4 étapes pour augmenter la productivité avec un logiciel de gestion de projet
Publié: 2022-05-07Augmentez votre productivité en travaillant plus intelligemment, pas plus dur.
Voici la vérité : vous n'êtes productif qu'environ trois heures par jour, soit 40 % de votre semaine de travail.
La plupart des travailleurs sont occupés toute la journée, alors qu'est-ce qui prend tout notre temps tout en réduisant notre productivité ?
Les principaux coupables sont les e-mails et les réunions (la lecture et la réponse aux e-mails occupent à elles seules environ 30 % de votre semaine de travail), mais vous pouvez également rattraper vos collègues sur des sujets non liés au travail, consulter les réseaux sociaux et prendre des collations et du café pendant la pause. chambre.
Bien sûr, nous ne recommandons pas de renoncer à vos rendez-vous du lundi matin avec votre meilleure amie au travail ou de refuser de participer aux sorties café de votre équipe - ce sont des aspects importants de la constitution d'un capital social qui est essentiel pour les équipes performantes.
Cependant, vous pouvez prendre des mesures spécifiques pour augmenter votre productivité et récupérer une partie des 60 % de votre semaine de travail généralement perdue à cause de l'"activité".
Dans cet article, nous mettrons en évidence quatre façons d'utiliser les outils de gestion de projet (PM) pour être plus productif.
4 façons d'améliorer la performance au travail
1. Timeboxez votre travail (en sessions de 90 minutes)
Timeboxing est constamment en tête des listes de conseils de productivité (avec raison), et pourtant peu d'entre nous apprennent à travailler de cette façon. Cette technique consiste à attribuer une période de temps fixe à une tâche, à la planifier, puis à se concentrer sur rien d'autre pendant cette période (plus d'informations à ce sujet dans la troisième astuce). Cela signifie pas de multitâche !
Cette méthode vous aide à planifier efficacement votre travail sur une journée de travail de huit heures, ce qu'une liste de tâches n'accomplit pas. Timeboxing fournit une ventilation visuelle de ce que vous pouvez raisonnablement accomplir au cours d'une semaine de travail, ce qui permet de hiérarchiser les tâches pour respecter les délais tout en servant de trace de ce sur quoi vous avez travaillé.
Vous pouvez utiliser votre calendrier de travail numérique pour organiser votre journée en bloquant du temps pour travailler sur des tâches spécifiques.
Exemple de time boxing de SPICA ( Source )
Comment le logiciel PM peut vous aider
Selon Harvard Business Review, le timeboxing de votre travail sur un calendrier partagé dans votre outil PM vous profite, ainsi qu'à votre équipe/collègues, de plusieurs manières, notamment :
- Fournit une transparence sur ce sur quoi vous travaillez et (plus important encore) quand . Cela signifie que vous pouvez collaborer plus efficacement avec votre équipe et mieux planifier votre travail autour des réunions.
- Fournit des estimations de temps plus précises lors de la planification de projets futurs puisque vous aurez un enregistrement du temps qu'il vous a fallu pour effectuer des tâches similaires dans le passé.
Ou, si vous travaillez mieux en écrivant vos tâches, vous pouvez télécharger notre modèle de boxe temporelle.
Que vous choisissiez de chronométrer sur un calendrier numérique ou sur notre modèle, planifiez le travail en sessions de 90 minutes, puis planifiez une courte pause après. Se pousser à travailler sur une tâche de plus de 90 minutes (la durée pendant laquelle la productivité est à son maximum) a un impact négatif sur votre rythme ultradien et entrave en fait les performances. En ce qui concerne les niveaux de productivité, lent et régulier gagne vraiment la course !
2. Limitez les travaux en cours
Selon une étude de l'American Institute of Stress, plus de 80 % des employés se sentent stressés au travail et citent les charges de travail excessives comme un facteur majeur. La surcharge de travail signifie que le temps nécessaire pour effectuer les tâches quotidiennes dépasse les heures disponibles dans une journée. Cela peut entraîner un équilibre travail-vie malsain, un épuisement professionnel et une baisse du moral des employés.
Qu'est-ce qui cause la surcharge ? En règle générale, il s'agit d'une combinaison de facteurs tels que le nombre d'éléments de travail ouverts, la variabilité des éléments de travail et l'utilisation élevée des ressources. Le temps d'attente des tâches dans une file d'attente augmente par rapport à ces trois éléments.
Mais qu'est-ce qu'une utilisation élevée des ressources ? Il fait référence à la quantité de travail que les employés doivent accomplir. L'astuce consiste à trouver le bon équilibre pour maintenir la productivité : attendez-vous à un taux d'utilisation trop élevé et risquez d'épuiser vos employés. Attendez-vous à un taux d'utilisation trop faible et sous-utilisez votre équipe d'employés (en plus, ils pourraient s'ennuyer).
Selon Robert Handler, analyste chez Gartner, le point idéal pour améliorer la productivité se situe entre 70 % et 80 % d'utilisation. Cela signifie que pour optimiser la productivité, les employeurs devraient encourager les employés à atteindre des objectifs réalistes et à travailler de 70 % à 80 % de leur rendement maximum. Les temps d'attente commencent à augmenter de façon exponentielle une fois qu'ils dépassent 80 %.
Travaillant à 70 % de leur capacité de production maximale, une tâche dont l'exécution est estimée à deux heures attendra dans la file d'attente pendant 0,9 heure et prendra un total de 2,9 heures pour s'achever (temps d'attente + temps d'exécution estimé). À 80 %, il attendra dans la file d'attente pendant 1,5 heure et prendra un total de 3,5 heures pour se terminer. Mais à 99 % d'utilisation ? Cette même tâche de deux heures attendra dans la file d'attente pendant 37,1 heures, prenant un total de 39,1 heures à terminer.
Lorsqu'il s'agit d'une productivité en milieu de travail durable dans le temps, parfois moins c'est plus. En tenant compte de la charge de travail de vos employés, vous constaterez non seulement des niveaux de productivité plus élevés, mais également une augmentation du moral et de l'engagement des employés.
Comment le logiciel PM peut vous aider
La solution est simple. Si vous voulez faire plus de travail, limitez le travail en cours. Le logiciel PM peut aider à accomplir cela de plusieurs manières, notamment :
- Suivi du temps requis pour diverses tâches, augmentant ainsi la précision de l'estimation de votre niveau d'effort.
- L'utilisation d'un tableau Kanban pour la gestion des tâches vous permet de définir des limites réelles de travail en cours (WIP) pour réguler le nombre d'éléments de travail ouverts sur votre tableau.
- La planification de la capacité des ressources vous permet de planifier une utilisation efficace des employés disponibles.
3. Désactivez les notifications
Saviez-vous qu'il faut en moyenne 23 minutes pour reprendre une tâche après une interruption ?
Certaines interruptions du lieu de travail sont hors de votre contrôle, comme lorsque quelqu'un s'arrête pour une conversation rapide à votre bureau (parfois à propos d'une tâche liée au travail, mais plus souvent à propos de l'épisode de la nuit dernière de "Whatever We're All Watching Now"). Mais la majorité des interruptions auxquelles nous sommes confrontés au cours de la journée de travail sont auto-imposées : les notifications par e-mail, les réseaux sociaux, nos téléphones et les outils automatisés que nous utilisons.
Chaque fois que vous arrêtez ce que vous faites pour lire une de ces notifications, votre productivité en prend un coup massif (le temps passé à répondre à la notification + 23 minutes pour reprendre la tâche).
En désactivant vos notifications (ou au moins en les mettant en veille), vous éliminez la distraction et pouvez réinvestir une partie de ce temps dans vos tâches.
Comment le logiciel PM peut vous aider
Si vous chronométrez votre travail, désactivez les notifications pour vos sessions de 90 minutes et planifiez des moments précis où vous utiliserez ces outils dans votre journée pour une productivité optimale.
- La plupart des outils PM permettent aux utilisateurs de définir un statut. Utilisez-le pour indiquer sur quoi vous travaillez et pendant combien de temps, afin que quiconque essaie de vous contacter sache quand attendre une réponse. Ensuite, réglez l'outil sur "ne pas déranger".
- Vous craignez de devenir sombre sur les e-mails ? Ne soyez pas. Le courrier électronique est une ponction massive sur la productivité (le travailleur moyen vérifie son courrier électronique 36 fois par heure). En réalité, peu de problèmes nécessitent une réponse immédiate qui ne peut pas attendre votre prochaine pause prévue. (Si vous craignez vraiment d'être considéré comme un MIA, envisagez d'utiliser une réponse automatisée indiquant aux gens quand s'attendre à une réponse.)
4. Afficher le travail visuellement
Une étude de Planview a révélé que les travailleurs sont 20 % plus productifs lorsque les informations dont ils ont besoin sont affichées visuellement.
La visualisation des données vous aide à assimiler les informations en un coup d'œil et peut transmettre plus de sens que les mots seuls (par exemple, utiliser le jaune pour signaler les sujets de préoccupation sur un rapport d'état de projet pour alerter les parties prenantes que les éléments nécessitent une attention). La visualisation des données est couramment utilisée pour les rapports, mais n'est pas suffisamment utilisée pour la gestion quotidienne des flux de travail.
Comment le logiciel PM peut vous aider
Presque toutes les options logicielles PM offrent des fonctionnalités qui peuvent aider à afficher visuellement des informations (comme l'utilisation de couleurs pour représenter différents statuts ou pour étiqueter différents projets).
Cependant, il existe un outil simple de gestion des tâches qui peut aider à augmenter la productivité de toute l'équipe : un tableau des tâches (également appelé tableaux Kanban). Les tableaux de tâches ont des colonnes qui représentent différentes étapes du flux de travail (par exemple, à faire, en cours et terminé). Les tâches sont affichées sous forme de cartes que vous déplacez vers différentes colonnes au fur et à mesure que la tâche se déplace dans le flux de travail.
Les équipes peuvent connaître, en un coup d'œil, l'état de chaque élément de travail sur le tableau. Des tableaux plus avancés vous permettent de définir des limites WIP pour réguler le nombre d'éléments de travail ouverts, aidant ainsi les équipes à maintenir leur rythme optimal.
Exemple de tableau Kanban sur SwiftKanban ( Source )
Les équipes peuvent connaître, en un coup d'œil, l'état de chaque élément de travail sur le tableau. Des tableaux plus avancés vous permettent de définir des limites WIP pour réguler le nombre d'éléments de travail ouverts, aidant ainsi les équipes à maintenir leur rythme optimal.
Vouloir plus?
Nous avons trouvé une tonne de recherches intéressantes sur les conseils de productivité lors de la rédaction de cet article, qui n'étaient pas toutes centrées sur l'utilisation de logiciels pour augmenter l'efficacité. Voici quelques conseils de style de vie à intégrer dans votre quotidien pendant que vous vous efforcez de mettre en avant votre pied le plus productif :
- Se promener. Non seulement l'exercice offre une augmentation de 15 % de la productivité globale, mais il existe des preuves substantielles que la marche peut vous aider à vous détendre et à combattre la dépression. Ce faisant, il peut stimuler l'apprentissage, la mémoire et la cognition.
- Dormez suffisamment. La privation de sommeil des employés coûte aux employeurs jusqu'à 65 milliards de dollars par an. Vous souffrez d'un déficit de 40 % de votre capacité à créer de nouveaux souvenirs sans dormir, ainsi que d'une baisse de 70 % de l'activité des cellules immunitaires. Le botteur ? Les déficits de sommeil sont directement liés au déclin cognitif précoce et à la maladie d'Alzheimer.
