Qu'est-ce qu'un système téléphonique IP et mon entreprise en a-t-elle besoin ?

Et si vous pouviez économiser jusqu'à 60 % sur votre configuration de ligne fixe actuelle ? En échange des économies réalisées, vous disposerez d'un système téléphonique professionnel plus fiable auquel vos équipes distantes pourront accéder de n'importe où.
Il est plus que possible de profiter de ces avantages en passant de votre configuration de réseau téléphonique public commuté (PSTN) à un système téléphonique IP moderne.

Qu'est-ce qu'un téléphone IP ?

Lorsque nous pensons à un système téléphonique traditionnel, nous pensons aux téléphones de bureau et à une salle de serveurs pour accepter les appels entrants. Vous avez besoin de plusieurs lignes téléphoniques pour connecter les serveurs à chaque téléphone analogique, ce qui crée un labyrinthe de câbles dans tout le bureau.
Un système téléphonique IP (ou IP PBX ) résout ce problème. Le serveur est basé sur le cloud ; vous n'avez pas besoin d'une salle de serveurs à l'intérieur de votre bureau. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de souffrir de labyrinthes de fils de cuivre et que vous pouvez accepter les appels entrants en utilisant une connexion Internet.

L'ensemble du système téléphonique IP fonctionne grâce à la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol) . Cela signifie simplement que vous pouvez passer et recevoir des appels téléphoniques en utilisant n'importe quel type de connexion Internet.
Alors, à quoi ressemble un téléphone IP ?
Les solutions VoIP vous permettent de prendre des appels sur n'importe quel appareil connecté à Internet, appelé téléphone IP ou SIP. Qui comprend:

• Téléphones mobiles (comme Apple ou Android)
• Un ordinateur portable
• Votre PC

En fin de compte : n’importe quel combiné peut être un téléphone VoIP à condition qu’il dispose d’un accès Internet et d’une application de téléphonie IP compatible.

Comment fonctionne un système de téléphonie IP ?

En termes simples : tous les appels entrants sont dirigés vers le serveur virtuel hébergé par votre fournisseur. Votre fournisseur VoIP convertit ensuite l'appel en fichier audio et transmet les données à un téléphone IP.
Vous êtes ensuite connecté à l'appelant comme d'habitude, la transmission étant effectuée via Internet plutôt que via une tour de téléphonie cellulaire.
Voici les composants essentiels d’un système téléphonique IP :

1) Un standard virtuel

Également connu sous le nom de PBX cloud , il s'agit du serveur qui gère les appels entrants et les convertit en fichier audio. Vous aurez besoin d'un serveur hébergé dans le cloud pour passer et recevoir des appels via Internet.

2) Gardien vocal

Un système téléphonique de bureau traditionnel utilise un PSTN pour passer des appels à l'aide de connexions cellulaires. Cependant, votre nouveau système téléphonique IP utilise des contrôleurs vocaux pour contrôler l'accès à votre système.
Vous utiliserez ce composant pour déterminer qui peut utiliser votre système VoIP, quand et quels appareils sont connectés.

3) Passerelles

Ce composant gère la manière dont vos connexions téléphoniques sont établies. Avec un, vous pouvez utiliser un téléphone IP pour appeler un numéro non VoIP.
Les passerelles peuvent fonctionner selon une règle de routage du moindre appel, ce qui signifie qu'elles trouveront automatiquement le moyen le plus rapide de connecter vos appels sortants au numéro que vous composez, qu'il s'agisse d'un numéro VoIP ou d'un téléphone fixe.

4) Téléphone de bureau IP

Vous pouvez transformer l'équipement que vous possédez déjà en téléphone IP avec un adaptateur téléphonique analogique (ATA).
Ceux-ci se branchent sur votre téléphone de bureau traditionnel et les connectent à Internet. Ils convertissent votre voix en fichier audio et trouvent une adresse IP pour le numéro que vous appelez. Cela signifie que vous pouvez passer des appels VoIP via un équipement non connecté à Internet.

Commutation de circuits et commutation de paquets

Vous vous demandez en quoi cela diffère d'une configuration de ligne fixe traditionnelle (commutation de circuit) ? Un système téléphonique IP utilise la commutation de paquets.
La VoIP divise vos conversations en petits paquets de données qu'elle transmet sur Internet.
Un adaptateur téléphonique analogique (ATA) convertit ensuite ces données sous la forme analogique que vous entendez enfin. De cette façon, vos téléphones IP n'utilisent pas de ligne lorsqu'ils n'en ont pas besoin.

Types de systèmes téléphoniques IP

Les deux types de systèmes téléphoniques IP fonctionnent à l'aide d'un PBX (Private Branch Exchange). Celui-ci peut se présenter sous deux formes :

1) Sur site

Avec le PBX sur site, tous les équipements et matériels nécessaires pour passer des appels VoIP se trouvent dans votre bureau.
Il s'agit de la connexion téléphonique du serveur au bureau en fil de cuivre dont nous avons parlé plus tôt ; celui traditionnellement installé dans les bureaux.
Un système téléphonique IP sur site se connecte à un PBX à l'intérieur de votre bureau, à l'aide d'une connexion LAN. Vous pouvez facilement ajouter des fonctionnalités avancées supplémentaires et avoir la possibilité de sauvegarder les téléphones via des lignes réseau SIP supplémentaires.
Mieux encore, vous contrôlez le fonctionnement de votre système téléphonique VoIP. Vous pouvez modifier les lignes, ajouter et modifier des connexions, le tout depuis votre bureau. Mais vous devrez peut-être faire appel à un support informatique interne pour le faire.

2) Basé sur le cloud (ou virtuel)

Le PBX hébergé, ou PBX cloud, est l'endroit où une société tierce gère tout ce qui concerne votre système téléphonique IP. L'installation et la maintenance sont effectuées virtuellement : vous n'avez pas besoin qu'un ingénieur vienne à votre bureau pour l'installer.
Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet solide comme « matériel » et un appareil sur lequel installer le logiciel du téléphone IP (comme un smartphone.)
Pensez à un système téléphonique professionnel basé sur le cloud comme à l'équivalent moderne d'un système traditionnel.
Vous avez toujours la possibilité de passer et de recevoir des appels téléphoniques de haute qualité, sans maintenance ni configuration coûteuse.

Dois-je utiliser une solution sur site ou basée sur le cloud ?

Le choix entre des systèmes téléphoniques IP sur site ou basés sur le cloud dépend de vos ressources.
Même si le système sur site vous offre la possibilité d'avoir un contrôle total sur votre système, vous courez le risque de devoir compter sur une expertise interne pour gérer votre système de téléphonie IP. Cela peut coûter très cher : lorsque vous devez faire appel à des ressources d'assistance externes, vous encourez un coût supplémentaire.
Il est également possible que les pièces dont vous avez besoin soient en rupture de stock ou ne soient plus en service. Enfin, vous avez besoin d'espace dans votre bureau pour pouvoir ajouter les équipements nécessaires. Toutes les entreprises n’ont pas le luxe d’avoir une salle libre à consacrer aux serveurs téléphoniques.
Cependant, les systèmes de téléphonie IP basés sur le cloud n'ont besoin que de ce que vous possédez probablement déjà : un service Internet de haute qualité.

Avantages des systèmes de téléphonie IP

Vous vous demandez s'il vaut la peine d'abandonner votre système téléphonique actuel au profit d'un système téléphonique IP qui utilise Internet pour passer des appels ? Voici six éléments à considérer.

1) C'est moins cher à installer et à entretenir

La chose la plus importante à considérer lorsque vous êtes propriétaire d’une petite entreprise est sans doute le budget. Vous ne voulez pas payer un bras et une jambe pour accepter des appels professionnels. Mais c'est là que le système téléphonique IP se démarque.

Un système téléphonique IP est moins cher qu’une configuration filaire à l’ancienne de deux manières. Premièrement : vous n'avez pas besoin d'un équipement flambant neuf pour commencer à utiliser le nouveau réseau.

Vous avez juste besoin de deux choses que vous possédez déjà : une connexion Internet et un combiné ou des softphones connectés à Internet.

Cela signifie que votre système téléphonique IP risque moins de nécessiter une maintenance. Il n'y a aucun risque de rupture de câbles ou de surchauffe des serveurs. Vous vous engagez simplement à maintenir une application logicielle à jour, ce que votre fournisseur VoIP vous rappellera de toute façon.

2) Ils sont plus fiables

Si vous utilisez actuellement un réseau téléphonique filaire, vous comprendrez à quel point il peut être peu fiable. Vous pourriez avoir des téléphones de bureau capricieux ou des câbles douteux qui ne fonctionnent que dans une position spécifique.

Frustrant, non ?

Avec les systèmes de téléphonie IP, vous ne dépendez que d’une seule chose : une connexion Internet. Mais même si Internet tombe en panne, vous pouvez toujours passer des appels grâce au renvoi d'appel flexible que vous utilisez toujours.

Modifiez simplement vos paramètres pour renvoyer les appels vers un autre combiné en utilisant une autre connexion Internet. (Par exemple : si le Wi-Fi de votre bureau tombe en panne, renvoyez les appels vers votre téléphone portable utilisant la 4G.) La qualité de vos appels n'en souffrira pas.

Il en va de même pour les interférences météorologiques, les problèmes matériels et les pannes de courant. Vous pouvez rendre votre système téléphonique IP constamment opérationnel en redirigeant les appels vers la messagerie vocale ou vers un téléphone portable. Plus de temps d'arrêt.

3) C'est convivial à distance

Selon nos recherches, plus de 38 % des entreprises ont des membres d’équipe qui travaillent à distance. De plus, 88 % des professionnels communiquent au travail via leur appareil mobile au moins une fois par semaine.

Les systèmes de téléphonie IP s'adressent aux travailleurs à distance.

Pourquoi? Parce que vous pouvez ajouter leur numéro de téléphone portable professionnel à votre système téléphonique IP et renvoyer les appels vers leur appareil, même lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

De plus, s'ils travaillent à domicile , les messageries instantanées ou les vidéoconférences facilitent la collaboration.

La VoIP vous permet de passer des appels téléphoniques à faible coût et d'envoyer des messages texte gratuits sur Internet. C'est pourquoi un système téléphonique IP est essentiel si vous avez un grand nombre de collaborateurs travaillant à domicile, comme dans le cas d'un centre de contact virtuel.

4) La mise à l’échelle de votre système téléphonique IP est facile

Faire des conférences téléphoniques sur des téléphones fixes ? Soyez prêt à payer des frais supplémentaires de matériel et de connectivité. Chaque fois que vous embauchez un nouveau collaborateur, vous devrez également faire appel à un ingénieur pour venir installer une ligne téléphonique sur son bureau.

Cependant, ce n'est pas un problème avec les téléphones IP. Appelez simplement votre fournisseur VoIP, ajoutez la personne à votre compte en ligne et téléchargez le logiciel sur son appareil. Ça y est, ils sont ouverts aux affaires. (Et appelle.)

C'est particulièrement intéressant pour les centres d'appels . Vous devez toujours embaucher de nouveaux agents de support client à mesure que votre entreprise se développe. Un système téléphonique IP facilite cette tâche, à condition qu'il propose une unité multi-conférence (MCU).

Les systèmes de téléphonie IP permettent également à autant de personnes de rejoindre un appel que votre bande passante Internet le permet.

Cela vous permet de créer une plateforme de communications unifiées pour votre entreprise.

Toutes vos communications, qu'il s'agisse d'appels vidéo, d'assistance client ou de formation d'équipe, se dérouleront au même endroit : Internet.

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5) Vous pouvez augmenter la satisfaction client

Si vous utilisez un système fixe traditionnel pour prendre des appels, vous risquez de frustrer vos clients. Ils accéderont directement à la messagerie vocale si le numéro de téléphone qu'ils ont appelé est occupé. Ce n'est pas génial pour le service client.

Cependant, vous pouvez utiliser votre système téléphonique IP pour passer autant d’appels que vous le souhaitez. Vous n'aurez pas besoin d'un numéro de téléphone supplémentaire pour gérer plusieurs appelants, car ils peuvent être mis en attente pour le prochain agent disponible.

Les files d'attente d'appels minimisent les appels rejetés et offrent une expérience client exceptionnelle.

De plus, un système téléphonique IP améliore encore davantage la satisfaction des clients , car les appels VoIP à VoIP sont gratuits.

Si vos clients utilisent également un système téléphonique IP (comme Nextiva ou Skype) pour vous appeler, ils n'auront pas besoin de débourser des coûts élevés pour les appels longue distance. C'est totalement gratuit de vous appeler.

6 fonctionnalités de téléphone IP à rechercher

• Messagerie vocale : lorsqu'un employé ne parvient pas à joindre le téléphone, la messagerie vocale et le transfert d'appel s'avèrent utiles. Vérifiez que votre fournisseur de services autorise les appelants à laisser un message et voyez s'il propose un service de messagerie vocale vers e-mail. De cette façon, vous pouvez suivre les appels manqués en analysant les messages dans votre boîte de réception.
• Enregistrement d'appels : Si vous êtes dans un secteur fortement réglementé, vous aurez besoin d'un enregistrement d'appels. Il peut également être utilisé pour améliorer la réussite des clients et former vos commerciaux . Vous disposerez d'une bibliothèque d'appels téléphoniques réels enregistrés à utiliser comme exemples.
• Réception automatique : cette fonctionnalité de téléphone IP « accueille » chaque appelant avec un message automatisé et les achemine vers différentes personnes en fonction de la raison pour laquelle ils appellent. Il offre une expérience client rapide et simple.
• Identification de l'appelant : modifiez votre identification de l'appelant pour afficher le nom de votre entreprise et votre numéro de téléphone avant de passer un appel sortant. Cela vous aide à établir des relations avec la zone locale de la personne que vous appelez.
• Conférence audio et vidéo : avez-vous besoin de plusieurs membres de l'équipe lors du même appel ? Recherchez un système téléphonique IP doté de fonctionnalités de conférence robustes, non seulement pour les appels audio, mais également pour les vidéoconférences.

Une autre chose à considérer est la sécurité . Il peut être tentant de choisir le fournisseur le moins cher, mais une option plus sûre consiste à choisir un fournisseur offrant le meilleur support et la meilleure sécurité pour les téléphones de bureau multilignes .

N'hésitez pas à demander à votre fournisseur ses accréditations, comment il identifie et atténue les menaces potentielles et comment il gère les protocoles de sécurité en interne.

Combien coûtent les systèmes de téléphonie IP ?

Avec Nextiva, vous pouvez choisir parmi l'un de nos plans tarifaires à quatre niveaux et ajuster les curseurs en fonction du nombre de sièges dont votre entreprise aurait besoin.

1) Systèmes VoIP essentiels

Les systèmes VoIP de base commencent à 20 $ par mois et par utilisateur. Ils sont généralement accompagnés d'un portage de numéro gratuit , d'un numéro local ou gratuit et d'appels illimités.

Les forfaits de base devraient également inclure un standard automatique, de la musique d'attente et une télécopie en ligne gratuite.

2) Systèmes VoIP professionnels

Avec les systèmes Pro VoIP, vous bénéficierez de tout ce qui précède, ainsi que de la messagerie texte et des conférences téléphoniques illimitées.

Vous bénéficierez également de l'application Nextiva, qui permet une mobilité complète pour votre service téléphonique. Vous pouvez également avoir la possibilité d'enregistrer un message d'accueil professionnel et de prendre des appels professionnels sur n'importe quel appareil doté de l'application.

3) Système VoIP d'entreprise

Les systèmes VoIP d'entreprise vous permettent d'obtenir tout ce qui précède et bien plus encore, notamment l'enregistrement des appels, la messagerie vocale en texte et l'analyse vocale. Les prix et les économies de coûts des systèmes VoIP d'entreprise dépendent de la taille de votre organisation et de vos besoins globaux.

Comment configurer un système de téléphonie IP ?

Prêt à commencer à utiliser un système téléphonique IP pour vos communications professionnelles ? Pour trouver la meilleure configuration pour votre bureau, répondez à quelques-unes de ces questions VoIP de base :

• Nombre de téléphones dont vous avez besoin pour la couvertureNombre de numéros de téléphone (et si vous aurez besoin de numéros différents pour les bureaux régionaux)
• Le nombre approximatif d'appels entrants et sortants que vous passerez

1) Combien d’utilisateurs avez-vous ?

Une fois que vous aurez compris le nombre d'utilisateurs que vous aurez, vous pourrez alors déterminer si votre couverture Internet actuelle est suffisante pour prendre en charge le nouveau système téléphonique de bureau .

Vous souhaiterez peut-être évaluer la quantité de données que votre service Internet existant peut gérer en utilisant un outil de test de vitesse.

Comprendre le nombre d'utilisateurs est une chose, mais vous devez néanmoins connaître le nombre réel de lignes dont vous aurez besoin pour soutenir votre entreprise. Nous vous suggérons d’examiner trois facteurs clés, notamment :

2) Quel matériel souhaitez-vous utiliser ?

Que vous décidiez d'opter pour un système PBX sur site ou basé sur le cloud, votre configuration matérielle nécessitera des ressources standard.

Une connexion Internet de haute qualité est une évidence, mais vous aurez également besoin d'un routeur et d'un serveur, d'une liaison SIP, de routeurs sans fil et de téléphones IP pour vous connecter aux serveurs et permettre aux employés de passer des appels.

3) Choisissez votre fournisseur VoIP

Enfin, pour terminer la configuration de votre téléphone IP, vous devrez sélectionner un fournisseur de services VoIP basé sur le cloud pour installer vos téléphones.

Cela vous facilitera la vie si vous choisissez un fournisseur VoIP qui vous aide dans votre configuration. Avec Nextiva, par exemple, vous n'êtes pas obligé de tout installer manuellement.

Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet, un casque et un microphone. Alors vous êtes prêt à faire des affaires !

Il est temps de procéder à une mise à niveau ?

Le meilleur moment pour avoir un système téléphonique IP était hier. Le deuxième meilleur temps est aujourd'hui.

La bonne nouvelle? Vous pouvez faire les premiers pas dès maintenant. Demandez-nous comment nous pouvons aider votre entreprise à prospérer avec un système téléphonique IP , à partir de seulement 19 $ par mois.