Maîtriser l'efficacité : un guide pour gérer plusieurs sites WordPress pour les clients PME

Publié: 2023-06-20

C'est lundi matin, et vous planifiez votre semaine. Vous regardez votre agenda Google et vous vous demandez comment il est déjà si chargé (c'est si facile de dire « Rendons-nous la semaine prochaine » alors que ce n'est pas encore la semaine prochaine). En plus des réunions avec les clients et votre équipe, vous devez planifier à temps pour accomplir les tâches.

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Une façon d'aider avec le crunch du lundi matin ? Incorporez des moyens plus efficaces pour faire votre travail. Vous ne pourrez peut-être pas trouver plus d'heures dans la journée, mais avec les bons outils et conseils, vous pouvez certainement faire plus avec les heures dont vous disposez. Si l'une des choses que vous devez faire est de gérer plusieurs sites WordPress pour les clients, vous pouvez faire beaucoup pour que la vérification de cette tâche de votre liste soit aussi transparente que possible.

Table des matières

Mettre en place des flux de travail efficaces
- Logiciels et applications de flux de travail
- Créer un plan de communication
Centralisez la gestion avec un tableau de bord pour plusieurs sites WordPress
Maintenir la sécurité et les sauvegardes
- L'importance de l'archivage
Surveillez les performances de vos multiples sites Web WordPress
- Conseils et outils pour améliorer les performances du site Web

La ligne du bas
- Questions fréquemment posées
  - Quels sont les défis courants lors de la gestion de plusieurs sites WordPress pour les clients ?
  - Comment puis-je surveiller les performances de plusieurs sites WordPress ?

1. Mettre en place des flux de travail efficaces

Commençons par le début : un flux de travail efficace mène à un travail efficace. Voici comment procéder :

Auditez votre flux de travail actuel. Il peut être tentant de plonger et de créer un tout nouveau flux de travail à partir de zéro, le système parfait dont vous avez toujours rêvé. Mais avant de réinventer la roue, jetez un œil à votre flux de travail actuel pour gérer plusieurs sites WordPress. Qu'est-ce qui marche, et surtout, qu'est-ce qui ne marche pas. Cela n'a pas besoin d'être trop compliqué.
Faites une liste de démarrage/arrêt/continuation. Suivez les étapes de votre processus actuel et décidez si vous devez arrêter de faire les choses de cette façon ou continuer. Identifiez les écarts et ajoutez-les à la colonne de départ.
Construisez votre nouveau système. Prenez toutes vos notes et tracez un nouveau flux de travail. N'oubliez pas de noter qui est responsable de chaque tâche, qui doit approuver, etc. Parcourez mentalement la liste de contrôle comme si vous faisiez chaque étape d'un projet réel.
Prenez-le pour un essai routier. La seule façon de savoir si votre nouveau processus fonctionne pour gérer plusieurs sites Web WordPress est de le tester. Au fur et à mesure que vous et votre équipe mettez en œuvre le flux de travail mis à jour, demandez-leur de prendre des notes sur ce qui fonctionne et sur les points à améliorer.
Mettre à jour et itérer. Lorsque vous avez eu suffisamment de temps pour recueillir des commentaires, apportez des modifications à votre flux de travail afin qu'il réponde à vos besoins. Aucun processus n'est jamais terminé - ou parfait - alors soyez prêt à faire des ajustements et restez flexible à mesure que vos besoins changent.

Votre flux de travail pour la gestion de plusieurs sites comportera très probablement de nombreux éléments mobiles : listes de contrôle pour les tâches, attribution/délégation de tâches à des membres spécifiques de l'équipe, établissement de délais et transfert aux clients. Il existe de nombreux outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser (dont beaucoup à faible coût ou gratuitement) pour vous aider à gérer plusieurs sites Web dans WordPress.

Logiciels et applications de flux de travail

Trello : cet outil de gestion de projet facilite la collaboration avec votre équipe. Les listes de glisser-déposer, l'automatisation et un tableau visuel signifient que vous saurez où se trouve l'état de chaque tâche en un coup d'œil.
Asana : si vous souhaitez plus de rapports et de personnalisation, préférez un travail de type liste ou avez une équipe plus importante, Asana pourrait être l'outil de gestion de projet qu'il vous faut.
Microsoft Project : Vous utilisez déjà Teams et la suite d'outils MS ? MS Project peut être utilisé pour les horaires, la planification de projet, le suivi du temps et les tableaux Kanban.
Airtable : Vous aimez une bonne feuille de calcul ? Airtable prend la forme d'une base de données avec le flux et l'automatisation d'un outil de collaboration de gestion de projet. C'est simple mais efficace et ne demande pas beaucoup de temps de mise en place.
Monday.com : Si la facilité d'utilisation est une priorité lors de la gestion de plusieurs sites WordPress, cet outil de gestion de projet vaut le détour. Le prix est basé sur un minimum de trois sièges, vous devrez donc embarquer toute votre équipe.
Notion : plus qu'un outil de gestion de projet, Notion peut être utilisé pour la prise de notes, les échéanciers, les listes de tâches, etc. Cela peut être beaucoup à mettre en place au départ, mais si vous prévoyez de l'utiliser pour tout, cela peut valoir l'investissement en temps.
Slack : Ce n'est pas strictement un outil de workflow, mais Slack peut permettre à votre équipe de travailler ensemble de manière transparente. Vous pouvez également intégrer de nombreuses autres applications et logiciels que vous utilisez pour faciliter les choses et vous garder sur la bonne voie.
Zapier : En parlant d'automatisations, vous pouvez utiliser Zapier pour configurer toutes sortes d'intégrations entre les outils. Configurez Zaps pour faire des choses comme informer les membres de l'équipe, informer les clients des progrès, créer des tâches à partir d'événements ou d'e-mails, et plus encore.

Créer un plan de communication

Une fois que vous avez mis en place les éléments de base de votre flux de travail pour gérer plusieurs sites WordPress et les outils dont vous avez besoin pour le prendre en charge, vous devez déterminer comment vous tiendrez vos clients informés et satisfaits. Il peut être trop facile d'oublier d'informer vos clients des progrès réalisés lorsque vous savez que les choses sont sous contrôle et progressent bien en interne.

Définir des attentes claires en matière de communication et suivre ces plans peut grandement contribuer à la gestion des relations. Voici quelques éléments à prendre en compte pour votre plan de communication client :

Quelle est la méthode de communication préférée du client ? E-mail? Un rendez-vous hebdomadaire en face-à-face en personne ou par visio ? Mou?
Définir et convenir des résultats et des délais
Déterminez quelles informations sont importantes pour les clients et ce qu'il est logique de conserver en interne.
Décidez à quelle fréquence vous partagerez les mises à jour (et utilisez l'automatisation lorsque vous le pouvez)
Qui prendra en charge la communication client ? Il est préférable d'avoir un point de contact unique pour éliminer tout risque de messages contradictoires

2. Centralisez la gestion avec un tableau de bord pour plusieurs sites WordPress

Une fois que votre flux de travail et vos plans de communication sont aussi efficaces que possible, il est temps de mettre en place un outil pour gérer plusieurs sites WordPress à partir d'un seul tableau de bord.

Si vous utilisez le site Web Pro de Vendasta pour créer, héberger et gérer plusieurs sites WordPress, le puissant tableau de bord d'administration peut vous faciliter la vie. De nombreuses agences créant plusieurs sites WordPress pour les clients SMB se tournent vers Website Pro de Website Pro Vendasta comme constructeur de site Web de choix. C'est parce qu'il s'agit d'un créateur de site Web puissant et intuitif, qu'il est hébergé sur la plate-forme Google Cloud et qu'il est en marque blanche afin qu'ils puissent faire évoluer et développer leur liste de clients.

Le tableau de bord d'administration permet aux agences de gérer plusieurs sites WordPress aussi efficacement que possible.

Tout voir en un coup d'œil. Gardez un œil sur le nombre de sites que vous gérez, l'état de leur version WordPress et ceux qui nécessitent des mises à jour des plugins ou des thèmes.
Restez au courant de l'entretien. Recevez des notifications pour les mises à jour critiques et faites-les directement depuis le tableau de bord. Plus besoin de chercher des mots de passe ou de trouver la seule personne de votre équipe avec accès.
Des aperçus à portée de main. Vous souhaitez mettre à jour votre client ou répondre à une question ? Ayez toutes les statistiques dont vous avez besoin en un seul endroit.
Fermez ces onglets. Évitez la surcharge du navigateur avec une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet chaque fois que vous devez vérifier un compte spécifique.

3. Maintenir la sécurité et les sauvegardes

Vos clients vous font confiance pour assurer la sécurité de leurs sites Web. C'est pourquoi vous devez maîtriser les sauvegardes et la sécurité lorsque vous gérez plusieurs sites WordPress. L'utilisation du bon hébergement est une autre considération en matière de sécurité - l'hébergement Web Google Cloud est une ligne de défense solide. Il existe d'autres options d'hébergement disponibles, comme Amazon Web Services (AWS), mais lorsqu'il s'agit d'AWS par rapport à Google Cloud, Google a toujours l'avantage d'être la meilleure option pour l'hébergement revendeur.

Pour protéger les données de vos clients (et tout votre travail acharné), il est crucial de maintenir à jour les thèmes et les plugins. Les développeurs effectuent régulièrement des mises à jour pour résoudre les vulnérabilités de sécurité et ajouter des fonctionnalités de sécurité améliorées. Les logiciels obsolètes peuvent devenir une cible de choix pour les attaques, la mise à jour est donc la première étape dans la prévention des mauvais acteurs extérieurs.

L'importance de l'archivage

Les anciennes versions de thèmes et de plugins peuvent souvent devenir incompatibles avec les nouveaux logiciels, ce qui vous expose à un risque de perte de données. Même avec des protocoles de sécurité améliorés, il y a toujours un risque de tout perdre, c'est pourquoi les sauvegardes sont essentielles. Vous pouvez configurer les sauvegardes pour qu'elles se produisent automatiquement ou les exécuter manuellement, mais elles doivent être non négociables. En choisissant une solution WordPress en marque blanche comme Vendasta pour les sites Web de vos clients, vous pourrez utiliser les nombreux plugins de sécurité et de sauvegarde disponibles. Chacun est doté de caractéristiques et d'avantages spécifiques, vous pouvez donc trouver celui qui convient le mieux aux besoins de votre client.

Si vous utilisez Vendasta pour créer des sites Web, les mises à jour automatisées et le tableau de bord vous permettront de maintenir à jour les thèmes et les plug-ins, de sauvegarder les données de vos clients et, en général, de dormir plus profondément en matière de sécurité des données.

Si vous prenez en charge les PME de commerce électronique, vous voudrez également envisager de mettre en œuvre des achats sécurisés SSL pour les sites Web de vos clients.

4. Surveillez les performances de vos multiples sites Web WordPress

Lorsque vous avez beaucoup de sites WordPress à gérer pour vos clients, il est important de garder un œil sur les performances de ces sites Web. Se chargent-ils rapidement, fonctionnent-ils correctement et sont-ils facilement accessibles pour tous les visiteurs du site ? Si vous ne suivez pas les performances, vos clients pourraient voir une perte de visiteurs, une diminution de l'engagement des personnes qui se rendent sur le site Web et une baisse des revenus globaux.

Conseils et outils pour améliorer les performances du site Web

Optimiser pour les conflits de plugins. WordPress a beaucoup de plugins, ce qui peut être génial. Mais parfois, ils ne jouent pas bien ensemble. Avant de passer du temps à essayer de trouver une raison obscure pour des performances inférieures, vérifiez les plugins de vos multiples sites Web WordPress pour vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes. Surtout après une mise à jour, un examen et un test pour vous assurer que le site Web fonctionne comme prévu.
Éliminez les problèmes de serveur. Si vous remarquez des temps de chargement plus lents ou une baisse des performances globales, vérifiez le serveur. S'il s'agit d'un problème de serveur, il est peut-être temps d'envisager l'hébergement de votre site Web et de déterminer s'il fonctionne pour vous (et vos clients).
Vérifiez votre cache. Il existe de nombreux plugins pour aider à gérer le stockage temporaire des données afin que les choses fonctionnent rapidement. Hummingbird, WP Rocket, W3 Total Cache ou WP Super Cache sont des options à explorer.
Optimisez les images. Les images sont normales pour la plupart des sites Web - elles rendent les choses plus intéressantes, accrocheuses et engageantes. Mais s'ils ne sont pas correctement optimisés, ils peuvent entraîner de mauvaises performances et avoir l'effet inverse de l'effet escompté. Lorsqu'il s'agit d'images optimisées, une réduction de la taille du fichier, des dimensions, ou des deux, peut entraîner des temps de chargement plus rapides. Et oui - il y a un plugin pour ça. Smush, Imagify et ShortPixel peuvent vous aider.
Minimisez les requêtes HTTP. Chaque élément d'un site Web a besoin d'une requête HTTP pour se charger. Si vous minimisez le nombre de demandes pour des choses comme les fichiers et les images CSS et Javascript, vous pouvez potentiellement augmenter les performances du site Web. Vous pouvez le faire en combinant CSS et Javascript, en réduisant le code, en activant le chargement différé, en réduisant la taille des images et en désactivant les plugins dont vous n'avez pas besoin.
Utilisez un réseau de diffusion de contenu. Un réseau de diffusion de contenu livre votre site Web à l'utilisateur final à partir d'un serveur géographiquement plus proche, ce qui réduit la latence et le temps de chargement. Cloudflare est un exemple de CDN que vous connaissez probablement déjà.
Surveillez les scripts tiers : des éléments tels que les analyses, les codes de suivi et les widgets de médias sociaux sont tous des scripts tiers, et ils peuvent avoir un impact sur les performances de vos multiples sites WordPress. Effectuez un examen régulier et ne conservez que les scripts que vous et vos clients (et les visiteurs de leurs sites Web) jugez utiles.

La ligne du bas

Avec quelques ajustements à votre flux de travail, les bons outils et automatisations, et une surveillance régulière des performances, la gestion de plusieurs sites WordPress pour les clients peut être un jeu d'enfant - ou du moins pas difficile.

Questions fréquemment posées

Quels sont les défis courants lors de la gestion de plusieurs sites WordPress pour les clients ?

La gestion de plusieurs sites WordPress pour les clients peut être difficile. Pour assurer le succès, fixez-vous des objectifs réalistes, maintenez une bonne communication et utilisez des outils tels qu'un tableau de bord centralisé pour surveiller tous les sites Web des clients. La gestion du temps est essentielle, et la sécurité et la sécurité des données, les performances, les mises à jour et la maintenance doivent être gardées à l'esprit.

Comment puis-je surveiller les performances de plusieurs sites WordPress ?

Pour surveiller efficacement les performances de plusieurs sites WordPress, vous pouvez utiliser des outils tels que le tableau de bord d'administration Website Pro de Vendasta, PageSpeed Insights, GTmetrix et Pingdom pour suivre les temps de chargement et la réactivité. De plus, installez des plugins pour la surveillance de la disponibilité afin de vous alerter de tout temps d'arrêt. Enfin, utilisez des plug-ins de surveillance des performances pour identifier les problèmes potentiels pouvant entraîner un ralentissement, tels que des plug-ins obsolètes, des images volumineuses ou non optimisées et un hébergement de mauvaise qualité.