Aller au-delà d'Excel ou de Notes : conseils essentiels pour rationaliser les opérations des PME

Lorsque vous avez démarré votre entreprise, vous n’aviez qu’une poignée de clients. Il était logique de stocker et de gérer leurs informations dans une feuille de calcul Excel .

Mais à mesure que votre entreprise grandissait, votre clientèle grandissait également. Aujourd'hui, vous ou vos commerciaux devez parcourir des centaines (voire des milliers) de lignes dans une feuille de calcul pour trouver les informations client nécessaires.

Si votre PME est aux prises avec ces défis, vous n'êtes pas seul. Un récent Act! Le rapport d'enquête CRM a révélé que 39 % des propriétaires de PME utilisent des feuilles de calcul pour gérer les informations client.

Mais à mesure que la transformation numérique devient la norme pour les entreprises de tous les secteurs, les notes et les feuilles de calcul ne sont plus la solution idéale pour gérer les relations clients et répondre aux besoins de votre entreprise . Voici pourquoi vous devez les remplacer par une solution CRM évolutive et ce qu'il faut prendre en compte lorsque vous arrêtez d'utiliser Excel comme CRM.

Raisons d'arrêter d'utiliser les notes et Excel pour gérer les données clients

Tout d'abord : les feuilles de calcul Excel sont idéales pour stocker des ensembles de données provenant de diverses sources telles que Quickbooks et LinkedIn , exécuter des calculs rapides et créer des tableaux et des graphiques. De même, les applications de prise de notes peuvent vous aider à noter rapidement les principaux points à retenir d'une interaction client .

Mais lorsqu’il s’agit d’une gestion efficace de la relation client (CRM), ces capacités ne suffisent pas. Voici quelques inconvénients courants liés à l’utilisation d’Excel comme système CRM :

Problèmes de contrôle de version

Imaginez ceci : vous partagez la feuille de calcul contenant les données client avec votre équipe commerciale. Chaque membre de l'équipe télécharge le fichier sur son ordinateur et met à jour les détails pertinents après avoir parlé à un client. Vous ne tarderez pas à devoir gérer des données en double ou inexactes, ce qui entraînera des communications incohérentes.

Manque d'accessibilité

Les feuilles de calcul ne sont pas particulièrement adaptées aux mobiles. Cela rend difficile pour les commerciaux d'accéder aux données clients et de les mettre à jour lorsqu'ils sont en déplacement, et cela peut affecter les résultats des réunions clients en personne.

Problèmes de sécurité

Au-delà de la protection de votre feuille de calcul de données client avec un mot de passe, Microsoft Excel n'offre pas de fonctionnalités de sécurité robustes. Vous ne pouvez pas faire grand-chose pour empêcher l’accès non autorisé aux données sensibles . Pire encore, si un employé télécharge le fichier sur son ordinateur et quitte votre entreprise, il peut continuer à utiliser vos données clients .

Capacités d'analyse limitées

Les notes et les feuilles de calcul peuvent contenir une tonne de données utiles sur le comportement des clients, l'historique des achats, les demandes de service, etc. Cependant, ils manquent de fonctionnalités d’analyse sophistiquées pour transformer les données disponibles en informations exploitables.

Défis d’évolutivité

À mesure que votre clientèle grandit, la gestion des données clients dans des feuilles de calcul deviendra tout simplement un cauchemar. Imaginez que vous parcouriez des lignes interminables pour savoir quand un client potentiel a été contacté pour la dernière fois. Ou envoyer un SMS de suivi au mauvais numéro de téléphone parce qu'un commercial a oublié de mettre à jour les détails. Ce type d’inefficacité peut entraîner la sortie de prospects de l’entonnoir.

Pourquoi le logiciel CRM est meilleur que les feuilles de calcul

Saviez-vous que plus d'un quart des PME qui ont commencé à utiliser un logiciel CRM ont constaté une augmentation significative de leurs revenus et de leur croissance ? Mais l'amélioration des revenus n'est pas la seule raison pour laquelle vous devriez utiliser un logiciel CRM plutôt qu'Excel . Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un CRM au lieu d' Excel .

Gestion améliorée des données clients

Une plateforme CRM comme Act! CRM propose un tableau de bord centralisé pour collecter, stocker et gérer les informations client. Cela crée une source unique de vérité et les employés des différents départements peuvent tirer parti du partage de fichiers et s'y référer avant d'interagir avec les clients. S'ils modifient des informations, les modifications sont reflétées en temps réel . Cela offre à chacun une vue unifiée et mise à jour de chaque client, améliorant ainsi l' expérience utilisateur . Cela accélère également la prise de décision et simplifie les processus métier .

Acte! fournit même des filtres de recherche avancés pour aider les employés à trouver rapidement les informations nécessaires. Cela facilite des interactions fluides avec les clients et améliore finalement l’expérience d’achat.

De plus, les solutions CRM avec services cloud permettent à plusieurs membres de l'équipe d'accéder et de travailler avec les données client simultanément, quel que soit leur emplacement. Cela les rend particulièrement adaptés aux équipes hybrides ou distantes par rapport aux équipes sur site .

Un aperçu plus approfondi du cycle de vie du client

Avec une solution CRM, votre connaissance des clients ne se limite pas à quelques champs comme le nom, le numéro de téléphone et la date du dernier achat. Au lieu de cela, une plateforme comme Act! vous permet de tracer l'intégralité du parcours d'un prospect et vous aide à comprendre où il se trouve dans l'entonnoir de vente.

Grâce à ces informations, vous pouvez adapter vos efforts de marketing et de vente à chaque prospect au lieu de suivre une approche à l'emporte-pièce. Vous pouvez également surveiller la façon dont les différents prospects évoluent dans l’entonnoir de vente et identifier les points de friction qui éloignent les prospects.

Efficacité améliorée grâce à des flux de travail automatisés

Les systèmes CRM modernes sont dotés d'un large éventail de capacités d'automatisation . Par exemple, Act! vous permet de configurer des rappels et des alertes automatisés. Vous pouvez même attribuer des tâches spécifiques aux commerciaux et laisser le logiciel les avertir automatiquement. Ces fonctionnalités sont utiles pour garantir des suivis opportuns et maximiser les conversions .

De plus, Act! vous permet de configurer des flux de travail automatisés déclenchés en fonction d'actions spécifiques du client. Par exemple, vous pouvez configurer un e-mail de bienvenue qui sera envoyé automatiquement lorsqu'un nouveau prospect entre dans votre entonnoir. De même, lorsqu'un client effectue son premier achat, vous pouvez envoyer une enquête par e-mail.

De tels flux de travail automatisés éliminent le besoin de suivis manuels et contribuent à rationaliser les opérations . Les équipes de support client et de vente peuvent plutôt se concentrer sur des tâches plus cruciales, telles que l'amélioration des taux de fidélisation et de conversion.

Analyses et rapports avancés

Une solution CRM de pointe ne stocke pas seulement les informations client. Il vous aide à analyser les données disponibles et à suivre les mesures cruciales, telles que le coût d'acquisition client (CAC), la valeur à vie du client (CLV) et le score de satisfaction client (CSAT).

Avec ces indicateurs à portée de main, les équipes marketing et commerciales peuvent prendre des décisions plus éclairées. De plus, vous pouvez transformer ces informations en rapports significatifs, utiles pour générer des projections de revenus.

Accès en déplacement

De nombreuses plateformes CRM, dont Act!, proposent des applications mobiles qui permettent aux employés d'accéder facilement aux données et aux informations sur les clients, où qu'ils se trouvent.

L'application mobile Act! (Android et iOS ) fournit aux commerciaux des informations sur les déplacements et les destinations. Ils peuvent également mettre à jour les informations d'un client dans l'application, garantissant ainsi que les autres membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde. Il est également possible de personnaliser les notifications pour améliorer la productivité des commerciaux et constituer des équipes performantes .

Bénéfices supplémentaires

Les plates-formes CRM offrent plusieurs autres avantages, notamment l'automatisation et la personnalisation du marketing intégrées , ainsi qu'une bibliothèque de modèles d'e-mails ainsi que de nombreuses intégrations avec des outils tiers. Acte! utilise même des mesures de sécurité robustes, telles que le cryptage et l'authentification multifacteur , pour la protection des données des clients .

Passer des feuilles de calcul au CRM : considérations clés

Bien que le logiciel CRM offre plusieurs avantages, il est crucial de trouver celui qui convient le mieux à votre petite entreprise . Toutes les plateformes CRM ne sont pas égales, et une mauvaise solution peut ajouter plus de goulots d'étranglement qu'elle n'en résout.

Voici quelques conseils pour identifier la bonne plateforme CRM pour l'optimisation des processus et une croissance sans entrave pour votre entreprise.

Décrivez vos besoins et votre budget

Les plates-formes CRM offrent un large éventail de fonctionnalités, depuis les flux de travail automatisés et les raccourcis vers les données jusqu'à la gestion des pipelines et au reporting. Cependant, votre entreprise n'a peut-être pas besoin de toutes les fonctionnalités proposées. Évaluez vos besoins uniques et créez une liste des éléments indispensables. Ensuite, définissez un budget réaliste en fonction de vos besoins et recherchez des CRM proposant des tarifs dans cette fourchette.

Vérifier la compatibilité

Quelle que soit la plateforme CRM que vous sélectionnez, assurez-vous qu'elle est compatible avec votre pile technologique existante. Recherchez l'intégration avec des outils couramment utilisés, tels que Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, les applications de calendrier, etc. Vérifiez également s'il peut fonctionner sur votre système d'exploitation comme Windows ou macOS .

Considérez la courbe d’apprentissage

Trouver une solution CRM riche en fonctionnalités ne représente que la moitié du travail. Vous devez également vous assurer que vos employés l’utilisent au maximum. Il est donc crucial d’évaluer leurs compétences techniques actuelles et de déterminer s’ils peuvent utiliser un nouveau logiciel CRM. Vous devrez peut-être également mettre en œuvre un programme de formation pour garantir un passage fluide des feuilles de calcul au CRM.

Améliorez votre jeu CRM avec Act!

Le stockage des données clients dans des feuilles de calcul ne permettra à votre petite entreprise que jusqu'à présent. Si vous souhaitez établir des relations clients durables et accélérer la croissance de votre entreprise, utilisez une solution puissante comme Act! n'est pas négociable. Grâce à des fonctionnalités avancées telles que des flux de travail et des rapports automatisés , vous pouvez entretenir des prospects plus efficacement et augmenter vos ventes.

Commencez votre essai gratuit de 14 jours pour découvrir Act! et comprenez comment cela peut stimuler vos efforts de marketing et de vente.