il serait extrêmement difficile pour un employé d'appeler avant son quart de travail prévu lors des urgences susmentionnées, ces situations doivent donc être considérées comme des raisons valables. Ainsi, les gestionnaires doivent garder ces raisons à l'esprit lors de l'élaboration d'une politique de non-appel et de non-présentation.

En général, il est difficile de définir quelles excuses de non-appel et de non-présentation sont valables car chaque cas est différent. Il appartient aux gestionnaires d'établir des règles de base et d'identifier des excuses générales valables qui seront acceptables sur le lieu de travail. Cependant, ils doivent examiner chaque cas individuellement, tout en traitant tout le monde de manière juste et équitable.

Comment gérer les cas de non-appel et de non-présentation

Nous sommes tous humains et nous faisons des erreurs. Parfois aussi des choses inattendues et des urgences se produisent. Ainsi, un cas de non-appel et de non-présentation se produira au moins une fois, les gestionnaires doivent donc être préparés à l'avance.

Mais, comment pouvez-vous, en tant que manager, gérer les cas de non-appel et de non-présentation ?

Nous avons créé une liste de conseils sur la façon de réduire les situations d'absence d'appel et de non-présentation et comment les gérer lorsqu'elles se produisent.

Conseil n° 1 : ayez une politique de non-appel et de non-présentation

Une politique de non-appel et de non-présentation est l'un des outils les plus importants que vous pouvez utiliser pour réduire et traiter les cas de non-appel et de non-présentation. Avec une politique d'absence d'appel et de non-présentation, les employeurs et les gestionnaires peuvent mettre par écrit les règles du lieu de travail et établir des règles générales d'assiduité et d'absentéisme des employés.

Une politique d'absence d'appel et de non-présentation comprend :

• Règles pour les cas de non-appel et de non-présentation,
• Les mesures disciplinaires que l'entreprise engage en cas de non-appel et de non-présentation, et
• Raisons acceptables pour aucun appel, non-présentation.

Pourquoi devriez-vous inclure des mesures disciplinaires dans votre politique ?

Eh bien, les règles et les avertissements prononcés verbalement manquent de poids et les employés les oublient ou les entendent souvent. Lorsque les employés subissent les conséquences de situations de non-appel et de non-présentation énoncées dans un document officiel de l'entreprise, ils prendront ces avertissements beaucoup plus au sérieux.

C'est pourquoi il est essentiel d'avoir une situation clairement définie de non-appel et de non-présentation et ses conséquences décrites dans une politique officielle de non-appel et de non-présentation.

Conseil n° 2 : utilisez une application d'horloge d'entrée/de sortie

Avoir un système de suivi du temps de travail et des présences est extrêmement utile dans les situations de non-appel et de non-présentation, car vous pouvez facilement détecter quand quelqu'un est porté disparu. Ceci est particulièrement important lorsque vous dirigez une grande entreprise avec beaucoup d'employés. Gérer autant d'employés est une tâche difficile, et le suivi des présences peut être simplifié en utilisant un logiciel de suivi des présences et du temps.

Avec une application de suivi du temps gratuite telle que Clockify et son kiosque pointeur spécialisé, vous saurez toujours si vos employés sont arrivés au travail ou non. Vous pouvez facilement configurer un kiosque partagé à l'entrée de votre entreprise et permettre à vos employés de pointer à l'arrivée et au départ à partir d'un seul appareil.

Lorsque tous les employés pointent de cette manière, il est facile de voir qui est absent du travail. Ainsi, vous pouvez prendre les mesures nécessaires et faire face aux situations de non-appel et de non-présentation en temps opportun.

Conseil n° 3 : utilisez une application de chat d'équipe

Un lieu de travail moderne nécessite un mode de communication efficace et rapide pour éviter ou réduire les situations de non-appel et de non-présentation. Il existe de nombreux outils de chat et de collaboration disponibles, tels que Pumble, qui offrent une variété de fonctionnalités visant à permettre une communication en temps réel entre deux employés ou plus.

De cette façon, vos employés peuvent vous contacter à tout moment et vous avertir s'ils ont une urgence et ne peuvent pas se présenter au travail. Ils peuvent également joindre un document comme preuve écrite de la raison pour laquelle ils ne peuvent pas venir travailler.

Une meilleure communication peut conduire à une meilleure collaboration et à un travail d'équipe qui sont la clé d'une meilleure productivité et d'une meilleure organisation du travail.

Lorsque vous disposez d'un système de communication fiable et de bonnes relations entre collègues, les cas d'absence d'appel et de non-présentation sont presque inexistants.

Astuce #4 : Encouragez une communication ouverte avec vos employés

Une communication ouverte et honnête avec vos employés est essentielle pour une entreprise prospère. Vous devriez essayer d'encourager une communication transparente avec vos employés et de favoriser une culture dans laquelle les gens se sentent à l'aise de demander des congés ou de l'aide lorsqu'ils traitent de problèmes personnels. Cela conduira à une amélioration de la collaboration et de l'organisation de l'équipe.

Enfin, si vos employés se sentent libres de demander des congés chaque fois qu'ils en ont besoin ou n'hésitent pas à vous faire part de leurs problèmes, les cas sans appel et sans présentation pourraient appartenir au passé. Une communication bonne et honnête repose sur la confiance, et lorsqu'il y a confiance, vos employés se sentent à l'aise de vous parler de leurs problèmes et des raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas venir travailler.

Conseil n° 5 : Définissez le nombre de non-appels non présentés avant la résiliation

Le nombre de no call no show avant la résiliation n'est pas fixe et peut varier selon la politique de l'entreprise et les circonstances de chaque situation. Certains employeurs peuvent avoir une politique stricte, comme trois absences d'appel dans une année menant à la résiliation, tandis que d'autres peuvent adopter une approche plus flexible.

Enfin, les employeurs déterminent le nombre de non-appels et de non-présentations autorisés avant la résiliation. Après avoir consulté l'équipe des RH, ils doivent clairement indiquer ce numéro dans la politique de non-appel et de non-présentation de l'entreprise.

Astuce #6 : Déterminez ce qu'il faut faire si un employé ne se présente pas au travail

En tant que responsable, vous devez prendre certaines mesures lorsqu'un employé ne se présente pas au travail et ne vous avise pas de son absence.

Ces étapes sont :

• Étape #1 : Informez les ressources humaines et tentez d'appeler l'employé.
• Étape 2 : Appelez la liste de contacts d'urgence de l'employé si l'employé ne répond pas.
• Étape 4 : Si vous parvenez à entrer en contact avec l'employé ou son contact d'urgence et découvrez la raison de l'absence d'appel, vous pouvez décider quelle sera la prochaine étape - si l'employé a une situation d'urgence, voir si vous pouvez aider, ou si l'employé n'a pas de raison acceptable, trouvez d'abord un remplaçant, puis appliquez des mesures disciplinaires.
• Étape 5 : Documentez l'absence dans le dossier de l'employé.
• Étape 6 : Évaluez la situation — vous devez tenir compte des circonstances entourant l'absence, telles que les antécédents de présence de l'employé et la raison de l'absence.
• Étape 7 : Abordez l'absence avec l'employé - si l'employé a des antécédents de faible assiduité, vous devriez avoir une réunion avec l'employé pour discuter du problème et des conséquences des absences continues.
• Étape 8 : Mettre en œuvre des mesures disciplinaires — si l'absence est une violation de la politique de l'entreprise, vous devez mettre en œuvre des mesures disciplinaires.

Chaque situation est unique et les employeurs doivent tenir compte de toutes les circonstances pertinentes et respecter les lois et réglementations qui s'appliquent à leur lieu de travail, y compris le congé de l'American with Disabilities Act (ADA) ou le Family Medical Leave Act (FMLA). Parce que si vous licenciez un employé pour avoir enfreint la politique de non-appel et de non-présentation, il peut avoir un cas plus fort de discrimination FMLA ou ADA s'il a pris un congé au cours de l'année précédente.

Astuce #7 : Récompensez les bons comportements

L'un des bons moyens d'encourager la ponctualité et de réduire les situations d'absence d'appel et de non-présentation consiste à récompenser la bonne assiduité sous forme d'incitations.

La psychologie nous a appris que les récompenses sont de grands facteurs de motivation et encore plus efficaces que les punitions. De bons systèmes de récompense ont le potentiel d'augmenter la motivation et la performance des employés jusqu'à 44 %.

Vous devriez envisager de donner les incitatifs suivants à vos employés :

• Les biens corporels, tels que les cadeaux, les paniers-cadeaux et les opportunités de voyage,
• Les récompenses immatérielles, telles que la reconnaissance ou les éloges des employés, et
• Des incitations monétaires telles que des bonus ou des cartes-cadeaux.

Conseil n° 8 : mettez en œuvre des mesures disciplinaires en cas d'infraction à la politique de non-appel et de non-présentation

Tout comme vous devez récompenser un bon comportement, vous devez également prendre des mesures disciplinaires à l'encontre d'un employé qui enfreint la politique d'interdiction d'appel et de non-présentation.

Les managers décident généralement quelles sont ces actions, mais soyez prudent. Bien que vous souhaitiez renforcer la discipline et gagner le respect de votre personnel, vous souhaitez également éviter toute situation de style Devil Wears Prada ou Horrible Bosses où, au lieu de gagner leur respect, ils commencent à vous en vouloir.

Il n'y a pas de politique unique de non-appel et de non-présentation, et il appartient à chaque entreprise de définir ses propres règles internes concernant la politique de non-appel et de non-présentation, car les cas de non-appel et de non-présentation ne sont pas réglementés par la loi. Ce faisant, gardez à l'esprit les lois nationales et fédérales de l'État où se trouve votre entreprise, telles que le droit du travail, afin de ne pas les enfreindre en appliquant votre politique de non-appel et de non-présentation.

Par exemple, lorsqu'un incident d'absence d'appel et de non-présentation se produit, vous pouvez émettre :

• Un avertissement verbal pour la première occurrence,
• Un avertissement écrit pour le deuxième incident, et
• Suspension ou cessation d'emploi pour la troisième occurrence.

Ces mesures disciplinaires doivent être clairement énoncées dans une politique de non-appel et de non-présentation, afin que les employés connaissent les conséquences de leur comportement.

D'autre part, lorsque vous décidez du type de mesures disciplinaires à inclure, vous devez soigneusement considérer FMLA et ADA pour réduire la possibilité d'être accusé de licenciement abusif.

De plus, bien que la loi ne l'exige pas, vous devez documenter tous les avertissements verbaux et écrits antérieurs afin d'avoir la preuve que vous avez averti et informé vos employés de leur mauvaise conduite et que vous leur avez donné la possibilité de modifier leur comportement - au cas où le l'employé licencié vous poursuit pour licenciement abusif.

Pourquoi devriez-vous avoir une politique de non-appel et de non-présentation ?

Avoir une politique de non-appel et de non-présentation peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise et la protéger de ces cas imprévus de non-appel et de non-présentation. Vous devez être préparé à l'avance et avoir clairement défini les règles de la politique d'absence d'appel et de non-présentation.

Voici quelques-uns des avantages les plus courants d'avoir une politique de non-appel et de non-présentation.

Bénéfice #1 : Amélioration de la productivité des employés

L'un des avantages les plus importants d'avoir et d'appliquer une politique d'absence d'appel et de non-présentation pour votre entreprise est certainement l'amélioration de la productivité des employés.

Selon la Society of Human Resource Management, les absences imprévues du travail entraînent une baisse de 36,6 % de la productivité.

Alors, quel est le lien entre l'absence d'appel et la baisse de productivité ?

Eh bien, lorsqu'un no call no show se produit, vous vous retrouvez sans un employé dont le travail doit être terminé malgré tout. En conséquence, vous devrez soit trouver un remplaçant, soit répartir sa charge de travail entre d'autres employés. Cette situation exerce une pression sur toute l'équipe, ce qui entraîne du stress, de l'anxiété et de l'épuisement professionnel. Naturellement, travailler dans un tel environnement ne fera que nuire à la productivité des employés.

Bien que vous ne puissiez pas vous attendre à ce que l'absence d'appel et de non-présentation ne se reproduise plus jamais, vous pouvez le réduire considérablement en introduisant une politique d'absence d'appel et de non-présentation.

Par conséquent, la productivité et l'efficacité de vos employés augmenteront. Vos employés pourront se concentrer sur leurs tâches plutôt que d'essayer d'effectuer plusieurs tâches en faisant leur propre travail et celui de leurs collègues en même temps.

Enfin, avoir une politique d'absence d'appel et de non-présentation et l'appliquer correctement sera bénéfique pour votre entreprise et l'aidera à fonctionner de manière fluide et efficace.

Avantage n° 2 : Prévenir les abus du système

Sans une politique de non-appel et de non-présentation, certains employés peuvent profiter du système en ne se présentant pas au travail sans préavis, sachant qu'il n'y aura aucune conséquence. Une politique de non-appel et de non-présentation permet d'éviter cela en tenant les employés responsables d'informer leur employeur lorsqu'ils ne peuvent pas travailler.

Selon Jeffers, Danielson, Sonn & Aylward, PS :

« La loi et les règlements permettent aux employeurs d'exiger que les employés les informent dès que possible de leur besoin d'utiliser des congés de maladie payés et généralement avant le début d'un quart de travail manqué. ”

Cela dit, un employé peut être tenu de donner un préavis de son absence. Ainsi, en présentant clairement à vos employés les règles et les conséquences de l'absence d'appel et de non-présentation dans votre politique, vous évitez les abus du système. Lorsque vous avez mis en place une politique d'absence d'appel et de non-présentation, vos employés comprendront ce qui est autorisé et ce qui n'est pas autorisé. En conséquence, ils sont moins susceptibles de profiter du système.

Avantage #3 : Économiser de l'argent

Sans une politique d'absence d'appel et de non-présentation, vous risquez de dépenser de l'argent pour trouver un remplaçant pour l'employé absent ou pour compenser d'autres employés pour les heures supplémentaires. Ainsi, la mise en œuvre d'une politique de non-appel et de non-présentation peut en fait vous faire économiser de l'argent.

Voici les façons dont l'absence d'appel et l'absence de présentation peuvent avoir un impact financier sur votre entreprise :

• Coûts des heures supplémentaires - lorsqu'un employé ne se présente pas au travail, d'autres employés peuvent devoir faire des heures supplémentaires pour couvrir leurs quarts de travail, ce qui peut augmenter les coûts de main-d'œuvre. Selon la Society of Human Resource Management, le coût total des heures supplémentaires dues aux absences en pourcentage de la masse salariale était de 5,7 % en 2013.
• Coûts de remplacement - les coûts d'embauche de travailleurs temporaires ou d'autres travailleurs supplémentaires (autres que les employés existants) pour couvrir les absences des employés.
• Augmentation du coût de l'absentéisme - s'il n'y a pas de règles concernant l'absence d'appel, les employés verront une opportunité de s'absenter du travail plus fréquemment. En conséquence, vos finances et votre entreprise en souffriront. Selon la Society of Human Resource Management, le coût total de la perte de productivité en pourcentage de la masse salariale des absences imprévues était de 6,7 % en 2013.

Une politique de non-appel et de non-présentation peut vous aider à réduire ces coûts en introduisant des règles claires concernant les cas de non-appel et de non-présentation et en sensibilisant davantage les employés aux conséquences d'une violation de ces règles.

Lorsque les employés comprennent qu'il y aura des conséquences s'ils ne se présentent pas au travail sans préavis, ils sont plus susceptibles d'être fiables et de se présenter aux quarts de travail prévus.

Par conséquent, vous n'aurez pas à dépenser de l'argent et du temps pour trouver et former un remplaçant, et les autres travailleurs seront plus productifs car ils n'auront pas à prendre le relais de quelqu'un d'autre.

Comment créer une politique de non-appel et de non-présentation

La création d'une politique d'absence d'appel et de non-présentation implique :

• Définir les attentes en matière d'assiduité des employés - être ponctuel et informer leurs superviseurs lorsqu'ils sont incapables de travailler, et
• Décrivant les conséquences de ne pas répondre à ces attentes.

Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour créer une politique de non-appel et de non-présentation pour votre entreprise.

Étape 1 : Définir l'objectif de la politique

Énoncez clairement l'objectif de la politique, qui est généralement de s'assurer que les employés sont conscients des attentes et des conséquences de ne pas se présenter au travail sans notification appropriée. Les attentes varient d'une entreprise à l'autre, mais elles sont généralement liées à la ponctualité et à l'assiduité des employés, ainsi qu'à la notification rapide des absences.

Étape 2 : Spécifiez ce qui qualifie une occurrence de non-appel et de non-présentation

Donnez une définition claire de ce qui constitue un non-appel et non-présentation (c.-à-d. un employé qui ne se présente pas à son quart de travail sans préavis).

Étape 3 : Décrire la politique

Indiquez clairement que tout employé qui ne se présente pas au travail sans notification appropriée sera considéré comme un non-appel.

Étape 4 : Définir la notification appropriée

Les employeurs doivent préciser dans la politique ce qui constitue une notification appropriée, comme fournir un préavis à un superviseur ou à un responsable, soit en personne, soit via :

• Téléphone,
• Courriel, ou
• Message texte.

Comme l'a expliqué Laurence Donoghue, avocate chez Morgan, Brown & Joy, dans l'article du SHRM :

« Compte tenu de la variété des outils de communication dont nous disposons actuellement, je pense qu'il est plus difficile pour un employé de justifier un défaut d'appel.

En conclusion, en tant qu'employeur, vous devez spécifier ce qui constitue une notification d'absence appropriée et le délai dans lequel les employés doivent informer les superviseurs.

Étape #5 : Établir la procédure disciplinaire

Donnez des détails sur les conséquences des infractions de non-appel et de non-présentation, telles que :

• Un avertissement verbal pour la première occurrence,
• Un avertissement écrit pour la deuxième occurrence,
• Une suspension de salaire pour la troisième occurrence, et
• Licenciement pour le quatrième événement.

Étape 6 : Incluez une liste d'événements sans appel et sans présentation acceptables

Prévoyez des exceptions en cas d'urgence ou de circonstances imprévues et indiquez clairement que les travailleurs doivent aviser leur superviseur ou leurs gestionnaires dès que possible pour justifier leur absence.

Ces exceptions peuvent inclure :

• Des conditions météorologiques extrêmes,
• Maladie personnelle ou d'un membre de la famille proche,
• Accidents graves, etc.

Étape 7 : Communiquez clairement la politique de non-appel et de non-présentation à vos employés

Expliquez les règles de la politique à tous les employés de manière claire et simple, que ce soit par :

• Un manuel de l'employé,
• Une rencontre en personne ou
• Un email.

En outre, vous devez permettre à vos employés de poser toutes les questions qu'ils pourraient avoir sur la politique de non-appel et de non-présentation.

Étape 8 : Examinez et mettez à jour la politique

Examinez et mettez à jour la politique si nécessaire, en tenant compte des changements dans l'entreprise, des lois et réglementations de votre état et des commentaires des employés.

Laissez les employés donner leur avis sur la politique d'absence d'appel et de non-présentation. De cette façon, vous éviterez tout malentendu et vous assurerez que les employés connaissent leurs droits et obligations.

En outre, vous devez vous tenir au courant de toutes les modifications apportées aux lois fédérales et étatiques, telles que le droit du travail, pour vous assurer que vous êtes en conformité lors de l'application de votre politique de non-appel et de non-présentation.

Étape 9 : Tenez compte de toute loi locale, étatique ou fédérale susceptible d'affecter votre politique d'absence d'appel et de non-présentation

Comme mentionné à l'étape précédente, vous devez toujours être informé des lois du travail de l'État.

La politique doit être conforme aux lois et réglementations de l'État et du pays. Il est important de consulter un conseiller juridique avant de finaliser et de mettre en œuvre toute politique afin de s'assurer qu'elle est conforme à toutes les lois et réglementations applicables telles que la loi sur les normes de travail équitables (FLSA) qui régit les éléments suivants :

• Fixation de la rémunération des heures supplémentaires,
• réglementation du temps de travail, et
• Suivi du temps des employés.

Pas d'appel, pas d'exemple de politique de non-présentation

Comme nous l'avons déjà dit, avoir une politique de non-appel et de non-présentation est l'un des moyens les plus importants de gérer les situations de non-appel et de non-présentation.

Parfois, vous serez trop occupé pour créer votre propre politique ou vous ne saurez pas par où commencer. Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé un modèle de politique de non-appel et de non-présentation que vous pouvez utiliser dans de telles occasions.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessous, cette politique d'absence d'appel et de non-présentation couvre toutes les étapes que nous avons mentionnées précédemment, telles que :

• Le but de la politique,
• Procédure politique,
• Mesures disciplinaires, et
• Des excuses valables.

Téléchargez un modèle gratuit de politique de non-appel et de non-présentation

Lorsque vous souhaitez utiliser ce modèle de non-appel et de non-présentation pour votre entreprise, vous devez inclure le nom de votre entreprise ainsi que le type de mesure disciplinaire que vous souhaitez appliquer en cas d'absence d'appel et de non-présentation.

Comment rédiger une lettre de résiliation pour non-appel et non-présentation ?

Lorsqu'un employé a une série de non-présentations, la dernière mesure disciplinaire est un licenciement.

Dans de tels cas, vous devez envoyer une lettre de licenciement à l'employé, qui est un document formel rédigé sur un ton professionnel et respectueux.

La lettre de résiliation doit inclure les détails suivants :

• Le nom et la fonction de l'employé,
• La ou les dates du travail manqué,
• Une déclaration selon laquelle l'employé n'a pas appelé ou ne s'est pas présenté au travail sans préavis,
• Un rappel de la politique d'interdiction d'appel et de non-présentation de l'entreprise et de la façon dont les actions de l'employé l'ont violée,
• La date de résiliation et
• Votre signature et vos coordonnées.

Il est important de mettre en place une politique claire et cohérente de non-appel et de non-présentation.

Pour faciliter le processus de licenciement d'un employé, nous avons créé un modèle de lettre de licenciement gratuit que vous pouvez télécharger.

Télécharger le modèle de lettre de résiliation

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, ce modèle de lettre de résiliation comprend tous les éléments nécessaires que nous avons mentionnés, et vous n'avez qu'à inclure des informations sur votre entreprise et l'employé à qui vous l'envoyez.

Maintenant, en général, êtes-vous tenu de documenter tous les avertissements avant la résiliation ?

Eh bien, la FLSA exige seulement de documenter et de tenir un registre des heures travaillées des employés. De plus, vous n'êtes pas légalement tenu de documenter les avertissements précédents ou de donner des avertissements écrits à vos employés, mais c'est une bonne pratique. Les avertissements écrits et la documentation de tous les avertissements et mesures disciplinaires antérieurs sont importants pour vous en tant qu'employeur, car ils réduisent la probabilité que vous soyez accusé de licenciement abusif. Ils montrent que vous avez donné une chance à votre employé de changer son comportement.

Conclusion : introduisez une politique d'absence d'appel et de non-présentation

Bien que les cas d'absence d'appel et de non-présentation ne soient pas rares sur un lieu de travail, vous devriez être en mesure de les réduire et de maîtriser la situation en suivant les conseils que nous avons énumérés dans cet article de blog, tels que :

• Avoir une politique de non-appel et de non-présentation,
• À l'aide d'une application de pointage d'arrivée/de départ,
• Avoir une application de chat d'équipe fiable,
• Encourager une communication ouverte entre les gestionnaires et les employés, et
• Récompenser les bons comportements et prendre des mesures disciplinaires pour mauvaise conduite.

Grâce à ces conseils, vous serez prêt à faire face à toute situation inattendue de non-appel et de non-présentation, tandis que le nombre de situations de non-appel et de non-présentation sera réduit. L'assiduité et la productivité des employés s'amélioreront également car ils se concentreront uniquement sur leurs propres tâches.

De plus, avec notre modèle gratuit de politique d'absence d'appel et de non-présentation, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour créer la politique de votre propre entreprise. Enfin, cette politique vous aidera à réduire les absences d'appel et à éviter les excuses ridicules "un chien a mangé mes devoirs".

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