Existe-t-il un moyen de maximiser l'efficacité (du temps) ?

Avez-vous déjà pensé qu'il n'y a pas assez d'heures dans une journée pour tout accomplir ?

Du côté négatif, il est peu probable que nous ayons bientôt plus de 24 heures.

Du côté positif, vous n'avez pas besoin de plus de 24 heures - il existe de nombreuses façons de tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez déjà.

Dans cet article, nous allons passer en revue les moyens de maximiser l'efficacité et de tirer le meilleur parti de notre temps.

Mythes sur l'efficacité au travail

Avant de plonger dans le secret de l'efficacité (du temps), nous devons briser certains mythes populaires.

Être efficace signifie travailler aussi dur que possible

Vous arrive-t-il de passer toute la journée à effectuer des tâches moins importantes de votre liste de tâches, sans vous attaquer à celles qui sont prioritaires ? Ou, vous passez tout votre temps à écrire des listes de tâches, à faire des recherches et à réfléchir à tous les résultats possibles… sans faire de travail réel ?

Si vous avez rarement du temps pour votre famille et vos amis, si vous faites toujours quelque chose mais que vous ne vous rapprochez pas de vos objectifs et si vous vous sentez coupable lorsque vous ne travaillez pas, vous êtes certainement occupé, mais êtes-vous productif ?

L'activité n'est pas nécessairement synonyme de productivité. L'accomplissement des tâches est un meilleur indicateur de productivité que le temps passé à travailler.

Le travail à domicile est moins efficace

Parfois, on croit à tort que travailler à domicile signifie essentiellement regarder Netflix en pyjama et jouer avec vos animaux de compagnie pendant que votre ordinateur portable de travail est ouvert à côté de vous.

Des études récentes ne sont pas les mêmes : le travail à domicile semble être plus productif que le travail au bureau. Une étude de l'Université de Stanford réalisée sur 9 mois auprès de 16 000 travailleurs a révélé que le travail à domicile augmentait la productivité de 13 %. L'augmentation des performances a contribué à un environnement de travail plus pratique, ainsi qu'à moins de pauses et de jours de maladie.

Selon une enquête de ConnectSolutions, 77 % de ceux qui travaillent à distance au moins quelques fois par mois affichent une productivité accrue : 30 % font plus de travail en moins de temps et 24 % font plus de travail pendant la même durée.

Pour réussir, vous devez copier les habitudes des personnes qui réussissent très bien

La routine matinale de chaque personne qui réussit semble inclure se réveiller très tôt, avoir une routine d'entraînement stricte, prendre une douche avec de l'eau froide, méditer, lire, tenir un journal de gratitude, prendre un petit-déjeuner extrêmement sain... La liste est longue. Et tout ça avant 9h.

Bien que je sois heureux qu'une telle routine fonctionne pour eux et qu'ils l'apprécient, il y a quelques problèmes à copier leurs habitudes :

1. Ils ne conviennent pas à tout le monde et ne conviennent pas non plus au mode de vie de chacun. Vous devez adapter vos habitudes quotidiennes à vous, à vos objectifs et à votre mode de vie. Nous sommes tous différents, donc le fait que quelque chose fonctionne pour les autres ne vous donne aucune garantie que cela fonctionnera pour vous.
2. Cela peut être controversé, mais à moins que 1) vous soyez matinal et que votre productivité soit à son maximum ou 2) vous ayez des choses importantes à faire tôt le matin - il n'y a aucune raison réelle de se réveiller à 5 heures du matin.
3. Ne laissez pas les habitudes et les routines quotidiennes des autres vous faire sentir mal au sujet de votre productivité ou vous culpabiliser parce que vous ne comptez pas chaque minute. Cela nous amène à notre prochain mythe…

Vous devez être productif à chaque seconde de la journée

Se reposer est aussi productif que travailler. Vous forcer à travailler tout le temps conduira à l'épuisement professionnel, à l'épuisement et à une baisse des performances, car vous serez trop fatigué pour vous concentrer correctement.

Les experts recommandent un minimum de 7 heures de sommeil par nuit, ainsi que des pauses régulières lorsque vous travaillez afin que votre esprit puisse rester frais et concentré. Les intervalles de travail peuvent aller de 25 minutes (avec des pauses de 5 minutes, comme c'est le cas dans la technique Pomodoro) à 90 minutes (avec 20 minutes de pause).

Télécharger toutes les applications de productivité qui existent vous aidera

Même si nous sommes fans d'applications de productivité, télécharger et essayer d'utiliser chacune d'entre elles fait généralement plus de mal que de bien. Pour éviter d'être submergé, commencez par télécharger uniquement ceux qui, selon vous, vous aideront le plus et testez-les pour voir s'ils fonctionnent pour vous.

S'ils le font - super.

Et, s'ils ne le font pas, vous pouvez toujours télécharger une alternative ou essayer autre chose.

Façons de maximiser l'efficacité

Maintenant que nous avons brisé certains mythes, voici quelques-uns des moyens les plus efficaces de maximiser l'efficacité, de l'utilisation optimale de votre temps à la lutte contre la procrastination.

Suivez votre temps

Être efficace signifie tirer le meilleur parti de votre temps et le dépenser judicieusement.

Mais d'abord, vous devez vous demander : à quoi passez-vous votre temps ?

Si vous ne savez pas, vous devriez commencer à suivre votre temps. Cette pratique vous aidera à analyser la façon dont vous passez votre temps et à apporter des réponses à des questions telles que :

• Y a-t-il quelque chose que vous devriez passer plus ou moins de temps à faire ?
• Quels changements pouvez-vous apporter à votre emploi du temps pour mieux l'adapter à vos besoins ?
• Quels domaines de votre gestion du temps doivent être améliorés ?

De plus, le suivi du temps facilite l'estimation précise du temps dont vous avez besoin pour terminer un certain projet. Il fournit également des données qui vous aideront à évaluer vos performances.

Mange la grenouille

Vous n'avez pas besoin de devenir un fan de la cuisine française - la méthode Eat the frog consiste à faire la tâche que vous redoutez le plus au tout début de votre journée de travail.
La « grenouille » peut être une tâche extrêmement difficile, une tâche extrêmement importante ou une tâche extrêmement difficile et importante. Ce n'est que lorsque vous avez terminé avec la « grenouille » que vous passez à la tâche suivante de moindre importance.

N'oubliez pas que c'est mieux que parfait

Vous devriez toujours essayer de faire de votre mieux. Mais, lorsque vous devenez trop critique et fixez des normes irréalistes pour vous-même et pour les autres, cela peut devenir un problème.

Essayez de vous rappeler que le fait est mieux que la perfection et terminez la tâche même si elle n'est pas parfaite à 100 %. Cet état d'esprit va :

• Vous aider à obtenir des résultats ;
• Éviter le surmenage et l'épuisement professionnel ;
• vous rendre plus productif ;
• vous aider à gagner du temps ;
• Soyez plus facile sur votre santé mentale.

Etre pro-actif

Les personnes efficaces sont des personnes proactives. Ils se concentrent sur ce qu'ils contrôlent et tracent leur propre chemin en prenant des décisions, au lieu de laisser les circonstances actuelles choisir leur chemin. Comment être plus proactif ?

• Planifier à l'avance;
• Fournir des mises à jour en temps opportun aux membres de votre équipe et aux gestionnaires ;
• Soyez actif dans les discussions d'équipe;
• Résolution de problèmes ;
• solliciter des commentaires ;
• Ne vous attardez pas sur les erreurs, mais apprenez-en.

Ayez un plan B si les choses tournent mal

En parlant d'être proactif et de planifier à l'avance, tenez compte du fait qu'il est possible que votre plan échoue. Même si c'est bien pensé, il y a toujours quelque chose d'inattendu qui peut se produire. Pour minimiser le facteur surprise, passez en revue les choses qui peuvent mal tourner et faites un plan B, juste au cas où.

Minimiser les distractions

Pensez à ce qui vous distrait le plus.

Est-ce votre téléphone ? Désactivez les notifications et/ou placez le téléphone dans une autre pièce.

Parle-t-il à vos collègues ? Prévenez-les que vous travaillez sur une tâche importante et que vous discuterez pendant une pause.
Est-ce un lieu de travail curieux ? Investissez dans des écouteurs antibruit.

La préparation est la clé du succès - mieux vous connaissez votre flux de travail, ce qui peut le perturber et quelles sont les étapes nécessaires pour éviter les interruptions, plus vous serez efficace.

Déléguer les tâches moins importantes

Posez-vous la question : quelles tâches correspondent à vos compétences exactes et doivent être effectuées par vous en particulier ? Ce sont vos tâches les plus importantes - faites-en une priorité sur votre liste de tâches. Essayez de déléguer ceux qui ont le niveau de priorité le plus bas afin d'avoir suffisamment de temps et d'énergie pour vous attaquer à vos tâches principales.

Communiquer efficacement

Une communication efficace en milieu de travail est claire, concise, respectueuse, ouverte et fréquente. Chacun devrait avoir son tour pour parler et exprimer sa contribution lors des discussions d'équipe, tandis que d'autres écoutent activement. Gardez toujours à l'esprit le but de la discussion et le problème que vous essayez de résoudre. Une bonne communication minimise les erreurs et les malentendus et rend tout plus fluide.

Cela est particulièrement vrai si votre équipe travaille à distance ou a adopté un modèle de travail hybride. Dans ce cas, il est tout aussi important de trouver les bons outils de communication, des e-mails aux applications de chat d'équipe. Mon équipe utilise Pumble comme application de choix pour le chat et la collaboration d'équipe - c'est idéal pour les équipes à la recherche d'une solution budgétaire car elle est gratuite pour un nombre illimité d'utilisateurs et offre un accès à un historique de chat illimité.

Apprendre à dire "Non"

Le temps est précieux - vous ne disposez que de 1440 minutes par jour pour tout accomplir, y compris votre travail et votre vie privée. Soyez pointilleux sur la façon dont vous le dépensez.

D'autres, cependant, n'ont probablement pas le même sentiment quand il s'agit de votre temps, vous devez donc apprendre à dire « Non ». Soyez assertif, mais poli; donnez aux gens une raison de votre refus, mais n'expliquez pas trop et n'entrez pas trop dans les détails.

Utilisez la "règle des 2 minutes" pour la procrastination

Cette astuce est ma préférée ; si quelque chose m'aide à être productif, c'est ça.

La première étape est la plus difficile — c'est pourquoi elle ne devrait jamais prendre plus de 2 minutes. Rendez-le aussi facile que possible pour commencer.

"Écrire" devient "ouvrir un nouveau document", "faire de l'exercice" devient "mettre vos vêtements de sport", "parcourir vos e-mails" devient "ouvrir l'application de messagerie".

Cela ne semble pas si mal, non ?

Lorsque vous parvenez à commencer, il devient soudainement beaucoup plus facile de continuer à faire ce que vous devez faire et éventuellement de le terminer.

Demander de l'aide

Si vous êtes coincé, il n'y a pas de honte à demander de l'aide. Je comprends que cela puisse être éprouvant pour les nerfs, surtout si vous êtes une nouvelle recrue, mais le moyen le plus rapide d'apprendre est de demander. D'ailleurs, il vaut mieux demander et le faire correctement que de faire des erreurs qui pourraient facilement être évitées.

La première option devrait être de vérifier si la réponse n'a pas déjà été partagée avec vous ou s'il s'agit simplement d'une recherche Google. Si ce n'est pas le cas, trouvez la bonne personne pour votre problème et posez la question.

Si une réunion peut être un e-mail, faites-en un e-mail

Selon Atlassian, l'employé de bureau moyen passe 31 heures par mois à assister à des réunions improductives. Les 91 % des participants moyens aux réunions ont déclaré avoir rêvé pendant la réunion, 73 % ont fait d'autres travaux, 39 % ont même dormi et 45 % se sont sentis dépassés par le nombre de réunions auxquelles ils assistaient.

Certaines choses doivent être discutées et réfléchies lors d'une réunion ; d'autres peuvent être simplement un e-mail. Si le premier est le cas, maintenez vos réunions sur le point et productives.

D'autres façons d'optimiser l'efficacité auxquelles vous n'avez peut-être pas pensé

Outre les moyens habituels de lutter contre la procrastination, la désorganisation et d'autres ennemis de la productivité, il existe également des choses amusantes et / ou intéressantes que vous pouvez essayer pour maximiser l'efficacité.

Trouvez la bonne liste de lecture

Si vous faites partie de ces personnes qui ne peuvent pas fonctionner sans musique, trouver les morceaux parfaits pour travailler est un facteur important de votre réussite. Certains préfèrent les applications avec des sons de fond, certains apprécient la radio lo-fi ou jazz, certains ont une liste de lecture YouTube spécialement conçue pour le bousculage. Ou peut-être que les écouteurs antibruit font l'affaire pour vous ? La musique peut affecter la productivité à la fois positivement et négativement, alors assurez-vous de trouver la bonne liste de lecture.

Ne négligez pas l'importance d'une formation musicale adéquate !

Tenir des réunions debout

Essayez de tenir une réunion debout - c'est, comme son nom l'indique, une réunion où tout le monde se tient debout. Cela peut sembler inhabituel, cependant, il présente un certain nombre d'avantages, car il :

• Prend moins de temps;
• Maintient l'engagement de l'équipe, améliorant ainsi les performances ;
• Est plus pertinent ;
• Met moins de stress sur le corps - en particulier, le cou, le dos et les épaules qui peuvent commencer à faire mal après une période prolongée en position assise.

Offrez-vous de petites récompenses

Certaines tâches sont extraordinairement ennuyeuses et/ou difficiles, mais elles doivent être faites - et, ce qui est encore pire, elles doivent être faites par vous spécifiquement.

Après de nombreuses recherches empiriques, je suis arrivé à la conclusion que la meilleure façon de me résoudre à faire de telles tâches est de me promettre une petite récompense. J'ai parlé à des gens qui utilisent la méthode inverse : ils choisissent une punition pour eux-mêmes s'ils ne font pas la tâche, mais j'aime plus la méthode de récompense. Cela vous fait former une association positive avec votre tâche, au lieu d'une association négative.

Et, selon les sages paroles de Tom et Donna de Parks and Recreation, vous devriez « vous faire plaisir ».

Trouver des raccourcis reproductibles

Si vous vous retrouvez à faire quelque chose encore et encore, ne perdez pas de temps à répéter toujours le même processus - automatisez-le à la place.

Par exemple, si vous recevez de nombreux e-mails qui nécessitent la même réponse ou une réponse très similaire, créez un modèle au lieu de taper la même chose plusieurs fois.

Rendez votre espace de travail agréable et inspirant

Si vous passez 8 heures ou plus au même endroit, rendez cet endroit agréable. Vous pouvez le faire en :

• Désencombrez votre bureau, votre ordinateur portable et votre téléphone. Rendez Marie Kondo fière de vous en jetant et supprimant tout ce que vous n'utilisez pas. Ne gardez que les choses qui sont importantes ou, comme elle dirait, qui « suscitent de la joie », comme une plante ou une photo encadrée sur votre bureau ;
• Ajouter quelques touches personnelles pour rendre l'espace plus agréable à travailler ;
• Choisir le bon éclairage qui n'est pas trop brillant, mais qui vous permet de rester éveillé et concentré.

Si vous ne savez pas par où commencer, recherchez l'inspiration en ligne. Mes favoris personnels sont les configurations de bureau esthétiques et les collections de papeterie sur YouTube - je les regarde comme si j'étais enchanté. En plus de m'apporter une joie inexplicable, ils me font aussi acheter impulsivement beaucoup de choses inutiles, alors surveillez-les avec prudence.

Si vous tergiversez, trouvez un partenaire responsable

Les gens le font généralement lorsqu'il s'agit d'aller à la salle de sport ou de manger sainement, mais bon, pourquoi ne pas l'appliquer aussi au travail ? Si vous luttez contre la procrastination, trouvez quelqu'un qui est dans le même bateau que vous et tenez-vous mutuellement responsables et sur la bonne voie.

Soyez prudent lorsque vous choisissez votre partenaire de responsabilité, car il s'agit d'une arme à double tranchant. Cela peut se retourner contre vous lorsque vous finissez par vous permettre mutuellement de tergiverser davantage, ensemble, ce qui est exactement le contraire de ce que nous visons à accomplir.

Conclusion

L'efficacité signifie atteindre une productivité maximale avec un minimum d'effort. Dans notre cas, cela signifie également travailler intelligemment et être intentionnel quant à votre temps. Il existe de nombreuses façons d'y parvenir, allant de la minimisation des distractions et du "manger la grenouille" à la recherche de la bonne liste de lecture et à l'octroi de petites récompenses pour l'accomplissement de tâches. Il vous suffit de trouver les moyens qui vous conviennent le mieux et vous serez sur la bonne voie pour maximiser votre efficacité.