7 façons d'améliorer la communication interne en milieu de travail

La communication interne au travail est simplement une fonction qui facilite toutes les communications dans votre organisation.

C'est important pour plusieurs raisons, telles que tenir les gens informés et vous permettre de partager des informations sur l'entreprise pour aider tous les employés à bien faire leur travail.

La communication interne s'applique également aux employés qui interagissent les uns avec les autres au sein de l'entreprise, ce qui signifie qu'un système de communication interne solide aide à nourrir la culture d'entreprise, à stimuler l'engagement des employés et à renforcer la défense des intérêts des employés .

Lisez le reste de cet article pour découvrir certains des pièges les plus courants rencontrés par les entreprises concernant la communication avec leurs employés.

Vous découvrirez également des solutions et des stratégies pour remédier aux méthodes de communication défaillantes, ainsi que quelques illustrations des avantages lorsque vous le faites.

1. Utilisez un langage simple et concret

La direction doit utiliser un langage simple, clair et concis dans les mémos des employés et autres communications afin qu'il n'y ait pas de place pour la confusion ou l'incompréhension.

Lorsque les employés savent exactement ce que l'on attend d'eux, il leur est plus facile d'accomplir leurs tâches ou de fournir des commentaires chaque fois que des problèmes surviennent concernant ce que l'on attend d'eux.

De plus, vos employés seront plus enclins à bien communiquer s'ils sentent qu'ils comprennent bien le message que vous essayez de leur faire passer, et lorsque vous utilisez un langage simple et concret, il est facile pour tout le monde de saisir l'essentiel du message. message. Cela aide à encourager les idées, les questions, les commentaires et les commentaires de vos employés.

Utilisez ce type de langage partout, même pour communiquer la vision et la mission de votre entreprise (que ce soit dans le cadre de votre formation en entreprise ou en en faisant un rappel régulier aux employés).

Lorsque votre mission et votre vision sont claires, il est plus facile pour tout le monde de travailler ensemble vers des objectifs communs. Il est ainsi plus facile pour les employés de communiquer efficacement entre eux et avec la direction pour travailler à la réalisation de ces objectifs importants.

2. Créer un dialogue ouvert

La communication interne vous permettra de tenir vos employés informés de tout changement dans votre entreprise, de vos progrès et de vos projets. Que ce soit par le biais d'une newsletter hebdomadaire ou de réunions d'entreprise trimestrielles, vous devez créer un dialogue ouvert.

La pandémie a amené de nombreuses organisations à repenser la façon dont elles mènent leurs communications internes, 68 % des répondants déclarant que cela a amélioré la façon dont la direction et les employés communiquent.

Source : Perspectives du PDG de KPMG

Une bonne communication commence avec de grands leaders comme vous. Et pour assurer une excellente communication, les dirigeants doivent établir une culture de communication interne ouverte afin d'établir une norme pour tous les autres types de communication au sein de l'entreprise.

Si les employés sentent qu'ils peuvent facilement communiquer avec la haute direction, ainsi qu'avec les autres membres de l'équipe, cela contribue à une productivité accrue, à un engagement plus élevé et à de meilleurs résultats globaux.

Une autre excellente façon de créer un dialogue ouvert est de garder votre porte ouverte ou de planifier un moment pour parler.

Dans tous les cas, cela encourage les employés à se sentir à l'aise de porter tout problème à votre attention chaque fois que nécessaire.

Une politique de porte ouverte, en particulier, peut être extrêmement bénéfique pour la communication interne de votre entreprise et motiver les employés tout en vous présentant simultanément comme un leader accessible.

3. Fournir des outils de communication appropriés

Les entreprises doivent également fournir un leadership à tous les niveaux avec des outils de communication interne pour faire passer les messages importants à leurs équipes.

Vous devez adopter une approche multicanal qui vous aidera à atteindre efficacement tous les employés, où qu'ils se trouvent. Si, par exemple, vous travaillez avec une équipe externalisée de créateurs web sur un projet, vous devez tenir compte de leurs moyens de communication : utilisent-ils certains logiciels ? Ont-ils un bon WiFi et un ordinateur portable pour le travail à distance ?

Fini le temps où vous pouviez simplement copier et coller des messages à publier sur plusieurs canaux. Aujourd'hui, les dirigeants ont besoin d'une communication sur plusieurs canaux pilotée par la bonne technologie afin qu'ils puissent transformer, améliorer et infuser de la valeur dans leurs stratégies de communication.

Heureusement, il existe de nombreuses plateformes de communication avec la main-d'œuvre que vous pouvez utiliser pour faciliter une communication efficace dans votre organisation.

Ces outils à distance vous permettent de gagner du temps en rationalisant les flux de travail et en automatisant de nombreuses tâches fastidieuses telles que la gestion des dépenses ou le traitement de la paie, ainsi qu'en aidant à documenter vos communications.

Ils s'intègrent également facilement sur différents canaux, avec des applications mobiles de marque, des documents imprimés, une signalisation numérique et une messagerie Internet fonctionnant tous à l'unisson, permettant aux dirigeants de se connecter, d'informer, de conserver tous les e-mails au même endroit et de renforcer la confiance parmi leur personnel.

En utilisant ces outils de communication interne, vous pourrez joindre vos employés de la manière la plus simple et la plus pratique, selon leurs conditions, en utilisant leurs appareils préférés.

Mieux encore, les stratégies multicanaux vous fournissent également des outils de mesure de performance cruciaux dont vous avez besoin pour réussir en tant que communicateur.

4. Rendre les informations facilement accessibles

Une autre action que vous pouvez entreprendre pour améliorer la communication interne de votre entreprise consiste à rendre accessibles les informations importantes.

La plupart des organisations disposent de leur propre ensemble d'informations « collantes » ou de connaissances internes que tous les employés apprennent et comprennent, y compris le protocole de certaines procédures, différents types de meilleures pratiques et d'autres compétences et processus. Une façon de les aider à apprendre ces informations plus rapidement consiste à les inclure dans votre formation, en créant des vidéos et des documents internes auxquels ils peuvent facilement accéder pour les utiliser à titre de référence.

Cependant, communiquer efficacement signifie également communiquer de manière à atteindre efficacement vos employés et collègues. Au lieu de créer des vidéos de formation ennuyeuses et longues, vous pouvez créer des podcasts de n'importe quelle longueur pour introduire des concepts que vos employés peuvent apprendre en déplacement sans avoir à s'asseoir et à regarder un écran.

Cela profitera à l'organisation en rendant beaucoup plus facile pour les nouveaux employés de fonctionner efficacement et donc de devenir plus productifs beaucoup plus rapidement .

5. Renforcez les liens

Vous devez aider à établir une communication solide entre les employés et leurs gestionnaires, ainsi que des liens entre les membres de l'équipe qui travaillent ensemble.

C'est quelque chose que vous pouvez aborder lors des programmes de formation en gestion, de l'intégration des employés, des réunions d'entreprise, etc. afin que vous puissiez trouver et mettre en œuvre des moyens de faciliter la communication pour tout le monde.

S'il y a des préoccupations individuelles, il est plus facile de s'en occuper, de sorte que les employés sont plus susceptibles de se sentir connectés.

Une autre façon de renforcer les liens est d'encourager les conversations sur les refroidisseurs d'eau.

Bien que certains managers puissent considérer cela comme du relâchement, c'est un excellent moyen de faciliter la création de liens productifs entre les employés, ainsi qu'avec ceux de la direction.

6. Encourager le partage d'informations

Si vous n'avez pas encore mis en place une plateforme en ligne de communication interne, c'est le moment de le faire. Vous pouvez ensuite utiliser cette plateforme pour encourager les employés à partager leurs connaissances et leurs informations.

Par exemple, les employés peuvent partager régulièrement les tendances et les nouvelles de l'industrie, et en ayant la possibilité de montrer ce qu'ils savent, les employés seront probablement plus désireux de rester impliqués dans l'entreprise.

Cela créera non seulement plus de sens et d'énergie derrière la communication, mais le partage de ces informations s'avérera probablement extrêmement utile pour votre entreprise, surtout si vous considérez que la majorité des employés déclarent qu'ils ont l'impression de manquer les nouvelles de l'entreprise.

En ce qui concerne l'encouragement du partage d'informations, vous devez également décourager la communication à sens unique où vous adoptez une approche en cascade de la façon dont vous partagez des informations.

Cette méthode de communication descendante comporte un certain élément de contrôle qui la rend inefficace pour créer un environnement dans lequel les employés peuvent être motivés à s'engager et à défendre votre marque.

Vous pouvez également utiliser une boîte à suggestions pour recueillir des idées et des commentaires de manière anonyme. Bien que cela puisse sembler un peu démodé, c'est un moyen simple et rapide (mais extrêmement efficace) d'améliorer la communication au travail.

Après tout, tout le monde n'est pas à l'aise pour faire part publiquement de ses préoccupations, mais vous pourriez simplement être en mesure de faciliter des commentaires honnêtes et ouverts en utilisant une boîte à suggestions anonyme.

Vous pouvez soit utiliser une vraie boîte et placer un bloc-notes à côté, soit diriger vos employés vers un outil en ligne, comme une application pour les employés. Cette version virtuelle d'une boîte à suggestions servira le même objectif.

7. Utilisez des événements externes pour améliorer la communication interne

C'est souvent une bonne idée de planifier des événements externes qui permettent aux employés de se rencontrer et de se mêler loin du bureau. Lorsqu'il y a des employés dans l'entreprise qui ne se sont pas rencontrés, cela peut entraver le processus de communication.

Une façon d'éviter cela est de planifier un événement, comme un happy hour après le travail, une fête de vacances, etc. pour donner à vos employés quelque chose à espérer et aider à faciliter des engagements améliorés, ainsi qu'une communication plus forte entre tout le monde.

Vous pouvez également utiliser ces événements pour reconnaître et récompenser les employés qui affichent des performances exceptionnelles.

Cependant, il est également important de respecter l'espace personnel et le temps privé de vos employés. Ils peuvent ne pas vouloir assister à des événements en dehors du travail, surtout s'ils ne sont pas payés pour y être.

Heureusement, il existe encore des moyens de se connecter aux employés en dehors du bureau. Les réseaux sociaux sont un excellent moyen de partager des informations avec les employés tout en offrant un espace où ils peuvent développer une communauté authentique avec leurs collègues de travail.

De plus, c'est un excellent moyen d'utiliser des outils de conception graphique pour créer des mèmes remplis de toutes les blagues partagées au bureau. Partagez-les autour du groupe Facebook de l'entreprise et demandez aux autres de créer les leurs. C'est un excellent moyen de transformer un lieu de rencontre virtuel entre collègues en un véritable espace créatif plein d'amis.

Conclusion

Des pratiques de communication interne solides auront un impact direct sur l'engagement et la rétention des employés, ainsi que sur votre résultat net, ce qui signifie qu'elles peuvent être une source de revenus pour votre organisation, au lieu d'être simplement une autre dépense d'entreprise.

En mettant en œuvre ces 7 façons d'améliorer la communication interne sur le lieu de travail, vous obtiendrez une tonne d'avantages, notamment un meilleur alignement des employés, un engagement accru et une meilleure performance des employés.

Vous pourrez également instaurer la confiance, renforcer la culture d'entreprise et améliorer votre image de marque globale. De plus, un système de communication interne solide permet une meilleure gestion des crises, une diminution des risques de sécurité et une rétroaction accrue qui vous aideront à propulser votre entreprise vers l'avant.

Alors, utilisez les conseils décrits dans cet article pour commencer à améliorer les communications internes de votre organisation afin que vous puissiez commencer à profiter de tous ces avantages et de bien d'autres.

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