Choisir un système téléphonique pour plusieurs bureaux en 2024

Essayer de transférer un appel entre plusieurs bureaux est un cauchemar. Vous devez demander à l'appelant de rester en attente, de se déconnecter manuellement, puis de recomposer le numéro de l'autre bureau et de prier pour que quelqu'un décroche le téléphone rapidement. Une fois connecté, vous devez présenter à nouveau l'appelant depuis le début.

C'est encore pire lorsque vous devez organiser une réunion ou une conférence téléphonique à l'échelle de l'entreprise. Sans moyen simple de connexion, vous devez envoyer par e-mail plusieurs lignes de conférence et des codes d'accès à différentes équipes et bureaux.

Si ce scénario de communication décousu vous semble familier, vous utilisez probablement des systèmes téléphoniques obsolètes sur plusieurs sites et bureaux. Heureusement, il existe une bien meilleure solution, grâce aux communications unifiées (UC).

Voyons comment vous pouvez répondre à tous les besoins de votre entreprise grâce à une plate-forme de communication transparente basée sur le cloud pour la voix, la vidéo, la messagerie et le partage de fichiers.

Pourquoi vous voulez un système téléphonique unifié pour plusieurs emplacements

Disposer d'une véritable solution UC pour une entreprise multisite offre des avantages incroyables par rapport aux contraintes des configurations de solutions téléphoniques traditionnelles et déconnectées. Voici quelques avantages clés :

De meilleures expériences client

Les systèmes téléphoniques PBX traditionnels sur site fonctionnent indépendamment de chaque emplacement, sans intégration inhérente entre eux. En passant à un système téléphonique basé sur le cloud, vous éliminez ces barrières et créez une plate-forme de collaboration unique et transparente pour l'ensemble de votre organisation, sur tous les sites.

Voici un exemple rapide : disons que vous exploitez une chaîne de restaurants populaire dans une grande ville. Les clients composent souvent le mauvais numéro proposé par Google pour effectuer des réservations. Grâce à un système téléphonique unifié, votre personnel peut transférer l'appel vers l'emplacement souhaité sans l'obliger à raccrocher et à composer un nouveau numéro de téléphone inconnu.

Avec un fournisseur de communications unifiées comme Nextiva, votre équipe peut collaborer par téléphone, vidéo, messagerie et partage de fichiers dans une seule application. Cela permet une communication et une collaboration transparentes, quelle que soit la distance physique ou l’emplacement.

Collaboration améliorée

La plupart des systèmes téléphoniques multisites combinent des outils de collaboration essentiels sur le lieu de travail tels que la vidéoconférence HD, les appels vocaux/VoIP, la messagerie d'équipe, le partage d'écran et la sauvegarde/partage de fichiers dans une seule interface intuitive. Cette convergence permet aux équipes et aux employés répartis dans tous vos bureaux de se connecter et de collaborer sans effort en utilisant les outils dont ils ont besoin à la demande.

Par exemple, les membres d'une équipe distante peuvent passer d'un appel vocal à une réunion vidéo avec partage d'écran. Ils peuvent également partager et collaborer sur des fichiers, des documents ou des mises à jour via des canaux de messagerie d'équipe intégrés.

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Expérience employé améliorée

Grâce à une solution de communication basée sur le cloud, votre personnel peut accéder à toutes les capacités de communication et de collaboration à partir de n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet, y compris ses smartphones et tablettes lorsqu'il travaille à distance ou en voyage.

Cela permet une expérience de travail plus mobile et plus flexible que les systèmes téléphoniques traditionnels liés aux bureaux physiques. Vos employés peuvent passer et recevoir des appels, participer à des réunions vidéo, consulter leurs messages vocaux et discuter avec des collègues, qu'ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement.

Gestion simplifiée pour l'informatique

L'un des principaux avantages d'une solution de communication unifiée réside dans les capacités d'administration centralisées qu'elle offre au personnel informatique ou aux administrateurs via un portail de gestion Web unique.

Au lieu de gérer indépendamment des systèmes PBX sur site distincts dans chaque bureau, votre équipe informatique peut utiliser un système téléphonique cloud pour gérer de manière centralisée l'approvisionnement des utilisateurs, les paramètres, le routage des appels , les politiques de sécurité, les mises à jour du système et le dépannage à partir d'une console unifiée.

Évolutivité pour la croissance

L'ajout de sites à votre système téléphonique multi-bureaux existant est simple et facile à mesure que votre entreprise se développe et se développe dans de nouveaux emplacements ou marchés.

Sérieusement, c'est simple, pointer-cliquer. Vous n'avez pas besoin d'un plan de migration sur plusieurs mois (ou plusieurs années). Il n'est pas nécessaire d'effectuer des installations complexes sur site ou de reconfigurer de nouveaux matériels ou systèmes PBX.

Étant donné que le service UC réside dans le cloud, votre administrateur doit simplement provisionner le nouvel emplacement et les nouveaux utilisateurs à l'aide du portail de gestion centralisé. Cela vous permet de faire évoluer facilement les fonctionnalités et de répondre à la croissance de votre entreprise sans interruption majeure du système ni ressources techniques par rapport aux configurations traditionnelles sur site.

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Rentabilité

Avec un PBX cloud , vous éliminez les principales dépenses d'investissement initiales nécessaires à l'achat, au déploiement et à la maintenance du matériel et de l'infrastructure PBX sur site complexes dans chaque bureau que vous exploitez.

Au lieu de cela, vous payez des frais d'abonnement mensuels prévisibles par utilisateur pour les services UCaaS sur tous vos sites. Ce modèle de tarification offre une meilleure prévisibilité des coûts et peut être plus rentable à long terme que les coûts combinés de l'équipement, de la maintenance et du support sur site.

Que rechercher lors du choix d'une solution de communications unifiées

Avec la demande croissante de communications unifiées dans le cloud, les fournisseurs de VoIP et d'UCaaS ne manquent pas pour tenter de répondre aux besoins des entreprises multisites comme la vôtre.

Mais toutes les solutions ne sont pas égales, voici donc quelques facteurs à prendre en compte :

1) Besoins centralisés

La capacité principale dont vous avez besoin est un fournisseur de services de communications unifiées capable d'unifier vos besoins de communication et de collaboration d'entreprise en une solution unique et entièrement intégrée dans chaque bureau et site. Cela devrait inclure :

• Cloud VoIP/appels vocaux : capacités d'appels vocaux/vidéo et de conférence faciles à utiliser pour les appels entrants et le support client
• Messagerie unifiée : fonctionnalités intégrées de messagerie vocale, de chat, de SMS, de fax et même de transcription de la messagerie vocale vers l'e-mail
• Réunions en ligne : visioconférence HD avec partage d'écran
• Outils de collaboration : canaux de partage de fichiers, de sauvegarde et de messagerie d'équipe
• Applications mobiles : possibilité d'accéder à tous les outils depuis n'importe quel appareil/emplacement

Si votre entreprise investit dans les applications Microsoft 365 ou Office, trouver une solution UC offrant une intégration approfondie avec Microsoft Teams est idéal. Cela vous permet de passer/recevoir des appels, d'afficher des messages vocaux et de partager des fichiers directement dans l'interface Teams que votre personnel utilise déjà au quotidien.

2) Intégration et commodité de l'utilisateur

Vous aurez besoin d'un système téléphonique VoIP rapide et facile à déployer dans l'ensemble de votre organisation, sans formation majeure des utilisateurs ni obstacles liés à la gestion du changement. Les solutions de gestion des appels basées sur le cloud présentent un avantage inhérent par rapport aux systèmes rigides sur site en termes d'installation conviviale et d'interfaces intuitives.

Les principaux fournisseurs de communications unifiées comme Nextiva offrent une expérience utilisateur moderne avec une conception d'interface claire et simple dans leurs applications mobiles et de bureau. Vos employés doivent être capables de passer des appels de manière intuitive, de gérer des réunions, d'accéder à la messagerie vocale, de discuter et d'exploiter les autres fonctionnalités unifiées du système sans préparation ni formation approfondies.

Les fonctionnalités d'appel du système, en particulier, devraient être conviviales : par exemple, il devrait être possible de transférer des appels entre des emplacements et des extensions en quelques clics seulement.

3) Communication multi-sites

Faciliter une communication intersite fluide est indispensable. Recherchez une plate-forme de communication d'entreprise dotée de solides capacités de gestion des appels, telles que :

• Transferts et transferts d'appels indépendants de l'emplacement : en quelques clics seulement, les employés peuvent transférer sans effort des appels vocaux entre différents bureaux, extensions et appareils mobiles/utilisateurs distants.
• Réceptionnistes virtuels : acheminez efficacement les appelants vers la bonne personne/le bon service à l'aide d'un réceptionniste virtuel avancé pour donner aux appelants un menu pour atteindre la bonne équipe ou le bon bureau.
• Annuaire d'entreprise unifié : recherchez et connectez-vous rapidement avec des collègues partout où ils se trouvent en recherchant simplement dans l'annuaire centralisé par nom ou par service.

Un système de communications unifiées qui offre l'indépendance à différents sites rend la communication transparente au sein de votre organisation multi-sites.

4) Administration centralisée

L'administration et la surveillance centralisées constituent une capacité cruciale qui simplifie considérablement les déploiements de communications unifiées multisites et les tâches de gestion continues.

Grâce à une visibilité en temps réel sur l'état et les performances du système sur tous les sites, votre équipe informatique peut résoudre rapidement les problèmes, optimiser le routage des appels et garantir une disponibilité constante de votre infrastructure de communication. Les analyses unifiées fournissent également des informations précieuses sur les volumes d'appels, les modèles d'utilisation, les comportements de collaboration en équipe, etc., pour élaborer de meilleures stratégies commerciales.

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Unifiez vos communications professionnelles avec Nextiva

Vous bénéficiez de beaucoup plus de fonctionnalités avec un système téléphonique basé sur le cloud conçu pour plusieurs sites et bureaux. Voici plusieurs façons d’améliorer vos communications d’entreprise :

• Collaboration transparente entre les sites via des outils intégrés de voix, vidéo, de messagerie et de partage de fichiers
• Une expérience de service téléphonique mobile améliorée pour les employés avec accès aux communications de n'importe où
• Gestion simplifiée grâce à une administration et un provisionnement centralisés
• Fonctionnalités robustes de gestion des appels multi-sites et multi-lignes telles que les transferts, les opérateurs et l'intégration d'annuaire
• Évolutivité sans mises à niveau complexes pour ajouter facilement de nouveaux emplacements au fur et à mesure de votre croissance,
• Rentabilité grâce à une tarification prévisible de l'abonnement cloud par utilisateur

Lors de l'évaluation des solutions de communication d'entreprise , privilégiez celles qui offrent une expérience utilisateur intuitive, des fonctionnalités centralisées et unifiées, une optimisation multi-sites, une sécurité/fiabilité robuste et une expérience éprouvée au service d'entreprises comme la vôtre.

Nextiva apparaît comme le fournisseur UCaaS tout-en-un préféré, adapté aux entreprises possédant plusieurs sites aux États-Unis. Sa plate-forme de communication cloud intègre étroitement les appels VoIP, la vidéoconférence, la messagerie d'équipe, les applications mobiles et les outils de productivité dans une solution facile à utiliser.

Les principales fonctionnalités multisites incluent des transferts d'appels transparents entre les sites, une gestion centralisée de tous les bureaux, des intégrations CRM et une tarification par utilisateur qui simplifie la mise à l'échelle. Avec une formation intégrée, une assistance 24h/24 et 7j/7 et une disponibilité de niveau entreprise, Nextiva propose un système téléphonique VoIP évolutif pour les petites, moyennes et grandes entreprises multi-sites.

Prenez le contrôle de vos besoins de communication dès aujourd’hui. Unifiez l’ensemble de votre organisation avec Nextiva et débloquez une collaboration, une mobilité et des économies améliorées sur tous vos sites.