Comment Ideamotive utilise Clockify pour gagner en efficacité dans un environnement de travail à distance

Imaginez ceci : vous n'avez que 24 heures pour accomplir cette tâche ardue, mais le résultat dépend de plus d'une personne.

Trop de cuisiniers vont-ils gâcher la soupe ?

Pas si vous demandez aux professionnels d'Ideamotive - votre lieu de prédilection si vous souhaitez trouver les meilleurs talents technologiques possibles dans les 24 heures.

Mais comment font-ils cela ? Excellent-ils dans la gestion du temps ?

Pour trouver la réponse à cette question et à bien d'autres, nous avons contacté le COO d'Ideamotive, Kamil Osiecki.

Il s'avère que leurs capacités extraordinaires ne sont pas apparues de nulle part - elles sont le résultat d'une stratégie de gestion du temps soigneusement pensée, d'une forte culture à distance et d'un peu de suivi du temps .

Découvrons ce que nous pouvons tous apprendre pour devenir aussi efficace que possible (même dans un environnement éloigné), en jetant un coup d'œil aux coulisses de cette entreprise à distance.

Que fait Ideamotive ?

Que vous soyez à la recherche d'un expert en informatique capable de créer votre produit à partir de zéro ou que vous souhaitiez rejoindre un réseau de professionnels de la technologie partageant les mêmes idées qui peuvent vous aider à sécuriser votre prochain concert, Ideamotive est l'endroit où aller.

En mélangeant les meilleures pratiques de recrutement avec leur propre expérience dans la gestion d'une boutique de développement, les personnes derrière Ideamotive ont proposé une proposition unique qu'elles proposent aujourd'hui :

"Nous sommes passés d'une agence [de recrutement] classique et d'un magasin de développement classique à un cabinet de conseil, à une sorte de marché, où nous aidons tout d'abord nos clients à comprendre ce dont ils ont besoin et quelle technologie est la meilleure pour leur.

Nous avons cette formation technique qui peut vous aider avec des propositions sur le type de talent à choisir - nous comparons et testons les développeurs avant de les présenter à nos clients.

Ainsi, en tirant le meilleur parti de deux mondes, l'équipe d'Ideamotive a suffisamment perfectionné son propre flux de travail pour pouvoir offrir les meilleures solutions possibles aux entreprises de toutes tailles et aux experts informatiques du monde entier.

L'équilibre entre la gestion de deux équipes distantes

Bien que les experts d'Ideamotive fournissent toujours la solution la plus rapide possible à leurs clients, pour être en mesure de faire mouche à chaque fois, ils devaient accueillir les meilleures personnes possibles à bord.

Mais, conformément à la nature de leur activité, la répartition du travail dans Ideamotive devait être répartie équitablement entre deux équipes distinctes :

« La première est l'équipe de livraison — essentiellement, ce sont les talents que nous offrons à nos clients.

Nous avons également un deuxième morceau, qui est une équipe commerciale qui comprend :

• Opérations,
• Ventes,
• Commercialisation,
• Financier,
• Juridique, etc.

Pourtant, les choses ne se sont pas toujours déroulées comme d'habitude - Ideamotive a également dû s'adapter aux nouvelles conditions de fonctionnement à distance :

"C'était un plus grand défi pour nous - passer d'un lieu physique ensemble à une équipe entièrement distante. Nous avons donc dû introduire certaines pratiques - et c'était un très beau défi de gestion pour nous car c'était une nouvelle chose à faire.

Bien que l'équipe de livraison soit principalement composée de programmeurs qui travaillaient à distance depuis des années, l'équipe commerciale d'Ideamotive devait s'adapter suffisamment à une nouvelle réalité de travail à distance pour obtenir des résultats optimaux, peu importe où se trouvaient leurs bureaux.

Les stratégies d'Ideamotive pour atteindre une efficacité maximale dans une équipe à distance

Selon Kamil, passer à un environnement distant après des années de travail sur site semblait au début être un rêve devenu réalité. Avec moins de distractions et des heures de sommeil plus longues, ils étaient tous heureux de prendre le train en marche du travail à domicile.

Mais, assez tôt, s'assurer qu'ils sont sur la même longueur d'onde que les membres de leur équipe à des kilomètres, tout en conservant les mêmes niveaux de productivité et en se faufilant dans plus de temps libre, a commencé à demander beaucoup de travail.

Néanmoins, cela ne signifie pas qu'il n'existe pas de moyens de surmonter les défis du travail à distance.

L'équipe Ideamotive est la preuve vivante qu'il est possible d'atteindre une productivité maximale, tout en faisant ressortir le meilleur de votre équipe, quel que soit votre cadre de travail.

Depuis que Kamil nous a laissé jeter un coup d'œil sur les opérations à distance quotidiennes d'Ideamotive, nous sommes maintenant en mesure de vous présenter quatre stratégies pratiques que vous pouvez utiliser pour maximiser l'efficacité de votre équipe à distance comme un expert.

Stratégie n° 1 : faites de votre mieux pour aider vos coéquipiers distants à ne pas se sentir seuls

Ce n'est un secret pour personne que le travail à distance apporte de la joie à des millions de personnes, surtout après avoir dit adieu aux déplacements.

Mais, si nous regardons le dicton selon lequel la distance rend le cœur plus affectueux , il va de soi que de nombreux travailleurs à distance pourraient avoir l'impression de ne pas obtenir ce pour quoi ils ont négocié. Les membres de leur équipe n'étant plus à bout de bras, la solitude peut rapidement commencer à se manifester :

« Lorsque vous êtes tous réunis dans un même bureau, vous avez ce genre de sentiment de collaboration avec les gens. Une fois que vous sortez du bureau pour avoir un bureau à domicile, vous restez essentiellement au même endroit où vous vivez et vous avez ce sentiment d'être seul.

Alors, consciente des dangers qui vont de pair avec la direction d'une équipe dispersée, la direction d'Ideamotive a décidé de cultiver un état d'esprit particulier pour maintenir le lien au sein de l'équipe :

« Nous avons décidé de prendre du recul et de penser aux personnes, pas aux processus. Nous avons eu ce processus de réflexion sur nos valeurs, et la toute première chose que nous avons compris est que nous sommes tous des entrepreneurs dans notre entreprise. Chacun d'entre nous, même au niveau le plus bas de la structure organisationnelle, est un maître responsable de notre domaine. À cause de cela, personne ne se sent seul. Ils sont responsables de quelque chose, ajoutant à l'entreprise. Et ils savent qu'il y a d'autres personnes pour les aider si nécessaire.

Stratégie #2 : Établir les meilleurs moments pour se connecter

Tout comme nous avons accueilli la paix et la tranquillité du travail à domicile, le bruit qui se cache de tous nos appareils a commencé à interférer avec la productivité de chacun.

Bien que rester en contact avec votre équipe à distance soit un excellent moyen de rester connecté, nous ne pouvions pas nous empêcher de nous demander : à quel point une connexion est-elle trop ?

Si vous êtes troublé par la même question, vous serez heureux d'apprendre qu'il est possible de calmer le "bruit" gênant tout en restant en contact avec votre équipe.

La solution facile s'appelle le meilleur moment pour se connecter - et Kamil nous a expliqué en détail comment cette stratégie fonctionne :

« Lorsque nous avons des clients des États-Unis, il y a sept heures de décalage . Donc, évidemment, il y a un chevauchement. C'est là que nous disons "D'accord, ce développeur est disponible pendant trois heures". Il est très important d'établir [cette règle] au tout début de la coopération d'entreprise, car la pire chose qui puisse arriver est qu'un programmeur se trouve dans la zone et que quelqu'un lui envoie un ping. C'est la chose la plus frustrante et cela tue la productivité.

Étant donné que cette stratégie fonctionne à merveille pour l'équipe de livraison d'Ideamotive, ils ont décidé d'essayer une chose similaire avec leur équipe commerciale :

«Nous utilisons une application de chat d'équipe uniquement pour avoir quelque chose d'urgent, ou pour un café électronique où vous pouvez simplement passer du temps avec quelqu'un et discuter de questions non liées aux affaires.

Et n'utilisez pas vraiment les téléphones. Ce n'est pas comme si j'allais appeler mon équipe et dire "Ok, où es-tu?" Nous ne faisons pas ça, c'est très perturbant. Nous appelons quelqu'un si c'est vraiment nécessaire - et cela arrive très rarement.

Ainsi, au lieu de perturber l'attention de quelqu'un chaque fois qu'une nouvelle idée surgit, il essaie de la noter et d'utiliser les outils de communication uniquement pour les questions urgentes.

Stratégie #3 : Cultiver une culture de feedback

Être capable de donner et de recevoir des commentaires ouverts et honnêtes est une compétence qui ne se démode jamais, quel que soit le cadre de travail.

Mais, lorsque vous travaillez dans une équipe à distance, le feedback devient deux fois plus important car il peut améliorer considérablement les performances de chacun et maintenir le moral de l'équipe au plus haut.

Dans cet esprit, la direction d'Ideamotive a décidé de mettre l'accent sur les commentaires et d'encourager les discussions honnêtes dès le début :

« Je sais que les commentaires sont un mot à la mode, tout le monde donne et reçoit des commentaires, mais nous avons introduit cela d'une manière différente. Même dans le processus de recrutement, à la toute dernière étape, lorsqu'il y a le PDG de notre entreprise, après deux heures d'entretien, nous demandons [aux candidats] : d'accord, faites-nous part de vos commentaires. »

Pourtant, le processus ne s'arrête pas là, et l'atmosphère de discussion ouverte reste aussi importante même après que le candidat a obtenu le poste :

"Très souvent, nous avons ces discussions émotionnelles en ligne devant toute l'équipe. Nous le faisons parce que [dire] seulement de belles paroles ne fonctionnerait pas.

Donc, nous cultivons cette culture du feedback dans un sens vraiment cruel. Je peux dire à mon PDG qu'il a fait une grosse erreur et je peux le lui dire devant les gens. Je veux lui dire devant eux parce que je veux encourager mon peuple à me dire ce genre de choses.

Étant donné qu'une communication ouverte et transparente est la clé d'une culture d'entreprise forte, en offrant à leur équipe la possibilité d'exprimer librement leurs opinions, la direction d'Ideamotive crée un environnement de travail digne de confiance où le point de vue de chacun est également valorisé.

Stratégie #4 : N'oubliez pas l'équilibre travail-vie personnelle

Avec tous les avantages du travail à distance, il est difficile de se déconnecter et de s'accorder une pause.

Familier des effets négatifs à long terme d'un horaire de travail déséquilibré, Kamil a partagé son point de vue sur cette question :

« Il y aura toujours trop de travail. On ne peut pas tout faire, il y aura toujours quelque chose à faire. Si vous avez cet esprit d'entreprise, vous trouverez de nouvelles tâches, et c'est une grande menace pour toute l'équipe — cela peut conduire à l' épuisement professionnel et à une baisse de motivation.

Ainsi, pour aider les membres de leur équipe à contrôler à la fois leurs journées de travail et leur vie privée, tout le monde chez Ideamotive essaie de se concentrer sur le résultat :

« Peu m'importe que quelqu'un commence à 10 h ou à 6 h tant qu'il livre. Parfois, je ne peux travailler que sept heures par jour, et parfois je dois travailler 11 heures par jour. C'est donc toute ma décision, tant que je donne des résultats.

En attendant, tout en essayant d'atteindre cet objectif final, les employés sont encouragés à faire une pause chaque fois qu'ils le jugent nécessaire :

« La seule chose que nous apprécions et cultivons est une communication claire. Si je veux faire du jogging, j'écrirai simplement "Pendant environ une heure, je vais courir". Et c'est en grande partie très bien pour notre équipe - tout le monde vous donnera juste la motivation pour battre votre record. Et, quand vous êtes de retour, vous dites « je suis de retour » – et retournez simplement au travail. »

Bien qu'il soit possible de se laisser emporter et de continuer à travailler tard dans la nuit - simplement parce qu'il y a trop à faire - la conscience que le résultat final l'emporte sur le nombre d'heures peut être une excellente motivation pour éviter de travailler de longues heures à long terme. Cours.

Quelle est l'importance de la gestion du temps pour Ideamotive ?

Que vous essayiez d'embaucher dans l'industrie informatique ou que vous recherchiez simplement la meilleure solution technologique possible pour votre produit, il y a de fortes chances que vous deviez agir assez rapidement.

Alors que le marché mondial de la technologie devrait croître de plus de 6 % en 2022 - alors que la pénurie de talents technologiques continue d'augmenter - rester à l'avant-garde de l'industrie informatique est devenu fortement dépendant de la capacité d'une équipe à gérer son temps.

Naturellement, nous voulions entendre tout ce que les gens d'Ideamotive avaient à dire sur ce problème :

"Le business technologique est super agile et super rapide - si vous dormez sur quelque chose, c'est perdu. Donc, il se passe beaucoup de choses à la fois du côté des talents, mais aussi du côté des clients. »

Ainsi, afin de ne manquer aucune opportunité qui se présente, les experts d'Ideamotive essaient d'agir le plus rapidement possible :

« Si un développeur est très bon, il reçoit généralement dix ou quinze offres chaque semaine. Donc, si vous n'êtes pas assez rapide, si vous négligez quelque chose, vous perdrez sur ce marché.

Mais, être capable d'agir rapidement sur les opportunités n'est pas toujours aussi facile - et c'est là que des outils pratiques entrent en jeu :

« Lorsqu'un client a besoin d'une aide immédiate, nous avons quelques heures pour réagir. C'est très immersif, addictif et difficile à gérer à temps - à cause de l'équilibre travail-vie personnelle - mais il existe des outils qui vous aident - par exemple, Clockify . C'est très important pour nous et c'est l'essence même de notre activité.

Avec des outils spécialement conçus pour améliorer la gestion du temps de l'équipe et fournir un aperçu visuel détaillé des heures que chaque membre de l'équipe consacre à une tâche, les entreprises peuvent plus facilement rester au top de leur forme, même dans un secteur en évolution rapide.

Pourquoi le suivi du temps dans Clockify est-il vital pour Ideamotive ?

Étant donné que Kamil a souligné que Clockify est essentiel pour les opérations quotidiennes d'Ideamotive, nous voulions en savoir plus sur les transformations que Clockify a apportées à leur flux de travail, ainsi que sur les raisons de leur décision de suivre le temps.

Comment Ideamotive a-t-il découvert Clockify ?

Traiter quotidiennement des problèmes urgents tout en dirigeant deux équipes distantes signifie généralement que rien ne peut être laissé au hasard.

Sachant à quel point les experts d'Ideamotive apprécient leur temps, nous avons d'abord voulu savoir comment ils ont découvert Clockify et ce qui les a amenés à choisir cette application de suivi du temps.

"Nous avons entendu parler de Clockify pour la première fois sur Internet - de nombreuses entreprises l'ont recommandé comme moyen simple de suivre les heures facturables. Nous avons fait des recherches sur l'application et avons constaté qu'elle était très conviviale et qu'elle offrait de nombreuses fonctionnalités intéressantes, telles que la possibilité de créer des rapports, de suivre le temps passé sur les projets et de facturer les clients . Nous avons décidé de l'essayer et nous avons été très satisfaits des résultats.

Clockify nous a aidés à être plus productifs et efficaces dans notre travail, et nous le recommandons à tout propriétaire d'entreprise ou employé à la recherche d'une application de suivi du temps.

Dès qu'ils ont commencé à utiliser Clockify, ils ont remarqué à quel point cela correspondait parfaitement à leur flux de travail :

« Une chose très importante pour notre entreprise est l'enregistrement des heures. Toute l'entreprise y tient parce que nous sommes très transparents et que les talents accumulent des heures pour être rémunérés.

Mais, le même outil donne des informations à nos clients, car nos clients peuvent voir combien d'heures sont enregistrées du côté développeur - et ils ont également un calcul simple là-bas.

Ainsi, au lieu de deviner où est passé leur temps - ou de calculer manuellement les heures qu'ils ont consacrées - Ideamotive a décidé de maximiser sa transparence et de s'assurer que son côté livraison et son côté client fonctionnent comme sur des roulettes.

Pourquoi Ideamotive utilise-t-il Clockify ?

En fin de compte, Clockify est rapidement devenu le cœur de l'activité d'Ideamotive, précisément parce qu'il leur a donné un aperçu clair du temps de chacun :

« Si nous n'avons pas cette surveillance et si nous n'avons pas cette transparence, nous ne pouvons pas fonctionner. Nous ne pouvons pas calculer nos prévisions, nous ne pouvons pas voir quels sont nos résultats financiers et nous ne pouvons pas évaluer si un développeur est au-dessus ou en dessous du budget. Nous ne pouvons pas évaluer si nous ne pouvons pas donner de la transparence à nos clients, car ils ne peuvent pas voir ces heures enregistrées.

Et, évidemment, un outil qui suit les heures, qui est fiable, qui est facile à utiliser, qui a une API et des trucs comme ça… [Cela signifie] que nous pouvons nous connecter à nos différents entrepôts et automatisations.

En raison de sa facilité d'utilisation, les employés d'Ideamotive se sont habitués à consigner leurs heures dans Clockify et le considèrent désormais comme un élément essentiel de leur journée de travail :

"Clockify est essentiel, essentiellement, [parce que] c'est très fiable et simple. Ce dont nous avons besoin, c'est d'un outil robuste doté de nombreux plugins, facile à utiliser et doté d'une excellente UX dans laquelle nous pouvons marquer et voir différentes personnes sur différents projets.

Et c'est ce que Clockify offre, à coup sûr. Sans cela, nous serions aveugles et sourds et nous ne pourrions pas opérer. Ce serait comme sans mains pour nous. C'est donc très important.

Comment Clockify a-t-il changé le flux de travail d'Ideamotive ?

Étant donné que la transparence est la clé du flux de travail d'Ideamotive, nous étions impatients de savoir si Clockify avait un impact sur l'augmentation de la visibilité de leurs opérations.

Il s'avère que Clockify a apporté un changement instantané dès le début :

"Il y a quelques changements que j'ai remarqués depuis que j'ai commencé à utiliser Clockify. Le premier, et le plus notable, est l'amélioration de mon équilibre travail/vie. Avant de commencer à utiliser Clockify, je suivais mon temps manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps et était inexact.

Avec la fonction de minuterie de Clockify, il est facile de suivre le temps que je passe sur chaque tâche, afin que je puisse être plus conscient de la destination de mon temps.

De plus, la fonction de création de rapports m'a permis de voir facilement où je passe le plus de temps, afin que je puisse ajuster mon flux de travail en conséquence. Dans l'ensemble, l'utilisation de Clockify m'a aidé à être plus productif et efficace avec mon temps.

Après avoir utilisé Clockify pendant un certain temps, Kamil a remarqué plusieurs améliorations dans sa communication avec les clients :

« Étant donné que Clockify me permet de partager des rapports détaillés avec les clients, ils peuvent voir exactement combien de temps j'ai passé sur leurs projets, ce qui leur permet de comprendre plus facilement ma facturation. De plus, la possibilité d'ajouter des commentaires à chaque entrée de tâche m'a permis de tenir facilement les clients informés de mes progrès sans avoir à envoyer un e-mail ou un rapport séparé. Cela a entraîné moins de questions et une meilleure compréhension de mon travail en leur nom.

Comment Ideamotive utilise-t-il Clockify ?

Être conscient de votre temps ne vient pas toujours naturellement si vous ne disposez pas de suffisamment de données pour vous étayer. Étant donné que Clockify permet aux équipes de toutes tailles de voir exactement où va leur temps, nous voulions entendre tout ce que Kamil avait à dire sur la façon dont ils utilisent notre application de suivi du temps.

« Fondamentalement, dans l'équipe de livraison, les talents doivent consigner leurs heures quotidiennement, mais cela dépend des besoins de nos clients. Certains clients n'ont pas besoin des heures enregistrées, donc les talents n'enregistrent que 8 heures. Mais, il y a de petites startups qui sont très agiles ou qui ont besoin d'optimiser leurs coûts - elles ont donc besoin de [plus] de détails. C'est ce que sait l'équipe de livraison, et ils agissent en conséquence. »

Les opérations quotidiennes d'Ideamotive dépendent fortement d'un système qui leur donne suffisamment de transparence sur le temps et les efforts que l'équipe de livraison a consacrés à chaque tâche. Pour cette raison, ils ont décidé de tester Clockify plus loin et de voir comment il s'intègre dans d'autres aspects de leur entreprise :

"Parfois, du côté marketing, nous aimons enregistrer [time] pour voir l'effort qui a été mis et le comparer à ces résultats. Donc, parfois, nous l'utilisons comme un retour sur investissement ou simplement pour comparer les tests AB et quelque chose comme ça dans l'équipe commerciale. Mais ce n'est pas pour la transparence, c'est à des fins d'analyse.

Étant donné que Clockify fournit un aperçu détaillé des progrès de chacun, obtenir une analyse précise n'est qu'une question de secondes.

Devriez-vous suivre le temps lorsque vous travaillez à distance ?

Bien que le travail à distance s'accompagne d'une bonne part d'inconvénients - tels que les problèmes causés par la distance physique et le manque de transparence - le suivi du temps est là pour combler le fossé de la connexion.

Que vous fassiez partie d'une équipe distante ou que vous travailliez en tant qu'indépendant, le suivi de vos heures de travail peut vous aider à améliorer vos niveaux de productivité et à établir plus facilement la confiance dans un environnement distant.

Voyons ce que les gens d'Ideamotive avaient à dire sur le fait de rester au top des tâches de chacun tout en économisant suffisamment de temps pour les problèmes les plus brûlants.

Chaque seconde compte lorsque vous travaillez à distance

S'il y a quelque chose que nous avons appris d'Ideamotive, c'est que chaque seconde compte. Mais, ils sont également conscients que nos niveaux de productivité ont tendance à diminuer lorsque chaque petite chose que nous devons faire pour améliorer la transparence d'une équipe à distance doit être faite à la main. C'est pourquoi ils privilégient l'automatisation :

« Nous savons que le temps est limité, nous gérons donc plutôt les outils que le temps — et, pour ce faire, nous optimisons et automatisons les choses. Si quelque chose est reproductible, nous l'automatisons dès le matin. Même si nous devons signaler, avoir une surveillance et des informations transparentes sur quelque chose, nous automatisons cela pour qu'il se crée tout seul.

Heureusement, le suivi du temps fait partie de ces activités qui ne nécessitent pas d'effort conscient si elles sont effectuées correctement.

Réflexions finales : le travail à distance permet au rêve de fonctionner si vous faites attention à votre temps

Un aperçu du flux de travail d'Ideamotive a montré que le travail à distance est plus qu'une longue période d'essais et d'erreurs.

Cette société informatique a réussi à perfectionner suffisamment son système à distance pour s'assurer que ses équipes sont aussi efficaces que possible, mais sans négliger l'importance d'un bon équilibre travail-vie personnelle.

Pourtant, pour surmonter les problèmes liés au manque d'interaction de l'équipe, les experts d'Ideamotive ont réalisé qu'ils devaient prendre soin de leur temps.

Donc, si jamais vous vous demandez comment faire fonctionner le travail à distance, vous ne pouvez jamais vous tromper en faisant attention à la façon dont vous passez votre temps.

Bien que savoir combien d'heures il faut pour répondre à tous les e-mails ne résoudra peut-être pas tous les petits problèmes que le travail à distance vous pose, cela vous apportera clarté, transparence et confiance - et c'est tout aussi bien.

️Est-ce que vous et votre équipe travaillez à distance ? Avez-vous des trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de votre collaboration à distance ? Faites-le nous savoir à [email protected] pour avoir une chance de figurer dans celui-ci ou dans l'un de nos futurs articles.