Horaire de travail hybride : comment le faire fonctionner

Que pense votre équipe du travail sur site ? Qu'en est-il d'un environnement de travail entièrement à distance ?

Si vous avez remarqué que vos employés sont partagés ou ne sont pas en mesure de choisir l'une ou l'autre des options, il y a de fortes chances qu'ils appartiennent à un nombre croissant de travailleurs qui opteraient instantanément pour un horaire de travail hybride.

Mais comment fonctionne réellement l'horaire de travail hybride ? Et devez-vous changer tout de suite l'environnement de travail de votre équipe ?

Asseyez-vous bien et lisez la suite, car nous sommes sur le point de passer en revue tout ce que vous devez savoir sur ce type d'horaire de travail - de ses avantages et inconvénients à des conseils soigneusement sélectionnés pour vous aider à mettre en œuvre avec succès un horaire de travail hybride.

Qu'est-ce qu'un horaire de travail hybride?

Un horaire de travail hybride est un modèle de travail qui permet aux employés de terminer leurs tâches à distance et sur place, en alternant généralement entre ces deux options.

En combinant le meilleur des deux mondes, un horaire de travail hybride offre aux membres de votre équipe la possibilité de coopérer dans un environnement de bureau traditionnel sans renoncer à la flexibilité d'un modèle de travail à distance.

Quatre types d'horaires de travail hybrides

Au moment où le travail à distance est entré en scène, notre perception du lieu et du temps de travail s'est transformée. Nous avons échangé des cabines contre des bureaux à domicile et des cafés tout en sortant du 9 à 5 pour passer à un horaire plus flexible.

Cette transformation a donné naissance à différents modèles de travail pouvant englober à la fois les complexités d'un lieu de travail repensé et un horaire de travail remodelé.

Naturellement, plusieurs types d'horaires de travail hybrides sont apparus, de sorte que les entreprises peuvent désormais choisir et choisir un modèle qui convient le mieux au flux de travail de leurs équipes.

Type #1 : Horaire de travail hybride de cohorte

Si vous souhaitez éviter de transformer le bureau en une source de distractions surpeuplées, l'horaire de travail hybride de cohorte pourrait être la solution pour vous et votre équipe.

L'horaire de travail de cohorte est un modèle de travail hybride soigneusement structuré conçu pour les entreprises qui souhaitent organiser leurs heures de bureau en fonction d'un horaire préétabli.

De cette façon, vous pouvez soit :

• Programmez différents départements pour travailler depuis le bureau différents jours de la semaine, ou
• Élaborez un nouveau plan de travail de bureau chaque semaine.

Ce qui compte, c'est qu'il y ait un plan établi à l'avance afin que les membres de votre équipe sachent exactement quand ils doivent venir au bureau.

Idéal pour : les grandes entreprises de plus d'une centaine d'employés

Inconvénient potentiel : Manque de flexibilité des employés

Type #2 : Horaire de travail hybride flexible

Un horaire de travail hybride flexible est l'exact opposé de l'horaire de travail hybride de cohorte. Les employés sont encouragés à effectuer leurs tâches sur place de temps en temps, mais ils sont autorisés à organiser leur horaire de travail au bureau et à choisir quand ils travailleront depuis le bureau.

Idéal pour : les petites entreprises de moins de cent employés

Inconvénient potentiel : Manque de structure ; risque de manquer d'espace de bureau

Type #3 : Horaire de travail hybride à distance d'abord

Bien que ce modèle d'horaire de travail hybride favorise le travail à distance, il n'élimine pas non plus entièrement le travail sur place.

Les employés sont généralement autorisés à choisir leur propre cadre de travail. Cela pourrait être une excellente option pour les membres de l'équipe qui souhaitent changer de temps en temps leur environnement de travail ou rencontrer leur équipe sans la pression d'un horaire préétabli.

Idéal pour : les entreprises qui opèrent à l'échelle mondiale ou les entreprises qui souhaitent conserver l'option sur site à portée de main

Inconvénient potentiel : manque d'engagement en personne

Type #4 : Horaire de travail hybride axé sur le bureau

Si votre équipe a généralement besoin d'être physiquement présente ou de collaborer en personne, mais que vous souhaitez toujours leur donner la possibilité de travailler à domicile de temps en temps, l'horaire de travail hybride axé sur le bureau pourrait être votre meilleure option.

Bien que leurs horaires de travail puissent être flexibles, les employés disposent généralement d'un nombre limité de jours par mois qu'ils peuvent passer à travailler à distance.

Idéal pour : les entreprises qui opèrent principalement sur place

Inconvénient potentiel : flexibilité limitée des employés

Avantages d'un horaire de travail hybride

En associant la flexibilité du travail à distance à la possibilité de collaborer en personne, le travail hybride intègre une part équitable des avantages des deux modèles de travail.

Nous avons identifié 3 avantages que vous devriez immédiatement repérer, quel que soit le modèle d'horaire de travail hybride que vous choisissez de mettre en œuvre.

Avantage #1 : Meilleur équilibre travail-vie personnelle

Avec une perspective entièrement nouvelle sur le travail, une vision différente de la vie en dehors du travail a également changé. Par conséquent, il ne faut pas s'étonner qu'un énorme 61% des employés américains semblent prêts à changer d'emploi pour un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

Les horaires de travail hybrides, cependant, répondent aux besoins de cette perspective de travail transformée en favorisant la flexibilité et le choix.

En permettant aux employés de travailler occasionnellement de n'importe où, les horaires de travail hybrides les aident à compenser le stress et à planifier facilement des activités hors travail autour des heures de bureau. Cela est particulièrement fréquent chez les employés qui ont dit adieu aux trajets quotidiens après être passés à un environnement éloigné.

Avantage #2 : Accès à un vivier mondial de talents

Semblable à un horaire à distance, un horaire de travail hybride permet aux entreprises d'élargir leur bassin de recrutement et d'embaucher des talents du monde entier.

Avec un plan de travail hybride soigneusement pensé qui permet suffisamment de flexibilité, les entreprises peuvent facilement contacter et embaucher les personnes les plus qualifiées.

L'option de rechercher des employés dans le monde entier peut également s'avérer bénéfique pour les entreprises qui cherchent à embaucher dans un domaine où la pénurie de talents est importante, comme l'industrie informatique.

Avantage #3 : espace pour une collaboration productive

La transition d'un environnement de bureau traditionnel à un modèle de travail hybride laisse suffisamment de place aux entreprises pour tirer le meilleur parti des deux environnements de travail.

Au lieu de passer leurs heures de bureau à essayer d'éviter les distractions, les employés qui travaillent depuis le bureau certains jours peuvent utiliser ces heures pour une collaboration productive.

De cette façon, des sessions telles que des réunions mensuelles, des brainstormings et des enregistrements d'équipe peuvent toutes avoir lieu pendant les heures sur site, laissant le temps à distance exclusivement réservé au travail individuel et aux tâches qui nécessitent un environnement sans distraction.

Inconvénients d'un horaire de travail hybride

À l'instar de ses avantages, les inconvénients de l'horaire de travail hybride découlent de ses liens avec l'horaire traditionnel de 9 à 5 et le modèle de travail à distance.

Cependant, en examinant 3 des inconvénients les plus courants auxquels vous pourriez être confronté si vous êtes sur le point de commencer à diriger une équipe hybride, vous augmentez vos chances de les éviter.

Inconvénient #1 : Risque plus élevé de burn-out

Bien qu'un horaire de travail hybride puisse aider à trouver un équilibre parfait entre vie professionnelle et vie privée, chaque fois qu'il y a de la flexibilité sur la table, il y a toujours un risque de surmenage aussi.

Sans limites claires et règles de déconnexion du travail, les employés ont généralement tendance à travailler de plus longues heures, finissant par être dépassés et épuisés.

De même, si vous décidez de passer à un modèle de travail hybride sans adapter vos flux de travail en conséquence, vos équipes pourraient finir par brûler la bougie de minuit jour après jour.

Pour éviter que le niveau de stress de votre équipe hybride n'explose, introduisez une politique de travail hybride claire et définissez des attentes claires et des indicateurs de performance clés au lieu d'ajouter à la pression du surmenage.

Conseil de pro Clockify

Travailler jour et nuit ne sabote pas seulement les performances des employés, mais nuit également gravement à la santé mentale de vos collègues. Découvrez comment éviter que cela n'arrive à votre équipe ici :

• Comment le surmenage affecte la productivité et la santé mentale

Inconvénient #2 : Inégalité accrue sur le lieu de travail

La gestion d'une équipe hybride comporte un risque de favoriser certains employés en fonction de leur lieu de travail préféré.

Ce phénomène est appelé biais de proximité. Bien qu'il ait aidé les humains à choisir l'option la plus sûre et la plus familière pendant des siècles, il peut conduire à un favoritisme inconscient et à des chances inégales de promotion sur le lieu de travail.

Ainsi, au lieu d'offrir aux employés des chances égales de promotion, les managers ont tendance à offrir des opportunités d'avancement aux employés qui travaillent au bureau simplement parce qu'ils les voient plus fréquemment.

Pour éviter de privilégier les employés qui travaillent sur place tout en excluant ceux qui travaillent à domicile, vous devrez trouver un moyen de combler l'écart de distance et de donner à chacun des chances égales d'avancer.

Si vous gérez une équipe hybride, commencez par choisir les bons outils qui vous permettent de rester en contact avec tout le monde. Assurez-vous également que toutes les informations pertinentes sont accessibles à tous les membres de l'équipe, quel que soit leur lieu de travail.

Inconvénient #3 : Risques de cybersécurité accrus

Dès que les organisations deviennent hybrides, elles risquent une violation potentielle de la sécurité des données maintenant que leurs équipes doivent gérer les données de l'entreprise tout en travaillant en dehors du bureau.

Néanmoins, il existe des moyens d'empêcher votre entreprise de subir des incidents liés aux données. Ils impliquent :

• Concevoir des procédures détaillées pour le traitement et l'accès aux informations en dehors des locaux de l'entreprise, et
• Mettre en œuvre des solutions logicielles qui assurent la sécurité des données.

Si vous et vos équipes avez récemment décidé de passer à un horaire de travail hybride, assurez-vous que vous avez :

• Veiller à ce que chacun dispose d'une connexion Internet sécurisée,
• Pare-feu et/ou VPN introduits, et
• Accès limité aux informations confidentielles.

6 conseils pour mettre en place un horaire de travail hybride

Bien que le passage à un horaire de travail hybride soit un processus qui nécessite une planification et une préparation détaillées et à long terme, il existe des moyens de sauter quelques étapes.

Nous avons répertorié 6 conseils pour vous préparer à une mise en œuvre réussie d'un horaire de travail hybride.

Conseil n° 1 : Définissez des règles de base pour le travail hybride

Si vous voulez vous assurer que vos flux de travail conservent le même niveau de transparence et d'efficacité par rapport aux jours de bureau, vous devrez établir au préalable des processus et des procédures clairs.

Bien que les procédures de travail hybrides puissent varier en fonction de la taille de l'entreprise et des opérations quotidiennes, il existe certaines règles de base universelles que vous devriez essayer de définir immédiatement :

• Commencez par définir les conditions exactes à remplir pour travailler en dehors du bureau . Peut-être que certains de vos employés doivent rester sur place en raison de la nature de leur travail, alors soyez clair sur les critères de passage à un environnement distant.
• Élaborez un horaire de travail hybride détaillé indiquant quand les employés sont censés être sur place . Qu'il s'agisse d'intégration, de réunions individuelles ou d'activités de renforcement d'équipe, les employés doivent être clairs sur les attentes de la direction concernant leur environnement de travail.
• Communiquer les règles concernant les heures de travail des employés . Si vous décidez d'introduire un horaire de travail flexible, assurez-vous d'avoir spécifié les heures fixes pendant lesquelles tous les employés sont censés être en ligne tout en travaillant à distance.

Astuce #2 : Choisissez vos outils avec soin

Que vos employés préfèrent travailler depuis le bureau ou que vous ayez mis en place un horaire de travail hybride privilégiant le télétravail, tout le monde devrait pouvoir collaborer efficacement malgré la distance physique.

Commencez par sélectionner une application de chat d'équipe fiable qui vous permettra, à vous et à vos collègues, de conserver un flux de travail efficace en vous permettant de :

• Partager des fichiers,
• Passez un appel vidéo rapide et
• Même stocker des données.

Pour augmenter la transparence du flux de travail, vous pouvez introduire une application de suivi du temps qui vous permet, à vous et à votre équipe, de visualiser la progression des tâches et de rester au top de la productivité de vos collègues.

N'oubliez pas de réserver suffisamment de temps pour tester chaque application que vous avez l'intention d'introduire dans le flux de travail hybride de votre équipe. De cette façon, vous vous assurerez que tout est opérationnel avant de passer officiellement à un horaire de travail hybride.

Conseil n° 3 : Pensez aux évaluations de la productivité

Lorsqu'une équipe change d'environnement de travail, les managers ont tendance à avoir des difficultés à évaluer les niveaux de productivité de chaque employé dans des conditions modifiées. Sans la possibilité de jeter un coup d'œil sur le bureau d'un employé, il pourrait même devenir la proie de la microgestion.

Pour éviter d'alimenter la pression des membres de votre équipe, essayez de définir dès le départ des attentes claires et un système d'évaluation de la productivité transparent.

Au lieu de vous concentrer sur le volume d'e-mails envoyés ou le temps passé en réunion, essayez ce qui suit :

• Analyser les résultats finaux,
• Encourager la division de grands projets en objectifs mesurables plus petits, et
• Définissez des KPI clairs.

Vous pouvez également opter pour un logiciel de planification de projet qui peut vous aider à attribuer des tâches et à suivre leur progression.

Cependant, gardez à l'esprit que même si vous abordez avec soin le processus d'élaboration d'un système d'évaluation de la productivité, vous ne pourrez jamais utiliser les mêmes mesures pour chaque service.

Parfois, vous examinerez un certain nombre de transactions conclues, tandis que d'autres fois, l'indicateur de l'efficacité d'un employé sera son niveau d'innovation.

Astuce #4 : Laissez le bureau correspondre à votre intention

Quel que soit le nombre d'heures que les employés passent à travailler depuis le bureau après être passés à un horaire de travail hybride, il est important de faire en sorte que ce temps compte.

Avant d'établir un horaire de bureau, réfléchissez au moment et à la raison pour lesquels vous aimeriez que les équipes viennent au bureau. Souhaitez-vous utiliser ce temps pour la socialisation et la cohésion d'équipe, ou les heures de bureau seront-elles réservées à l'accomplissement de tâches ?

Quelle que soit l'option que vous choisissez, réfléchissez à la façon dont l'environnement de travail peut correspondre à votre intention de tirer le meilleur parti du temps de bureau.

Si vous souhaitez encourager l'interaction et la collaboration en équipe, pensez à réorganiser le bureau pour laisser le plus d'espace ouvert possible. De cette façon, vous fournirez aux employés des conditions pour socialiser et coopérer naturellement.

Si vous souhaitez vous assurer que les employés passent leurs heures sur site de manière productive, essayez de réduire les distractions et offrez-leur un espace calme avec beaucoup de lumière naturelle - pour améliorer à la fois leur humeur et leur productivité.

Astuce #5 : Restez en contact avec votre équipe

Après avoir décidé de mettre en place un horaire de travail hybride, vous devrez optimiser les opérations, les outils et les heures de travail de votre organisation. Mais, vous devrez également apporter des ajustements à votre propre horaire et faire de la place pour une communication en temps réel avec votre équipe.

La communication d'équipe doit être plus délibérée en raison de la distance physique impliquée - alors assurez-vous d'exprimer vos heures de travail et votre disponibilité.

Offrez à votre équipe la possibilité d'accéder à votre calendrier et encouragez-la à planifier une réunion avec vous de temps à autre.

De cette façon, non seulement vous serez en mesure d'accorder à chaque membre de l'équipe toute votre concentration et votre attention, mais vous aurez également l'occasion de :

• Recevez des commentaires de première main sur votre nouvel horaire de travail,
• Écoutez les préoccupations des employés et
• Faire les ajustements appropriés lors de la planification de leurs tâches.

Astuce #6 : Prenez-le un jour à la fois

Avant d'officialiser un horaire de travail hybride, commencez petit et faites place à la période d'adaptation pour vous assurer que tout se déroule comme prévu.

Si vos collègues travaillent entièrement à distance depuis un certain temps maintenant et que vous souhaitez passer à un horaire hybride axé sur le bureau, commencez par les inviter à venir au bureau une fois par semaine.

Il en va de même pour les travailleurs sur site qui sont sur le point de passer à un horaire hybride à distance d'abord - parce que les humains sont des créatures d'habitude.

En fait, la science a déjà prouvé que le comportement humain est étroitement lié à son environnement physique. Donc, si vous poussez les employés à changer soudainement d'environnement de travail, vous remarquerez peut-être une baisse significative de la productivité.

Pour éviter que cela ne perturbe le flux de travail de votre organisation, introduisez progressivement un nouvel horaire de travail - et essayez de comprendre s'il ne fonctionne pas comme sur des roulettes au début.

Récapitulation : la mise en place d'un horaire de travail hybride est un travail d'équipe

Comme vous l'avez peut-être déjà remarqué, la mise en place d'un horaire de travail hybride est loin d'être le travail d'une seule personne.

Pour faire fonctionner un modèle hybride, vous devrez tenir compte des habitudes de votre équipe et les encourager à exprimer leurs opinions et leurs préoccupations en cours de route.

Vous devrez également :

• Sélectionnez un ensemble d'outils qui fonctionneront avec votre calendrier nouvellement défini,
• Réfléchissez aux directives de travail hybrides de votre organisation et
• Soyez prêt à apporter des changements au fur et à mesure, même si vous avez bien planifié la transition.

Gardez à l'esprit que les erreurs que vous rencontrez en cours de route peuvent vous aider à affiner votre nouvel horaire de travail - et vous mettrez rapidement en place votre équipe hybride pour réussir.

️ Votre équipe est déjà passée à un horaire de travail hybride ? Quels défis avez-vous rencontrés en cours de route ? Faites-le nous savoir à [email protected], et nous pourrions inclure votre expérience dans celui-ci ou dans l'un de nos futurs articles. Et, si vous avez aimé cet article de blog, partagez-le avec quelqu'un qui, selon vous, serait intéressé à le lire.