11 étapes pour améliorer l'engagement des participants virtuels lors d'événements hybrides

La vie reprend son cours normal. Mais pas tout à fait comme c'était avant. Dans l'industrie de l'événementiel, les événements hybrides, qui ont connu une croissance exponentielle en raison de la COVID-19, font désormais partie intégrante de l'industrie .

Voici le problème cependant, le taux de non-présentation pour les participants virtuels est de 35 %. Ce n'est pas une mince affaire, 71 % des organisateurs d'événements déclarant que connecter le public en personne et virtuel est leur plus grand défi. C'est un problème sérieux, d'autant plus que 73 % des planificateurs d'événements conviennent que ces événements deviendront encore plus fréquents à l'avenir.

La question est la suivante : cela signifie-t-il que les événements hybrides sont intrinsèquement défectueux, ou s'agit-il simplement d'un cas où les planificateurs d'événements rattrapent leur retard pour accueillir cette nouvelle vague de participants virtuels ?

La réponse n'est pas claire. Mais ce que nous savons, c'est que les participants virtuels se sentent négligés en ce moment. Si vous êtes un planificateur d'événements ou prévoyez d'héberger des événements virtuels pour votre entreprise à l'avenir, lisez la suite pour découvrir comment améliorer l'engagement des participants virtuels lors de votre prochain événement hybride.

Vous pouvez engager vos participants virtuels avant le début de votre événement en leur envoyant un sac de cadeaux à leur adresse personnelle. La grande chose à propos de ce geste est que les goodies n'ont pas besoin d'être aussi spectaculaires. L'idée elle-même vous plaira à vos participants, ils seront donc plus susceptibles de cliquer sur le bouton "rejoindre" s'ils sont incités avec des trucs gratuits.

Mais avec quoi faites-vous vos valises ? Vous ne pouvez pas vous tromper avec les produits de marque, les programmes d'événements et les bons. Alternativement, vous pouvez le changer et leur envoyer un sac d'événement virtuel avec des codes de réduction, des essais gratuits et plus de bons. Soyez créatif ici!

Les jetons non fongibles (NFT) sont un développement remarquable de la technologie blockchain. Les NFT sont des transactions numériques uniques qui prennent la forme de fichiers électroniques tels que des photos, de la musique, des films et des documents. C'est un concept déroutant pour comprendre, mais en pratique, c'est un échange de contenu numérique.

À l'ère d'Internet, vous pouvez copier et partager à peu près n'importe quoi, en masse, gratuitement. Mais grâce à la technologie blockchain, les NFT ne sont pas transférables. Chacun est entièrement unique. Dans le cadre d'événements virtuels, vous pouvez offrir à vos participants quelque chose que l'on croyait impossible auparavant : un contenu numérique unique. Maintenant, si cela n'engage pas les gens, qu'est-ce qui le fera ?

Par exemple, DC Comics a collaboré avec la plateforme NFT Palm Studio pour lancer sa première collection NFT. Les NFT sont des versions numériques des couvertures de bandes dessinées emblématiques. Chaque fan qui s'est inscrit en a reçu un gratuitement, avec la possibilité d'en gagner encore plus pendant l'événement.

Pensez à la quantité d'énergie et d'attention que vous consacrez à l'exécution de votre plan d'étage et de vos décors lors de vos événements physiques. Vous n'inviteriez pas vos invités dans une salle avec des sièges en plastique et un micro solitaire sur une scène nue. Non, car les bons planificateurs d'événements savent que l'apparat et l'apparence sont importants.

C'est ainsi que vous devez traiter vos invités virtuels. Ce n'est pas bon pour eux de cliquer sur un lien Zoom pour voir un flux moche de votre événement physique qui fait rage sans eux.

L'amélioration de la production peut inclure des éléments tels que l'obtention de caméras de qualité, de micros, d'une conception de plateau supérieure, d'un éclairage, d'une attention particulière aux angles de caméra, etc. Ainsi, lorsque vos participants virtuels se connectent, ne les laissez pas se sentir comme des invités secondaires. Soyez un professionnel et construisez-leur aussi une occasion.

Il y a beaucoup moins de place à l'erreur avec les participants virtuels en ce qui concerne le contenu. Si vos intervenants et votre contenu sont ennuyeux, vos participants physiques devront s'asseoir et le prendre. Mais vos participants virtuels commenceront à consulter leurs e-mails, à jouer ou, si c'est déjà assez grave, ils commenceront à nettoyer la maison.

Ne leur donnez pas la chance de commencer à naviguer sur Netflix. Un contenu engageant commence par une bonne qualité de production, comme nous l'avons mentionné précédemment, et un contenu original. Un conseil ? Coupez les peluches et gardez votre contenu court mais doux. Vos invités vous remercieront.

Une tendance brûlante cette année dans les événements virtuels et hybrides est celle des micro-événements et des micro-expériences. Bref, ce sont des événements à l'intérieur des événements ; de petites expériences plus concentrées à l'intérieur de votre événement principal global.

Ils offrent une touche plus personnelle aux participants virtuels qui pourraient se sentir perdus dans le bruit de l'événement principal. C'est un excellent moyen de stimuler l'engagement des participants virtuels et peut aller d'ateliers, de sessions de réseautage, de questions-réponses, d'expériences de jeu et d'autres contenus pratiques.

Les brise-glace peuvent être des affaires d'entreprise ennuyeuses et prévisibles. Mais ils n'ont pas à l'être. Bien faits, ils peuvent être engageants. Ils peuvent faire d'un participant virtuel cynique un converti, et plus important encore, ils peuvent être amusants !

S'adressant au PDG de Spacehuntr, Dietrich Moens, il a déclaré:

« Notre équipe adore les brise-glace. Nous les faisons pour toutes nos sessions de brainstorming. Je comprends l'hésitation des gens parce qu'ils peuvent être assez génériques. Mais avec un peu de créativité, ils peuvent être parfaits pour renforcer l'esprit d'équipe.

Ne vous inquiétez pas. Vous n'avez pas à perdre de temps à essayer de penser à vous-même. Vous pouvez voler certains des favoris de l'équipe Spacehuntr pour votre prochain événement.

Vous connaissez votre public mieux que quiconque, alors faites confiance à votre intuition lorsqu'il s'agit de sélectionner vos présentateurs spéciaux. Vous pourriez peut-être avoir un comédien, un expert respecté dans votre domaine ou un influenceur.

Considérez une chose, cependant. La nature de vos présentateurs peut déterminer la nature de votre événement de manière considérable. L'angle d'expert respecté est une voie organique et professionnelle à suivre, tandis que l'embauche d'un artiste peut sembler un peu superflue.

Et encore un point, avoir un présentateur invité n'engagera pas seulement les participants, cela réduira les absences. Un nom impressionnant pourrait constituer un marketing très efficace pour attirer les participants.

La gamification a été et continuera d'être une tendance à la mode depuis un certain temps déjà. Quand on parle d'engagement virtuel, on fait presque toujours référence à la gamification. C'est engageant, et c'est amusant. Les planificateurs d'événements et les entreprises l'adorent car cela rend leur marque pertinente et diffuse efficacement leur message. De plus, il est connu pour améliorer l'engagement des participants de 44 %.

Il y a deux objectifs principaux avec la gamification : vendre un produit ou enseigner. Un exemple de vente d'un produit serait Steph IQ. Il engage les fans de sport lors de jeux avec des questions triviales, où ils peuvent gagner des articles de sport.

Un exemple d'apprentissage par la gamification serait Duolingo. Apprendre une nouvelle langue est une corvée, pour la plupart d'entre nous en tout cas. Cependant, en le transformant en jeu, vous incitez les utilisateurs avec des affirmations et des prix.

Vous pouvez consulter ces 10 exemples de gamification incroyablement réussis pour voir à quel point la gamification peut être simple et efficace.

Les sondages en direct et les questions-réponses sont un excellent moyen de transformer les téléspectateurs passifs en participants actifs. En plus de donner une voix à vos participants, vous pouvez apprendre d'eux. Vous pouvez découvrir ce qu'ils aiment dans votre événement et ce qu'ils n'aiment pas pour vos futurs efforts de planification.

La plupart des plates-formes d'événements virtuels sont dotées de fonctionnalités de sondage en direct, ou vous pouvez adopter un logiciel autonome tel que Slido. Il n'y a pas de règles strictes en ce qui concerne l'apparence des sondages en direct. Mais gardez ces conseils à l'esprit :

1. Rédigez des questions pertinentes, claires, concises et brèves.
2. Les options de réponse doivent être à choix multiples, en texte ouvert ou en ordre de classement.
3. Ne posez pas trop de questions ! Vos questions ne doivent pas ressembler à des devoirs.

Et comme pour les questions-réponses en direct, cela dépend de la qualité du contenu. Si le contenu est bon, vous inciterez les participants à participer aux questions-réponses. S'ils ne prêtent pas attention en premier lieu, à quoi bon un Q&A ? Si vous obtenez le bon contenu, vos participants apprécieront de pouvoir s'exprimer.

Y a-t-il un aspect de nos vies que la technologie n'a pas changé ? Eh bien, s'il y en a, ce n'est pas l'industrie de l'événementiel. L'histoire d'amour entre les planificateurs d'événements et la technologie s'est transformée en quelque chose de beau.

La technologie est également idéale pour les participants virtuels. Il rend l'expérience des participants plus transparente grâce à une inscription facile, des portefeuilles électroniques pour qu'ils puissent collecter des cadeaux virtuels, des profils personnels personnalisables et des fonctionnalités de messagerie pour un réseautage intuitif.

En investissant dans des technologies telles que les logiciels de gestion d'événements, vous pouvez uniformiser les règles du jeu pour vos participants virtuels et améliorer leur engagement.

Vous pourriez penser que vous pouvez relâcher l'accélérateur pendant les pauses. Mais fais attention. Vous ne voulez pas perdre l'attention durement gagnée de vos participants après tout ce travail acharné. Mais c'est plus facile à dire qu'à faire, et n'oubliez pas, nous avons tous besoin d'une pause, n'est-ce pas ? Voici quelques astuces pour vous assurer que vos invités reviennent à l'heure et qu'ils en redemandent.

Pour commencer, laissez-leur un appât. Pendant que vous vous arrêtez, taquinez-les avec un segment juteux sur lequel ils reviendront. C'est peut-être votre invité spécial qu'ils attendaient. Ou, peut-être pouvez-vous leur donner quelque chose à faire comme une tâche, un jeu, un formulaire de commentaires ou des devoirs légers. Et enfin, veillez à ne pas trop prolonger la pause.

Boostez l'engagement de vos participants virtuels avec ces étapes

Alors, voilà, quelques réponses à l'un des plus gros problèmes de l'industrie de l'événementiel. Le simple fait de faire en sorte que vos participants virtuels se connectent, puis maintiennent leur engagement, n'est pas une mince affaire.

Mais cette industrie est à la fois polyvalente et innovante. Il est préférable de regarder cet espace pour voir comment les planificateurs d'événements et l'évolution du paysage technologique rendent les événements hybrides plus appétissants pour les participants virtuels à l'avenir.