Les 10 meilleures façons de facturer les clients pour que votre agence soit payée

La facturation des clients peut être un frein. Ils peuvent égarer la facture, oublier d'envoyer un chèque ou tout autre scénario possible. Avant que vous ne vous en rendiez compte, la date d'échéance est passée et le flux de revenus de votre agence s'estompe. Que pouvez-vous faire?

Tout d'abord, il est important de se rappeler que les factures impayées peuvent être gênantes non seulement pour vous, mais également pour votre client. Peut-être qu'ils n'ont pas payé parce que le processus ne leur a pas été entièrement expliqué ou qu'il est maladroit et obsolète. Votre méthode de facturation peut avoir un impact sur vos relations avec vos clients et, en fin de compte, sur la façon dont vous fidélisez vos clients.

Voici dix conseils pour améliorer votre processus de facturation. Ces tactiques, telles que demander un acompte ou utiliser une méthode de facturation récurrente, peuvent en fait garantir que les besoins de vos clients sont satisfaits tout en garantissant que votre agence est payée plus rapidement. C'est l'ultime gagnant-gagnant.

10 façons de facturer les clients et d'être payé selon vos conditions

1. Établir des attentes claires dans le contrat

La meilleure façon de vous assurer que votre agence est payée rapidement est peut-être de clarifier les conditions de paiement avant qu'un client ne signe un contrat. Faites-en une conversation active au lieu de simplement inclure les attentes dans les petits caractères. Cela évite la confusion des clients quant au moment de payer, à la manière de payer et à la politique en matière de frais de retard.

Réserver du temps pour discuter des processus de paiement vous permet également de savoir si le client a des demandes particulières. Par exemple, le client préfère-t-il recevoir une facture par courrier ou par voie électronique ? Préfèrent-ils payer par carte bancaire ou par chèque ?

Discuter des attentes lors du processus d'intégration de votre client réduit non seulement le risque qu'il doive être poursuivi plus tard pour des factures impayées, mais montre que vous êtes prêt à tenir compte de ses préférences de paiement. En bref, c'est un moyen simple et facile de fournir un service client supplémentaire et d'augmenter la fidélité des clients.

2. Demandez un acompte

Le versement d'un acompte sur un achat important n'est pas inhabituel. Ce n'est pas différent lorsqu'il s'agit de passer un contrat avec une agence de marketing ou de publicité. En plus de fournir à l'agence des revenus initiaux, demander aux clients de payer un acompte accomplit deux choses :

• Il élimine tous les clients "drapeau rouge".
  Si vous remarquez qu'un nouveau client est trop concentré sur les coûts ou réticent à payer un acompte, il est probable qu'il ne paiera pas ses futures factures à temps. Aborder le sujet du paiement d'un acompte maintenant pourrait vous éviter bien des frustrations plus tard.
• Il s'assure que la mécanique du processus de facturation fonctionne correctement.
  Que le client demande à recevoir une facture par courrier ou souhaite payer via PayPal, commencer la relation avec un acompte permet de s'assurer que le processus fonctionne comme il se doit. Ainsi, lorsque la prochaine facture arrivera, les deux parties pourront être sûres de la marche à suivre.

3. Inclure les informations de contact et les détails du projet sur la facture

Les factures sont souvent transmises à l'équipe financière d'une organisation ou à une personne habilitée à prendre des décisions d'achat. Le fait que les coordonnées de votre agence soient indiquées sur la facture permet aux autres parties prenantes potentielles d'entrer en contact facilement si elles ont des questions.

Une autre chose est de s'assurer que la facture est facturée à la bonne personne. Si votre contact principal n'est pas la personne qui paie en fin de compte les factures, déterminez qui l'est. Vous pouvez économiser beaucoup de temps à vous et à votre client en facturant directement à cette personne.

Voyez comment QuickBooks le fait avec son logiciel de facturation :

En plus des espaces réservés aux informations de contact, ce modèle de facture FreshBooks comprend également un espace pour les descriptions des différents composants du projet :

Bien que cela puisse sembler logique, ajouter des détails supplémentaires peut aider à créer une relation de confiance entre vous et votre client. Être précis sur les composants individuels d'un projet, tels que "la création d'une page de destination post-clic pour la campagne de publicités de reciblage Facebook", rappelle au client toutes les différentes tâches associées à la réalisation d'une campagne.

4. Inclure les conditions de retard de paiement sur la facture

Il y a de fortes chances qu'un client n'examine pas sa copie du contrat pour connaître les conditions de paiement avant de régler une facture. Vous pouvez faciliter le travail de chacun en incluant des conditions de retard de paiement au bas de chaque facture. Cela peut encourager les clients à payer à temps et les empêcher de prétendre qu'ils ne connaissaient pas les délais et les frais de retard.

5. Livrez la facture rapidement

De nombreux spécialistes du marketing numérique se demandent quand envoyer une facture. Certains suggèrent d'attendre une semaine après la livraison d'un projet, ou d'attendre que le client ait eu le temps de profiter du produit ou du service et puisse voir les résultats, comme une augmentation des prospects ou des conversions.

Pour être payé rapidement, soumettez la facture dès que possible. Cela permet de garder votre agence au premier plan de l'esprit de votre client. Cela montre également que vous êtes fiable et attentif aux détails, ce qui réaffirme que votre agence était le meilleur choix pour le travail au départ.

6. Déplacer les clients vers un contrat de mandat avec facturation récurrente

Au lieu d'attendre la fin d'un long projet pour envoyer une facture - ou d'attendre plusieurs semaines ou mois en plus pour être payé - demandez à votre client de passer à un contrat de mandat.

À partir de là, configurez une option de facturation récurrente qui effectue automatiquement des retraits mensuels sur le compte bancaire ou la carte de crédit du client. Non seulement cela vous fait gagner beaucoup de temps et de maux de tête, mais cela crée également un flux de trésorerie plus prévisible et plus stable pour votre agence.

Pour les projets qui nécessitent plus de temps que d'habitude pour être terminés, un plan de paiement récurrent / récurrent seul peut ne pas toujours avoir de sens. Par exemple, un client peut ne pas être satisfait des résultats des tests A/B et demander que davantage de pages de destination post-clic expérimentales soient créées. Dans ce cas, envisagez d'utiliser une méthode d'acompte contre les heures, où vous pouvez envoyer une facturation mensuelle ou trimestrielle pour le temps qui dépasse les attentes de l'acompte.

7. Facturez vos clients en ligne

Si vous avez appris au cours du processus d'intégration que vous pouvez facturer votre client en ligne, alors félicitations. Cela présente plusieurs avantages, tels que le gain de temps et d'argent sur l'envoi de factures papier, ainsi que des options de paiement instantané pour votre client.

L'utilisation de PayPal pour facturer les clients est une méthode de paiement en ligne populaire. La plate-forme permet d'inclure facilement un bouton "Payer maintenant" afin que les clients puissent régler leur facture immédiatement :

Ce processus en une étape peut éviter les retards de paiement et assurer la prévisibilité et la cohérence de vos revenus.

8. Utilisez un logiciel de facturation

L'utilisation d'un logiciel basé sur le cloud peut automatiser le processus de facturation et réduire le temps que vous passez à envoyer et à suivre les factures.

L'un des outils cloud les plus populaires est FreshBooks :

De nombreuses fonctionnalités du logiciel automatisent les meilleures pratiques décrites ici, notamment :

• Facturation d'un acompte
• Effacer les informations de contact, les détails du projet et les informations sur les frais de retard
• Permettre aux clients de payer en ligne instantanément
• Conversion dans une autre devise

De plus, les propres recherches de FreshBooks affirment que leur logiciel fait gagner 192 heures par an au propriétaire moyen d'une petite entreprise. Avec leur plan de niveau intermédiaire au prix de 25 $ par mois, c'est une option très raisonnable pour facturer les clients.

Si vous souhaitez éviter de payer pour un logiciel de comptabilité cloud, envisagez d'envoyer des factures via PayPal :

Le portail de paiement en ligne populaire propose des modèles de facture gratuits avec de nombreuses options de personnalisation, y compris une conversion de devise facile pour les clients internationaux. L'inconvénient ? PayPal prélève toujours ses petits frais habituels sur le paiement final (0,30 $ + 2,9 % du total).

9. Tenez compte des frais et des taux de change lors de la facturation des clients internationaux

Les taux de change, les taxes et autres frais joueront probablement tous un rôle lors de la facturation des clients internationaux. Évitez toute surprise en discutant du sujet en même temps que vous clarifiez les attentes de paiement lors du processus d'intégration du client.

Cela aide à faire des recherches sur les protocoles pour un pays particulier, ou vous pouvez composer des factures avec un logiciel. De nombreux outils de comptabilité cloud facilitent les conversions de devises. Zoho, par exemple, vous offre la possibilité de créer des modèles de facture dans une autre langue :

10. Établir des relations solides avec les clients

Les clients qui se sentent valorisés au-delà des revenus qu'ils fournissent à votre entreprise seront probablement plus enclins à payer à temps. Il existe plusieurs façons de le faire, comme leur offrir une réduction, les aider à résoudre un problème ou même leur envoyer un cadeau inattendu.

Cependant, si vous avez suivi les conseils partagés ici, vous êtes déjà à mi-chemin vers la création d'une excellente relation avec vos clients. Un processus de facturation cohérent offre plusieurs opportunités de communication claire, de renforcement de la confiance et de simplification de la vie de votre client grâce à un excellent service client.

Commencez à être payé rapidement et facilement

La facturation des clients peut être difficile. Il faut du temps pour créer et envoyer des factures, et encore plus de temps pour assurer le suivi et s'assurer que les factures sont payées avant la date limite. Avoir un processus de facturation cohérent et clair peut éviter beaucoup de frustration des deux côtés.

En fixant des attentes claires quant au moment et à la manière dont l'agence peut être payée, puis en proposant des méthodes de paiement simples et instantanées qui facilitent la vie des clients, vous pouvez être payé plus rapidement et renforcer vos relations. La poursuite des clients pour des factures impayées peut devenir une chose du passé.

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