Comment utiliser le partitionnement et les rôles basés sur l'équipe dans HubSpot CRM

L'un des avantages de la suite d'outils CRM de HubSpot est que toute personne de votre entreprise disposant d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe peut travailler sur la plate-forme et accéder aux informations dont elle a besoin sans l'aide d'un développeur Web ou d'un professionnel de l'informatique.

Mais il est également vrai que l'une des choses les plus effrayantes à propos de la plate-forme HubSpot est que toute personne disposant d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe peut travailler dans l'outil et accéder aux informations CRM et au marketing, aux ventes, au service client et aux actifs du site Web !

Voyez-vous le problème potentiel ici?

C'est pourquoi les autorisations utilisateur HubSpot et la fonctionnalité de partitionnement en équipe sont indispensables pour les organisations qui ont plusieurs utilisateurs et services au sein de leur système.

Qu'est-ce que le partitionnement HubSpot ?

Le partitionnement dans HubSpot est une fonctionnalité qui vous aide à organiser votre CRM, vos actifs et vos outils de manière à ce que seules les bonnes équipes et les bons utilisateurs y aient accès, ce qui permet d'éliminer l'encombrement déroutant et les faux pas potentiels. Dans le portail HubSpot, vous pouvez sélectionner des éléments et les attribuer aux différentes équipes ou services qui en ont besoin, tout en limitant l'accès aux ressources dont ils n'ont pas besoin , aidant ainsi les équipes et les utilisateurs à rester concentrés et organisés.

Le partitionnement de HubSpot a été initialement déployé en 2018, mais il a fait l'objet d'une importante mise à jour en 2020 - ainsi que d'autres mises à niveau de CMS Hub - qui a permis un accès en équipe plus approfondi à tous les outils marketing tels que les formulaires, les e-mails, les CTA, etc.

Qui peut utiliser le partitionnement HubSpot ?

En général, les petites équipes n'ont peut-être pas besoin de partitionnement, mais il est toujours bon de se familiariser avec la fonctionnalité lorsque votre entreprise et vos équipes se développent. Il est également important de noter que votre capacité à partitionner les actifs variera en fonction de votre abonnement HubSpot.

Tous les comptes HubSpot peuvent partitionner les enregistrements CRM. Vues CRM et boîte de réception Conversations dans tous les hubs, y compris Marketing, Ventes, Service, CMS et Opérations.

Après cela, cependant, vous aurez besoin d'un abonnement Professional ou Enterprise pour des capacités de partitionnement plus avancées. Comme vous pouvez l'imaginer, Enterprise offre le plus de fonctionnalités et surpasse celles disponibles avec un compte professionnel. Par exemple, un abonnement Enterprise pour CMS ou Marketing Hub est requis pour partitionner les blogs et les pages Web par équipes.

Source : HubSpot

Pourquoi utiliser le partitionnement HubSpot ?

En un mot, le partitionnement se résume à deux objectifs : organiser et limiter l'accès aux ressources de votre portail HubSpot à certaines équipes et utilisateurs.

Accéder

Ceux qui sont ultimement responsables de la gestion et du contrôle des actifs du service sont les experts et doivent s'assurer que tous les actifs et toutes les fonctions du backend conservent leur intégrité et ne sont pas modifiés par inadvertance par un utilisateur inexpérimenté. Le partitionnement vous aide à le faire

Par exemple, vous ne voulez pas que quelqu'un lance accidentellement un brouillon d'envoi d'e-mails à l'ensemble de votre liste de contacts prématurément. Vous souvenez-vous de ce projet sur lequel vous travaillez depuis des semaines ? Imaginez que quelqu'un change un tas de détails ou le supprime complètement par erreur. Ou qu'en est-il de cette annonce interne sensible de l'entreprise qui était censée être publiée sur votre intranet privé et publiée à la place sur votre blog public avec des milliers d'abonnés, avec une notification par e-mail ?

Ouais.

Organisme

Un autre avantage du partitionnement HubSpot est qu'il vous aide à organiser les actifs de vos équipes, en éliminant l'encombrement et la confusion. Si vous utilisez HubSpot depuis un certain temps, vous avez probablement créé de nombreux contenus de qualité, des blogs et des pages de destination aux campagnes par e-mail, workflows, documents de vente, séquences, etc. Vous avez également capturé de nombreux prospects et contacts dans le CRM. L'analyse de toutes ces données et informations prend beaucoup de temps et peut sembler accablante pour quelqu'un qui n'a peut-être besoin que d'accéder à quelques ressources.

Exemples de partitionnement HubSpot

Le partitionnement est idéal si votre entreprise possède plusieurs succursales ou bureaux. Vous pouvez créer des équipes uniques pour les différents sites, chacun avec ses propres atouts marketing et commerciaux, ses promotions spéciales ou ses listes de contacts. Les utilisateurs ne voient que le contenu qui les concerne et ne téléchargeront pas et ne publieront pas accidentellement des graphiques sociaux pour l'emplacement à travers la ville ou une autre région, par exemple.

Voici des exemples d'autres cas d'utilisation du partitionnement dans HubSpot :

• Des équipes distinctes pour les ressources humaines, le marketing, les ventes et les développeurs. Les actifs nécessaires pour chacune de ces équipes diffèrent probablement un peu, alors facilitez-leur la tâche en effectuant le filtrage pour eux.
• Equipes produit ou marque. Êtes-vous un fabricant avec différentes unités commerciales ou marques ? Un fabricant de produits alimentaires, par exemple, peut avoir plusieurs produits qui ont chacun leur propre documentation de marketing et de vente en plus de listes de contacts spécifiques.
• Les équipes géographiques. Si vous desservez plusieurs marchés nécessitant des actifs distincts, vous pouvez les partitionner en fonction des régions. Ceci est particulièrement utile pour les industriels qui desservent d'autres pays et ont besoin de maintenir des actifs dans plusieurs langues.
• Grandes équipes marketing. Pour les grandes organisations, vous pouvez avoir plusieurs équipes au sein de votre service marketing. Vous souhaiterez peut-être partitionner certaines informations pour votre équipe d'événements et votre équipe de contenu, par exemple.
• Les équipes de développeurs. Les équipes Web plus importantes pourraient attribuer différentes autorisations aux concepteurs, aux développeurs et aux stratèges SEO.

Comment commencer à utiliser les autorisations HubSpot

Si vous disposez d'un compte Professionnel ou Entreprise, familiarisez-vous d'abord avec les fonctionnalités de partitionnement disponibles pour votre niveau d'abonnement. La base de connaissances de HubSpot est un bon point de départ. À partir de là, vous voudrez suivre ce cadre :

Déterminer les objectifs

Considérez les cas d'utilisation ci-dessus comme un point de départ pour vous aider à comprendre où les points faibles pourraient se trouver dans votre organisation et la meilleure façon de les résoudre via le partitionnement. Il peut s'agir de diviser les campagnes afin que vous puissiez adapter votre portée aux besoins uniques des différents marchés ou industries que vous desservez. Ou peut-être voyez-vous le besoin de vous concentrer sur les contacts nourriciers pour des marques ou des gammes de produits spécifiques. La détermination de vos objectifs servira de base à votre stratégie de partitionnement.

Créer des équipes

L'utilisation d'équipes parents et enfants pour chaque unité (franchise, marché, industrie, marque, produit, etc.) vous aide à organiser vos actifs au sein de chaque hub HubSpot pour garantir que les membres de l'équipe peuvent facilement accéder à ce dont ils ont besoin - et uniquement ce dont ils ont besoin - sans passer au crible à travers un déluge de contenu non pertinent.

Attribuer des utilisateurs aux équipes

Ajoutez des utilisateurs à votre compte HubSpot et attribuez chacun à leur(s) équipe(s) respective(s) avec les autorisations appropriées. Vous pouvez également affecter des super-administrateurs compétents qui ont la permission de voir à travers d'autres équipes pour aider à les gérer. Ceci est particulièrement important pour surveiller et maintenir les normes de la marque et assurer la cohérence à tous les niveaux.

Attribuer des actifs aux équipes

Une fois les membres de l'équipe déterminés, partitionnez les actifs de votre compte et déterminez quelles équipes ont accès aux actifs respectifs. Cela peut être fait pour des ressources individuelles ou être fait en masse si vous avez beaucoup de contenu existant. N'oubliez pas que tout le contenu nouvellement créé est accessible à toutes les équipes avec des autorisations de contenu par défaut. Si vous souhaitez limiter l'accès à des équipes spécifiques, vous devrez définir des autorisations spéciales sur l'actif au moment de sa création.

Définir les autorisations utilisateur

Les autorisations sont basées sur l'outil, déterminant ce que chaque utilisateur peut afficher, modifier et publier dans votre compte. Certains exemples incluent des contacts, des offres, des tâches, des tickets et des entreprises. En définissant les autorisations sur "équipe uniquement", vous êtes assuré que les personnes affectées à leurs outils n'obtiennent que les ressources dont elles ont besoin.

EN SAVOIR PLUS : 7 conseils pour une mise en œuvre efficace de HubSpot CRM

Soutenez vos équipes. Soutenez votre croissance.

Avec le partitionnement basé sur les équipes, votre organisation en pleine croissance peut rationaliser ses opérations en donnant à chaque équipe et à ses membres exactement ce dont ils ont besoin. Rien de plus. Rien de moins. Cela ne leur fera pas seulement gagner du temps et de la frustration ; cela leur donnera également confiance en sachant qu'ils sont équipés des outils dont ils ont besoin pour réussir.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le partitionnement de HubSpot et savoir si un abonnement Professionnel ou Entreprise convient à votre entreprise en pleine croissance, consultez notre page « Pourquoi choisir HubSpot ». Ensuite, contactez-nous pour toute question.