HubSpot : un logiciel CRM conforme à la HIPAA

HubSpot a fait une annonce révolutionnaire cette semaine !

Les clients Entreprise de HubSpot peuvent désormais stocker en toute sécurité des informations de santé personnelles et protégées (PHI) dans HubSpot et gérer leur portail conformément aux réglementations HIPAA.

Avant d’en arriver là, voici quelques informations sur ce qu’est la HIPAA et pourquoi est-ce important.

Comprendre la conformité HIPAA

Qu'est-ce que la conformité HIPAA ?

La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) a été promulguée en 1996 pour améliorer l’efficience et l’efficacité du système de santé. L'objectif principal de la HIPAA est de protéger les informations sensibles des patients contre toute divulgation sans le consentement ou la connaissance du patient. Cette loi fédérale s'applique à toute organisation qui gère des informations de santé protégées (PHI).

Éléments clés de la réglementation HIPAA

HIPAA est composé de plusieurs règles qui fixent les normes de protection des PHI. Voici les éléments clés :

1. Règle de confidentialité :
   La règle de confidentialité crée des règles pour protéger les dossiers médicaux et les informations personnelles sur la santé des personnes. Cela affecte les plans de santé, les centres d’échange de soins de santé et les prestataires de soins de santé qui effectuent certaines transactions électroniques. Les organisations doivent mettre en place des mesures pour conserver ces informations saines et sauves, tandis que les patients ont leur mot à dire sur leurs informations de santé, par exemple en obtenant des copies de leurs dossiers et en demandant des corrections.
   
   
2. Règle de sécurité :
   La règle de sécurité établit des règles pour assurer la sécurité des informations électroniques sur la santé protégées (ePHI). Cela couvre les ePHI créées, reçues, utilisées ou conservées par des entités couvertes, de la même manière que le fait la règle de confidentialité, mais se concentre sur la protection des informations électroniques. Les organisations doivent mettre en place des protections administratives, physiques et techniques pour sécuriser les ePHI. Cela inclut la mise en place de contrôles d’accès, le cryptage des données et la réalisation de contrôles de sécurité réguliers.
   
   
3. Règle de notification de violation :
   La règle de notification des violations stipule qu'en cas de fuite d'informations médicales protégées (PHI) non sécurisées, les groupes impliqués doivent informer les personnes concernées, le secrétaire à la Santé et parfois même les médias. Les principales organisations et leurs partenaires doivent suivre certaines étapes et calendriers pour ces alertes, en s'assurant que tout le monde soit rapidement informé si des données sont divulguées.

Importance de la conformité HIPAA

La conformité HIPAA est cruciale pour plusieurs raisons :

1. Protection de la vie privée des patients : garantir la conformité à la loi HIPAA permet de protéger les informations de santé sensibles des patients contre les accès non autorisés et les violations. Cela renforce la confiance entre les patients et les prestataires de soins de santé, favorisant ainsi un environnement plus sécurisé et confidentiel.
   
   
2. Obligations légales : le non-respect de la loi HIPAA peut entraîner des conséquences juridiques importantes, notamment de lourdes amendes et pénalités. Ces montants peuvent varier de 100 à 50 000 dollars par violation, avec un maximum annuel de 1,5 million de dollars en cas de violations répétées.
   
   
3. Gestion de la réputation : une violation de données peut gravement nuire à la réputation d'un établissement de santé. En adhérant aux réglementations HIPAA, les organisations démontrent leur engagement à protéger les informations des patients, ce qui peut renforcer leur crédibilité et leur réputation.
   
   
4. Efficacité opérationnelle : la mise en œuvre des garanties requises par la HIPAA conduit souvent à de meilleures pratiques de gestion des données. Cela peut accroître l’efficacité opérationnelle et réduire le risque de violation de données, conduisant finalement à de meilleurs soins aux patients et à une meilleure prestation de services.
   
   
5. Confiance et engagement des patients : lorsque les patients savent que leurs informations sont protégées par des réglementations strictes, ils sont plus susceptibles de s'engager pleinement auprès de leurs prestataires de soins de santé. Cela peut conduire à de meilleurs résultats et à une meilleure satisfaction des patients.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel CRM conforme à la HIPAA ?

Bien que la conformité HIPAA soit souvent associée aux soins de santé, elle est également essentielle pour d'autres secteurs tels que la finance, les assurances et tout secteur traitant des informations sensibles. Un CRM conforme à la HIPAA répond à plusieurs préoccupations clés auxquelles les organisations de ces secteurs sont confrontées :

1. Processus de conformité complexes

L'un des plus grands défis pour les organisations consiste à suivre des processus de conformité complexes, qu'il s'agisse de la HIPAA, du RGPD ou d'autres lois sur la protection des données. Un CRM conforme à la HIPAA simplifie ce processus en intégrant les fonctionnalités et protocoles de sécurité nécessaires directement dans le système. Cela réduit la charge pour les organisations de mettre en œuvre et de surveiller manuellement les mesures de conformité, leur permettant ainsi de se concentrer davantage sur leurs opérations principales.

2. Rapprocher les équipes déconnectées

Les organisations fonctionnent souvent avec plusieurs départements et équipes, ce qui entraîne des lacunes de communication et des silos de données. La conformité CRM garantit une meilleure collaboration en fournissant une plate-forme centralisée où tous les membres de l'équipe peuvent accéder et partager en toute sécurité des informations sensibles. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut travailler ensemble plus efficacement.

3. Améliorer l'expérience client

Des expériences client incohérentes peuvent éroder la confiance et la satisfaction. Un CRM conforme à la HIPAA garantit que les interactions sont cohérentes, personnalisées et sécurisées. En disposant d’une vue globale de l’historique et des préférences des clients, les organisations peuvent offrir une expérience transparente et personnalisée.

4. Saisir les opportunités de croissance

Les organisations qui ne parviennent pas à tirer parti des systèmes CRM risquent de passer à côté d’importantes opportunités de croissance. La conformité CRM contribue non seulement à maintenir la conformité réglementaire, mais fournit également des informations et des analyses pour guider les décisions stratégiques. Cela peut conduire à une amélioration des offres de services, à la fidélisation de la clientèle et à une croissance globale.

Les moteurs de croissance comprennent :

• Des informations basées sur les données pour une meilleure prise de décision
• Identification des tendances et des besoins clients
• Efforts de marketing et de sensibilisation accrus

5. Réduire le risque de violations de données

Les violations de données peuvent avoir de graves conséquences, notamment des sanctions financières et une perte de confiance. Un CRM conforme à la HIPAA minimise ce risque en intégrant des mesures de sécurité robustes conçues pour protéger les informations sensibles.

6. Rationalisation des opérations

Un CRM conforme à la HIPAA rationalise diverses tâches administratives, réduisant ainsi la charge de travail du personnel et améliorant l'efficacité opérationnelle. En automatisant les processus de routine et en garantissant un traitement sécurisé des données, les organisations peuvent consacrer plus de temps aux activités à valeur ajoutée.

Les améliorations en matière d'efficacité comprennent :

• Automatisation du flux de travail
• Gestion centralisée des données
• Intégration avec d'autres systèmes

HubSpot est-il conforme à la loi HIPAA ?

Alors que les entreprises de divers secteurs s'appuient de plus en plus sur les systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour gérer les informations sensibles, la nécessité pour ces systèmes de se conformer aux normes réglementaires telles que HIPAA était attendue depuis longtemps. HubSpot a fait des progrès significatifs pour garantir que sa plateforme répond aux exigences strictes de la HIPAA, ce qui en fait une option viable pour les organisations qui gèrent des informations de santé protégées (PHI).

Activation des données sensibles protégées par HIPAA

HubSpot fournit désormais des paramètres dédiés pour prendre en charge le stockage et la gestion des données protégées par HIPAA. Pour activer ces fonctionnalités, les utilisateurs doivent activer les paramètres de données sensibles dans leur compte HubSpot :

1. Navigation dans les paramètres : depuis le compte HubSpot, cliquez sur l'icône des paramètres dans la barre de navigation supérieure.
2. Confidentialité et consentement : dans le menu latéral de gauche, accédez à Confidentialité et consentement, puis cliquez sur Configurer les paramètres de données sensibles.
3. Sélection des catégories HIPAA : dans le panneau de droite, cochez les cases pour spécifier les catégories de données sensibles, y compris les données de santé/médicales. De plus, confirmez que vous êtes une entité ou un associé couvert par la HIPAA.
4. Acceptation des conditions : lisez et acceptez les conditions bêta des données sensibles et le contrat de partenariat commercial (BAA).
5. Création de propriétés : après avoir activé les paramètres de données sensibles, créez des propriétés spécifiquement marquées pour le stockage des PHI. Ces propriétés offrent une couche de sécurité supplémentaire et ne peuvent être modifiées que par les super-administrateurs.

Stockage des données protégées par HIPAA

Une fois les paramètres de données sensibles HIPAA activés, vous pouvez créer des propriétés personnalisées pour stocker et gérer les PHI en toute sécurité :

1. Création de propriétés : accédez à Propriétés dans le menu des paramètres et cliquez sur Créer une propriété.
2. Désigner comme sensible : lors de la création de la propriété, marquez la propriété comme sensible et précisez qu'elle stockera les PHI. Choisissez soigneusement les autorisations d'accès, en autorisant tout le monde ou en les limitant uniquement aux super-administrateurs.
3. Pièces jointes sécurisées : téléchargez des pièces jointes avec une couche de cryptage supplémentaire, garantissant que les fichiers contenant des PHI sont protégés dans la base de données de HubSpot.

Avantages de la conformité HIPAA de HubSpot

L'engagement de HubSpot en faveur de la conformité HIPAA offre plusieurs avantages aux organisations qui gèrent des données sensibles :

1. Sécurité améliorée : les mesures de sécurité robustes de HubSpot, notamment le cryptage des données et le contrôle d'accès basé sur les rôles, garantissent que les PHI sont protégées contre les accès non autorisés et les violations.
   
   
2. Conformité complète : en activant les paramètres de données sensibles HIPAA et en acceptant le BAA, les organisations peuvent utiliser HubSpot en toute confiance tout en respectant leurs obligations réglementaires.
   
   
3. Opérations rationalisées : toutes les données sensibles étant centralisées sur une seule plateforme sécurisée, les équipes peuvent collaborer plus efficacement et rationaliser leurs opérations sans compromettre la sécurité.
   
   
4. Meilleure gestion des données : les propriétés personnalisées conçues pour les PHI aident à organiser et à gérer efficacement les données sensibles, garantissant que les informations critiques sont toujours disponibles pour le personnel autorisé.

L'introduction par HubSpot d'outils de données sensibles HIPAA marque une avancée significative pour les secteurs qui nécessitent des mesures strictes de protection des données. En activant les paramètres spécifiques de conformité HIPAA, en créant des propriétés sécurisées et en tirant parti des fonctionnalités de sécurité complètes de HubSpot, les organisations peuvent gérer leurs informations sensibles en toute confiance. Ce développement garantit non seulement la conformité réglementaire, mais améliore également la sécurité et l'efficacité globales des opérations commerciales.