3 choses incontournables pour réussir la mise en œuvre de votre logiciel

Les points de contrôle, les personnalisations et la communication constante mènent au succès de la mise en œuvre.

La mise en place et le fonctionnement d'un nouveau logiciel est une étape critique, mais elle peut s'effondrer sans objectifs spécifiques, étapes importantes et communication claire.

Chaque logiciel et chaque entreprise nécessiteront un plan unique pour obtenir les meilleurs résultats, mais nous avons trouvé trois choses qui sont communes à toute mise en œuvre réussie. Il ne s'agit pas simplement d'éléments d'une liste à cocher, mais de thèmes à suivre tout au long du processus de mise en œuvre.

Nous couvrirons trois choses :

1. Communiquer en permanence
2. Personnaliser ou personnaliser le logiciel
3. Créer des points de contrôle

1. Communiquez constamment

La caractéristique la plus importante de toute mise en œuvre réussie est sans doute une communication claire tout au long du processus. Assurez-vous que chaque plan que vous créez est exécuté en utilisant une communication constante.

Voici quelques tâches de communication à effectuer avant de lancer une implémentation :

David Singletary, chef de projet logiciel chez Wiss and Company, possède une vaste expérience de mise en œuvre de plus de 25 ans et affirme qu'une communication régulière est essentielle. Cela devrait également inclure la mise à disposition d'un canal permettant aux employés de signaler tout problème rencontré lors de l'utilisation du nouveau logiciel.

"Vous pouvez avoir des points de contact quotidiens ou hebdomadaires pour discuter des performances du système, discuter des meilleures pratiques et effectuer des ajustements système ou opérationnels si nécessaire", dit-il. « Les gens peuvent ne pas lever la main s'ils sont en difficulté ; cela fournira le forum pour le faire.

Vous pouvez également établir un tableau RACI afin que chaque personne impliquée dans le processus de mise en œuvre sache exactement qui contacter pour faire avancer le projet. Les personnes sont classées dans une ou plusieurs des catégories suivantes :

• R : Responsable — Ceux qui sont responsables du travail pour atteindre l'objectif.
• A : Responsable — Le « propriétaire » ou ceux qui, en dernier ressort, répondent de l'achèvement du projet.
• C : Consulté — Ceux qui offrent des commentaires ou des opinions.
• I : Informé — Ceux qui sont tenus informés des progrès.

Votre graphique RACI ressemblera à cet exemple :

Une communication et un partage d'informations clairs sont essentiels avant, pendant et après la mise en œuvre entre les chefs d'entreprise, le fournisseur et vos employés.

2. Personnalisez ou personnalisez le logiciel

Les logiciels typiques d'aujourd'hui sont basés sur le cloud, livrés sur n'importe quel appareil et capables d'une personnalisation approfondie afin que vos employés puissent travailler de la manière la plus efficace pour une augmentation de la productivité.

Travaillez avec le fournisseur pour créer une liste de ce que vous souhaitez modifier et établissez un point de contrôle de mise en œuvre pour que le fournisseur examine les ajustements de personnalisation que vous demandez. Par exemple, les utilisateurs de logiciels de gestion de projet souhaitent souvent ajouter des flux de travail spécifiques au système, et les équipes de vente aiment personnaliser les champs pour rendre la saisie des données plus fluide.

Votre secteur d'activité et le type de flux de travail dont vous avez besoin auront un impact sur ce qui doit être personnalisé, mais la liste peut inclure :

• 
  Ajouter ou supprimer des champs
• 
  Établir des flux de travail personnalisés
• 
  Configurer l'accès aux fonctionnalités par rôle
• 
  Interface utilisateur assortie aux couleurs et aux logos de la marque
• 
  Intégrations avec des exigences spécifiques

La personnalisation fait référence à la façon dont les utilisateurs individuels peuvent modifier la navigation, la disposition du tableau de bord ou les fonctionnalités dans leur propre vue du logiciel. Demandez au représentant du fournisseur de démontrer comment les utilisateurs individuels peuvent personnaliser le système avant la date de mise en service.

La gestion de la personnalisation et de la personnalisation à l'avance garantit que les utilisateurs peuvent tirer le meilleur parti du logiciel dès le début.

3. Créez des points de contrôle

La plupart des fournisseurs ont un modèle pour le processus de mise en œuvre, et vous pouvez travailler avec eux pour vous assurer qu'il répond à vos besoins. Mais pour une tâche aussi critique, il est important de suivre formellement les points de contrôle et les jalons pour savoir que tout se déroule comme prévu.

"L'intégration de points de contrôle dans le plan de projet garantira que vos objectifs et vos attentes sont atteints et que toutes les questions reçoivent une réponse rapide et réactive", déclare Kenny Trinh, fondateur de NetBookNews, une ressource pour les nouvelles et les avis sur les ordinateurs portables et les tablettes.

Les points de contrôle que vous créez dépendront de votre plan unique, mais doivent inclure toutes les étapes importantes pour la connexion des logiciels existants, le transfert des données importantes, le démarrage d'ateliers de formation réguliers et la date finale de mise en service.

Trinh, qui était PDG d'une entreprise de technologie de l'éducation avant de partir pour fonder NetBookNews, explique qu'un nouveau logiciel est mis en ligne sans données historiques, mais avec des points de contrôle, toutes les parties prenantes peuvent savoir comment et pourquoi chaque décision a été prise dans le processus de mise en œuvre.

"L'objectif ici est d'éliminer les problèmes de communication et de s'assurer que toutes les parties à l'accord sont tenues responsables de leurs livrables", déclare Trinh.

Prêt à clouer l'implémentation de votre logiciel ?

En planifiant des personnalisations et en établissant des enregistrements réguliers pour une communication cohérente, vous êtes beaucoup plus susceptible de mettre en œuvre un nouveau système efficace adapté spécifiquement à vos besoins.

Les chefs d'entreprise intelligents planifient à l'avance, alors vous prenez peut-être une longueur d'avance sur ce sujet. Si tel est le cas, assurez-vous de consulter nos rapports sur d'autres jalons d'achat de logiciels :

• Peut-être êtes-vous encore en train de faire des démos ? Voici comment en tirer le meilleur parti.
• Avant de signer un contrat, assurez-vous de considérer ces quatre aspects pour éviter un investissement logiciel regrettable.

Méthodologie de l'enquête sur les tendances d'achat de logiciels pour les petites entreprises en 2019

Les résultats présentés sont basés sur une étude Gartner visant à comprendre les comportements d'achat de logiciels des propriétaires de petites et moyennes entreprises au cours des 12 derniers mois.

La recherche principale a été menée en ligne entre septembre et octobre 2019 auprès de 488 répondants aux États-Unis, au Canada, en Allemagne, en France et en Espagne.

Les entreprises ont été sélectionnées en fonction du nombre d'employés et des revenus de l'exercice 2018 pour arriver aux petites et moyennes entreprises. Ils devaient également avoir acheté au moins un système logiciel pour 5 000 $ ou plus au cours des 12 derniers mois.

Les répondants devaient être au moins des chefs de bureau, influençant les décisions d'achat de logiciels dans leurs organisations.

L'étude a été développée en collaboration par les analystes de Gartner et l'équipe de recherche principale qui suit Digital Markets.

Avis de non-responsabilité : les résultats ne représentent pas les résultats « mondiaux » ou le marché dans son ensemble, mais reflètent le sentiment des répondants et des entreprises interrogées.

REMARQUE : Les applications sélectionnées dans cet article sont des exemples pour montrer une fonctionnalité dans son contexte et ne sont pas conçues comme des recommandations ou des recommandations. Ils ont été obtenus à partir de sources considérées comme fiables au moment de la publication.