Qu'est-ce qu'une facture ? Définition et fonction de la facture

Lorsque vous étudiez les affaires, vous pouvez voir le terme « facture » ​​venir très fréquemment. Lors de la réception d'une boîte de livraison, vous verrez également un papier intitulé "facture", avec une liste de vos produits commandés auprès des fournisseurs. Le processus de facturation peut prendre du temps, mais il ne peut pas être sauté ou ignoré à tout prix.

Dans cet article, nous allons passer en revue le concept de facture pour acquérir une compréhension approfondie de l' importance, de la fonctionnalité et de l'applicabilité de la facture dans les transactions générales .

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document qui enregistre les produits et services que les entreprises fournissent à leurs clients et établit les obligations que les clients doivent payer pour ces produits et services. En d'autres termes, une facture certifie l'accord entre les fournisseurs et les clients sur les achats de biens et de services, et elle créera un compte à recevoir pour les fournisseurs.

Types de factures

Il existe plusieurs types de factures en fonction de votre taille d'entreprise ou de vos produits et services fournis.

• Facture standard - Il s'agit de la forme de facture la plus courante applicable dans presque tous les secteurs, et elle est souvent créée par les petites entreprises pour réduire les coûts de préparation des factures. Une facture standard comprend les éléments de base d'une facture, tels que le nom et les adresses de contact, le numéro de facture et le montant du paiement dû.
• Facture de débit - Une facture de débit est utilisée en cas d'augmentation du montant que les clients doivent aux entreprises. En d'autres termes, ce type de facture facilite l'ajustement de la facture existante. Par exemple, vous travaillez comme indépendant. Vous avez envoyé à votre client une facture estimant vos heures de travail sur un certain projet, mais vous avez finalement travaillé des heures supplémentaires. Dans ce cas, vous pouvez envoyer à votre client une facture de débit pour les heures de travail supplémentaires facturées. Une facture de débit comprendra toujours un nombre total positif.
• Facture de crédit - Une facture de crédit, également appelée note de crédit, est émise par les entreprises lorsque les clients demandent une remise ou un remboursement, ou lorsqu'ils demandent de corriger les erreurs des factures précédentes. Une facture de crédit comprendra toujours un nombre total négatif. Par exemple, lorsque vos clients demandent un remboursement de 100 $ sur un certain produit, le nombre affiché sur la facture de crédit sera de -100 $.
• Facture commerciale - Contrairement aux factures ou factures qui sont normalement reçues dans les magasins de détail ou les restaurants hors ligne, les factures commerciales sont spécialement émises par les entreprises pour le commerce extérieur. Les factures commerciales de base contiennent les détails requis qui vérifient les ventes internationales typiques, y compris la quantité d'expédition, le volume, le format d'emballage, les descriptions de produit, le mode de paiement et les pièces de machine. En ce qui concerne les éléments personnalisés, il peut y avoir des éléments supplémentaires tels que le pays d'origine, le numéro d'identification du transporteur et les notes/signatures de vérification d'authenticité.
• Facture de feuille de temps - Ce type de facture est régulièrement utilisé dans le secteur de l'emploi. Une facture de feuille de temps est utilisée lorsqu'un employé est évalué dans une période de temps (généralement par heure) par son employeur. Le type de facture est plus préféré dans les professions intellectuelles autres que techniques et est principalement fourni aux psychologues, consultants en entreprise, agences de création ou avocats. La facture de feuille de temps est également couramment appliquée pour les services de location, tels que les locations de voitures, de costumes ou d'ustensiles de cuisine.
• Facture en souffrance - Lorsque la date de paiement (indiquée sur la facture initiale) est due et que le client n'a toujours pas effectué le paiement, les entreprises émettront une facture en souffrance comme moyen de renouveler le paiement. La facture en souffrance doit être envoyée juste après que les clients ont raté la date d'échéance du paiement. Et outre les services achetés et les coûts totaux, les frais d'intérêts ou les frais de retard / retard sont également inclus.
• Facture récurrente - La facture récurrente est émise par les entreprises pour facturer aux clients le même montant dû périodiquement. À première vue, cela peut sembler similaire à la facture provisoire, mais il existe des différences essentielles à distinguer. Alors que l'intérim vous permet de fractionner le total des paiements en petites périodes pour un grand projet avec une fin définie, la facture récurrente est émise plutôt indéfiniment. Ce type de facture est préféré par les entreprises qui fournissent des services forfaitaires mensuels, tels que des logiciels informatiques ou des solutions de marketing sur les réseaux sociaux.
• Facture pro-forma - Une facture pro-forma sera envoyée à vos clients avant que les services ne soient fournis. Il ne s'agit pas d'une demande de paiement mais plutôt d'un rappel de paiement ou d'une estimation des coûts finaux pour le travail effectué. L'estimation, cependant, est assez exacte et généralement, il n'y a pratiquement aucune modification apportée à la transaction finale.
• Facture intermédiaire - La facture intermédiaire est normalement utilisée pour les projets importants et chronophages avec plusieurs jalons. Un indépendant ou une entreprise enverra ses factures aux clients une fois qu'une étape clé aura été franchie. Ces factures diviseront le montant du paiement en plus petits morceaux, ce qui sera bénéfique pour la gestion des rentrées de fonds de votre entreprise.
• Facture finale - Comme son nom l'indique, la facture finale est la dernière facture envoyée à vos clients lorsqu'un certain projet est terminé pour demander le paiement. Cette facture sera plus détaillée que la facture pro forma ou provisoire car vous devrez inclure tout ce que vous avez fourni à vos clients ainsi que le solde total dû.

Articles Similaires:

• Top 10 des types de sites Web les plus populaires sur Internet
• Comment rédiger un livre blanc ?

Factures vs Factures

La différence entre les factures et les factures réside dans le point de vue des fournisseurs et des clients . Une facture, comme mentionné dans la section précédente, est le document enregistrant que les produits et services sont produits et envoyés aux clients. Il peut être livré avant ou après la réception des produits. Habituellement, les compagnies maritimes incluraient la facture dans la boîte de livraison afin que les clients puissent revérifier les articles qu'ils commandent.

Une facture, cependant, ressemble plus à une demande de paiement . Généralement, une facture est imprimée et remise aux clients avant qu'ils ne paient pour demander un paiement immédiat. Cette forme de documentation est généralement incluse sans facture dans les restaurants ou les magasins de détail hors ligne.

Factures vs Reçus

Les factures sont utilisées pour demander le paiement des acheteurs, suivre les ventes, aider à contrôler les stocks et faciliter la livraison des biens et services. Dans certains cas particuliers, les entreprises facturent pour estimer leurs revenus ainsi que pour proposer des options de paiement à leurs clients, telles que des paiements en espèces, des remises pour les « lève-tôt », des paiements échelonnés ou des paiements à long terme.

Un reçu est la preuve que le paiement a été effectué pour finaliser une vente. Parfois, conserver un reçu peut prouver que vous êtes le propriétaire d'un certain produit. Il répertorie les biens ou services, les prix, les crédits, les remises, les taxes, le montant total payé et le mode de paiement. Les reçus sont utilisés par les acheteurs ou les clients pour prouver qu'ils ont payé un article, en particulier dans les situations où ils demandent à être remboursés pour des produits défectueux ou défectueux.

Les destinataires des factures et des reçus sont normalement des clients, mais les comptables, les teneurs de livres ou les tiers recevront en particulier des reçus comme preuve de paiement du client à des fins financières et comptables futures.

Factures vs bons de commande

Les gens s'embrouillent généralement en distinguant les factures des bons de commande (PO), mais la différence est en fait significative. La plus reconnaissable est que les bons de commande sont passés avant les transactions, tandis que les factures sont passées après les transactions. Un bon de commande est établi pour vérifier les commandes des clients, puis envoyé aux fournisseurs. Les entreprises utilisent également des bons de commande pour approuver la quantité spécifique de produits et de services nécessaires à l'approvisionnement.

En revanche, une facture enregistrera la réception des produits et services, ainsi que leurs prix et conditions de paiement. En d'autres termes, une facture est la « réponse » finale au bon de commande ; et tandis qu'un bon de commande détaille un contrat de vente, une facture le confirme.

Qu'est-ce qu'un numéro de facture ?

Un numéro de facture, également appelé ID de facture, est un code unique attribué à chaque facture. Le numéro de facture est l'un des facteurs les plus cruciaux de la facturation car il est documenté pour clarifier les transactions individuelles entre les entreprises et leurs clients et faciliter le suivi des paiements ainsi que la réalisation des tâches comptables.

Sans le numéro de facture, la facture n'aura aucune validité juridique. Un numéro de facture peut comprendre à la fois des chiffres et des caractères. N'oubliez pas que même lorsque le numéro de facture n'est pas nécessairement généré de manière séquentielle, assurez-vous que les numéros ne se répètent pas les uns après les autres.

Que comprend une facture ? - Un échantillon de facture

Différents types de factures comprennent différents éléments. Cependant, il existe certains composants obligatoires pour activer légalement une facture :

Les dates

Il existe trois types de dates à inscrire sur une facture : la date de livraison, la date de facturation et la date d'échéance du paiement . Alors que la date de fourniture et la date de facturation n'ont qu'une fonction d'information lorsque les produits et services sont émis et lorsqu'une facture est créée, la date d'échéance du paiement revêt une importance beaucoup plus grande. Sans la date d'échéance, il n'y a aucune garantie que vous serez payé à temps et que vous recevrez les comptes débiteurs.

Noms et adresses

Vous devrez ajouter les noms et adresses de votre entreprise et de vos clients. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour générer des factures, seules les adresses e-mail des clients sont nécessaires, mais il est toujours nécessaire de collecter l'adresse physique au cas où vos clients exigeraient qu'un document hors ligne leur soit envoyé.

Noms des contacts

Assurez-vous d'inclure les noms de contact de vos entreprises et de vos particuliers et de les épeler correctement. Une orthographe incorrecte entraînerait une frustration indésirable et détériorerait l'expérience client.

Numéro de facture

Le numéro de facture est extrêmement essentiel pour le suivi des enregistrements d'achat et le classement dans la base de données, alors assurez-vous d'en inclure un numéro unique pour optimiser votre processus de gestion des factures. Pour plus de certitude, envisagez d'utiliser un système de numérotation ultérieure.

Détails des articles achetés

Les articles achetés comprennent à la fois des produits et des services. Une description spécifiquement détaillée des noms et des quantités des produits aidera à éviter une confusion indigne entre les fournisseurs et les clients. Sans ces informations, les clients peuvent ne pas savoir à quoi correspond leur facture reçue et ils peuvent ne pas effectuer le paiement.

Le montant dû

Cela peut sembler évident, mais cet élément a un rôle déterminant pour éviter les retards de paiement. Spécifiez les prix, les unités et les coûts totaux des articles achetés, et n'oubliez pas de les mettre dans la somme.

Modalités de paiement

Ces conditions sont généralement indiquées au bas de la facture pour informer les clients de la durée de paiement. Par exemple, vous pouvez spécifier avec "net 30 jours", ce qui implique que le paiement doit être effectué dans les 30 jours.

Vous pouvez jeter un œil à cet exemple de facture standardisée pour avoir un aperçu plus concret.

A quoi sert une facture ?

Les entreprises doivent fournir des factures pour exiger des paiements. Une facture est un document juridiquement contraignant présentant l'accord des deux parties sur le prix fixé et les conditions de paiement. De plus, l'utilisation de factures peut aider plus que cela.

Tenue des registres

Une facture a un rôle déterminant dans la tenue des registres des ventes. Cela permet de connaître les biens vendus et qui est impliqué dans les transactions.

Contrôle des paiements

Une facture a également un rôle indispensable à des fins comptables. Il aide à la fois le vendeur et l'acheteur à suivre leurs paiements et les montants dus.

Protection légale

Une facture en bonne et due forme est la preuve d'un accord sur une implication de prix entre le vendeur et l'acheteur. Par conséquent, il a une valeur juridique pour protéger les commerçants contre les poursuites frauduleuses.

Déclaration d'impôt

L'enregistrement et la conservation de toutes les factures de vente aident l'entreprise à déclarer ses revenus et à s'assurer qu'elle a payé le montant approprié d'impôts.

Analyse commerciale

L'analyse des factures peut aider les entreprises à collecter des données sur les comportements d'achat de leurs clients et à identifier les tendances de consommation, les produits populaires, le moment privilégié d'achat et bien d'autres. Cela aidera votre entreprise à élaborer plus tard les meilleures stratégies de marketing.

Comment facturer vos clients ?

Les entreprises peuvent utiliser à la fois des générateurs de factures en ligne ou une facture pré-imprimée pour une utilisation ultérieure. Vous créerez une facture uniquement après avoir livré les produits ou services à vos clients, ou lorsque vous aurez terminé un projet. C'est à ce moment-là que vous gardez à l'esprit les détails du travail et que vous avez plus de chances d'être payé à temps. Pour facturer vos clients en douceur, vous pouvez suivre cette ligne directrice :

Étape 1 : Clarifier les attentes des clients dans le contrat

Pour vous assurer d'être payé rapidement, clarifiez vos conditions de paiement avant que votre client ne signe un contrat. Le processus de « clarification » doit être mené comme une conversation approfondie autre qu'une simple discussion de pré-impression. En apprenant leurs attentes, vous pouvez également découvrir s'ils ont des demandes particulières, ce qui contribuera à réduire le taux de factures impayées et prouvera votre volonté de répondre aux préférences de paiement des clients.

Étape 2 : Identifier les articles à livrer

Vous devrez inclure les noms des produits et services avec leur quantité ou leur tarif. Si vous utilisez un logiciel en ligne, le total de chaque élément est calculé. Chaque élément obtient sa propre ligne et le total de toutes les lignes est ajouté.

Etape 3 : Demandez un acompte

Pour un achat important, il est nécessaire de se faire payer un acompte pour s'assurer que vos clients paieront la facture à temps. Normalement, un nouveau client a tendance à hésiter sur le prix, ce qui présente de fortes chances de retarder la date d'échéance du paiement. Demander un acompte à ce moment est le plus approprié pour éviter la frustration à l'avenir.

Une fois que vos clients ont payé le dépôt, incluez les informations dans la facture. N'hésitez pas à ajouter également des informations sur les réductions.

Étape 4 : Clarifier les conditions de paiement et proposer différents modes de paiement

Si vous voulez vous assurer d'être payé à temps, vous devez strictement clarifier les conditions de paiement au bas des factures. Les clients ont tendance à négliger ou à ignorer la section du contrat de conditions de paiement avant de réclamer une facture, vous devez donc inclure des conditions de retard de paiement pour vous assurer que vos clients paieront à temps et éviter les situations indésirables où les clients prétendent qu'ils n'étaient pas au courant de la date d'échéance du paiement ou frais supplémentaires de retard.

Lorsqu'un client paie, le numéro de facture doit être noté sur le reçu de vente et mis en correspondance avec le reçu de vente dans votre logiciel de comptabilité, de sorte qu'il soit clair que la facture a été payée. Le paiement retire le montant impayé de votre compte débiteur.

Étape 5 : Envoyez la facture rapidement

Les factures peuvent être envoyées par la poste, par courriel ou par télécopieur à un client. Pour être payé rapidement, envoyez la facture dès que possible. Cela permet de garder votre entreprise à l'avant de l'esprit de votre client. Cela montre également que vous êtes attentif aux détails, ce qui garantit encore une fois que votre entreprise est le meilleur choix pour les services choisis.

Facturation en ligne plutôt que sur papier

La méthode de création de factures avec des papiers et des stylos a été progressivement remplacée par la facturation en ligne, avec l'aide de la technologie. On estime qu'une facture papier coûte aux entreprises jusqu'à 30 dollars, de la préparation, de l'impression et du traitement à la livraison et au service après-vente.

Cependant, ce que les entreprises et leurs clients vivent n'est pas équivalent au coût élevé - livraison tardive des factures, difficulté de gestion des factures et erreurs indésirables. En raison de cet inconvénient, de nombreuses entreprises ont utilisé de manière concluante des approches de facturation basées sur le cloud pour réduire les coûts et accélérer le processus de facturation. De nos jours, la plupart des factures sont créées et envoyées sur la plateforme numérique.

Comment créer une facture ?

Étape 1 : Sélectionnez une approche de création de facture

Comme mentionné dans la section précédente, les méthodes de création de factures traditionnelles et technologiques sont encore utilisées en parallèle de nos jours. Mais évidemment, l'approche de facturation basée sur le numérique présente un avantage plus considérable par rapport au système de suivi des factures sur papier. Utilisez un programme de base de données ou un logiciel de génération de factures si vous prévoyez d'utiliser un ordinateur pour les factures.

En savoir plus sur la facture AVADA PDF

En savoir plus sur la facture PDF Mageplaza pour Magento 2

Étape 2 : Créez un modèle pour vos factures.

Vous devez laisser des espaces vides dans la toute première partie des factures pour inclure les adresses de contact de vos clients et le nom de leur entreprise. Une facture standardisée doit contenir certaines informations de base telles que la date d'achat du client, la liste des articles achetés avec leur quantité et leur prix total, ainsi qu'une description facultative des articles.

Étape 3 : Ajoutez le nom et l'adresse de votre entreprise

Laissez un espace en haut de votre feuille de facture pour le logo de votre entreprise lorsque vous utilisez un logiciel de génération automatique de factures. La règle s'applique de la même manière pour la facturation papier - collez une carte de visite en haut de la copie de la facture. L'en-tête de la facture aide vos clients à identifier votre entreprise et à bénéficier de votre processus de dépôt.

Étape 4 : Créez un espace de signature au bas de la facture

Les signatures sont des preuves de vérification pour aider votre entreprise à éviter des problèmes juridiques à l'avenir. Par exemple, si vos clients se plaignent des prix après la prestation des services, vous pouvez leur montrer leur signature sur la facture faisant référence à l'accord initial.

Étape 5 : Insérez un numéro de facture en haut

Chaque facture a besoin d'un numéro de facture unique pour un meilleur suivi et classement. Si vous avez un problème avec un client, vous pouvez rechercher sa copie de facture dans vos fichiers de base de données en scannant le numéro de facture en haut des copies de facture.

Derniers mots

Une fois que vous vous serez familiarisé avec la définition et la fonction de la facture , vous trouverez le processus assez simple pour vous aider à paraître plus professionnel au nom de votre entreprise, à être payé plus rapidement, à gérer les erreurs ou les problèmes de manière plus judicieuse et à gérer vos produits et services plus efficacement.

Outre la compréhension du concept de base de la facturation, la mise en pratique du processus est tout aussi importante. Le meilleur moyen est de tirer parti de la technologie moderne, en utilisant des générateurs de factures en ligne ou la facturation électronique, afin de minimiser les efforts inutiles et d'obtenir des résultats finaux optimisés.

Lire la suite:

• Que sont les paiements récurrents ? 6 meilleurs fournisseurs de paiement récurrents à considérer
• Meilleures passerelles de paiement pour Shopify (pour Dropshipping, États-Unis, Royaume-Uni, Inde, Australie)