Comment nous gérons une équipe répartie dans le monde entier - conseils des responsables de Flock

Comment gérer une équipe lorsque toute votre entreprise change ?

2020 a apporté une multitude de changements organisationnels massifs aux entreprises du monde entier. Beaucoup apprennent à s'adapter à des équipes distribuées pour la première fois. Pour être juste, la courbe d'apprentissage est assez raide, donc c'est surtout par essais et erreurs que les entreprises découvrent ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Heureusement, Flock est une entreprise distribuée depuis quelques années maintenant, avec des employés répartis entre Mumbai, Bangalore et Boston, entre autres. Alors que les chefs d'entreprise du monde entier continuent de développer les meilleures pratiques et approches pour gérer leurs équipes nouvellement distantes, nous avons demandé aux dirigeants de Flock quelques conseils et astuces pour gérer une équipe répartie dans le monde entier.

Rencontrez nos gestionnaires

Shourya Saha est la responsable du service client de Flock. Stratège chevronnée, Saha a défini et exécuté avec succès des solutions stratégiques en partenariat avec des équipes de direction d'entreprises internationales avant de rejoindre Flock.

Ninad Raval est le responsable des produits et du design chez Flock. Raval a géré et dirigé des équipes de conception et de produits pendant près de deux décennies, se concentrant principalement sur les espaces SaaS et de commerce électronique.

Quels outils utilisez-vous pour suivre les tâches de votre équipe et leur progression ?

À l'échelle de l'entreprise, Flock utilise des outils tels que Jira, Asana, North, Google Docs et Sheets pour gérer les tâches, organiser les fichiers et collaborer. Nous connectons tous ces outils à l'aide d'intégrations dans Flock, donc tout est au même endroit.

Notre équipe produit utilise une combinaison de North et de Google Sheets pour suivre à la fois les délais et les mesures de performance des projets, les OKR et les initiatives. Pour les tâches qui nécessitent un support interfonctionnel du développement ou de la conception, ils utilisent Jira et Google Docs pour collaborer.

Pour des équipes comme le support client, qui est très axée sur les données, des outils CRM comme Zendesk et la visualisation des données dans Metabase aident à suivre les performances et à rationaliser la communication. Shourya suit les progrès du support client de manière quantitative, en mesurant des mesures telles que, mais sans s'y limiter, la productivité, la satisfaction client, la résolution du premier appel, etc. Pour l'analyse qualitative, il encourage l'équipe à adopter des examens de cas aléatoires. L'équipe d'assistance (et toutes les équipes internes de Flock) utilisent également des outils de visioconférence tels que Flock et Zoom pour se connecter en face à face même lorsqu'ils sont à des kilomètres l'un de l'autre.

À quelle fréquence rencontrez-vous votre équipe distribuée ?

« En tant qu'équipe de soutien, nous nous rencontrons une fois par semaine », explique Saha. "Généralement, nous parlons des performances de la semaine dernière, analysons tout processus, politique ou mise à jour technologique pertinent pour l'équipe, partageons les meilleures pratiques et appelons ceux qui ont peut-être fait un travail exceptionnel."

Notre équipe produit garde les choses plus décontractées que l'assistance, se réunissant chaque vendredi pour une «Team TGIF» pour discuter de nouveaux apprentissages et de sujets intéressants, ainsi que pour se détendre avec une discussion rapide ou un jeu.

À quelle fréquence rencontrez-vous les employés 1: 1 ?

Saha et Raval disent tous deux rencontrer leurs chefs d'équipe 1: 1 une fois par mois.

"La conversation entre les chefs et les ingénieurs est plus tactique", nous dit Saha. « Chez moi, c'est plus culturel, global, de planification de carrière et d'évolution. De cette façon, nous nous assurons que l'équipe se concentre sur les objectifs à long et à court terme.

Raval se concentre également sur le développement de carrière personnel et le coaching en 1: 1, ainsi que sur le tri des obstacles et des problèmes liés aux processus ciblant les OKR. Il utilise les rappels Flock pour organiser des réunions récurrentes ainsi qu'un document partagé avec l'employé pour à la fois recueillir des points de discussion avant la réunion et suivre les notes plus tard. Il recommande de limiter la discussion à 30-55 minutes pour que les réunions 1:1 restent productives.

Comment assurez-vous que les réunions d'équipe sont efficaces ?

Le conseil de Raval pour des réunions efficaces est de s'assurer que chaque réunion a un format différent qui fonctionne. Ses réunions hebdomadaires de gestion de projet (PM) sont animées par des employés à tour de rôle, afin que chacun reste impliqué et que les discussions soient plus fructueuses. Voici un aperçu de l'ordre du jour de ces réunions PM hebdomadaires :

Ordre du jour de la réunion de l'équipe de gestion de projet

• Savoir sur quoi tout le monde travaille et comment ils peuvent obtenir l'aide de n'importe qui
• Posez des questions et réfléchissez aux objectifs à court et à long terme
• Y a-t-il quelque chose de nouveau ou d'excitant que quelqu'un souhaite partager avec l'équipe ?
• Bloqueurs ou mises à jour de l'équipe
• Processus, suggestions et commentaires de gestion de projet, de conception et de développement

Chaque semaine, l'hôte actuel de la réunion passe le relais en nommant un nouvel hôte qui sera responsable de la prochaine réunion PM. L'hôte recueille les éléments de discussion de tous les membres de l'équipe pour établir un ordre du jour et s'assure que la réunion est planifiée et suivie. Ils sont également chargés de diriger la réunion, de s'assurer que tous les points de l'ordre du jour sont couverts et de maintenir la pertinence et la valeur des discussions pour tous les participants. Enfin, si l'hôte ne parvient pas à se rendre au rattrapage, il doit acheter des collations à tout le monde pendant la réunion ! :)

Un conseil pour les managers qui dirigent une équipe distribuée pour la première fois ?

Raval reste simple :

• Avoir des 1: 1 réguliers
• Rencontrer des équipes de manière décontractée
• Énoncer clairement les objectifs et les résultats
• Documenter les commentaires et les reconnaissances

Saha propose deux conseils supplémentaires :

• Connaissez votre équipe. Chaque individu a des aspirations et des talents différents. Gardez une trace de ceux-ci.
• Connaissez votre entreprise. Vous n'aurez peut-être pas la possibilité de répondre à chaque aspiration individuelle, mais cela peut vous aider à créer de nouvelles voies pour vos subalternes directs.

Par exemple, Saha déclare : « J'ai embauché des personnes ayant une formation en développement de logiciels et il était très difficile de les garder dans un poste d'assistance. Avec le temps, j'ai créé des opportunités où ils pouvaient créer des applications qui aident à améliorer les performances de notre équipe. C'est du gagnant-gagnant !"

Les deux managers conviennent que la navigation dans une équipe diversifiée à la fois culturellement et géographiquement nécessite de faire une pause dans le fait d'être « toutes les affaires ». Les employés sont motivés par leurs sensibilités culturelles et leurs origines sociales qui guident leur motivation et constituent des opportunités de connexion.

Mais souvent, la véritable clé de la gestion d'une équipe distribuée est de se gérer soi-même.

"Utilisez tous les canaux de rétroaction pour vous améliorer", conseille Saha. « Il est impossible de bien faire avec votre équipe et l'entreprise à chaque fois. Vous échouerez. Encouragez les gens à vous donner des commentaires sur l'amélioration. Continuez à réitérer que vous l'accueillez favorablement. Exécutez des sondages anonymes. Partagez le résultat avec l'équipe.

Vous voulez plus de conseils ? Téléchargez dès aujourd'hui notre guide sur l'engagement des employés.