Le guide du débutant sur les systèmes téléphoniques multilignes et les meilleurs choix de téléphone

Si votre entreprise se développe rapidement, il y a de fortes chances que vous ayez dépassé le système téléphonique de votre entreprise.
L'incapacité de gérer plusieurs appels à la fois vous coûte des ventes et nuit à l'expérience client. Un système téléphonique multiligne offre des fonctions essentielles comme la tenue d'appels et bien plus encore.
La meilleure partie est que vous n'aurez plus besoin de prises téléphoniques ni de modifications de vos numéros de téléphone. Il existe plusieurs façons de configurer un système téléphonique professionnel pour prendre en charge plusieurs lignes.
Ce guide vous aidera à trouver le système téléphonique multiligne adapté à vos besoins.

• Qu'est-ce qu'un système téléphonique multiligne ?
• Comment fonctionnent les systèmes téléphoniques multilignes ?
• Types de téléphones multilignes
• Comment configurer un système téléphonique multiligne
• Fonctionnalités avancées du système téléphonique
• Avantages d'un système téléphonique multiligne

Qu'est-ce qu'un système téléphonique multiligne ?

Un système téléphonique multiligne vous permet de gérer simultanément deux appels ou plus. Il permet aux employés de mettre des appels en attente, de composer des numéros internes ou externes et de reprendre la ligne.
Les téléphones multilignes diffèrent des téléphones à une seule ligne qui ne peuvent maintenir qu'un seul appel téléphonique à la fois. De même, un numéro de téléphone leur est attribué. Lorsque la ligne est en cours d'utilisation, les appelants seront dirigés vers une messagerie vocale ou un signal occupé.

Lorsque vous embauchez de nouveaux employés et augmentez votre clientèle, l'approche à ligne unique entrave votre croissance.
Les entreprises peuvent mettre en place un système téléphonique multiligne de deux manières principales :

• Système téléphonique multiligne sur site – Ce système téléphonique sur site vieillissant nécessite un équipement de télécommunication. Les exemples incluent un autocommutateur privé (PBX) ou une unité de système de clé (KSU). Les deux nécessitent de nombreuses compétences techniques pour être gérées.
• Système téléphonique multiligne basé sur le cloud - Ce système téléphonique moderne existe dans le cloud pour fournir des lignes téléphoniques illimitées pour les téléphones à utiliser. Les systèmes téléphoniques cloud n'ont pas besoin que les utilisateurs soient sur place pour obtenir une tonalité. Des exemples de cela incluent les nouveaux services téléphoniques VoIP et certains PBX IP.

Les propriétaires d'entreprise ont rarement touché aux systèmes téléphoniques traditionnels après les avoir installés. Dans la plupart des cas, un seul appareil avec plusieurs lignes et numéros de téléphone répondait aux besoins de leur entreprise.
À une certaine époque, les systèmes PBX étaient abordables à installer et à entretenir. Au fur et à mesure que la technologie évoluait, les techniciens qualifiés se faisaient rares. Le matériel et le talent les rendent assez coûteux à conserver. De plus, il leur manque la fonctionnalité vitale pour travailler à distance.
Le système téléphonique multiligne basé sur le cloud exploite la technologie Voice over Internet Protocol ( VoIP ). Ce nouveau système téléphonique fonctionne en utilisant une connexion Internet plutôt que des lignes séparées. Ces systèmes téléphoniques sont plus performants et plus économiques pour les entreprises de toutes tailles.

Comment fonctionne un système téléphonique multiligne ?

Un système téléphonique multiligne crée un réseau téléphonique interne avec des extensions séparées. Cette fonctionnalité permet aux opérateurs de mettre en attente les appels entrants et de voir la présence en temps réel des autres extensions.
Traditionnel et basé sur le cloud sont deux types de systèmes téléphoniques qui prennent en charge plusieurs lignes téléphoniques. Vous devez connaître les différences entre chaque type de système téléphonique.

Systèmes téléphoniques multilignes traditionnels

Les systèmes téléphoniques multilignes analogiques se déclinent en deux versions.
Le premier est celui où une seule ligne fixe fournit une fonctionnalité à deux lignes en utilisant les fils existants. Vous les câbleriez dans les prises téléphoniques en utilisant des fils jaunes et noirs. Vous devrez payer une ligne supplémentaire auprès de la compagnie de téléphone pour l'utiliser. Les combinés analogiques peuvent changer de ligne et mettre des appels en attente à l'aide du bouton flash.
Le deuxième type est un autocommutateur privé - ou PBX en abrégé. Il accepte plusieurs lignes téléphoniques via des lignes fixes ou des troncs de base. Ceux-ci fournissent des fonctionnalités téléphoniques telles que la messagerie vocale, le transfert d'appel et le haut-parleur. Si vous devez composer le 9 pour accéder à une ligne extérieure, vous disposez d'un PBX.
Les appelants recevront un signal occupé lorsque vos lignes entrantes sont utilisées. Cette limitation est une préoccupation notable pour une entreprise qui a besoin de se développer.
Les systèmes téléphoniques traditionnels nécessitent des téléphones de bureau pouvant accepter plusieurs lignes. Ces téléphones offrent des fonctionnalités telles que des casques ou des capacités de téléphone sans fil (DECT). Cependant, sa popularité ne cesse de décliner au profit de son alternative : la VoIP.
Les systèmes téléphoniques multilignes fonctionnant dans le cloud offrent le meilleur des systèmes VoIP et PBX. Regardons sous le capot pour voir comment ils fonctionnent.

Systèmes téléphoniques multilignes basés sur le cloud

Le successeur du système téléphonique traditionnel est le système téléphonique cloud. Ils offrent des capacités multilignes avec une évolutivité illimitée. De plus, ils offrent de nombreuses fonctionnalités professionnelles très demandées.

Comment est-ce possible?
Ce type de système téléphonique multiligne utilise la voix sur protocole Internet. Contournez entièrement la compagnie de téléphone locale avec la VoIP. En tant que fournisseur VoIP professionnel fiable , Nextiva fournit un système téléphonique complet dans le cloud avec une disponibilité impressionnante.
Un système téléphonique cloud convertit les appels en paquets de données. Il les transmet à un centre de données à proximité. En quelques millisecondes, le téléphone IP convertit l'audio en un son que vous pouvez entendre. Le fournisseur VoIP fournit un PBX virtuel dédié à ses utilisateurs professionnels.
"Virtuel" est une distinction importante lorsqu'il s'agit de systèmes téléphoniques multilignes.
Les extensions téléphoniques ne sont pas des lignes téléphoniques physiques. Il n'y a pas non plus de prises téléphoniques. Ce sont des représentations logiques pour un PBX cloud pour mettre les appels en file d'attente ou fournir un parcage d'appels. Vous pouvez mettre en file d'attente jusqu'à 525 appels par ligne. Cela fait beaucoup d'appels !
Tant que vous disposez d'une connexion Internet fiable, vous pouvez disposer d'autant de lignes que vous le souhaitez.

Types de téléphones multilignes (et cas d'utilisation)

Choisir les téléphones de votre entreprise ne doit pas être un jeu de hasard. Il existe quelques types de téléphones à utiliser avec votre système téléphonique multiligne. Avoir plus de lignes ne signifie pas toujours mieux.
Nous avons décomposé les téléphones en fonction du nombre de lignes avec des exemples.

Téléphones à 2 lignes

Un système téléphonique à deux lignes est idéal pour les petites entreprises qui ont un volume d'appels prévisible.
Voici des exemples de cas d'utilisation d'entreprises qui pourraient utiliser deux lignes :

• Solopreneurs avec une ligne pour la vente et une seconde pour le service.
• Petits bureaux avec deux employés, ils ont donc chacun une ligne.
• Petits détaillants pour accepter les appels entrants et une ligne pour la gestion.

Vous pouvez trouver des téléphones de bureau VoIP à deux lignes pour environ 80 $. Le Poly VVX 150 est un excellent choix pour les petits budgets.

Téléphones à 4 lignes

Si vous constatez que les employés doivent mettre des appels en attente, un transfert à chaud, un téléphone à quatre lignes convient parfaitement.
Découvrez ces exemples d'utilisation d'un téléphone à quatre lignes :

• Petites agences avec des commerciaux et des gestionnaires de compte pour répondre aux appels entrants des clients.
• Les équipes de service client avec des représentants de support rappellent les clients, les fournisseurs et les employés.
• Réceptionnistes ayant besoin de répondre et de transférer plusieurs appels entrants.

Les prix des téléphones à quatre lignes commencent à environ 160 $ ​​par combiné. Le Poly VVX 250 ou le téléphone IP Cisco 6851 sont d'excellents choix pour un téléphone VoIP robuste.

Téléphones 6-12 lignes

Le prochain niveau de téléphones multilignes offre de meilleures performances que les téléphones VoIP de moindre qualité. Ils ont des chipsets plus rapides, plus de mémoire et encore plus de personnalisation que les téléphones standard. À ce niveau, ils offrent des fonctionnalités avancées, telles que la présence de ligne et les touches programmables.
Ceux-ci seront la meilleure option pour ces besoins commerciaux :

• Les assistants de direction qui filtrent et ont besoin de connaître le statut de ligne de leur cadre.
• Les superviseurs d'équipe qui doivent surveiller plusieurs appels à la fois.
• Responsables de compte seniors qui doivent vérifier les stocks et les prix avec la direction.

Les téléphones de bureau de plus de cinq lignes coûtent généralement plus de 250 $. Le téléphone VoIP économique Nextiva X-885 prend en charge 12 lignes pour seulement 190 $.
Pour une flexibilité ultime, essayez le téléphone VoIP Nextiva X-835. Voici un avis du passionné de système téléphonique professionnel Prince Rich :

Vidéo : Examen de l'appareil Nextiva X-835 par Rich Technology Group

Nombre flexible de lignes téléphoniques

Le défi de choisir un téléphone avec un nombre prédéfini de lignes téléphoniques disponibles ? Vous devez comprendre vos besoins en communication d'entreprise et anticiper vos besoins futurs.
Quel que soit le nombre de lignes utilisées par votre entreprise, il est toujours préférable d'avoir des téléphones capables d'en gérer davantage. Il est important de souligner que ces téléphones n'ont besoin que d'un seul fil, ce qui facilite l'installation.
Que faire si vous avez besoin de quatre lignes téléphoniques la plupart de l'année, mais jusqu'à dix pendant les saisons les plus occupées ?
Avec les systèmes téléphoniques traditionnels, vous ne pouvez pas augmenter rapidement le volume de vos appels. Et si vous embauchez de manière agressive, vous devrez ajouter plus de lignes et acheter de nouveaux combinés.
C'est là qu'intervient la VoIP hébergée . Lorsque vos besoins changent, vous pouvez ajouter plus de lignes téléphoniques lorsque vous en avez besoin directement depuis votre tableau de bord d'administration.
Au lieu d'acheter de nouveaux combinés, ils peuvent utiliser une application téléphonique professionnelle sur leur smartphone. Boum, c'est fait !

Comment configurer un système téléphonique multiligne

Si vous empruntez la voie du système téléphonique traditionnel, vous aurez besoin de la compagnie de téléphone pour installer chaque ligne. Vous devrez également prévoir un budget conséquent pour un PBX sur site et un technicien pour tout configurer. Vous devrez configurer les téléphones de bureau pour qu'ils s'interfacent avec votre PBX.
Un système téléphonique multiligne basé sur le cloud est une alternative plus simple. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet, et cela ne prend que 20 minutes environ.

Voici les quatre étapes pour configurer votre système téléphonique virtuel avec plusieurs lignes :

1. Choisissez un service téléphonique professionnel. Sélectionnez un plan en fonction des besoins de votre entreprise. Nextiva propose une gamme de forfaits téléphoniques dotés de fonctionnalités puissantes. Vous pouvez également l'essayer gratuitement.
2. Attribuez des postes téléphoniques. Dans votre portail d'administration, vous pouvez commencer à ajouter des extensions internes de chacun des membres de votre équipe. Cela facilite la numérotation interne et les transferts d'appels.
3. Enregistrez vos salutations téléphoniques. Téléchargez votre message d'accueil personnalisé ou enregistrez-en un depuis votre téléphone (ou votre ordinateur). Laissez une première impression durable lorsque les gens appellent votre entreprise.
4. Commencez à passer des appels et à y répondre : si vous n'avez pas encore de téléphone VoIP, vous n'avez pas besoin d'attendre qu'un téléphone arrive. Commencez avec votre smartphone iOS ou Android grâce à une application softphone .

Vous aurez un système téléphonique multiligne en moins d'une heure. Les téléphones VoIP de Nextiva sont équipés de tous vos paramètres, vous devez donc les brancher.

Fonctionnalités avancées dans un système téléphonique multiligne

Que pouvez-vous faire avec un système téléphonique multiligne ? Ils offrent bien plus que plusieurs extensions téléphoniques. Certaines fonctionnalités varient entre les PBX sur site et les systèmes téléphoniques cloud.
Plongeons-nous dans les principales fonctionnalités VoIP que vous voudrez avoir dans votre système téléphonique multiligne.

1) Standard automatique

Un standard automatique dirige les appels entrants vers la bonne personne ou équipe en fonction de la saisie au clavier de votre appelant.
L'utilisation d'un standard automatique améliore l'expérience client en réduisant le temps d'attente. Vous véhiculerez également l'image d'une entreprise professionnelle quelle que soit la taille de votre entreprise.
Gagnez du temps grâce à ces scripts de standard automatique prêts à l'emploi.

2) Mise en attente d'appel et stationnement d'appel

La mise en attente d'appel vous permet de mettre un appel en pause afin que vous puissiez parler avec un collègue ou répondre à un autre appel. Le parcage d'appels est similaire, mais avec l'avantage supplémentaire de permettre aux autres de récupérer l'appel que vous avez mis en attente.
La mise en attente et le parcage d'appels vous permettent de résoudre chaque appel client. De plus, la musique d'attente engage les appelants et annonce des messages personnalisés comme les options de paiement.

3) Analyse des appels

Mesurer les volumes d'appels et les associer à l'activité commerciale vous aide à faire évoluer votre organisation. Le service de téléphonie Internet de qualité professionnelle de Nextiva affiche des données d'appel et des analyses commerciales en temps réel.
En un coup d'œil, les superviseurs peuvent afficher des rapports et créer des tableaux de bord personnalisés pour que la direction et le personnel puissent donner le meilleur d'eux-mêmes.

4) Renvoi d'appel

La fonction de renvoi d'appel vous permet de transférer des appels vers n'importe quel numéro de téléphone ou appareil. Selon votre fournisseur, vous pouvez également acheminer les appels vers votre messagerie vocale, votre téléphone de bureau ou votre téléphone portable.
Le transfert d'appel vous aide à rester opérationnel, même lorsque vous n'êtes pas au bureau. Vous pouvez éliminer les appels manqués et les opportunités commerciales manquées.

5) Routage des appels

Le routage des appels est une fonctionnalité VoIP qui dirige les appels entrants vers n'importe quelle personne en fonction des critères que vous définissez. Cette logique inclut les sélections de l'heure, de l'ID de l'appelant et du standard automatique.
Vous pouvez acheminer vos appels vers votre équipe à l'aide de l'une de ces règles :

• Round-robin : les appels sont répartis de manière égale dans l'équipe
• Régulier : les appels sont traités dans l'ordre chronologique
• Uniforme : les appels sont dirigés vers l'agent qui est disponible depuis le plus longtemps
• Simultané : tous les téléphones sonnent, et l'agent qui répond le premier prend l'appel
• Pondéré : Vous définissez un ratio d'appels à acheminer vers chaque agent

6) Messagerie vocale professionnelle

Si vous ne répondez pas à votre appel à temps, autorisez vos appelants à laisser un message vocal. Cela signifie que vous ne perdrez pas un prospect potentiel ou une chance de ravir un client. Sinon, ils pourraient se tourner vers votre concurrent.
La messagerie vocale professionnelle peut également envoyer des transcriptions de messages vocaux à votre e-mail ou à votre SMS. Restez au courant de vos messages vocaux afin de pouvoir effectuer un suivi en temps opportun.

7) Écran pop

La fenêtre contextuelle affiche des informations en temps réel sur les appelants dès que votre téléphone sonne. Call Pop de Nextiva présente des données telles que le sentiment des clients et les interactions passées. Cette intégration à votre CRM fait passer votre expérience client au niveau supérieur.

8) Numéros gratuits

Les numéros d'affaires sans frais vous aident à acquérir une présence nationale. Les numéros sans frais comportent un indicatif régional 800/888/866 qui ne facture pas les appelants fixes.
Établissez la confiance avec votre public et suivez les appels entrants à travers les campagnes marketing. Vous pouvez également obtenir un numéro sans frais comme 1-800-CONTACTS et construire une marque encore plus forte.

9) Audioconférence

Utilisez une conférence téléphonique pour organiser des réunions à l'aide de votre téléphone ou d'une connexion Internet. Les conférences téléphoniques sont un élément essentiel de tout système téléphonique moderne, mais il s'agit généralement d'un complément pour les configurations de lignes fixes.
La conférence téléphonique rassemble les participants sans un PBX coûteux ou un service tiers. Vous pouvez profiter de réunions productives avec des collègues, des partenaires ou des clients. Une solution VoIP basée sur le cloud signifie que les participants bénéficient également d'une qualité d'appel HD.

10) Enregistrement d'appel

L'enregistrement des appels téléphoniques augmente la responsabilité et les opportunités de formation avec votre équipe. Il révèle des informations puissantes sur vos prospects et votre expérience client.
Adapté des centres d'appels à volume élevé, l'enregistrement des appels VoIP ne nécessite ni cassette ni équipement. Personnalisez cette fonctionnalité pour enregistrer tous les appels, sélectionner des utilisateurs ou à la demande.

Avantages d'un système téléphonique multiligne

Vous avez encore besoin d'être convaincu des avantages d'un système téléphonique multiligne ? Voici quelques avantages à considérer.

Réduction des coûts

La meilleure façon de fournir plusieurs lignes téléphoniques à votre équipe est de suivre la voie du système téléphonique cloud.
Un système de téléphonie fixe basé sur le système téléphonique ordinaire (POTS) coûte en moyenne 50 $ par ligne. Ce plan d'appel est généralement réservé aux appels locaux. Il manque également toutes les fonctionnalités de téléphonie professionnelle que les entreprises utilisent aujourd'hui.
Ce n'est un secret pour personne que des entreprises comme AT&T, Verizon, CenturyLink et Frontier sont passées au cloud. Ils économisent jusqu'à 65 % sur leurs coûts de communication.
Les systèmes téléphoniques alimentés par VoIP coûtent moins de 20 $ par ligne chaque mois. Vous ne paierez pas non plus d'installation, de serveur PBX ou de frais de péage grâce aux appels illimités .

Fiabilité

Votre système téléphonique doit être fiable et sécurisé. Les systèmes téléphoniques sur site vous rendent vulnérable aux pannes de courant ou de réseau.
Les systèmes téléphoniques VoIP reposent sur plusieurs centres de données pour la redondance. Votre entreprise fonctionne sans interruption, peu importe ce qui arrive à l'infrastructure téléphonique.
De plus, les meilleurs fournisseurs de services adhèrent aux normes, notamment PCI, SOC 2 et HIPAA . Concentrez-vous sur vos clients au lieu de vous soucier des audits de sécurité. Hourra !

Souplesse

Supposons que vous embauchiez à distance, que vous ouvriez de nouveaux bureaux ou que vous passiez à une main-d'œuvre hybride. Dans ce cas, vous avez besoin d'un système téléphonique qui permet aux employés de travailler de n'importe où.
Un système téléphonique multiligne traditionnel les limite au bureau. Cela rend la communication difficile lorsqu'ils travaillent à distance .
Un système téléphonique basé sur le cloud vous donne la flexibilité de doter votre équipe des outils dont elle a besoin. Ils peuvent travailler à partir du confort de leur téléphone portable et d'une connexion Internet.

Évolutivité

Si votre entreprise est en pleine croissance et que vous ne voulez pas que la technologie vous gêne, un système VoIP cloud est votre meilleur pari. Il vous permet d'ajouter facilement des lignes téléphoniques. Même l'ajout de plusieurs emplacements au même système téléphonique peut se faire sans aucune compétence technique.
Lorsque vous avez un pic de demande ou une augmentation des effectifs, votre service téléphonique ne vous retiendra pas. Cherchez à appeler la file d'attente pour une autre façon de faire évoluer votre équipe de service client.
Les fournisseurs de téléphonie cloud comme Nextiva offrent une disponibilité et une disponibilité impressionnantes de 99,999 %.

Commodité

Un système téléphonique multiligne vous simplifie la vie et celle de vos employés. Ils deviennent plus productifs et peuvent propulser l'entreprise vers l'avant.
Grâce à des fonctionnalités telles que les standards automatiques et les numéros sans frais, vous gagnerez la confiance de vos clients. Si vous avez besoin de mettre en place un centre d'appels entrants , vous pouvez le faire en moins d'une journée.
Fini le temps où votre compagnie de téléphone vous laissait coincé. Si jamais vous avez besoin d'un coup de main, contactez-nous 24h/24 et 7j/7.

Découvrez le meilleur système téléphonique d'entreprise

Lorsque vous choisissez un système téléphonique professionnel, réfléchissez à vos besoins actuels et dans quelques années. Quelle est la manière idéale dont vous souhaitez interagir avec les clients ? Votre plateforme de communication peut faire ou défaire votre succès.
Un système téléphonique multiligne sur site peut limiter votre potentiel. Cela vous freine en augmentant les coûts et en privant votre équipe des fonctionnalités avancées dont elle a besoin.
Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud sont la référence pour les startups, les entreprises de taille moyenne et les entreprises. US News a désigné Nextiva comme le meilleur service téléphonique professionnel à l'échelle nationale en 2020 et 2021.
Nextiva fournit un système téléphonique multiligne complet pour moins de la moitié du coût des lignes fixes. Obtenez tout à partir de 18,95 $/mois et vous ne regarderez pas en arrière.