Le personnel occasionnel convient-il à votre organisation ?

Prenez une décision éclairée quant à savoir si la dotation en personnel est adaptée à votre organisation en approfondissant les deux considérations essentielles ci-dessous.

Dans une enquête Capterra menée l'année dernière, nous avons interrogé plus de 300 employés ayant des responsabilités de recrutement et avons constaté que 56 % craignent qu'il y ait des postes vacants que leur employeur ne pourra jamais pourvoir.

Dans cet esprit, il n'est pas étonnant que les responsables du recrutement et les propriétaires d'entreprise recherchent des moyens de pourvoir rapidement les postes vacants. Et l'une des meilleures façons de le faire? Personnel contingent.

La dotation en personnel occasionnel est une stratégie d'embauche qui est souvent utilisée pour combler les lacunes en matière de compétences ou pour traverser une période de demande accrue de main-d'œuvre. Lorsqu'elle est utilisée de manière appropriée, votre entreprise peut bénéficier d'économies et d'une main-d'œuvre agile, mais ce n'est pas toujours la meilleure solution à vos problèmes de sous-effectif.

Si vous êtes un gestionnaire d'embauche ou un propriétaire d'entreprise chargé de déterminer si la dotation en personnel occasionnel est une bonne option pour votre organisation, ce guide est pour vous. Nous vous aiderons à naviguer dans cette décision en fournissant des exemples d'industries qui utilisent couramment des travailleurs occasionnels à une formule permettant de comparer le coût d'embauche d'un employé à temps plein à celui d'un travailleur occasionnel.

Qu'est-ce que le personnel contingent?

La dotation en personnel occasionnel est une stratégie d'embauche dans laquelle des travailleurs temporaires (également appelés contractuels ou consultants) sont embauchés pour compléter la main-d'œuvre permanente d'une entreprise. En règle générale, un travailleur occasionnel est engagé pour aider à un projet ou à une saison de travail spécifique, bien qu'il ne soit pas rare que des travailleurs occasionnels s'engagent dans des contrats de 12, 18 ou 24 mois.

Avoir une main-d'œuvre occasionnelle est plus courant dans certaines industries que dans d'autres, et il y a une bonne raison à cela : les industries dont la demande de services fluctue ou qui exécutent des projets (plutôt qu'un flux de travail régulier) bénéficient davantage de l'aide d'employés temporaires .

Voici quelques exemples d'industries qui utilisent couramment des travaux contingents :

• Soins de santé : les entreprises telles que les hôpitaux, les cliniques, les centres de bien-être, les centres d'aide à la vie autonome et les prestataires de soins de santé à domicile comptent sur des travailleurs occasionnels pour combler rapidement les lacunes en matière de compétences. Cette pratique est devenue plus répandue que jamais en raison de la pénurie de personnel de santé exacerbée par la pandémie de COVID-19.
• Fabrication : Les fabricants d'aliments et de boissons, ainsi que les fabricants de vêtements, d'électronique, de charbon, de plastique et d'automobiles utilisent des travailleurs occasionnels car l'offre et la demande de production fluctuent fréquemment et l'acquisition de main-d'œuvre occasionnelle peut être ajustée.
• Informatique : les entreprises de toutes sortes peuvent choisir de recruter des travailleurs occasionnels ayant une expérience en informatique pour travailler en tant que spécialistes du support de réseau informatique, installer de nouveaux matériels ou logiciels, résoudre des problèmes et effectuer une maintenance de routine (comme effectuer des sauvegardes de fichiers sur le réseau).
• Construction : les entreprises de construction peuvent soumissionner pour un projet qui nécessite plus de main-d'œuvre qu'elles n'en ont facilement disponible ou, dans certains cas, un ensemble de compétences spécialisées. Par exemple, une entreprise générale qui soumissionne pour un projet de rénovation peut découvrir des dommages causés par la moisissure ou le feu au cours de ses travaux, auquel cas elle aurait besoin de l'aide temporaire d'un expert en restauration.

Quelles sont les différences entre un travailleur occasionnel et un employé à temps plein ?

Aux yeux de la loi, il existe une différence notable entre les employés permanents à temps plein et les contractuels. Nous aborderons ci-dessous trois des différences les plus importantes.

• Rémunération : Les employés à temps plein gagnent un salaire annuel, tandis que les travailleurs occasionnels reçoivent un salaire horaire pour le travail qu'ils effectuent. Cela signifie que les employés sont sur votre liste de paie, tandis que les travailleurs occasionnels ne le sont pas. De plus, les travailleurs occasionnels ne reçoivent pas les avantages sociaux accordés aux employés à temps plein (tels que l'assurance ou la prise de force), bien qu'ils aient droit au salaire minimum et à la rémunération des heures supplémentaires.
• Heures de travail : bien que les employeurs puissent demander à un employé à temps plein de travailler à certaines heures, il n'en va pas toujours de même pour les travailleurs occasionnels. Dans la plupart des cas, les travailleurs occasionnels fixent leurs propres heures et horaires, bien qu'il existe des exceptions, par exemple si un travailleur occasionnel a été embauché pour remplacer un employé à temps plein pendant qu'il est en congé parental.
• Surveillance : les travailleurs occasionnels ont plus de flexibilité que les employés à temps plein en ce qui concerne l'achèvement du travail. La mauvaise classification des employés est un risque lié à l'embauche de travailleurs intérimaires, et l'un des facteurs qu'un employeur doit être en mesure de prouver afin de classer un travailleur comme intérimaire est que le travailleur est libre de contrôle et de direction dans l'exécution des services. Cela signifie que les employeurs peuvent exercer un plus grand contrôle sur les employés à temps plein que sur les travailleurs contractuels.

Les avantages de la dotation occasionnelle pour les employeurs

Deux facteurs principaux motivent les entreprises à opter pour la main-d'œuvre occasionnelle : premièrement, la possibilité de réduire les coûts fixes, et deuxièmement, la flexibilité du personnel offerte par les travailleurs occasionnels.

Économies de coûts

Dans une récente enquête de Gartner, 32 % des répondants ont déclaré que leur employeur remplaçait les employés équivalents temps plein (ETP) par des travailleurs occasionnels afin de réduire les coûts (contenu complet disponible pour les clients).

Dans de nombreux cas, l'embauche d'un travailleur occasionnel ne représente qu'une fraction du coût d'embauche d'un nouvel employé à temps plein. En effet, les employés à temps plein bénéficient d'avantages coûteux en plus de leur salaire, tels qu'une assurance, des cotisations de contrepartie 401k et des congés payés. Les employeurs sont également tenus de payer la sécurité sociale américaine et les charges sociales pour les employés à temps plein, alors que ce n'est pas le cas pour les travailleurs occasionnels (sauf si la législation locale en dispose autrement).

Une plus grande flexibilité du personnel

L'utilisation de travailleurs occasionnels donne aux employeurs la possibilité d'ajuster leur main-d'œuvre en fonction des besoins de l'entreprise. Par exemple, la dotation en personnel occasionnel est très courante dans l'industrie de la construction, où la demande de travailleurs dépend du nombre de projets en cours dans lesquels une entreprise est impliquée et de la portée de ces projets.

De plus, il est beaucoup plus rapide de combler les postes vacants ou les lacunes en matière de compétences avec de la main-d'œuvre occasionnelle plutôt qu'avec des employés à temps plein, car les travailleurs occasionnels arrivent avec les compétences nécessaires, ce qui élimine le besoin d'un long processus de formation ou d'intégration. Dans la plupart des cas, les employeurs font appel à une entreprise de recrutement occasionnel pour les aider à trouver des travailleurs temporaires. Étant donné que ces entreprises ont accès à un bassin de talents parmi lesquels choisir, votre processus de recrutement se limitera à la présélection des candidats envoyés par votre partenaire de recrutement.

Bien sûr, il y a d'autres avantages, et plus important encore, des inconvénients, des travailleurs occasionnels à considérer. Pour un aperçu des avantages et des inconvénients des travailleurs occasionnels, regardez cette courte vidéo :

Comment déterminer si les travailleurs occasionnels conviennent à votre entreprise

En fin de compte, il y a deux considérations essentielles à garder à l'esprit lorsque vous essayez de décider si vous devez embaucher un travailleur occasionnel ou un nouvel employé :

1. Le type de travail pour lequel vous avez besoin d'une aide supplémentaire.
2. Si vous allez réellement économiser de l'argent en embauchant de la main-d'œuvre occasionnelle.

Répondre à ces questions nécessitera une réflexion stratégique, mais ne vous inquiétez pas : nous ajouterons un contexte qui vous aidera à comprendre pourquoi ces considérations sont si cruciales et fournirons des recommandations qui vous aideront à vous frayer un chemin dans cette décision. Commençons par la première considération : le type de travail pour lequel vous avez besoin d'aide.

Tout d'abord, définissez l'étendue du travail pour lequel vous avez besoin d'aide

Plus tôt, nous avons donné des exemples d'industries qui utilisent couramment la main-d'œuvre occasionnelle. Chacun de ces exemples réaffirme une autre chose que nous avons mentionnée : que les entreprises utilisent des travailleurs occasionnels en raison de la flexibilité qu'ils offrent.

Dans cet esprit, votre prochaine étape consiste à définir l'étendue du travail pour lequel vous avez besoin d'aide. Déterminez s'il s'agit d'une tâche ou d'un processus de routine faisant partie des opérations de votre entreprise ou d'une mission ponctuelle. Si c'est le premier cas, vous feriez mieux d'opter pour un employé à temps plein plutôt qu'un employé temporaire, bien qu'il y ait quelques exceptions à cela. Par exemple, les détaillants peuvent avoir besoin d'aide pour une tâche de routine (telle que l'emballage des commandes en ligne) qui a connu une augmentation de la demande en raison de la saison des achats des Fêtes.

Ensuite, anticipez le niveau d'implication dont vous aurez besoin dans le travail

Les travailleurs occasionnels ne peuvent pas être gérés de la même manière que les employés à temps plein. Et si un employeur exerce trop de contrôle sur la façon dont un travailleur occasionnel accomplit ses tâches, il risque une erreur de classification, dont les conséquences juridiques et commerciales peuvent être coûteuses.

Cela signifie que si la nature du travail dont vous avez besoin est très spécifique à votre entreprise, il est probablement préférable d'embaucher un employé à temps plein qui peut être formé aux nuances du travail. D'un autre côté, si le travail est simple et peut être effectué sans trop de surveillance ou d'interférence de la part de votre équipe, un employé occasionnel pourrait être une excellente solution.

Enfin, comparez le coût d'un travailleur occasionnel par rapport à un employé à temps plein

La considération la plus importante pour savoir si vous devriez adopter ou non la dotation en personnel est de savoir comment cela affectera votre résultat net. Dans "L'augmentation de la main-d'œuvre contingente nécessite une planification des coûts et des activités", Gartner donne un aperçu de tous les coûts associés à l'embauche d'employés intérimaires (contenu complet disponible pour les clients).

La même formule peut être utilisée pour déterminer le coût d'embauche d'un travailleur occasionnel, mais dans la plupart des cas, vous ne contribuerez pas à ses avantages sociaux et les coûts de recrutement seront limités aux frais facturés par une entreprise de solutions de recrutement. De plus, les coûts de formation seront inférieurs car les employés occasionnels sont généralement embauchés avec le savoir-faire nécessaire pour effectuer leur travail.

Vous pensez peut-être que cela signifie que l'embauche d'un travailleur occasionnel sera beaucoup plus abordable que l'embauche d'un travailleur à temps plein, mais les travailleurs occasionnels sont responsables de couvrir leurs propres avantages et de payer leurs propres impôts, ce qui signifie qu'ils ont généralement un taux de salaire qui est 20 % supérieur à celui d'un employé permanent.

Avec tout cela à l'esprit, vous devez calculer les coûts potentiels de l'embauche d'un employé à temps plein et d'un travailleur occasionnel et comparer les deux afin de déterminer quelle option est la plus logique pour votre entreprise.

Établir un plan de match pour l'embauche de personnel contingent

Une étude Gartner de 2020 a révélé que 83 % des organisations prévoyaient d'augmenter leur recours aux travailleurs occasionnels (contenu complet disponible pour les clients). Depuis que cette recherche a été publiée, la pénurie de talents n'a fait que s'aggraver. Les travailleurs occasionnels peuvent être une solution car ils sont rapidement embauchés et peuvent commencer à exécuter le travail qui n'est pas fait en raison des postes vacants que les recruteurs ont du mal à pourvoir.

Si, après avoir lu ce guide, vous pensez que les travailleurs occasionnels pourraient convenir à votre organisation, vous pouvez commencer en suivant les quatre étapes décrites dans le graphique ci-dessous :

Sondage sur la stratégie de recrutement de Capterra

L'enquête sur la stratégie de recrutement de Capterra a été menée en juillet 2021. Nous avons recueilli 300 réponses de travailleurs ayant des responsabilités de recrutement chez des employeurs américains. L'objectif de cette enquête était de savoir à quel point les entreprises ont du mal à recruter et à embaucher, et quelles solutions elles ont envisagées pour améliorer les résultats de recrutement et d'embauche.