Comment minimiser les retards d'exploitation dans une franchise de services à domicile

Cet article sur les opérations quotidiennes des propriétaires individuels de franchises de services à domicile a été rédigé par le consultant basé à Baltimore, Joe Peters.

Les retards sont une nuisance pour votre franchise de services à domicile, car ils perturbent vos processus commerciaux et peuvent nuire à votre rentabilité.

Il est crucial de faire le travail à temps, comme convenu avec vos clients. Si vous échouez, vous risquez de perdre des clients et d'acquérir une mauvaise réputation, ce qui peut affecter négativement l'ensemble de votre entreprise à long terme.

Nous vous proposons cinq conseils faciles à suivre qui vous aideront à réduire les retards et à optimiser votre entreprise.

Rendre l'horaire de travail accessible

Évitez les malentendus et les retards en mettant l'horaire de travail global à la disposition de toute votre équipe. Votre équipe peut garder à l'esprit sa charge de travail hebdomadaire lorsqu'elle planifie ses missions .

Si vous disposez d'un outil logiciel de gestion de franchise auquel tous les membres de l'équipe peuvent simplement se connecter, vous leur permettez d'avoir un aperçu complet de ce qui les attend.

Ils peuvent se connecter quotidiennement pour voir ce qu'ils doivent faire ce jour-là et s'assurer qu'ils sont sur la bonne voie. Ce type de système élimine pratiquement les rééchelonnements . Si une équipe ne peut pas respecter un rendez-vous, elle sera plus susceptible de le remarquer à temps lorsqu'elle aura une idée claire de ses tâches hebdomadaires ou mensuelles.

Par conséquent, vous en entendrez parler plus tôt. Par conséquent, vous serez en mesure de planifier et de trouver un remplaçant sans perdre de clientèle ni reprogrammer. Cette option favorise non seulement la responsabilité car chaque employé est responsable de la gestion de son temps et de ses engagements, mais elle conduit également à des employés satisfaits - un incroyable 75% des employés sont plus heureux lorsqu'ils se sentent responsables de la création de leur propre horaire.

Investissez dans un système de planification basé sur le cloud si vous souhaitez disposer d'un logiciel accessible, facile à utiliser et vous apportant tous les avantages mentionnés ci-dessus. Les membres de votre équipe n'auront qu'à se connecter pour avoir accès à leurs horaires, ce qui leur permettra de se sentir plus connectés et au top de leur travail.

Connaissez vos limites

Être conscient de ce que vous pouvez accomplir de manière réaliste vous aidera à accepter des travaux que vous pouvez terminer dans les délais. Accepter des emplois pour lesquels vous n'avez pas les personnes ou les compétences nécessaires entraînera des retards . Les entreprises se dépassent souvent parce qu'elles ne veulent pas refuser un client.

Bien que cette attitude soit compréhensible, elle peut entraîner plus de problèmes que la simple perte de revenus. Lorsque vous concluez une transaction, vous offrez au client certaines conditions que vous vous engagez à remplir. Cependant, si vous n'avez pas assez de personnes, de connaissances ou d'expérience pour terminer le travail, vous subirez des revers et finirez en retard. Par conséquent, vos mauvaises critiques pourraient vous coûter des clients potentiels.

Gardez à l'esprit que connaître vos limites conduit à une meilleure satisfaction client . Lorsque vous êtes conscient de vos capacités ainsi que de vos limites, vous n'accepterez que des tâches que vous êtes sûr que votre équipe peut effectuer rapidement et correctement. Sinon, vous laisserez tomber vos clients en ne respectant pas la norme et obtiendrez de mauvaises critiques en raison de mauvaises performances. Familiarisez -vous avec les forces et les faiblesses de votre équipe ainsi que son horaire, ce qui vous aidera à comprendre la quantité de travail qu'elle peut accomplir en une journée ou une semaine. Comprendre les capacités de votre équipe peut vous aider à décider des tâches à accepter et à refuser, évitant ainsi les retards et améliorant votre flux de travail global.

Améliorer la communication

Une bonne communication non seulement avec l'équipe mais aussi avec le client aide à mettre un terme aux retards.

Rester en contact avec votre équipe augmente leur productivité et aide à faire le travail, ce qui profite à la fois à l'entreprise et au client.

Les membres de votre équipe travaillent sur le terrain et ont une expérience directe de la tâche et des problèmes qui peuvent survenir. Demandez leurs commentaires pour comprendre comment vous pouvez les aider, que ce soit sous la forme d'une formation, d'un soutien supplémentaire, en garantissant plus de temps pour des tâches spécifiques ou en embauchant plus de personnes.

Ils pourront également vous avertir s'ils s'attendent à un retard. Comprendre les besoins et les conditions de votre client vous permet d' éviter de perdre du temps sur des aspects sans importance de la tâche , accélérant ainsi le processus. Lorsque vous savez ce que veut le client, vous pouvez le livrer.

Parfois, les clients ne sont pas satisfaits d'un aspect particulier du travail et veulent que vous refassiez quelques choses ou que vous recommenciez. Pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d'onde, restez en contact avec le client tout au long du processus et demandez souvent son avis. Lorsque votre équipe vous informe d'un problème ou d'un retard, informez le client pour le tenir au courant.

Pour améliorer la communication, faites des vérifications avec votre équipe, surtout après les travaux terminés, pour avoir leur avis sur l'ensemble du processus.

Restez en contact avec vos clients par e-mail et sur les réseaux sociaux , où vous pourrez faire passer votre message et recevoir des commentaires sur votre travail. La promotion de la communication et de la rétroaction peut vous aider à repérer et à résoudre les problèmes sur le lieu de travail et à tenir tout le monde informé.

Formez vos employés

Une formation de qualité donne à votre équipe les compétences et les connaissances nécessaires pour respecter les délais. Lorsqu'une équipe reçoit une formation adéquate, elle peut mieux s'organiser car elle comprend combien de temps il faudra pour terminer le travail. Cette connaissance leur permettra de commencer chaque tâche exactement au moment où elles sont censées le faire et de laisser suffisamment de place pour d'éventuelles erreurs ou contretemps, éliminant ainsi les retards réels. De plus, une équipe qui a confiance dans sa connaissance de son métier le fait aussi mieux .

Lorsque vous prenez le temps de former les employés et d'expliquer chaque aspect du travail en détail, ils sont plus susceptibles d'être bons dans ce domaine, ce qui augmente la productivité . La formation peut prendre un certain temps, mais elle sera payante. Les travailleurs seront confiants et autonomes dans l'accomplissement de leurs tâches, ce qui se traduira par une meilleure performance .

• Offrez à vos employés la chance d'avoir une expérience pratique pendant la formation, car cela leur permettra de mieux retenir les informations
• Vous pouvez jumeler les nouvelles recrues avec des employés chevronnés afin qu'ils aient la chance d'apprendre des meilleurs.
• Assurez-vous que votre équipe a accès au matériel de formation, aux présentations et aux instructions pour les aider sur place

Les employés peuvent perdre un temps excessif à récupérer ces données, c'est pourquoi vous devez trouver un moyen de vous assurer qu'ils disposent de toutes les informations facilement disponibles dans une base de connaissances unifiée.

Investissez du temps et de l'énergie dans la formation, car des employés qualifiés réduisent le risque de retards et d'erreurs.

Assurez-vous que vos équipes disposent du bon inventaire

Savoir quel équipement vous avez et où il se trouve vous permet de faire le travail à temps. Avoir le bon équipement est essentiel pour respecter les délais . Il y a de fortes chances que votre équipe trouve certains outils ou équipements indispensables sur le terrain. En fait, vous les avez formés à l'utilisation de ces outils dans leurs opérations quotidiennes.

Lorsqu'un outil est égaré, l'employé doit arrêter de travailler et le trouver avant de pouvoir continuer, ce qui entraîne des retards. Vous devez fournir les bons outils à votre équipe afin qu'ils puissent terminer leur travail. Si tous les membres de l'équipe disposent de tous les outils nécessaires pour accomplir leurs tâches, ils doivent les garder organisés et en lieu sûr.

Lorsque le travail est organisé de manière efficace, les employés seront en mesure de remarquer quand quelque chose manque ou est endommagé, ce qui signifie qu'ils peuvent vous informer rapidement et demander un remplacement.

Malheureusement, 43 % des petites entreprises ne suivent pas correctement leur inventaire ou utilisent des méthodes inefficaces. Ne faites pas partie de cette statistique. Lorsque votre entreprise se développe et que vous commencez à avoir trop d'outils pour compter, sans parler d'un suivi efficace, envisagez d'utiliser des systèmes de suivi qui vous permettent de marquer chaque équipement et de le suivre à l'aide du GPS.

Gardez une trace de votre équipement pour vous assurer que vos employés disposent de tout ce dont ils ont besoin pour fonctionner comme prévu.

Points à retenir pour les propriétaires d'une franchise de services à domicile

Comme cela a été noté, les retards peuvent vous coûter des revenus et des clients, il est donc crucial de les éliminer autant que possible. Commencez à le faire en partageant l'horaire de travail avec tous les employés, leur permettant de rester sur la bonne voie avec leurs tâches. De même, travaillez à reconnaître quand refuser une offre, en particulier lorsque vous n'êtes pas qualifié à 100 % pour faire le travail ou que vous êtes en sous-effectif.

Si vous formez bien vos employés et les laissez vous donner leur avis, cela vous aidera à vous améliorer et à gérer efficacement les erreurs. En plus de tout cela, assurez-vous que votre équipe dispose de tout l'équipement nécessaire pour faire son travail.

Lorsque vous suivez toutes ces étapes, vous ne rencontrez que peu ou pas de retards, ce qui se traduit par des clients et des employés satisfaits.

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