Différences entre la gestion des employés en interne et à distance

L'un des principaux avantages du travail sur site est de passer du temps avec vos collègues, d'apprendre à se connaître et d'en apprendre davantage sur leurs habitudes de travail. Pour les chefs d'équipe, ce paramètre leur permet de gérer leurs employés en toute simplicité. Cependant, ce ne sera pas le cas lorsque vous dirigerez une équipe à distance.

Face à des changements particuliers dans le milieu de travail, les dirigeants devraient modifier leur façon de travailler. Par exemple, lorsque les responsables doivent passer à la direction d'une équipe à distance, au lieu d'une équipe de bureau. Selon un récent sondage de la société de formation VitalSmarts, 20% des dirigeants ne sont pas ou très peu préparés à diriger leur équipe en télétravail.

Ces deux cadres de travail comprennent généralement un ensemble diversifié de règles. Dans cet article, nous allons approfondir ce sujet en clarifiant :

• la différence entre un modèle interne et un modèle à distance,
• la différence entre la gestion des employés en interne et à distance, et
• conseils pour gérer efficacement une équipe à distance.

La différence entre un modèle interne et un modèle à distance

Avant de commencer à explorer les différences entre la gestion d'équipes internes et distantes, définissons d'abord ces deux catégories d'environnements de travail.

Un modèle d'équipe interne

Un modèle interne est un modèle où les employés ne sont responsables que des activités et des projets de l'organisation dans laquelle ils travaillent . Dans ce cas, les travailleurs alignent leur travail sur les objectifs et les valeurs de l'entreprise.

Les avantages d'embaucher des employés internes sont les suivants :

• La propriété intellectuelle est sécurisée.

Dans chaque entreprise, il existe des données sensibles sur les opérations commerciales, les clients, etc. Si ces informations étaient publiées, cela affecterait la réputation de l'entreprise. Mais ces situations à risque sont moins susceptibles de se produire lorsque les propriétaires d'entreprise emploient des travailleurs internes.

• Communication cohérente au sein de l'organisation.

Pouvoir communiquer les uns avec les autres en face à face peut renforcer la relation entre les employés et les managers. De plus, partager le même environnement de travail peut rendre le processus de formation beaucoup plus facile lorsqu'il y a de nouveaux employés.

• Meilleure responsabilité.

Lorsqu'ils décident d'embaucher des employés internes ou distants, de nombreux propriétaires d'entreprise optent pour des équipes de bureau, car un modèle interne assure souvent un plus grand niveau de responsabilité aux employés.

D'un autre côté, un modèle interne présente également certains inconvénients :

• Avoir des frais généraux.

S'ils choisissent d'embaucher une équipe interne, les employeurs devront payer des dépenses obligatoires supplémentaires. Lors de l'estimation des coûts des employés, les employeurs devront également inclure les frais généraux. Les frais généraux consistent en des paiements tels que les coûts de construction et l'équipement.

• L'embauche prend plus de temps et d'efforts que l'embauche d'employés à distance.

Comme les travailleurs internes sont embauchés à long terme, les employeurs s'efforceront de trouver les candidats les plus appropriés. Par conséquent, ce processus prendra parfois plus de temps. Ainsi, l'embauche d'une équipe interne ne serait pas une option pour les projets urgents.

• Trouver des candidats appropriés est limité.

Lorsqu'ils emploient des travailleurs à distance, les propriétaires d'entreprise peuvent considérer des candidats du monde entier, à condition qu'ils répondent à des critères prédéterminés. Mais, lorsqu'il s'agit d'une équipe interne, les employeurs devraient trouver quelqu'un de la même ville ou du même pays.

Un modèle d'équipe à distance

En plus d'employer une équipe interne, les employeurs peuvent choisir d'embaucher des travailleurs à distance. Un modèle d'équipe à distance est un type d'externalisation. Dans ce cas, les entreprises optent pour le recrutement d'employés distants pour créer une équipe distante ou distribuée.

Les principaux avantages d'avoir une équipe à distance sont :

• Embaucher des talents du monde entier.

Étant donné que les employés distants travaillent à distance, les employeurs peuvent choisir les candidats les plus appropriés dans le monde entier.

• Embaucher des gens au juste prix.

Pour bénéficier de coûts de ressources moindres, les entreprises peuvent embaucher des ressources dans des pays de niveaux 2 et 3. Alors que les pays les plus riches appartiennent à la catégorie Tier 1, les Tier 2 sont des pays avec un revenu moyen par personne plus faible. Quant à la catégorie Tier 3, ce sont des pays en développement à faible pouvoir d'achat.

• Moins de dépenses par employé.

Lorsqu'ils ont une équipe à distance, les employeurs ne sont pas obligés de couvrir l'assurance maladie, les frais de déplacement et autres frais. Ainsi, il y aura moins de coûts par travailleur. De plus, puisque les employés font du télétravail, un bureau ne sera pas nécessaire, il n'y aura donc pas de frais généraux.

Cependant, l'embauche d'une équipe à distance présente certains inconvénients :

• Un manque de communication en face à face.

Les télétravailleurs n'ont d'autre choix que de communiquer entre eux par e-mail, chat et vidéoconférence. Sans communication en personne, de nombreuses personnes pourraient se sentir isolées de leurs collègues. Et l'isolement est l'un des défis les plus courants auxquels sont confrontés les travailleurs à distance.

De plus, les employeurs et les gestionnaires doivent diriger l'équipe de la même manière, ce qui demande plus de temps et d'efforts. Bien que l'équipe expérimentée n'ait aucun problème de communication, il est essentiel d'avoir une approche en face à face pendant le processus de formation.

• Gestion des fuseaux horaires

Si les employés viennent de divers coins du monde, le décalage horaire peut être un obstacle majeur. Rassembler les membres de l'équipe pour un appel quotidien ou hebdomadaire serait toujours une tâche difficile pour un manager.

• Échec potentiel du projet

Embaucher des employés à distance pour un projet particulier peut être une mission incertaine. Même lorsque les travailleurs à distance ont un haut niveau d'expérience et d'expertise, il est possible qu'ils ne livrent pas le travail à temps. Par conséquent, ces retards peuvent avoir un impact sur la réussite du projet.

Pour résumer, chaque modèle a ses avantages et ses inconvénients. Décider quel modèle choisir pour votre entreprise dépend principalement des besoins et des objectifs de votre entreprise.

La différence entre la gestion des employés en interne et à distance

"Le travail à distance est l'avenir, mais vous avez besoin d'une présence physique au moins deux fois par an pour vraiment créer une équipe incroyable." – Ricardo Fernández

Ricardo Fernandez, l'un des intervenants du TEDxIESEBarcelona, ​​télétravaille depuis plus de 10 ans avec plusieurs entreprises. Dans le discours qu'il a prononcé pour Tedx Talks, Ricardo a souligné que vous pouvez établir une sorte de relation avec votre équipe via la vidéoconférence et les e-mails. Mais, il affirme que la présence physique est nécessaire "pour ajouter de l'empathie à votre équipe".

Si vous vous êtes déjà demandé à quoi ressemble la direction d'une équipe à distance, nous parions que la distance physique était l'un des principaux obstacles qui vous sont venus à l'esprit. Après tout, lorsqu'il n'y a pas de proximité physique, il est même difficile de parvenir à un travail d'équipe sur le lieu de travail.

Maintenant, si nous comparons la gestion d'équipes internes à celles à distance, nous remarquons trois défis critiques liés à ces dernières :

1. Temps,
2. l'espace, et
3. Culture.

Différence de temps

Nous avons déjà mentionné qu'au sein d'une équipe de télétravail, il y a généralement des personnes de différents fuseaux horaires. En tant que responsable d'une telle équipe, vous devez planifier des réunions d'équipe et d'autres appels pendant des périodes qui conviennent à chaque membre de l'équipe. C'est ce qu'on appelle « l'équité temporelle ». Et comme vous pouvez l'imaginer, ce ne sera pas une tâche facile.

En dehors des réunions d'équipe, vous devrez penser aux décalages horaires lors de la fixation des délais. Votre collègue vivant à Singapour devrait disposer du même nombre de jours pour terminer sa tâche que son coéquipier de Seattle.

D'un autre côté, vous n'aurez probablement pas ces problèmes lorsque vous dirigez une équipe interne. Que vos horaires de travail soient fixes ou flexibles, vous et votre équipe passerez au moins deux heures par jour ensemble au bureau. Ainsi, en tant que leader, vous pouvez communiquer avec eux en personne et gérer facilement leurs missions et leurs échéances.

Différence d'espace

Un autre défi du travail à distance est la distance physique entre les membres de l'équipe. Lorsque vous dirigez une équipe à distance, la différence d'espace affecte principalement :

• Communication au sein de l'équipe.

L'avantage de travailler dans une équipe interne est que vous contactez vos collègues chaque fois que vous avez besoin d'aide ou de conseils. Si vous êtes un gestionnaire, vous pouvez rassembler l'équipe immédiatement chaque fois qu'il y a des problèmes urgents ou les dernières mises à jour sur le projet.

Là encore, ce ne sera pas le cas avec les employés distants. Comme ils ne sont pas assis les uns à côté des autres, les coéquipiers ne peuvent pas communiquer en personne. Ainsi, ils restent en contact via des outils de communication en ligne.

De plus, il n'y a pas de réunions en face à face comme avec une équipe interne. Ainsi, en tant que leader à distance, vous devez organiser des appels vidéo fréquents avec toute l'équipe. Mais, essayez de ne pas programmer trop de réunions. Selon le récent rapport de la Harvard Business School, à partir d'avril de cette année, il y a une augmentation de 13 % des réunions par personne, par rapport au premier trimestre de cette année.

(avant qu'il y ait des blocages mondiaux en raison de la pandémie de COVID-19). Heureusement, la durée moyenne de ces réunions a diminué de 20 %. Cette enquête a rassemblé 3,1 millions de travailleurs d'Amérique du Nord, d'Europe et du Moyen-Orient.

Pour favoriser une meilleure communication et collaboration au sein de l'équipe, vous devriez essayer d'utiliser le logiciel de gestion d'équipe. Par exemple, Twist est une application de communication pour les équipes distantes, tandis qu'Asana vous aidera à gérer les tâches.

• Le processus de suivi employant la performance.

L'analyse des performances des employés est pratique lorsque vous dirigez une équipe interne. Puisque vous êtes dans le même cadre de travail que votre équipe, vous avez un aperçu de leurs habitudes de travail et de leur éthique. Cependant, dans le cas d'une équipe distribuée, le suivi de leur travail peut être délicat.

Alors, comment gérer ce problème ? L'une des solutions les plus pratiques est une feuille de temps d'équipe de bureau. Remplir la feuille de temps est assez simple. Votre équipe doit saisir les heures travaillées sur des projets particuliers au cours de la semaine. Ensuite, dans le tableau de bord de l'équipe, vous pouvez voir une répartition visuelle de leur semaine. De plus, il y a un rapport hebdomadaire, où vous pouvez voir qui a enregistré combien d'heures chaque jour.

Différence culturelle

En parlant de différences culturelles, les managers à distance doivent concentrer leur attention sur :

• les barrières linguistiques et comment les surmonter,
• bien comprendre les messages,
• s'identifier aux cadres et contextes culturels d'autres collègues, et
• comment trouver un terrain d'entente entre divers horizons culturels.

En organisant fréquemment des programmes de formation interculturelle pour toute l'équipe, vous vous familiariserez avec des cultures variées. Par conséquent, vos employés distants se sentiront également plus à l'aise. Mais, si vous êtes un leader d'une équipe interne dont les membres proviennent de plusieurs cultures, assurez-vous également de mettre en place ces sessions éducatives.

Maintenant, voici un fait intéressant - différentes cultures peuvent avoir différentes compréhensions du temps. Par exemple, en Afrique du Sud, il existe deux expressions couramment utilisées :

• "Maintenant-maintenant" - cela arrivera sous peu, et
• "juste maintenant" - cela se produira dans un proche avenir (dans les prochaines heures).

Alors, gardez cela à l'esprit si vous avez un collègue d'Afrique du Sud.

Puisqu'il existe de nombreuses normes culturelles particulières à travers le monde, vous devriez fournir à vos employés des publications intéressantes sur ce sujet. Par exemple, vous pouvez commencer par The Culture Map , un livre d'Erin Meyer. Cette pièce met l'accent sur les différences culturelles et leur impact sur les affaires internationales.

Conseils d'experts pour gérer efficacement une équipe à distance

Nous avons contacté plusieurs experts dans le domaine de la gestion et du développement organisationnel, pour en savoir plus sur leurs stratégies préférées de gestion d'équipes distribuées. Ce sont leurs suggestions pour quiconque dirige une équipe à distance.

Faites en sorte que les membres de votre équipe à distance se sentent connectés et engagés

Le Dr Cristina Gibson est professeur émérite de gestion du doyen à la Pepperdine Graziadio Business School, à Malibu, en Californie. De plus, elle est co-auteur du livre Virtual Teams That Work: Creating Conditions for Virtual Team Effectiveness .

Elle pense qu'il existe plusieurs ingrédients de base nécessaires à la fois pour les équipes internes et à distance. Ceux-ci sont:

• des objectifs clairs;
• rôles et responsabilités;
• rétroaction régulière ; et
• climat ouvert et inclusif.

Mais, ajoute le Dr Gibson, dans les équipes distantes, il est de plus en plus nécessaire de s'assurer que les membres se sentent connectés et engagés.

«Le travail à distance peut entraîner un sentiment d'isolement et aussi de distraction, compte tenu des environnements dans lesquels nous travaillons souvent lorsque nous ne sommes pas en interne. Par conséquent, il est important de faire des efforts supplémentaires pour que les réunions et l'enregistrement soient engageants, favorables et impliquent une interaction sociale et personnelle, ainsi qu'une activité axée sur les tâches.

Éloignez-vous de l'approche "taille unique"

Selon le Dr Gibson, une erreur que commettent souvent les gestionnaires est d'appliquer une approche « taille unique » aux travailleurs à distance.

"Chaque membre de l'équipe a très probablement une situation unique dans son emplacement éloigné, et donc le gestionnaire avisé prendra le temps de comprendre les besoins et les priorités de chaque membre, afin de mieux savoir comment les soutenir de la manière la plus propice. à leurs contributions à l'équipe.

Elle explique que pour certains employés, cela peut signifier maximiser la flexibilité en termes d'heures de travail. Mais, pour d'autres, cela pourrait signifier des réunions plus régulières et routinières, tandis que certains travailleurs pourraient avoir besoin de technologies particulières.

"Dans une équipe interne, ces besoins uniques peuvent être plus évidents ou intuitifs, mais comprendre ce dont chaque employé a besoin pour être productif peut nécessiter un processus de découverte plus concerté de la part du responsable."

Connectez-vous avec vos télétravailleurs à un niveau personnel

Joe Hopkins est titulaire d'un doctorat en leadership et développement organisationnel avec une recherche axée sur le travail à distance. Il a passé les quatre dernières années à faire des recherches et à écrire sur le leadership dans les environnements de travail virtuels.

Hopkins affirme qu'il existe de nombreuses similitudes entre les principaux membres de l'équipe interne traditionnelle et ceux qui travaillent à distance. Cependant, la différence la plus significative est l'intentionnalité.

"Avec les travailleurs internes, de nombreuses relations se forment de manière organique par le biais de conversations impromptues à la "fontaine d'eau" et à la pause-café. Les dirigeants des travailleurs à distance ont besoin d'un niveau plus élevé de compétences en communication interdépendante qui nécessitent de l'intentionnalité. Le leader doit être intentionnel dans la compréhension des traits de personnalité et des besoins de chaque individu et de ce qui les inspire ou les épuise. »

Tout comme le Dr Gibson, Hopkins souligne qu'une taille unique ne convient pas à tous. De plus, il ajoute que les réunions d'équipe structurées sont essentielles, mais que les occasions de se connecter à un niveau personnel sont également nécessaires.

« Le travailleur introverti, qui représente 40 % de la population, ne trouvera pas une pause-café d'équipe virtuelle ou un exercice de consolidation d'équipe énergisant. Les travailleurs avec des niveaux d'introversion plus élevés ont besoin de petits groupes ou de conversations en tête-à-tête.

Ainsi, selon le Dr Gibson et Joe Hopkins, les gestionnaires qui dirigent des équipes à distance doivent communiquer souvent avec l'équipe. De cette façon, les dirigeants apprendront à mieux connaître leurs travailleurs. De plus, les gestionnaires comprendront les besoins individuels et les priorités de chaque membre de l'équipe.

Emballer

Diriger une équipe dont les membres viennent du monde entier et de divers horizons culturels peut être une tâche difficile. Contrairement à un environnement interne traditionnel, la communication et la collaboration avec une équipe distribuée doivent se faire via des canaux en ligne. De plus, le suivi des progrès des employés doit être fait différemment que lorsque vous dirigez une équipe interne.

Alors, comment gérer avec succès les employés distants ? Tout d'abord, les experts suggèrent que vous ne devriez pas avoir une approche "taille unique" pour votre équipe distante. Au lieu de cela, familiarisez-vous avec vos employés, leurs besoins et leurs priorités, afin qu'ils se sentent connectés à l'équipe.

En plus de ce conseil, vous devez vous connecter avec les membres de votre équipe à un niveau personnel. Par exemple, vous pouvez organiser des teambuildings en ligne ou des pauses café pour toute l'équipe. Mais assurez-vous que tous les employés ne se sentiraient pas à l'aise d'assister à une réunion virtuelle. Pour certains d'entre eux, les appels individuels pourraient être une meilleure idée.