Comment faire des estimations précises du temps de travail

Des estimations de temps précises vous aident à planifier et à analyser votre travail - par conséquent, vous gérez correctement votre temps et vos courses.

Mais, il est relativement facile de se tromper dans le temps estimé pour terminer un projet - principalement parce que les gens semblent être notoirement mauvais pour deviner le temps qu'il leur faut pour terminer quelque chose.

Cette erreur de calcul est assez courante et peut se produire soit à cause de :

• Optimisme, ils finiront plus vite, ou
• L'envie de se donner plus de temps que nécessaire.

Par conséquent, les 2 scénarios suivants sont les plus susceptibles de se produire :

• Vous pouvez estimer moins de temps et précipiter le projet à la fin - au lieu de prendre quelques heures supplémentaires pour les révisions et les ajustements nécessaires, ou
• Vous pouvez estimer plus de temps, terminer plus tôt et passer les heures restantes avant la date limite à tergiverser - au lieu d'allouer ce temps supplémentaire à un projet différent.

Cet article de blog vous aidera à améliorer la précision de vos estimations de temps de travail, ainsi qu'à fournir un modèle gratuit pour un calculateur d'estimation de temps utile.

Les conséquences d'une mauvaise estimation du temps (et comment les éviter)

De mauvaises estimations de temps peuvent et vont perturber votre emploi du temps et même repousser vos délais réalistes.

Par conséquent, la livraison tardive du projet peut empêcher le client avec lequel vous travaillez de devenir un client récurrent.

Certains clients peuvent même marquer le résultat de votre projet comme un échec si vous ne respectez pas le délai estimé.

Tout cela montre à quel point l'établissement d'estimations de temps précises est crucial pour cultiver une entreprise prospère.

Donc, gardez toujours à l'esprit que tous les projets reposent sur des estimations de temps et affectent les horaires de toutes les personnes impliquées.

Alors, comment faites-vous des estimations de temps?

Eh bien, vous faites des estimations de temps précises pour les tâches de votre projet, il est essentiel de diviser lesdites tâches en tâches plus petites.

L'activité consistant à diviser les tâches en tâches plus petites s'appelle la poursuite de la « microproductivité ».

La microproductivité comprend les processus suivants :

• Identifier la tâche principale,
• Fragmenter ladite tâche en sous-tâches,
• Lister toutes les sous-tâches,
• Estimer le temps nécessaire pour terminer chaque sous-tâche, et même
• Estimer le temps que vous pourriez allouer aux pauses entre les sous-tâches.

En adoptant avec succès cette compétence, vous apprendrez la bonne façon de rendre toutes vos tâches gérables et réalisables.

Par exemple, "écrire un article de blog" ne peut tout simplement pas être une tâche unique, car cela nécessite en fait plusieurs tâches différentes, telles que :

• Conduire une recherche,
• À la recherche de références pertinentes,
• Vous recherchez des mots-clés pertinents pour améliorer votre contenu,
• Rédaction d'un plan organisé,
• Rédaction du contenu proprement dit,
• Relecture, correction orthographique et grammaticale,
• Rédiger des titres efficaces,
• Rédaction de méta descriptions,
• Création de visuels et
• Téléchargement de publications sur WordPress.

Dans l'exemple ci-dessus, poursuivre la microproductivité signifie diviser une tâche principale en 10 tâches plus petites et attribuer en outre un créneau horaire distinct à chacune.

L'effet psychologique de cette approche :

• Aidez-nous à être plus axés sur les objectifs,
• Booster notre image positive de soi,
• Conduire à moins de temps passé à tergiverser, et à la fin
• Aidez-nous à faire de meilleures estimations de temps.

7 conseils ultimes pour faire des estimations de travail précises

Pour vous aider à devenir un expert en estimation de temps, nous avons compilé les formules, trucs et astuces d'estimation efficaces les plus importants.

Plongeons-nous directement dans les conseils pratiques et expliquons plus en détail le processus de réalisation d'estimations de travail précises.

Conseil n° 1 : faites une liste des tâches que vous devez accomplir

Vous ne pouvez pas aller loin sans savoir ce que vous devez faire pour y arriver.

Ainsi, avant de faire des estimations de temps, assurez-vous de définir une liste de tâches que vous devez accomplir pendant une période donnée.

La meilleure pratique consiste à créer une liste de tâches simple, une liste dans laquelle vous présenterez vos courses et vos tâches pour la journée.

☐ Appelez Henri B.

☐ Rencontre avec l'équipe marketing

☐ Rédiger la proposition de projet

☐ Envoyez un e-mail à Elinor à propos de la fête de Becky

☐ Assister à un brunch d'affaires avec des clients

☐ Rencontre avec Luke S.

☐ Remplir la feuille de temps

Une fois que vous aurez défini vos courses et vos missions de cette façon, il sera plus facile d'estimer le temps qu'il faudra pour les accomplir.

Vous pourrez allouer un certain temps à chaque mission et, par conséquent, vous serez moins susceptible de sortir de ces délais.

C'est pourquoi la définition d'objectifs clairs est par défaut de la plus haute importance - et aussi pourquoi le chronométrage personnel vous aidera à rester au top.

Alors, donnons un exemple de telles estimations et donc, le total pour la journée.

• Appeler Henry B. — 10 minutes
• Rencontre avec l'équipe marketing — 25 minutes
• Rédiger la proposition de projet — 4,5 heures
• Envoyer un e-mail à Elinor à propos de la fête de Becky - 10 minutes
• Assister à un brunch d'affaires avec des clients — 1,5 heures
• Rencontre avec Luke S. — 25 minutes
• Remplir la feuille de temps — 5 minutes

Au final, vous pouvez facilement calculer votre temps total estimé pour la journée en additionnant ces heures estimées (par exemple 7 heures et 15 minutes).

Conseil n° 2 : mettez un effort supplémentaire dans les estimations de temps pour vos priorités

Un autre aspect important de l'estimation correcte du temps sont vos priorités.

En règle générale, vous devez toujours consacrer la majeure partie de votre temps aux courses et aux affectations prioritaires.

Et, pour bien faire les choses et minimiser les pertes de temps, vous devrez déployer des efforts supplémentaires pour définir les estimations de temps pour vos tâches prioritaires et vos missions diverses.

Ainsi, vos priorités sont vos tâches les plus importantes et les plus urgentes - ce sont des tâches qui ont un délai précis que vous devez remplir, ou des tâches qui sont cruciales pour l'objectif que vous souhaitez accomplir pour la journée.

Par exemple, vous devez rédiger une proposition de projet d'environ 1 000 mots pour demain - votre capacité à estimer le temps pour cette tâche peut influencer si vous parvenez à la terminer ou non.

La première chose que vous devez faire est de tracer les grandes lignes de votre proposition et de définir les sous-titres. Ils peuvent servir de tâches distinctes, pour lesquelles vous devez ensuite définir des estimations de temps distinctes , de la manière suivante :

• Estimez le nombre de mots que vous écrirez pour chaque sous-titre :
  • (par exemple " Aperçu : 100-150 mots ", " Objectifs : 200-300 mots ", etc.)
• Estimez le temps nécessaire pour écrire et éditer chaque sous-titre, par rapport au nombre de mots :
  • (par exemple « 100–150 mots — 30 minutes », « 200–300 mots — 1 heure », etc.)

Une fois que vous avez fini d'estimer le temps pour les sous-titres, additionnez ces chiffres - c'est votre temps total estimé pour la tâche prioritaire.

Pour obtenir les meilleurs résultats pour vous en particulier, vous devez calculer votre heure de grande écoute biologique, c'est-à-dire l'heure de la journée où vous êtes le plus susceptible d'être productif, concentré et motivé pour accomplir vos tâches. C'est le moment où vous serez le plus susceptible de terminer vos tâches plus rapidement, alors réservez ces créneaux horaires pour vos tâches prioritaires.

Sur une note supplémentaire, si vous allouez le plus de temps à votre tâche prioritaire, vous vous signalez essentiellement que vous devez concentrer toute votre énergie sur cette tâche.

Conseil n° 3 : utilisez la formule d'estimation du temps

Lorsque vous recherchez une approche basée sur une formule pour définir le nombre de jours qu'il vous faudra pour terminer un projet, vous n'avez pas besoin de chercher plus loin que la formule d'estimation du temps, basée sur la technique d'évaluation et d'examen du programme (également connue sous le nom de PERT) .

Alors, quels sont les types d'estimation de temps dans PERT ?

Le PERT est une méthode de calcul du temps de projet - il s'agit d'une formule d'estimation du temps qui prend en compte votre :

• Estimation de temps optimiste (A)
• Estimation du temps le plus probable (B)
• Estimation de temps pessimiste (C)

Regardons un exemple, pour mieux comprendre comment fonctionne PERT.

L'estimation de temps optimiste (A)

Il s'agit du temps le plus court possible que vous pensez qu'il vous faudra pour terminer un type de projet - c'est aussi connu comme l'estimation la plus optimiste, et cela implique une navigation fluide tout au long du projet.

En bref, l'estimation de temps optimiste s'applique lorsque tout va parfaitement :

• Tout le monde dans votre équipe termine son travail à temps,
• Aucune révision n'est nécessaire,
• Pas de problème de budget, et
• Aucun problème avec les matériaux et l'équipement.

Par exemple, les expériences passées vous ont appris que l'estimation de temps optimiste pour un type de projet dans votre équipe est de 225 jours, ce qui signifie que A = 225 .

L'estimation de temps la plus probable (B)

Il s'agit du temps réaliste que vous pensez qu'il vous faudra pour terminer un type de projet.

Elle est également connue sous le nom d' estimation la plus probable et implique un voyage moyen tout au long du projet.

L'estimation de temps la plus probable s'applique lorsque tout ce qui concerne la progression de votre projet est moyen :

• Tout se passe généralement selon le plan,
• La plupart des gens finissent leurs tâches à temps et
• Il y a un nombre moyen de révisions nécessaires.

Par exemple, les expériences passées vous ont appris que l'estimation de temps la plus probable pour un type de projet dans votre équipe est de 360 ​​jours, ce qui signifie que B = 360 .

L'estimation de temps pessimiste (C)

C'est le temps le plus long que vous pensez qu'il vous faudra pour terminer un type de projet.

C'est aussi connu comme l'estimation du pire des cas, et cela implique des icebergs partout tout au long du projet.

L'estimation de temps pessimiste s'applique lorsque vous rencontrez plusieurs problèmes avant de finaliser le projet :

• La plupart des membres de votre équipe ont des problèmes pour terminer avant la date limite,
• De nombreuses révisions sont nécessaires avant de soumettre le projet pour examen final,
• Problèmes majeurs avec vos matériaux et équipements, et
• Problèmes majeurs avec votre budget.

Par exemple, les expériences passées vous ont appris que l'estimation de temps pessimiste pour un type de projet dans votre équipe est de 375 jours, ce qui signifie que C = 375 .

Conseil de pro Clockify :

Les retards dans l'exécution des projets arrivent à tout le monde, ne vous en faites pas trop. Consultez plutôt notre liste des meilleures techniques, pratiques et outils de gestion de projet.

• Gestion de projet : 31 meilleures techniques, pratiques et outils

Le calcul réel — La formule d'estimation du temps

La formule d'estimation de temps tient compte du fait que tous ces types d'estimations sont également possibles, et la formule elle-même (E) se présente comme suit :

E = (A+4B+C)/6

Si nous prenons l'optimiste répertorié (A = 225), le plus probable (B = 360) et l'estimation de temps pessimiste (C = 375), voici comment les chiffres s'empilent :

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

Ainsi, vous êtes le plus susceptible de terminer ledit projet dans les 340 jours.

Mais, à mesure que des complications surviennent, vous devrez étendre votre calcul et votre délai - c'est là que l'écart type entre en jeu.

La formule va comme suit:

DS = (CA)/6

La formule d'écart type ne prend en compte que les estimations de temps optimistes et pessimistes et vous indique la précision réelle de votre estimation de temps total :

ET = (375-225)/6

ET = (150)/6

ET = 25

Si l'écart type est de 25 jours, cela signifie que le projet peut prendre entre 25 jours de plus que ce que vous indique la formule d'estimation du temps et 25 jours de moins. Ainsi, au final, ce type de projet peut prendre entre 315 et 365 jours .

Conseil n°4 : utilisez un calculateur de durée de projet

Un calculateur de durée de projet est basé sur ce dont nous avons parlé précédemment :

• Estimation du temps, et
• Formules d'écart type.

Vous obtiendrez toujours le nombre approximatif de jours dont vous avez besoin pour terminer le projet, mais vous l'obtiendrez plus rapidement, car le calcul sera géré automatiquement.

Voici comment vous pouvez créer un simple calculateur de durée de projet dans Excel, en utilisant :

• La formule d'estimation de temps (E = (A+4B+C)/6), et
• La formule d'écart type (SD = (CA)/6).

Pour la cellule « Formule d'estimation du temps », écrivez : =ARRONDI((C4+C5*4+C6)/6)

Pour la cellule « Écart-type », écrivez : =ARRONDI((C6-C4)/6)

Pour la cellule "Durée estimée du projet la plus courte", écrivez : =ARRONDIE(C8-C9)

Pour la cellule « Durée estimée du projet la plus longue », écrivez : =ARRONDI(C8+C9)

Maintenant, vous devez saisir vos données dans les cellules suivantes :

• Estimation de temps optimiste,
• Estimation de temps la plus probable, et
• Estimation temporelle pessimiste.

Une fois que vous l'avez fait, les données indiqueront votre temps estimé et votre écart type.

De plus, la durée estimée la plus courte et la plus longue seront calculées automatiquement.

Téléchargez gratuitement votre calculateur de durée de projet

L'utilisation de la fonction ARRONDI est facultative, mais fortement recommandée, car vous arrondirez le nombre de jours estimé à un nombre entier.

Pour utiliser les mêmes formules pour des projets supplémentaires, maintenez simplement et faites glisser votre curseur sur le bord des cellules contenant les formules, comme indiqué ci-dessous.

Donc, si vous entrez "145", "234", "345", vous obtiendrez que votre temps estimé pour terminer le projet est de 238 jours, avec un écart type de 34 jours - ce qui signifie que vous prendrez probablement entre 204 et 272 jours pour terminer ce type de projet.

Conseil n° 5 : Suivez votre temps

Un calculateur de durée de projet vous indique combien de jours vous aurez probablement besoin pour terminer un projet, ce qui est utile pour donner une estimation approximative au client.

Mais, vous aurez également besoin d'une estimation plus précise, pour planifier et analyser votre travail en détail, ainsi que pour créer un calendrier fonctionnel à suivre tout en travaillant sur un dit projet - c'est là qu'un suivi du temps devient crucial.

Un chronomètre fait de l'estimation du temps une science exacte. Il vous indique combien de temps vous avez consacré au total à des projets précédents - en heures, minutes et secondes - et vous permet d'identifier les tâches qui ont pris le plus de temps.

Il vous indique également sur quel type de travail vous avez passé la plupart de votre temps, par exemple, des tâches « front-end » ou « back-end ».

Pourquoi le suivi du temps est-il important pour la gestion de projet ?

Eh bien, pour commencer, en conservant des enregistrements de suivi du temps, vous pourrez faire des estimations de temps pour un type de projet spécifique, qui sont en fait basées sur vos expériences passées entièrement vérifiables.

Pour collecter vos données de suivi du temps, vous pouvez facilement démarrer un chronomètre chaque fois que vous commencez à travailler sur une tâche et l'associer au bon projet.

Une fois que vous avez terminé de travailler sur cette tâche, arrêtez le chronomètre. Ce faisant, vous ajouterez ce temps à votre temps total pour ce projet.

Il existe également une alternative à ce processus - vous pouvez saisir manuellement l'heure dans votre feuille de temps, après l'achèvement d'une tâche spécifique.

À la fin du projet, vous aurez le temps exact que vous y avez consacré maintenant et que vous passerez probablement sur le même type de projet à l'avenir. Ainsi, vous pourrez donner une estimation précise à vos clients.

De plus, vous serez en mesure de faire la distinction entre vos heures facturables et non facturables, ainsi que de comprendre combien d'argent vous avez gagné en travaillant sur le projet, ce qui vous aidera à améliorer la gestion des coûts de votre projet à l'avenir.

Comment suivre le temps pour définir des estimations de temps : exemple 1

Vous pouvez même transformer des heures en jours et voir à quel point votre calculateur de durée de projet est précis.

Prenons un exemple : vous avez passé 283 heures et 39 minutes sur un projet.

Eh bien, cela se traduit facilement par 35,5 jours que vous avez passés à travailler sur ce projet pendant 8 heures par jour.

Mais ce n'est pas le seul moyen de gérer et de définir des estimations de temps dans un outil de suivi du temps.

Comment suivre le temps pour définir des estimations de temps : exemple 2

Clockify propose également un système d'estimation où vous pourrez définir des estimations pour les tâches et le projet dans son ensemble, avant de comparer vos résultats de suivi en temps réel avec ces estimations.

Ainsi, une fois que vous commencerez à suivre le temps, vous pourrez comparer vos progrès en temps réel avec vos estimations pendant que vous travaillez.

Vous pourrez également voir à tout moment le pourcentage de travail achevé par rapport à vos estimations.

De cette façon, vous pourrez non seulement voir que vos estimations de temps d'origine étaient erronées, mais vous pourrez également voir de combien.

Par conséquent, vous travaillerez sur votre capacité à estimer et à définir le bon calendrier de projet, tout en évitant la pression causée par des délais irréalistes.

Astuce #6 : Calculez le temps que vous perdrez

Lorsque vous faites des estimations de temps pour un projet, il est facile d'oublier le temps que vous êtes obligé de perdre - alors, n'oubliez pas de tenir compte des éléments suivants :

• Interruptions,
• Les distractions, et
• Procrastination inutile.

Commencez par dresser la liste des activités sur lesquelles vous « perdez probablement du temps » chaque jour au travail.

Ensuite, attribuez-leur une estimation de temps :

• Sortir fumer toutes les 2 heures — 25 minutes
• Sortir à la boulangerie voisine pour acheter des scones pour une collation l'après-midi — 15 minutes
• Aller préparer une tasse de café toutes les 3 heures — 15 minutes
• Discuter avec des collègues — 45 minutes

A ce temps perdu, vous pouvez même ajouter le temps consacré aux réunions et au tri de votre boîte mail — après tout, ces activités ne contribuent pas à terminer le projet et ne font que vous éloigner des vraies priorités :

• Réunions — 1 heure et 20 minutes
• Gestion de la boîte de réception — 1 heure

Vous pouvez faire des estimations de temps au sommet de votre tête pour ces activités, ou vous pouvez faire une expérience hebdomadaire et suivre le temps exact qu'il vous faut pour terminer ces activités par jour.

Suivi du temps perdu pour faire des estimations de temps précises

Par exemple, si vous suivez les résultats suivants pour les réunions quotidiennes :

• 40 minutes le lundi
• 45 minutes le mardi
• 30 minutes le mercredi
• 45 minutes le jeudi
• 40 minutes le vendredi

Ensuite, vous pouvez prendre 40 minutes comme durée moyenne d'une réunion dans les estimations futures :

(40+45+30+45+40)/5=40

Suivi du temps perdu pour estimer combien vous dépensez concentré sur le projet

En fin de compte, pour obtenir le temps total perdu par jour, additionnez simplement les chiffres - disons que tous les temps perdus répertoriés, des pauses café aux réunions, totalisent jusqu'à 4 heures.

Ainsi, si vous travaillez 8 heures par jour et perdez 4 heures, vous ne passez essentiellement que 4 heures environ à vous concentrer sur le projet.

Calculer correctement le montant total de votre temps perdu dans une journée améliorera votre précision dans l'établissement des estimations de travail. Cette étape vous aidera à faciliter la gestion du temps.

Après tout, si vous êtes conscient que vous n'avez en fait que la moitié du temps que vous pensiez avoir pour accomplir vos tâches, vous êtes plus susceptible de fixer des délais différents et plus réalistes. Ou mieux encore, vous essaierez de réduire vos pertes de temps et d'améliorer ainsi vos niveaux de productivité.

Astuce n°7 : Prévoyez du temps supplémentaire, juste au cas où

Les données que vous obtenez de votre outil de suivi du temps indiquent le temps exact que vous avez consacré à des projets similaires auparavant et combien vous êtes susceptible d'y consacrer la prochaine fois.

Ainsi, dans 9 cas sur 10, si vous avez passé 71 jours sur un projet (ou 283 heures et 39 minutes pour 4 heures/jour), vous passerez probablement un temps presque similaire la prochaine fois.

Mais, juste au cas où, allouez du temps supplémentaire à ce projet, pour les problèmes inattendus et les lacunes qui accompagnent généralement les 10% de tels projets.

Vous connaissez probablement le dicton : "Mieux vaut prévenir que guérir".

Vous ne savez jamais quand ce pourcentage pourrait augmenter, et quand vous aurez besoin de jours et d'heures supplémentaires pour boucler le projet à l'entière satisfaction de votre client.

Conclusion : Des estimations de travail précises sont importantes (et vous obtiendrez de meilleurs résultats avec le temps)

En fin de compte, faire des estimations de temps précises n'est pas si difficile.

Il vous suffira de :

• Analysez votre travail en tâches quotidiennes et faites des estimations pour ces tâches distinctes,
• Mettre un surplus d'énergie dans l'estimation correcte du temps pour les tâches prioritaires,
• Faites l'effort de suivre le temps que vous passez sur les projets et les tâches,
• Tenez compte du temps que vous perdez chaque jour et
• Tenez compte du temps supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin pour terminer le projet.

Pour plus de style, vous pouvez utiliser la formule d'estimation de temps de PERT et compter sur un simple calculateur de durée de projet pour calculer vos estimations quotidiennes.

En suivant ces conseils, vous rendrez vos estimations de temps précises et exactes, ainsi que la planification de vos horaires plus facilement. La gestion de projet est une question de dépendances, et ces conseils vous aideront à mieux comprendre votre flux de travail, ce qui se reflétera dans vos projets à venir. Tout cela garantira que vos clients vous considèrent comme un professionnel fiable, qui tient parole.

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