Qu'est-ce qu'un numéro de facture ?

Chaque facture est unique et nécessite donc un numéro d'identification unique (un numéro de facture).

Avoir un système de numérotation des factures bien organisé et efficace aidera finalement votre entreprise à être payée plus rapidement.

La première étape pour y parvenir est de concevoir un système de numérotation des factures clair et efficace.

Examinons de plus près les numéros de facture et les meilleures pratiques pour les générer.

Qu'est-ce qu'un numéro de facture ?

Un numéro de facture est un code unique attribué à une facture spécifique afin de l'enregistrer et de l'identifier. Il peut inclure des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux tels que des barres obliques et des traits d'union.

Les numéros de facture sont consécutifs ou séquentiels (c'est-à-dire suivant une séquence logique). Ils sont également une obligation légale pour toutes les factures.

Ils apparaissent généralement en haut de la facture et (si au format numérique) sous son nom de fichier.

Les avantages des numéros de facture

Les numéros de facture aident les humains et les logiciels à enregistrer, organiser et reconnaître rapidement les factures.

Cela s'applique à la fois à l'expéditeur et au destinataire des factures. Par exemple, lors du processus de relance, un numéro de facture permet aux clients de récupérer plus rapidement des factures spécifiques.

Les numéros de facture sont particulièrement utiles pour deux facettes de la gestion des factures.

1. Suivi

Il peut être difficile de se tenir au courant des factures émises.

Cela importe que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise gérant vos propres comptes ou que vous fassiez partie d'un service de comptabilité dédié et occupé.

Ne pas suivre avec précision les factures est particulièrement important lorsqu'il s'agit de factures en souffrance .

Cela peut rapidement entraîner des problèmes de trésorerie qui auront des répercussions sur d'autres aspects des opérations commerciales.

Les numéros de facture facilitent le suivi des paiements et les informations sur le projet. Il s'agit d'une partie essentielle du processus de facturation, qu'il s'agisse de l'émission ou du traitement des factures.

2. Examen

Les numéros de facture simplifient généralement beaucoup la vérification des factures et des comptes.

Un système de numérotation séquentielle peut être conçu avec des clients ou des types de clients spécifiques à l'esprit, ainsi que des délais et même des échelles de projet. Vous pouvez, par exemple, identifier toutes les factures à facturation minimale avec une section de code spécifique.

Effectuée de la bonne manière, la numérotation des factures rend l'examen des différents segments d'activité, périodes ou relations commerciales beaucoup plus simple et plus efficace.

Comment générer un numéro de facture

La façon dont vous générez un numéro de facture dépend en partie du nombre de factures que vous émettez. Un simple système de numérotation des factures suffira si vous avez un petit bassin de clients.

Mais le potentiel de mise à l'échelle future doit toujours être gardé à l'esprit. Un système de numérotation conçu pour une poignée de clients ne fonctionnera pas aussi bien lorsque votre clientèle s'élargit.

Avant de présenter quelques façons possibles de créer des numéros de facture, nous devons d'abord souligner qu'en général, il n'y a pas de règle définie sur le système de numérotation exact que vous devez utiliser, à part qu'il ne doit pas contenir d'espaces .

Des exceptions peuvent survenir dans des juridictions spécifiques. Par exemple, au Royaume-Uni, les factures incluant la TVA doivent être séquentielles.

Sinon, il existe des pratiques exemplaires et des normes commerciales générales, mais en fin de compte, c'est à votre entreprise de décider du système de numérotation que vous choisissez.

1. Utiliser uniquement des chiffres

L'un des moyens les plus simples de générer un numéro de facture consiste à utiliser la date, puis le numéro de la facture dans sa séquence. Par exemple:

• 202301 2022

S'il y a un volume élevé de factures chaque mois, ajouter une date plus détaillée est utile :

• 20230701 2022

Cette méthode est utile pour savoir quand les factures ont été envoyées. Ils peuvent également être mis à jour chaque année (et chaque mois), ce qui facilite la récupération de factures spécifiques plutôt que d'utiliser simplement l'année.

Le format de date ci-dessus (AAAA/MM) aide à organiser les fichiers par ordre chronologique, mais vous pouvez utiliser le format de date que vous préférez, y compris ceux avec des jours.

Un problème avec les séquences ci-dessus est que le numéro de séquence de la facture (01) peut être confondu avec le mois ou le jour. Il ne parvient pas non plus à identifier quelle entreprise est associée à chacun.

Vous pouvez attribuer un numéro de client et même un numéro de projet à chaque numéro de facture. Par exemple:

• 202307010101 2022

2. Utiliser des chiffres et des lettres

Avoir un numéro de facture unique est utile. Mais l'ajout de lettres pour représenter le nom de l'entreprise destinataire le rend encore plus pratique pour référence future.

Par exemple, si les factures envoyées à la "Société A" et à la "Société B" peuvent ressembler à ceci :

• CA202301 [Descripteur société (Société A), année, position séquentielle de la facture]
• CB20230701 [Descripteur de la société (Société B), année, mois, position séquentielle de la facture]

Ici, chacun a été réduit à la sténographie « CA » et « CB ».

Les lettres n'ont pas besoin d'être aussi limitées. En fait, ces exemples de chiffres ne sont pas particulièrement distincts.

D'autres entreprises clientes peuvent également avoir des noms commençant par un C. Ainsi, un raccourci plus descriptif est conseillé, tel que CMYA et CMYB.

Les lettres peuvent également être utilisées pour distinguer les factures des autres documents, tels que les notes de crédit ou les devis.

• INVCB20230701 [Descripteur de document (facture), descripteur de société (Société B), année, mois, position séquentielle de la facture]

3. Utiliser des chiffres, des lettres et des caractères de séparation

Les caractères de séparation tels que le trait d'union (-), la barre oblique (/) ou le trait de soulignement (_) sont très utiles pour faciliter la lecture des numéros de facture par les humains.

Tenez compte de la différence visuelle entre les éléments suivants :

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

Les caractères de séparation aident également à éviter les erreurs causées par le type d'erreurs que les chiffres et les lettres séquentiels peuvent causer.

Par exemple, si un numéro de client est identique ou similaire à une partie d'un numéro de date, les deux peuvent se confondre s'ils sont répertoriés côte à côte sans séparateur.

Comment fonctionne la numérotation des factures avec des factures incorrectes ou modifiées ?

Lorsque vous émettez régulièrement des factures, des erreurs peuvent se produire.

Vous pourriez accidentellement demander des paiements en double, attribuer les mauvaises conditions de paiement, etc. Dans ces cas, il existe une solution simple : émettre une note de crédit.

Les notes de crédit sont des documents que vous pouvez émettre pour des factures erronées ou modifiées. Ils énumèrent le montant dû à un client, que le client peut racheter à une date ultérieure.

En utilisant des notes de crédit, vous pouvez conserver un enregistrement clair et cohérent de la numérotation des factures.

Quelles autres informations sont essentielles pour les factures ?

En plus d'attribuer des numéros de facture à chaque facture, les informations suivantes sont toutes essentielles à ajouter à chaque facture.

• Le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise
• Le nom, l'adresse et les coordonnées de l'entreprise de votre client
• Détails des produits et/ou services fournis, y compris les descriptions, les dates de fourniture et les coûts de chaque article
• La date d'émission de la facture
• Le montant total dû (y compris toute information fiscale, le cas échéant)

Conclusion

Les numéros de facture font partie intégrante du processus de facturation.

Chaque facture doit avoir son propre numéro de facture unique, une sorte d'identifiant de facture individuel. Ce n'est pas seulement utile pour la comptabilité, mais aussi une exigence légale.

La façon dont vous attribuez les numéros de facture est importante. La création d'un système de numérotation des factures clair et logique vous aidera à suivre les paiements et à examiner vos factures et vos comptes de manière plus générale.

Il existe de nombreuses façons de procéder. Une combinaison de chiffres, de lettres et de caractères de séparation vous aidera à mettre en œuvre un système de numérotation qui peut évoluer efficacement.

Les informations contenues dans le numéro de facture peuvent inclure la date, le nom du client, le numéro de projet et le numéro de séquence chronologique de la facture.

Une fois que vous disposez d'un bon système de numérotation des factures, votre entreprise et vos clients bénéficieront de la clarté et de la commodité qu'il apporte.