Comment rédiger une proposition de projet (avec exemples)

Qu'est-ce qu'une proposition de projet ?

Une proposition de projet est envoyée par une entreprise de conception, de conseil ou autre à un client potentiel afin de présenter les détails importants du projet tels que les livrables, les délais, les résultats attendus et les coûts. Lorsque les conditions de service sont incluses, une proposition de projet signée peut servir de contrat pour la protection juridique des deux parties.

Une proposition de projet ne doit pas être confondue avec une demande de proposition (RFP), qui est envoyée par une société ou un organisme gouvernemental à plusieurs cabinets de conseil afin de recevoir le maximum de propositions et d'options de tarification pour un projet qu'ils ont déjà défini en interne.

Une proposition de projet, en revanche, est créée dans le cadre d'un processus de vente consultatif et peut bénéficier à un client même s'il n'avance pas dans le travail en raison de la répartition utile du projet.

Types de propositions de projets

Il existe de nombreux types de propositions de projets, de différentes durées aux structures tarifaires.

Durée du projet :

• Projet court et ponctuel

• Projet plus long et échelonné

• Mandat ou projet en cours

• Projet de découverte ou d'audit payant

Type de paiement:

• Forfait

• Horaire avec heures estimées

• Horaire avec plage d'heures min et max

• Tarif hybride forfaitaire et horaire (courant dans le design d'intérieur, la planification d'événements et d'autres domaines avec des coûts fixes et des coûts horaires)

Les industries:

• Conception de site Web

• Conception graphique

• Architecture et ingénierie

• Services de construction et de propriété

• Bail commercial

• Design d'intérieur

• Restauration

• Planification d'événements

• Abonnements logiciels

• Comptabilité

• Gestion administrative

• Gestion de la paie et RH

• Commercialisation

• Etude et analyse de marché

• Développement de logiciels

• Développement de produits

Types de sollicitation :

• Propositions sollicitées envoyées en réponse à un appel d'offres

• Propositions spontanées envoyées sans RFP préalable

Ce qu'il faut inclure dans une proposition de projet

Une proposition de projet réussie comprendra la totalité ou la plupart de ces sections importantes. Vous pouvez les mélanger et les assortir pour créer le plan de proposition de projet parfait.

Page de Couverture

La page de garde est la page la plus facile à rédiger.

Il comprend généralement :

• Nom de votre entreprise

• Le nom du client ou le nom du projet

• La date

• Une photographie ou un graphisme

Vous pouvez également choisir d'inclure vos informations de contact sur la page de couverture, mais cela est généralement réservé à la page À propos de nous ou à une page de contact dédiée.

Résumé ou lettre

Le résumé exécutif est l'endroit où vous offrez un aperçu de votre méthodologie et du projet proposé. Considérez cela comme un pitch d'ascenseur. Tirez pour écrire environ 75 à 200 mots.

De nombreuses autres parties de la proposition seront écrites sous forme de puces ou de phrases très courtes, alors utilisez cette section pour vraiment brosser un tableau complet du projet avec un langage qui correspond à la marque.

Buts ou objectifs

Vous pouvez inclure les buts et objectifs du projet du client dans le résumé exécutif, dans le résumé du projet ou dans une section dédiée uniquement à cet effet.

Vous pouvez écrire 75 à 150 mots décrivant les objectifs ou utiliser une liste à puces de 3 à 8 objectifs.

Approcher

La section d'approche peut porter de nombreux noms différents, tels que « solution » ou « méthodologie ». Dans cette section, vous décrivez la stratégie derrière votre approche. Il prépare le terrain pour les détails du projet et le budget à suivre.

Ceci est particulièrement important lorsque vous gagnez de nouveaux clients qui ne savent pas ce qui distingue votre entreprise de la concurrence.

Une entreprise de restauration peut utiliser cette page de proposition pour parler du type d'expérience ou de la qualité de la nourriture qu'elle propose.

Pendant ce temps, une entreprise de marketing peut inclure ici sa philosophie de marque ou ses convictions fondamentales.

Résumé du projet et livrables

Alors que la section précédente concerne la stratégie, cette section concerne les détails. Expliquez exactement ce que vous ferez pour le client.

Voici ce que vous pourriez inclure dans le résumé du projet :

• Une description rapide du projet

• Une liste des livrables du projet

• Une description des phases du projet avec leurs propres livrables

• Un calendrier de projet ou une feuille de route

• Votre processus de gestion de projet

• Le logiciel de collaboration ou de communication que vous envisagez d'utiliser

• Jalons mesurables ou spécifiques du projet

• Une description de l'équipe du projet et des talents inclus

À propos de l'entreprise

Vous pouvez écrire une page À propos de nous, une page Notre équipe ou les deux. Une page À propos de nous doit inclure une description de ce que fait votre entreprise, de votre public cible et des résultats que vous fournissez. Une page Notre équipe présentera les biographies des personnes importantes de votre équipe.

Tarification

Vous devez préciser les coûts du projet. Selon la nature de votre entreprise, vous pouvez afficher un total de projet forfaitaire, votre taux horaire ainsi que le nombre d'heures estimées ou une variété d'options de forfaits parmi lesquelles le client peut choisir.

Termes et conditions

Ensuite : termes et conditions. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de proposition avec des signatures électroniques, votre proposition peut fonctionner comme un contrat contraignant. Incluez votre contrat de service principal et autorisez le résumé du projet à servir d'énoncé des travaux.

Preuve sociale et échantillons

Les clients potentiels auront besoin d'être rassurés pour les aider à faire confiance à votre entreprise.

Pensez à inclure :

• Témoignages

• Commentaires

• Moyennes des notes par étoiles

• Pièces de portefeuille

• Échantillons de travail

• Mini études de cas

Comment rédiger une proposition de projet

Prêt à pitcher un nouveau projet ? Voici un processus étape par étape pour créer une proposition de projet gagnante.

1. Découvrir les besoins du client

La première étape consiste à comprendre les défis et les objectifs actuels du client. Dans le cadre de votre processus de découverte, vous pouvez effectuer un seul appel de vente ou plusieurs.

Certaines entreprises facturent en fait un processus de découverte ou d'audit plus long et utilisent une proposition pour vendre ce service d'introduction. Ils vendront ensuite plus tard ce client sur un projet basé sur leurs découvertes avec une proposition personnalisée. Cependant, la plupart des entreprises mènent le processus de découverte gratuitement et font ensuite des recommandations de projet dans leur première proposition.

2. Définir leur problème principal et leurs objectifs

Ensuite, vous voudrez distiller tout ce que le client a partagé avec vous. Vous pourriez prendre un peu de temps pour rassembler vos notes, en discuter avec un collègue, puis déterminer les objectifs les plus importants. Ces objectifs de projet guideront toutes les décisions ultérieures.

3. Déterminer la meilleure approche pour les servir

Il est maintenant temps de décider quelle méthode ou approche mènera au succès du projet. Si vous avez un processus de projet modélisé et que vous servez toujours des clients similaires, vous pouvez proposer votre solution habituelle.

Mais si vous proposez un travail personnalisé unique à chaque client, vous devrez alors décider de l'approche. Par exemple, un planificateur d'événements peut décider d'offrir des services de marketing d'événement, d'inscription, de configuration et de dépannage si un client ne dispose pas de ressources internes, mais il peut ne proposer que la configuration et le dépannage si le client dispose de services de marketing et de dépannage internes. spécialistes de la billetterie.

4. Décomposer le projet en livrables, échéanciers, etc.

Maintenant que vous avez fait vos recherches et décidé quoi présenter au client, il est temps de décomposer le projet.

Déterminez les coûts du projet ou les options de tarification, divisez le travail en phases et clarifiez les livrables. Vous pouvez le noter sur une feuille de papier ou travailler directement à l'intérieur d'un modèle de proposition.

5. Ajoutez toutes les sections et détails nécessaires à votre proposition

Rédigez votre proposition et assurez-vous que vous avez couvert toutes les bases. Il convient de noter que plus longtemps n'est pas nécessairement meilleur. Grâce à notre analyse de 1 million de propositions, nous avons constaté que les propositions gagnantes comportent 7 sections et 11 pages en moyenne.

La structure de proposition la plus courante est :

1. Page de Couverture

2. Résumé

3. Approche ou solution

4. À propos de l'entreprise

5. Livrables

6. Tarification

7. Termes et conditions

Gardez à l'esprit que vous pouvez modifier et renommer ces sections pour qu'elles correspondent à vos services et à la voix unique de votre marque.

6. Envoyez la proposition au client (avec signatures électroniques)

Il est maintenant temps d'envoyer la proposition. Vous pouvez gagner du temps et réduire vos besoins en logiciels en utilisant un seul logiciel pour les propositions et les contrats. Assurez-vous simplement que vous avez inclus vos termes et conditions.

Les propositions avec des signatures électroniques attribuées à la fois à l'expéditeur et au destinataire ont un taux de clôture supérieur de 426 %. Et si vous signez la proposition en premier (avant que le client ne l'ouvre), vous augmenterez vos chances de conclure de 36,8 % supplémentaires.

7. Traiter rapidement les demandes de changement

Soyez disponible pour apporter des modifications aux demandes des clients, qu'ils souhaitent modifier la portée du projet ou ajuster le langage contractuel en raison de leur équipe juridique pointilleuse.

Être invité à réviser une proposition n'est pas nécessairement une mauvaise chose. En fait, les propositions qui sont révisées plusieurs fois sont plus susceptibles d'être fermées.

5 exemples de propositions de projet

Besoin d'inspiration ? Ces propositions de projets offrent des exemples précis de ce qu'il faut inclure dans votre prochain pitch.

1. Projet d'impression avec des éléments optionnels

Cette proposition d'impression offre un excellent exemple de la façon de communiquer clairement vos prix et d'offrir des options interactives. Lorsque nous avons analysé 1 million de propositions envoyées avec notre plateforme, nous avons constaté que les propositions avec grilles tarifaires ont un taux de clôture supérieur de 35,8 % à celles qui n'en ont pas et que les propositions avec quantités modifiables ont un taux de clôture supérieur de 18,5 %.

Vous pouvez utiliser ce modèle de proposition avec votre essai gratuit de Proposify et le personnaliser facilement pour vos offres commerciales uniques.

Cet exemple de modèle de proposition de projet comprend les sections suivantes :

• Objectifs

• À propos de nous

• Notre équipe

• Nos services

• Exemple de travail

• Témoignages

• Paquets

• Votre investissement

• Approuver

2. Proposition marketing avec calendrier du projet

Un calendrier de projet est une partie importante de toute proposition de projet. Ce modèle de proposition marketing offre un excellent exemple de la façon de partager cette chronologie dans un format simple.

Décomposez votre projet en étapes distinctes afin que le client sache exactement à quoi s'attendre.

Cet exemple de modèle de proposition comprend les sections suivantes :

• Aperçu et objectifs

• La portée des services

• Plage de temps

• Votre investissement

• Pourquoi nous?

• Notre équipe

• Étude de cas

• Contracter

• Signature

3. Projet comptable avec objectifs et lots de travail

Notre prochain exemple est une proposition comptable.

Cette proposition se démarque car elle inclut les objectifs du client dans la section Résumé du projet. Vous voyez ces puces courtes et douces ? Ils constituent un moyen intelligent de faire savoir au client que vous comprenez ses objectifs et que vous serez en mesure de les satisfaire.

Cette proposition comprend également une répartition du travail qui est classée en quatre lots ou blocs différents : démarrage de QuickBooks, migration des données, création de données QuickBooks, ensemble (tout au long du projet). Vous pouvez utiliser cet exemple lorsque vous décomposez un projet en différentes étapes ou services.

Accédez à ce modèle de proposition comptable avec un abonnement payant ou un essai gratuit de Proposify.

Le modèle comprend les sections suivantes :

• Page de Couverture

• Lettre

• À propos de nous

• Équipe

• Résumé du projet

• Proposition de travail

• Tarification

• Prochaines étapes

• Contact

4. Projet de construction avec résumé du projet et exclusions

Devez-vous inclure des exclusions dans vos propositions ? Si le type de travail que vous proposez dépend d'autres fournisseurs de services ou se prête à des complications, vous voudrez peut-être commencer à ajouter des exclusions. Cela peut aider à protéger votre entreprise contre les nombreux risques associés à la confusion de la portée du projet ou aux attentes mal alignées.

Ce modèle de proposition de construction, disponible dans Proposify, offre un exemple parfait de section d'exclusion, qui suit ce qui est inclus dans le projet.

Le modèle de proposition de projet comprend les sections suivantes :

• Lettre de motivation

• À propos de nous

• Rencontrez notre équipe

• Témoignages

• Projets précédents

• Résumé du projet

• Calendrier du projet

• Approuver

5. Projet de gestion d'événements avec estimations de travail horaire

La planification d'événements est compliquée - c'est exactement pourquoi l'industrie de l'événementiel est un excellent exemple de la façon de facturer à la fois le travail horaire et les coûts fixes.

Vous pouvez accéder à ce modèle de proposition de planification d'événement avec votre compte Proposify (vérifiez-le avec un essai gratuit).

Dans la section Budget, la proposition démarre avec un tableau des frais incluant tous les coûts horaires .

Cette proposition de projet comporte également un deuxième tableau des frais pour estimer les coûts fixes , tels que la restauration et la photographie, et les coûts horaires et les coûts fixes sont ensuite additionnés pour le total du projet.

Ce modèle comprend les sections suivantes :

• Introduction

• Qui nous sommes

• Équipe

• Notre compréhension de vos besoins

• Nos services

• Budget

• Contracter

• Signature

Conseils pour rédiger une proposition de projet

Rédaction d'une grande proposition est beaucoup de travail.

Voici quelques bonnes pratiques de proposition de projet qui vous aideront à gagner du temps et à obtenir de meilleurs résultats :

1. Créez des modèles pour différents services, projets ou clients. Plus vous envoyez une proposition rapidement, plus elle a de chances de se conclure. Essayez de créer quelques modèles différents pour faciliter la génération d'une nouvelle proposition basée sur les besoins uniques des clients. Et bien sûr, vous pouvez toujours accélérer le processus en commençant par l'un de nos modèles.

2. Obtenez l'opinion du client sur votre plan avant de le transformer en proposition. Essayez de présenter votre idée de projet au client à la fin de l'appel de vente. Vérifiez pour voir leur réaction. S'ils aiment ce que vous avez suggéré, transformez-le en votre proposition. Si ce n'est pas le cas, demandez-leur ce qu'ils ont en tête. De cette façon, vous créerez une proposition plus susceptible de se conclure.

3. Demandez au client ce qu'il veut que la proposition inclue. Si votre client vous a remis une DP détaillée, vous saurez exactement ce qu'il faut inclure dans votre proposition. Si non, n'ayez pas peur de demander. Surtout lorsque vous travaillez avec de grandes entreprises et des agences gouvernementales, votre principal point de contact doit être en mesure de partager ce que toutes les parties prenantes s'attendent à voir dans le plan de projet.

4. Offrez des options de tarification dynamiques. Les propositions comportant à la fois des lignes facultatives et des quantités modifiables ont un taux de clôture supérieur de 20,2 %. Envisagez des modules complémentaires et des options qui répondront aux besoins des décideurs tout en personnalisant et en perfectionnant la portée du projet. Les clients doivent pouvoir sélectionner les options directement dans la proposition commerciale pour créer un total de projet précis en temps réel, puis le signer.

5. Incluez du contenu multimédia dans votre proposition. Le contenu de la proposition ne doit pas seulement être sous forme écrite. Accompagnez votre rédaction de mages et de vidéos pour les aider à visualiser le projet. Les propositions avec des images sont 72 % plus susceptibles de fermer et les propositions avec des vidéos sont 41 % plus susceptibles de fermer. Essayez d'inclure des photos de votre équipe et de votre travail précédent et des illustrations de votre processus ou du retour sur investissement typique.

6. Rédigez et automatisez les e-mails de suivi. Les propositions avec un seul e-mail de suivi automatisé ont 35 % plus de chances de se conclure. Si vous utilisez Proposify, vous pouvez facilement activer les suivis automatisés pour chaque proposition. Vous pouvez utiliser nos modèles d'e-mails de suivi ou créer vos propres modèles pour différents types de clients ou de projets.

Prochaines étapes : rédigez votre propre proposition de projet

Une excellente proposition de projet doit inclure la feuille de route du projet, les jalons, le budget et toute information supplémentaire qui aidera le client à vraiment comprendre la valeur du projet et à garantir son adhésion.

Pour rendre toute proposition plus susceptible de se conclure, assurez-vous d'inclure du contenu multimédia, des options de tarification et des signatures électroniques.

Les modèles de proposition de Proposify , les suivis automatisés et les analyses de visualisation peuvent faire passer votre jeu de clôture de proposition à un tout autre niveau. Réservez une démo aujourd'hui.