Comment rédiger un e-mail professionnel parfait ? (Processus et conseils)

Les e-mails sont devenus incontournables dans votre quotidien personnel et professionnel.

Si vous y réfléchissez, il ne se passe pas un jour sans que vous receviez un e-mail. Des études montrent même que la personne moyenne reçoit plus de 100 e-mails par jour !

Avec plus de 4 milliards de personnes utilisant quotidiennement le courrier électronique, on peut dire sans risque de se tromper que les courriers électroniques sont un élément crucial de la communication. Oui, même quand il s'agit d'affaires ! Presque toutes les entreprises du monde doivent envoyer des e-mails pour communiquer avec les membres de l'équipe, les clients, les clients potentiels, les partenaires, les fournisseurs, etc.

Écrire un e-mail à un ami ou à un membre de votre famille peut être facile pour vous. Cependant, écrire un e-mail professionnel à un client ou à un patron peut sembler un peu intimidant selon la situation. Un mot ou une phrase erronée peut entraîner une mauvaise communication.

Donc, si vous cherchez à rédiger l'e-mail professionnel parfait, alors c'est le bon endroit pour cela ! Dans cet article de blog, nous vous expliquerons étape par étape le processus de rédaction d'un e-mail professionnel efficace et vous aiderons à améliorer votre communication commerciale globale !

Es-tu prêt à commencer? Alors lancez-vous !

Qu'est-ce qu'un e-mail professionnel ?

Un e- mail professionnel est simplement un e-mail utilisé par une organisation ou une entreprise spécifique. Il s'agit d'un outil de communication crucial pour les employés, les clients, les parties prenantes, les abonnés et d'autres organisations externes.

Habituellement, les e-mails professionnels sont clairs, concis et écrits avec un objectif clair. Ils visent à informer, engager et inspirer les lecteurs. Les e-mails professionnels sont principalement utilisés pour commercialiser des produits, assister les clients, gérer les réclamations, partager des mises à jour et des informations, etc. En un mot, c'est la pierre angulaire de la communication d'une organisation.

Un e-mail professionnel typique comprend cinq parties principales :

1. Objet
2. Salutations formelles
3. Corps de l'e-mail
4. Phrase de clôture/approbation
5. Signature

Suivre le format d'écriture d'e-mail ci-dessus vous aidera à structurer et à rédiger votre e-mail professionnel rapidement et efficacement en quelques minutes.

Maintenant que vous savez exactement ce qu'est un e-mail professionnel, voyons comment en créer un !

Comment rédiger un e-mail professionnel professionnel ? (Pas)

1. Connaissez votre public

La première chose que vous devez faire avant de commencer à écrire un e-mail professionnel est d'apprendre à connaître votre public. COMMENT vous écrivez votre e-mail dépend uniquement de QUI vous écrivez. Vous devez donc vous demander : qui est mon public ?

Votre public déterminera tout sur votre e-mail, de son ton à son contenu. Assurez-vous donc de faire des recherches appropriées sur le lecteur de votre e-mail, ses antécédents, ses connaissances et tout ce qui vous donnera une idée de qui il est. Cela vous aidera également à leur écrire un e-mail plus convaincant.

2. Inclure une ligne d'objet

Indéniablement, une ligne d'objet en dit long. Après tout, c'est à peu près la première chose que votre lecteur verra avant même d'ouvrir votre e-mail professionnel. Donc, qu'ils décident ou non d'ouvrir votre e-mail dépend uniquement de votre ligne d'objet et de la façon dont elle est écrite.

Assurez-vous que la ligne d'objet de votre e-mail professionnel est simple, précise, nette et accrocheuse . Il doit contenir des mots-clés qui résumeront brièvement et véhiculeront le contenu de votre message en un seul regard.

3. Commencez par une salutation

Chaque e-mail doit commencer par une salutation. Il doit être clair, concis et formel. Selon le contexte du message que vous envoyez, vous pouvez choisir de vous adresser à une personne spécifiquement par son nom. Mais il y a des moments où vous ne mentionnerez pas de nom si vous l'envoyez à une personne non précisée.

Certains des exemples les plus courants de salutations que vous pouvez inclure dans votre courrier électronique professionnel sont les salutations, le bonjour, le bon après-midi, le bonsoir ou simplement cher Dr./M./Mlle/Mme, etc.

4. Incluez une courte plaisanterie

La prochaine chose que vous devriez faire est de commencer votre messagerie professionnelle par une courte plaisanterie. Incluez une ligne d'ouverture qui vous relie au destinataire de l'e-mail.

Cela peut inclure une ligne expliquant comment vous vous êtes connecté avec le lecteur afin qu'il se souvienne de votre interaction et ait le contexte de votre e-mail.

Par exemple - C'était super de vous rencontrer lors de l'événement de réseautage d'hier.

Si vous avez reçu quelque chose du destinataire, vous pouvez commencer votre plaisanterie en le remerciant d'avoir offert ses conseils ou son aide ou d'avoir envoyé des informations ou du contenu.

Par exemple : Merci de partager votre article sur les stratégies d'entreprise. Ils ont été extrêmement utiles et j'apprécie le temps et les efforts que vous consacrez à m'aider dans mon projet.

Si vous souhaitez que votre courrier électronique professionnel reste général, vous pouvez simplement leur souhaiter en disant quelque chose comme - J'espère que vous allez bien.

5. Écrivez le corps de l'e-mail

Il est temps de passer au vrai problème maintenant - le corps de l'e-mail.

Le corps de votre e-mail doit suivre la pratique de l'e-mail appelée « règle d'une chose » et se concentrer uniquement sur une action au lieu de plusieurs. Lorsque plusieurs actions sont mentionnées dans un e-mail, cela crée de la confusion. Vous devez toujours inclure une seule chose pour que le lecteur comprenne rapidement.

Définissez le but de votre e-mail dès le début lui-même. Soyez précis et direct sur le sujet de l'e-mail.

Par exemple - Ce courriel fait référence à la réunion budgétaire que nous avons eue mercredi dernier. J'ai créé une ébauche du budget en fonction des dépenses prévues et des coûts supplémentaires. Veuillez donner votre avis sur le budget.

Vous devez comprendre que personne n'aime les longs e-mails. Plus votre e-mail est long, moins vos lecteurs ont de chances de le lire. Assurez-vous donc que vous écrivez des paragraphes courts avec quelques phrases. Simplement, restez court, doux et simple. Vous pouvez même ajouter des listes numérotées ou des points à puces afin que vos lecteurs puissent mieux comprendre.

6. Inclure des informations supplémentaires

Parfois, les lecteurs peuvent avoir besoin d'informations supplémentaires sur certaines choses, telles que des liens vers des ressources , des éclaircissements sur les tâches et les activités, des exemples, etc. Par conséquent, vous devez vous assurer d'inclure tous ces contenus ou détails pertinents dans votre courrier électronique professionnel.

7. Rédigez un appel à l'action (CTA)

Habituellement, l'objectif principal de l'envoi d'un e-mail professionnel est d'accomplir une tâche ou une action. Ainsi, à la fin de l'e-mail, vous devez indiquer clairement ce que le lecteur est censé faire.

Assurez-vous d'écrire un appel à l'action ou un CTA spécifique afin qu'il n'y ait pas de place pour la confusion ou la mauvaise interprétation et que votre lecteur comprenne parfaitement ce qu'il est censé faire. Cela leur permettra de réagir plus efficacement et vous obtiendrez également le résultat souhaité.

8. Conclure l'e-mail

Maintenant que vous avez presque terminé avec le courrier électronique professionnel, il ne vous reste plus qu'à le conclure avec une ligne de clôture bien construite . Vous pouvez commencer par remercier votre lecteur de terminer l'e-mail sur une note positive.

Par exemple - Merci pour votre temps OU Merci pour votre considération, j'attends votre réponse avec impatience/j'espère avoir de vos nouvelles bientôt.

Enfin, vous pouvez utiliser une ligne ou une phrase de clôture pour conclure le tout. Certaines des phrases de clôture les plus courantes et les plus appropriées incluent ' Meilleures salutations / Cordialement, ' Cordialement, ' Meilleurs voeux ', ' Chaleureusement ', etc.

9. Nom et informations de contact

Enfin, signez votre nom à la fin de l'e-mail et indiquez vos coordonnées en dessous. Vous pouvez fournir votre nom complet dans le cas d'un e-mail formel ou simplement votre prénom s'il s'agit d'un e-mail informel. Incluez également vos coordonnées telles que votre numéro de téléphone, votre adresse ou votre site Web.

Maintenant que vous connaissez les étapes de la rédaction d'un e-mail professionnel, voici quelques conseils et astuces que vous devez garder à l'esprit pendant le processus. Nous allons jeter un coup d'oeil!

Lire la suite : 9 meilleurs outils de génération de signature de courrier électronique en 2022

Conseils pour rédiger un e-mail professionnel

1. Utilisez un ton formel

Votre messagerie professionnelle doit toujours avoir un ton professionnel et formel. Il doit être courtois , direct et confiant. Essayez donc d'éviter d'utiliser un langage informel, des formulations émotionnelles, des abréviations ou des contractions. Sans oublier, utilisez des phrases ou des phrases complètes pour paraître plus formelles.

2. Concentrez-vous sur le format

Le problème avec les e-mails, c'est que tout le monde n'a pas le temps de les lire attentivement ou en profondeur. Ainsi, la plupart des gens le parcourent. Pour cette raison, vous devez vous assurer que votre e-mail suit un formatage transparent et sans distraction .

Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace blanc autour, réduisez les paragraphes, incluez des puces et des listes, et décomposez les concepts avec des en-têtes et des titres. Cela permettra à vos lecteurs de parcourir facilement l'e-mail.

3. Relisez. Relire. Relire.

Enfin, aucun écrit n'est complet sans une ronde de relecture. Après tout, c'est dans la nature humaine de faire des erreurs et des erreurs. Assurez-vous donc que votre e-mail est exempt de mauvaise grammaire , de fautes d'orthographe, de fautes de frappe, de structures de phrases maladroites, d'erreurs de ponctuation, etc. Utilisez un vérificateur de grammaire ou un logiciel de vérification d'écriture pour vous assurer que votre courrier électronique est de premier ordre !

… et le tour est joué – vous êtes prêt à rédiger un e-mail professionnel ! Et nous sommes sûrs que vous avez hâte de commencer et d'impressionner votre public avec un contenu incroyable.

Maintenant que vous êtes un pro de la rédaction d'un e-mail professionnel, nous avons une astuce bonus pour vous !

CONSEIL BONUS : Avez-vous déjà eu besoin de créer un e-mail professionnel contenant des boutons, des en-têtes, des images, des liens enrichis, etc. ? Nous comprenons qu'il y a des moments où vous avez besoin d'envoyer par e-mail des annonces commerciales, des mises à jour de relations publiques, des récapitulatifs hebdomadaires de l'équipe, des e-mails liés aux clients, etc.

Nous avons une plateforme qui impressionnera votre public et vous permettra de créer de beaux e-mails interactifs professionnels en quelques minutes ! Continuez à lire pour en savoir plus!

Elink : L'outil parfait pour créer des e-mails professionnels !

Si vous dirigez une entreprise, il y a de fortes chances que vous soyez très occupé et que vous ayez besoin d'aide pour créer rapidement de beaux e-mails professionnels interactifs !

Heureusement, nous avons quelque chose qui vous aidera à créer d'incroyables e-mails professionnels basés sur HTML - elink.io. C'est le moyen le plus rapide et le plus simple de créer et d'envoyer des e-mails beaux et réactifs en quelques minutes !

elink est léger sur le budget, facile à utiliser et est livré avec toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer et partager de superbes e-mails professionnels sur lesquels les gens veulent cliquer.

La plate-forme propose une vaste collection de modèles entièrement réactifs ! Vous pouvez choisir un modèle, ajouter des liens vers le contenu que vous devez partager et elink créera immédiatement pour vous un e-mail professionnel interactif époustouflant et entièrement réactif !

Jetez un œil à ces modèles de liens électroniques pour avoir une idée de ce dont nous parlons !

La meilleure partie de ces modèles est que vous pouvez les personnaliser comme vous le souhaitez. Cela signifie que vous pouvez ajouter vos images, texte, listes à puces, listes numérotées, boutons, icônes sociales et séparateurs à l'en-tête et au pied de page de votre e-mail professionnel.

Et, la fonctionnalité la plus étonnante d'elink est l'automatisation du contenu ! Il vous permet d'automatiser la création de contenu pour vos e-mails professionnels. Tout ce que vous avez à faire est de choisir des sources et d'ajouter des filtres pour rendre votre contenu plus efficace et pertinent.

Que ce soit pour créer une annonce d'entreprise ou partager des nouvelles de l'industrie avec vos clients, elink est l'outil parfait pour vous !

Lire la suite : Créez des newsletters d'aspect professionnel avec Elink ! Modèles et exemples

Conclusion

Les e-mails professionnels sont un élément clé dans la réalisation de vos objectifs commerciaux. Utilisez-les de la bonne façon et vous les verrez faire des merveilles pour votre entreprise !

La rédaction d'e-mails professionnels n'était peut-être pas votre domaine d'expertise, mais nous espérons que cet article de blog a changé cela pour vous !

Maintenant, tout ce qu'il vous reste à faire est d'aller sur elink, de créer votre e-mail professionnel et de commencer à les envoyer ! Bon e-mail, les amis ! Ciao !

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