Comment et pourquoi garder une trace des activités et habitudes quotidiennes

Je n'ai pas le temps. Nous entendons cette phrase presque tous les jours, de la part de nos collègues, de notre famille et de nos amis. Mais, dans la plupart des cas, les gens ne comprennent pas clairement comment ils passent réellement leurs heures de travail et leurs loisirs.

Maintenant, la clé pour devenir maître de votre temps est assez simple. Vous devez garder une trace de vos activités quotidiennes afin de mieux comprendre les tâches et les habitudes quotidiennes. Ainsi, vous saurez quelles actions vous devez modifier pour obtenir des heures supplémentaires.

Dans cet article de blog, nous aborderons :

• avantages des activités de suivi,
• deux méthodes de suivi de vos tâches quotidiennes, et
• comment garder une trace des habitudes.

Avantages des activités de suivi

Si vous avez souvent l'impression de ne pas avoir assez de temps pour toutes vos tâches quotidiennes, envisagez de garder une trace de ce que vous faites pendant les heures de travail. Nous avons compilé une liste des principaux avantages des activités de suivi :

• Vous gagnerez le contrôle de votre temps,
• vous serez plus réaliste et organisé,
• vous ferez de meilleures estimations de temps,
• vous serez plus responsable et productif, et
• vous apprendrez à effectuer une seule tâche au lieu de multitâche.

Explorons chaque avantage avec plus de détails.

Vous prendrez le contrôle de votre temps

Laura Vanderkam est auteur de plusieurs livres sur la gestion du temps et la productivité. Dans son discours à TEDWomen 2016, elle a parlé de notre perception du temps. Vanderkam voulait prouver que vous pouvez contrôler votre temps et le dépenser comme bon vous semble.

Par conséquent, elle a fait une enquête auprès de femmes occupées. Les participants devaient suivre leurs activités pendant une semaine, à la fois leurs heures de travail et leurs loisirs.

En examinant les données, Vanderkam a remarqué que l'un des participants avait une urgence domestique. Cette participante a consigné toutes les heures qu'elle a consacrées à la résolution de ce problème, soit sept heures au total (au cours de la semaine).

Maintenant, même si c'était une urgence, cette situation nous montre qu'il y a toujours assez d'heures dans une journée ou dans une semaine. De plus, cette recherche prouve que vous POUVEZ trouver du temps pour tout ce que vous souhaitez faire, mais vous n'en êtes peut-être pas conscient.

Comment prendre le contrôle de son temps ?

• Commencez par écrire toutes les activités que vous faites tout au long de la journée. Il est probable que vous vous rendiez compte que vous passez peut-être trop de temps à faire des activités particulières, comme regarder la télévision deux heures par jour. Ou faire défiler vos comptes de médias sociaux. En même temps, vous pensez que vous n'avez pas assez de temps pour prendre un café avec des amis ou aller au cinéma.
• La prochaine étape consiste à repenser votre emploi du temps. Essayez de limiter le temps que vous passez à faire certaines activités qui ne sont pas si importantes afin que vous puissiez avoir des heures supplémentaires pour ce café avec des amis.

En tenant votre journal quotidien d'activités, vous gérerez beaucoup mieux votre temps. Ainsi, vous ferez ce que vous aimez faire.

Un autre point intéressant que Vanderkam a mentionné lors de son discours est que le temps est très élastique.

"Nous ne pouvons pas gagner plus de temps, mais le temps s'étirera pour s'adapter à ce que nous choisissons d'y mettre", a-t-elle ajouté.

C'est à nous de décider ce que nous choisirons d'y mettre, et ce sont les priorités.

De plus, Vanderkam suggère de faire une liste des priorités le vendredi après-midi. Cette liste devrait contenir les activités que vous prévoyez pour la semaine prochaine, en trois catégories :

1. Carrière,
2. Relations, et
3. Soi.

Assurez-vous d'ajouter 2-3 priorités pour chaque catégorie.

Vous serez plus réaliste et organisé

Dans son livre The Productivity Project , Chris Bailey dit qu'il est crucial d'être réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir.

« Sans être conscient de la façon dont vous passez actuellement votre temps, il est difficile de déterminer si vous agissez d'une manière qui correspond à vos valeurs et aux tâches qui ont le plus d'impact. Tenir un journal de temps est un excellent moyen de trouver votre point de départ, votre niveau de base.

Comme vous pouvez le constater, le suivi de votre temps et de vos tâches vous aidera à déterminer votre niveau de référence. Ainsi, vous serez en mesure de faire des objectifs rationnels et des plans pour l'avenir. Par exemple, si vous remarquez qu'il y a des intervalles de temps les mercredis et jeudis, utilisez ces périodes pour réfléchir à des idées pour le prochain projet.

En plus de cela, avoir des données précises sur le temps dont vous avez besoin pour chaque mission signifie être en mesure de mieux organiser les journées de travail. Une autre mesure pratique que vous pouvez prendre consiste à créer une liste de tâches pour demain, la veille au soir. N'oubliez pas d'écrire des délais pour chacun.

De plus, une fois que vous aurez commencé à enregistrer chaque petite activité tout au long de la journée, vous verrez également comment vous passez votre temps libre. Ainsi, ces deux heures de télévision mentionnées précédemment peuvent être remplacées par une autre action, comme faire du vélo pendant une heure, puis prendre un bain l'heure suivante.

Vous ferez de meilleures estimations de temps

Avouons-le, vous ne pouvez pas toujours prédire combien de temps il vous faudra pour faire l'épicerie, emmener vos enfants à l'école ou terminer une tâche importante au travail. En fait, de nombreuses études montrent que nous sous-estimons généralement le temps dont nous avons besoin pour effectuer une course.

Selon la recherche Exploring the "Planning Fallacy" , moins de la moitié des participants ont réussi à terminer leurs activités au moment prévu. Les résultats ont également montré que, lorsque les gens font des prévisions sur leurs activités, ils se concentrent sur le cas spécifique du passé et ses détails. Cependant, les gens devraient avoir une vue d'ensemble - passez en revue tous les cas antérieurs avec des détails. De cette façon, ils se souviendraient des problèmes qu'ils avaient rencontrés avec des cas antérieurs ; ainsi, ils feraient des prédictions plus réalistes.

Par exemple, vendredi dernier, vous avez eu la chance de terminer vos courses et de rentrer chez vous en moins d'une heure. Mais, généralement, il faut près de deux heures pour cette corvée, à cause des embouteillages. Ainsi, vous devriez consacrer plus de temps à cette activité, entre une heure et demie et deux heures.

En général, pour faire des estimations de temps précises, vous devez garder une trace de vos activités. Cela signifie écrire chaque course tout au long de la journée. Ensuite, après quelques semaines, vous serez en mesure de faire des prédictions plus précises sur vos tâches quotidiennes.

Vous serez plus responsable et productif

Certains jours, vous serez plus productif que d'autres. Comme vous le savez déjà, lorsque vous ne pouvez pas rester concentré au travail, vous pouvez vous tourner vers les médias sociaux ou commencer à lire les dernières nouvelles. Ou, lorsque vous devez étudier pour un examen important, mais à la place, vous regardez votre série préférée. C'est ce qu'on appelle le temps perdu .

Mais que se passe-t-il lorsque toute votre semaine est improductive ? Vous ne pourrez probablement pas atteindre vos objectifs hebdomadaires.

Voici ce que nous vous suggérons : gardez une trace de votre temps perdu, de la même manière que vous enregistrez les activités que vous effectuez. Ainsi, lorsque vous verrez des entrées telles que "naviguer sur le Web" ou "regarder des séries", ce sera votre signal d'alarme. Ensuite, demain, vous ferez de votre mieux pour ne pas répéter ces actions, ce qui se traduira par de meilleures performances et une motivation accrue.

De plus, le suivi de vos activités peut également vous aider à améliorer les niveaux de productivité. Pamela Ayuso est une entrepreneure et promoteur immobilier qui écrit un blog sur la croissance des entreprises. Elle pense que, puisque nous avons tous les mêmes 24 heures par jour, notre meilleur pari est de l'utiliser de la manière la plus productive.

« En suivant les activités quotidiennes, nous sommes en mesure d'identifier les tâches qui absorbent la majorité de notre temps. Avec les données en main, nous pouvons alors apporter les modifications nécessaires afin que nous passions notre temps de la meilleure façon possible. »

Ainsi, si vous souhaitez rester concentré sur vos tâches et être plus productif, pensez à tenir un registre de vos activités tout au long de la journée.

Vous apprendrez à effectuer une seule tâche au lieu de multitâche

"Le multitâche découle de la distraction elle-même. ” – Marylin vos Savants

Bien que ce ne soit pas vraiment une distraction, le multitâche est une illusion. Earl Miller, professeur de neurosciences au MIT, pense que notre cerveau peut passer d'une chose à l'autre extrêmement rapidement. Mais le cerveau ne peut pas se concentrer sur les deux choses en même temps.

Ainsi, vous pouvez penser que vous pouvez cuisiner votre dîner et laver la vaisselle simultanément. Mais, il y a de fortes chances que vous oubliez d'ajouter cette épice importante ou que vous cassiez accidentellement un verre.

En ce qui concerne le suivi du temps et l'enregistrement de vos activités, vous souhaiterez disposer d'informations claires et précises sur ce que vous faites. Cela signifie faire chaque course séparément afin de pouvoir les enregistrer correctement. Par conséquent, vous améliorerez vos compétences en monotâche et éviterez le multitâche. De plus, lorsque vous faites attention à une seule activité, vos résultats seront meilleurs, pour ne pas dire plus délicieux.

Comment faites-vous le suivi de vos tâches quotidiennes ?

Maintenant que vous avez appris les principaux avantages du suivi de vos activités quotidiennes, explorons deux façons de conserver une trace de vos tâches :

1. Méthode stylo et papier, et
2. Suivi de vos activités avec Clockify.

Méthode stylo et papier

Créée par Neville Medhora, cette méthode est une solution idéale si vous préférez utiliser des outils d'écriture traditionnels, tels que le stylo et le papier.

Alors, au début de votre journée de travail, prenez une feuille de papier et commencez à écrire ce qui suit :

• La date : gardez la date en haut de votre liste. Ce petit détail sera important pour les futures références.
• Toutes les tâches de la journée : assurez-vous d'inclure les tâches les plus importantes de la journée et soyez réaliste à ce sujet. Si vous pensez que vous êtes capable de faire six devoirs complexes, notez seulement ceux-ci. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des activités qui ne sont pas liées au travail, que vous prévoyez de faire après le travail. Gardez-les au bas de votre liste.
• Heures de réunion : c'est une information extrêmement utile si vous avez généralement plusieurs réunions tout au long de la journée. Ajoutez-les simplement sur le côté droit de votre papier, en guise de rappel.
• Heures suivies : gardez un œil sur l'heure à laquelle vous commencez à travailler sur une tâche et une fois que vous avez terminé. Ensuite, notez la durée de cette activité sur le côté droit du papier, sous votre rappel de réunion. Faites de même pour toutes les autres tâches. Écrire ces blocs de temps vous donnera une meilleure idée de la façon dont vous passez vos heures de travail, des tâches qui nécessitent plus de temps et vous verrez à quel point vous avez été productif ce jour-là.
• Récapitulatif quotidien : à la fin de votre journée de travail, écrivez un résumé de votre journée – vos réalisations quotidiennes.

Voici plusieurs autres conseils pratiques que Medhora suggère :

️ Rédigez votre to-do list la veille . Ainsi, lorsque vous commencez votre journée de travail le matin, vous n'avez qu'à suivre la liste.

️ Décomposez vos tâches en morceaux plus petits et gérables. Ainsi, au lieu d'avoir une tâche plus importante, vous aurez plusieurs tâches à accomplir. De plus, vous vous sentirez satisfait chaque fois que vous gratterez la tâche que vous venez de terminer.

️ Une astuce simple que vous pouvez utiliser lorsque vous avez envie de procrastiner - utilisez un autre papier avec un morceau de ruban adhésif en haut. Ensuite, collez ce papier sur votre liste et ajustez-le de manière à ne voir que votre première tâche. Même si vous n'avez pas envie de travailler pour le moment, ne voir qu'une seule tâche à la fois signifie que vous ne serez pas dérangé par les autres de la liste.

Pour en savoir plus sur cette technique simple, regardez la vidéo expliquant cette méthode.

Suivi des activités avec Clockify

Alternativement, si vous préférez utiliser un logiciel pour suivre vos activités quotidiennes, essayez Clockify comme votre propre application de journal d'activité.

Voici comment enregistrer vos devoirs avec cet outil :

• Créez un compte Clockify .
• Téléchargez un outil de suivi du temps . Assurez-vous que vous pouvez utiliser Clockify sur votre téléphone, sur votre ordinateur ou en tant qu'extension de navigateur.
• Suivez vos activités . Vous pouvez le faire soit par :
• Utiliser un chronomètre : démarrez votre chronomètre lorsque vous commencez à travailler sur une activité et arrêtez-le lorsque vous avez terminé. N'oubliez pas d'écrire la description de votre activité.

• Saisissez vos activités manuellement en écrivant la description de votre activité et en ajoutant le temps.

Disons que ce sont vos activités du matin avant d'aller travailler :

• Tu es allé courir ce matin de 8h à 9h.
• Ensuite, vous avez pris une douche et pris le petit-déjeuner, qui a duré 30 minutes au total.
• Puisque vos heures de travail sont de 10 h à 18 h, vous passez les 30 prochaines minutes à vous rendre au travail.

Comme vous pouvez le voir ci-dessous, voici à quoi ressembleront vos entrées.

Une fois que vous avez suivi tout ce que vous avez fait pendant la journée, vous obtiendrez une liste comme celle-ci.

Ainsi, vous pourrez modifier la durée d'activités particulières si nécessaire.

En dehors de cela, il existe d'autres fonctionnalités pratiques de Clockify.

️ Catégorisez vos entrées . Vous pouvez ajouter un nom de projet ou une étiquette pour chaque entrée. Dans notre exemple, les noms de projets sont Loisirs et Projet A.

️ Analyser les activités . Dans la section Tableau de bord, vous pouvez consulter toutes vos activités et les filtrer par projet ou statut de facturation. De plus, dans le coin droit, tu peux voir combien de temps tu as passé à faire chaque activité.

Comment gardez-vous une trace de vos habitudes?

Outre les tâches et les activités en général, vous pouvez également suivre vos habitudes. Construire des habitudes implique de suivre une routine ou un comportement particulier, mais de temps en temps, vous devez analyser vos progrès. Ce faisant, vous saurez si cette routine donne les résultats attendus et si vous devez modifier certaines actions.

Par exemple, disons que vous avez appris la langue finnoise. Cela fait six mois et vous n'avez manqué aucun cours. Mais, pour une raison quelconque, vous n'êtes pas satisfait de votre connaissance actuelle du finnois. Cette rétroaction vous indique que vous devez changer quelque chose. Peut-être avez-vous besoin de faire vos devoirs avec plus de diligence ou de travailler vos compétences en conversation.

Voici le hic, lorsque vous établissez des règles de base pour une habitude, vous devez leur obéir. De plus, vous devez tenir un journal de ces actions quotidiennes/hebdomadaires. En ce qui concerne notre exemple avec la langue finnoise, vous devrez noter le temps que vous passez à apprendre la langue.

Le traqueur d'habitudes et son fonctionnement

L'un des moyens les plus pratiques d'analyser vos habitudes consiste à utiliser le traqueur d'habitudes. Dans son livre Atomic Habits , James Clear explique le but principal de cette méthode.

"Un outil de suivi des habitudes est un moyen simple de mesurer si vous avez pris une habitude."

Voici comment utiliser un outil de suivi des habitudes :

• Prenez un cahier avec un calendrier ou utilisez une feuille Google/Excel .
• Ensuite, notez toutes vos habitudes mensuelles . Par exemple, pour novembre, vos habitudes peuvent être la lecture, l'entraînement, l'apprentissage du finnois et le yoga.
• Chaque fois que vous terminez une habitude, ajoutez une coche, un symbole X ou tout autre signe à côté de l'habitude.

Vous pouvez sélectionner les jours pour chaque habitude, par exemple :

• Lundi, mercredi et vendredi – entraînement,
• Mardi et jeudi – apprentissage du finnois,
• Samedi et dimanche – yoga
• Chaque jour – lecture.

Voici un exemple de réalisation de toutes les habitudes au cours de la première semaine de novembre.

Comme vous pouvez le voir, vos habitudes mensuelles peuvent être divisées en horaires identiques pour chaque semaine du mois. En fait, cette méthode est conforme aux routines et aux habitudes des personnes hautement productives. Par exemple, Jack Dorsey, PDG de Twitter et Square, a une routine différente pour chaque jour de la semaine. Ainsi, les lundis sont pour gérer ses entreprises, les mardis pour se concentrer sur les produits, etc.

Si vous vous en tenez à cette norme, vous aurez un mois entier rempli de cases marquées. Ce sera sûrement votre booster de motivation. De plus, après le premier mois, vous pourrez modifier la fréquence de certaines habitudes si nécessaire. Par exemple, si vous aimez faire du yoga et que cela vous aide à rester détendu, vous pouvez le faire trois fois par semaine au lieu de deux.

Quelles habitudes pouvez-vous mesurer ?

Dans le livre susmentionné, Clear recommande la règle des deux minutes. Cela signifie commencer par de petites habitudes. Les petites habitudes sont toutes ces actions que vous pouvez accomplir en deux minutes ou moins.

Par exemple, voici quelques petites habitudes que vous pouvez adopter quotidiennement :

• Lisez une page de votre livre préféré.
• Méditez pendant une minute le matin.
• Faites une pompe ou étirez-vous pendant une minute.
• Se lever et se coucher à l'heure déterminée.
• Arrosez vos plantes l'après-midi.

En dehors de cela, vous pouvez mesurer les habitudes qui ont un impact sur votre santé, telles que :

• Combien de café vous buvez quotidiennement.
• Combien d'eau vous buvez par jour.
• Que vous mangiez suffisamment de légumes et de fruits.
• Pour des informations plus détaillées sur votre alimentation, vous pouvez même suivre votre apport en protéines, en glucides et en graisses.

Maintenant, qu'en est-il des activités que vous aimeriez éviter ou faire moins souvent ? Clear les appelle des habitudes d'évitement. En général, ces actions ont soit un impact négatif sur votre santé, vos finances ou votre productivité. Voici quelques exemples:

• Éliminer l'alcool, la caféine ou la consommation de sucre.
• Arrêter de fumer.
• Passer moins de temps devant l'écran (en dehors de vos heures de travail).
• Dépenser moins d'argent sur les achats en ligne.

Par conséquent, tout comme vous suivez les habitudes que vous souhaitez développer, vous pouvez également surveiller celles que vous souhaitez éviter.

Comment s'habituer aux habitudes de pistage ?

Même garder une trace de vos habitudes est l'habitude que vous devez acquérir. Dans le cas où vous n'auriez jamais suivi votre routine, nous avons quelques conseils simples pour vous aider à démarrer :

️ Remplissez le suivi des habitudes dès que vous avez terminé l'habitude. Ce faisant, vous n'oublierez pas de noter vos réalisations quotidiennes.

️ Restez simple . Lorsque vous avez terminé l'habitude souhaitée, cochez simplement la case avec le nom de l'habitude. Vous n'avez pas besoin d'ajouter d'autres détails. De plus, gardez votre outil de suivi des habitudes à portée de main, afin de pouvoir le trouver et le remplir facilement.

Enfin, si vous cassez une habitude, essayez de ne pas répéter cette erreur le lendemain. Vous avez probablement eu des raisons logiques pour sauter une routine une fois, mais assurez-vous d'être de retour sur la bonne voie le lendemain.

Conclusion

En gardant une trace de vos activités quotidiennes, vous gagnerez le contrôle de votre temps, vous améliorerez vos compétences organisationnelles et votre productivité. De plus, vous serez en mesure d'effectuer des estimations de temps plus précises et d'apprendre à effectuer une seule tâche au lieu d'effectuer plusieurs tâches. Si vous ne savez pas comment commencer à suivre vos actions, choisissez l'une des deux méthodes décrites dans cet article.

De plus, nous vous suggérons également de consigner vos habitudes. Créer une habitude n'est pas toujours facile. Mais, chaque fois que vous terminez votre habitude quotidienne et que vous l'écrivez, vous vous sentirez bien dans votre accomplissement. De plus, le traqueur d'habitudes vous aidera à garder le cap sur votre routine, ce qui peut parfois être un vrai combat.