Rendez votre marketing plus efficace avec des processus reproductibles

Je fais partie de ces personnes qui en font beaucoup. J'aime faire des listes et j'aime faire . Les gens pensent toujours que c'est parce que je bois beaucoup de café, ce qui est vrai. Mais ce n'est qu'une partie de ce qui me rend prolifique.

J'ai trouvé un moyen d'être efficace – d'accomplir beaucoup de choses – en rationalisant le travail que je fais encore et encore. Prendre le temps de configurer des modèles et des processus reproductibles à l'avance me rend plus rapide. C'est mon truc secret. Regardons derrière le rideau pour voir comment j'utilise ces processus pour gagner du temps.

Qu'est-ce qu'un processus répétable ?

Un processus reproductible est essentiellement tout ce que vous faites encore et encore et qui nécessite un résultat similaire. Lorsque vous écrivez des newsletters régulières, que vous publiez quotidiennement sur votre CMS ou que vous extrayez des données chaque mois, vous répétez des éléments de travail. Pourquoi ne pas formaliser un processus ? Tout n'est pas reproductible textuellement, bien sûr - mais lorsque vos étapes générales sont les mêmes à chaque fois, vous êtes sur la bonne voie vers ce dont je parle.

Pourquoi vous avez besoin d'un processus reproductible

La raison naturelle pour laquelle vous devriez envisager des processus reproductibles est d'économiser du temps et de l'argent. Et c'est ce que tout le monde - vous-même, votre patron, votre client - veut toujours entendre. Oui, cela prendra un certain temps d'installation, comme je vais l'expliquer. Mais le résultat peut en fait vous faire gagner du temps à long terme.

Comment j'utilise les processus reproductibles

J'avais l'habitude de créer une newsletter pour mon équipe client. Il s'agissait d'un outil de communication interne qui capturait les données et les livrables du mois.

Mais – vrai discours – je ne voulais pas passer trop de temps sur cette chose. J'avais beaucoup d'autres travaux dans mon assiette. Heureusement, mon client a accepté. "Ne passez pas plus d'une heure dessus chaque mois", a-t-elle conseillé. Elle aussi voulait que je travaille plus sagement - après tout, elle payait pour mon temps et préférait qu'il soit utilisé sur des projets à haut retour sur investissement.

Et pourtant, la tâche de la newsletter restait à faire. Nous voulions partager notre travail avec notre équipe.

J'ai donc créé un modèle. Tout d'abord, j'ai réfléchi avec le client sur le type de contenu que nous voulions inclure chaque mois. Ensuite, j'ai déterminé une structure pour la newsletter, y compris des compartiments de contenu. Enfin, j'ai travaillé avec un designer pour le peaufiner.

Cet effort initial a-t-il pris du temps ? Absolument. J'ai probablement passé 10 heures ou plus sur cette première édition. Mais à partir de ce moment-là, c'était vraiment une tâche plug-and-play beaucoup plus facile.

À l'avenir, j'ai mis du temps sur mon calendrier chaque mois pour faire le travail. J'ai bloqué quelques heures ( chut , ne dites pas à mon client que j'ai pris deux heures, pas une). Ensuite, j'ai simplement utilisé ce temps dédié pour extraire les données, détailler les gains, écrire, éditer et publier. Fait.

Ce que j'ai appris et pourquoi c'était une victoire

Ce modèle et ce processus se sont avérés être un énorme gain de temps. Je savais ce que j'avais à accomplir, et je savais exactement quelle fenêtre de temps j'avais pour travailler sur ce bulletin. J'ai évité à mon cerveau de tourner et de s'inquiéter sans cesse de ce qu'il fallait inclure dans chaque édition. Je savais déjà quelles données j'explorais, quelles victoires je devais mettre en avant, à quoi ressemblerait la newsletter et combien d'espace j'avais pour couvrir mes histoires. Plus important encore, je savais que j'avais du temps pour y travailler. Une fois que le rappel de mon calendrier a sonné, m'alertant de la tâche, j'ai pu me mettre au travail au lieu de m'agiter et de m'occuper de la conception et du contenu.

Mes coéquipiers et mes clients ont également remarqué la récompense de l'effort de pré-travail. Ils ont pris note de l'uniformité de l'aspect et de la convivialité du bulletin. Ils ont considéré l'effort non pas comme un envoi singulier - un e-mail unique à ignorer - mais plutôt comme une véritable "newsletter". En fait, ils attendaient avec impatience de le recevoir - et finalement ce comm est devenu un précieux outil de marketing interne. Les gens ont même demandé comment lui soumettre du contenu. Prime!

Alors pourquoi est-ce que je passe autant de temps à parler d'une newsletter alors qu'il s'agit d'un blog sur des processus reproductibles ? Parce que, tout simplement, un modèle de newsletter est un processus reproductible. C'est quelque chose que je devais faire chaque mois – ça se répétait.

Types de processus reproductibles

Les métriques sont un autre processus reproductible sur lequel vous pouvez gagner du temps. Si je suis franc, j'ai du mal avec l'exploration de données. Je ne suis pas formé à Excel et aux bases de données – bien que je sache qu'ils constituent une partie essentielle de mon travail en tant que spécialiste du marketing. La vérité est que je suis avant tout une personne de contenu et de mots. Il en a été de même pour de nombreux membres de mon ancienne équipe marketing, qui ont été embauchés comme forgerons de mots. Quand est venu le temps de prouver comment ces mots fonctionnaient pour nous, eh bien… c'était un peu désastreux. Nous avons définitivement produit un méli-mélo de résultats. Chacun de nous avait une manière différente d'afficher les données et de les partager avec notre chef d'équipe et nos clients.

Heureusement, nous avions un expert en base de données dans notre équipe qui est intervenu pour nous aider. (Soit dit en passant, c'est l'un des grands avantages de faire partie d'une équipe. Vous pouvez admettre que vous ne travaillez pas dans le cadre de vos compétences de base et demander de l'aide lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez déléguer.) Pour commencer, En tant qu'équipe, nous avons établi exactement quelles données nous avions tous besoin de vérifier quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement. Ensuite, notre gourou des bases de données s'est rendu en ville pour configurer des requêtes Excel - un type de processus reproductible - qui ont aidé à extraire les données. Tout ce que nous avions à faire était d'appuyer sur la fonction « actualiser les données » dans notre feuille Excel, et – voilà – de nouvelles données sont apparues. Cela a permis d'économiser un temps immense et de nombreux maux de tête.

La facturation peut être un processus reproductible, tout comme le suivi des soumissions de contenu aux entreprises de relations publiques, la vérification des faits de votre contenu et même la création d'ordres du jour pour les réunions d'équipe.

La réutilisation de contenu sur divers canaux marketing peut également être un concurrent pour un processus reproductible. Ce n'est pas tant un processus, mais le fait de réutiliser et de recycler ce que vous avez déjà fait – en le réaffectant à d'autres usages – est un type de travail répété. Et cela peut absolument vous faire économiser du temps et de l'argent.

Utilisation de processus reproductibles pour la formation interne

Formez-vous constamment de nouvelles recrues sur la façon dont les choses fonctionnent dans votre bureau, par exemple en leur montrant comment créer une page Web ou publier sur votre CMS ? Si ces processus sont utilisés régulièrement, pourquoi ne pas les documenter et créer un guide interne ? C'est un type de processus reproductible qui peut vous aider à gagner du temps sur la formation interne.

La documentation interne aide à la planification d'urgence pendant les temps d'arrêt (ou si votre équipe se réduit soudainement et que les personnes laissées pour compte doivent assumer le travail que faisaient les autres). Et bien sûr, ces enregistrements sont également utiles lorsque quelqu'un passe simplement à autre chose - et que vous apportez un nouveau visage.

Lorsque vos processus sont documentés, vous n'avez pas à passer beaucoup de temps avec des sessions de formation ponctuelles et des tutoriels. Au lieu de cela, vous pouvez partager la documentation du processus, puis vous asseoir avec les employés pour répondre à leurs questions.

N'oubliez pas de tester vos processus

Une dernière chose avant de fermer. Si et quand vous décidez de créer des modèles ou de documenter des procédures, n'oubliez pas de tester. La dernière chose que vous voulez faire est de créer un document de processus truffé d'erreurs qui finit par causer plus de stress - et de travail - pour vous et votre équipe. Exécutez-le à travers un essai, étape par étape, pour vous assurer que vos instructions sont claires et que le processus est solide.

Que pouvez-vous faire?

Alors, que pouvez-vous personnellement transformer en un processus reproductible ? Il est probable que vous ayez au moins une tâche que vous pouvez mettre sur une forme de pilote automatique. C'est peut-être la façon dont vous interrogez vos métriques. Ou la façon dont vous stimulez votre équipe pour les contributions de contenu pour votre newsletter. Ou la façon dont vous concevez un deck. Le calendrier peut également être un processus reproductible, comme ma tradition annuelle de planification de janvier.

Ma demande est que vous preniez le temps de réfléchir aux tâches que vous faites encore et encore - chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année. La première étape consiste à les détailler. Alors regardez attentivement. Lequel de ceux-ci pourrait devenir candidat à un processus ? Pouvez-vous rédiger un bref aperçu étape par étape qui documente ce qui doit être fait, de sorte que la prochaine fois que vous y reviendrez, vous puissiez vous lancer ? Demandez également à vos coéquipiers. Y a-t-il quelque chose qu'ils font régulièrement mais avec lequel ils semblent avoir du mal - ou même quelque chose qui prend tout simplement beaucoup de temps ? Ces tâches sont également des candidats à prendre en compte pour les documents de processus reproductibles.

Ensuite, une fois que vous avez configuré votre processus, il est relativement simple à exécuter - rincer et répéter, encore et encore, pour une efficacité maximale.

Act-On accorde une grande importance au « délai de rentabilité ». Être rapide - être opérationnel rapidement - est l'un des éléments clés qui nous différencie. De même, les processus répétables dans votre poche arrière peuvent vous permettre d'être opérationnel plus rapidement avec votre liste de tâches. Même sans boire des litres de café.

Retour à toi

Comment avez-vous optimisé l'efficacité grâce à des processus reproductibles dans votre propre travail ? Partagez vos astuces ici.