Comment mettre à niveau l'ancien espace de travail Google vers Premium (Guide étape par étape)

Publié: 2022-05-05

En 2020, G Suite fait partie d'une réorganisation de masse en tant que Google Workspace des applications de l'entreprise pour le "travail à l'avenir". Google a finalement décidé de se débarrasser de l'ancienne édition gratuite de G Suite.

Dans un e-mail aux administrateurs, Google a déclaré "qu'il va maintenant transférer tous les utilisateurs restants vers une version mise à niveau de l'abonnement Google Workspace qui est basé sur l'utilisation". Les utilisateurs peuvent conserver l'accès en passant à un plan d'espace de travail Google payant en achetant Rs. 125 par mois par forfait utilisateur en Inde.

Les utilisateurs existants de l'ancienne édition gratuite de G Suite devront passer à un abonnement Google Workspace payant, dont le prix est différent selon les régions. La société a donné jusqu'au 1 ^er juin aux utilisateurs existants pour mettre à niveau leurs plans. Pour faciliter la transition, Google propose des remises pour les deux premiers mois.

Une fois mis à niveau, ils peuvent utiliser le service gratuitement jusqu'au 1er juillet 2022. Si les utilisateurs ne parviennent pas à passer à un abonnement payant avant le 1er ^juin , l'entreprise passera automatiquement à un abonnement premium basé sur les fonctionnalités utilisées par les utilisateurs. .

Il s'agissait d'une annonce de longue date et le nombre de personnes qui utilisaient Google Apps n'est pas clair. Cependant, il y aura plus que quelques entreprises dans la transition, il ne sera pas surprenant qu'il y ait beaucoup plus d'individus et d'utilisateurs non professionnels touchés.

La mise à niveau payante sera certainement controversée, mais cela vient du fait qu'au cours des dernières années, Google a travaillé dur pour rationaliser son offre aux entreprises. Gmail intégré est l'un des meilleurs exemples alors qu'il existe une conversation classique vers la conversion de Google Chat.

Ainsi, si vous disposez de l'ancienne édition gratuite de G Suite, vous devez soit passer à un abonnement Google Workspace payant, soit passer à une option gratuite sans les fonctionnalités premium telles que l'utilisation de Gmail avec votre domaine personnalisé et de nombreuses autres fonctionnalités.

L'édition gratuite de G Suite Legacy ne sera plus disponible à partir du 1 ^er juin 2022.

Table des matières

Qu'y a-t-il dans la mise à niveau ?

En optant pour l'abonnement Google Workspace payant, vous accéderez à de nouvelles fonctionnalités premium de collaboration et de sécurité tout en continuant à avoir accès à toutes vos fonctionnalités préférées et enfin à gérer plusieurs utilisateurs.

Toutefois, si vous choisissez d'attendre, Google commencera automatiquement à mettre à jour les abonnements à partir du 1er juin ^2022. De plus, votre abonnement Google Workspace sera suspendu si vous ne fournissez pas vos informations de paiement pour configurer la facturation. Vous n'aurez plus accès aux services de base de l'espace de travail tels que Gmail, Agenda et Meet après 60 jours de suspension.

Cependant, vous ne perdrez pas l'accès aux services ou contenus Google supplémentaires que vous avez achetés avec votre compte de l'ancienne édition, même si vous ne passez pas à un abonnement Google Workspace.

Fonctionnalités Premium avec Google Workspace

L'espace de travail Google déverrouille l'assistance 24h/24 et 7j/7 et l'accès à d'autres fonctionnalités de collaboration et de sécurité premium, en fonction de l'édition que vous choisissez.

Démarreur d'entreprise -

Stockage doublé - 30 Go de stockage Drive fournis pour stocker en toute sécurité plus de 100 types de fichiers différents.
Garantie de disponibilité de 9 % - Les services Google Workspace sont disponibles lorsque vous en avez besoin.
Abonnement complémentaire - Plus d'abonnements comme Google Voice pour obtenir un numéro de téléphone professionnel dédié
Sécurité améliorée - Protégez les appareils et les données avec la sécurité des terminaux et les journaux d'audit des données.

Norme commerciale-

Plus de stockage - Obtenez 2 To de stockage Drive pour conserver 100 types de fichiers différents.
Capacité de réunion plus grande et fonctionnalité de réunion améliorée - Jusqu'à 150 participants dans l'enregistrement Google Meet et Drive, la suppression du bruit, les sondages et plus encore
Image de marque organisationnelle - Fonctionnalités personnalisées telles que les modèles dans Google Docs, Sheet, Slides, Forms et Sites.
Collaboration améliorée - Collaboration avancée avec des salons de discussion d'accès invité, des lecteurs partagés, des approbations de documents et le partage de documents des visiteurs.

Norme commerciale-

Plus de stockage - Obtenez autant de stockage que nécessaire pour conserver en toute sécurité plus de 100 types de fichiers différents.
Grande base d'utilisateurs - Ajoutez plus de 300 utilisateurs
Réunions interactives plus importantes et fonctionnalité de réunion avancée - capacité de 500 participants dans Google Meet avec enregistrements Drive à des fins futures, sondages, questions-réponses et réunions en direct au sein de votre domaine.
Contrôles de sécurité et de conformité avancés – Protège mieux vos données et vos appareils grâce à la prévention des pertes de données, à la conservation des données et à l'eDiscovery.
Assistance améliorée - Bénéficiez de temps de réponse accélérés, d'un triage intelligent et de la prise en charge d'applications tierces.

Google Workspace for Education éducation gratuite et payante-

Les établissements d'enseignement agréés ont la possibilité de conserver un abonnement gratuit en passant à Google Workspace pour les fondamentaux de l'enseignement. Avec cette transition, aucune dépense supplémentaire ne sera engagée et aucune interruption de service.

Google Workspace pour les organisations à but non lucratif-

Si les organisations à but non lucratif utilisent déjà l'ancienne édition gratuitement, elles peuvent continuer à le faire sans aucune modification des services.

Google Workspace pour les associations (gratuit)
Business Standard (3 USD/utilisateur/mois avec réduction pour les associations)
Business Plus (5,04 USD/utilisateur/mois avec réduction pour les associations)
Éditions d'entreprise (avec 70 % de réduction et plus pour les organisations à but non lucratif)

Choisissez votre abonnement Workspace-

Google Workspace propose tous les services de base disponibles dans l'ancienne édition gratuite, tels que Gmail, Agenda, Meet et Chat. Cependant, lors du choix de la mise à niveau, tenez compte de ces facteurs-

Nombre d'utilisateurs : l'édition Business de Google Workspace peut compter jusqu'à 300 utilisateurs. L'édition Enterprise offre plus de 300 utilisateurs.
Fonctionnalités que vous utilisez – Assurez-vous de choisir une édition qui inclut les fonctionnalités sur lesquelles vous comptez et que vous utilisez le plus.
Facturation : si vous passez à Google Workspace, vous recevrez votre première facture début septembre 2022 pour vos modifications d'août.
Fonctionnalités que vous aimeriez utiliser à l'avenir - Vous souhaitez ajouter de nouvelles fonctionnalités pour rationaliser votre entreprise et être plus productif.

Procédure de mise à niveau vers un abonnement payant de Google Workspace

Étape 1-

Connectez-vous à la console d'administration Google
Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Facturation > Obtenir plus de services
Cliquez sur le commutateur, à l'édition que vous voulez
Pour revoir les modifications > Cliquez sur Commencer
Sélectionnez le mode de paiement-
1. Forfait modulable – Aucun engagement à long terme – Si vous sélectionnez ce forfait et une édition Google Workspace Business, la facturation ne commencera pas avant le 1er août 2022. De plus, la période de grâce de facturation ne s'applique pas aux éditions Enterprise.
2. Plan annuel - Nécessite un contrat d'un an, paie mensuellement pour les utilisateurs engagés et ajoute des utilisateurs selon les besoins. La facturation commence immédiatement pour ce plan.
Cliquez sur Commander
Saisissez vos identifiants de facturation > Cliquez sur Passer la commande.

Étape 2-

Lorsque vous passez vous-même à Google Workspace, vous saisissez des informations de facturation lors de l'inscription. Si cela est fait automatiquement par Google, après votre mise à niveau, vous devez configurer la facturation de Google Workspace. Vous devez configurer la facturation avant le 1 ^er août 2022. Si vous ne le faites pas, votre abonnement sera suspendu jusqu'à ce que vous configuriez la facturation.56

Après 60 jours de suspension, vous n'aurez plus accès aux services principaux de Google Workspace tels que Gmail, Agenda et Meet. Cependant, vous ne perdrez pas l'accès à d'autres accès à d'autres services Google tels que YouTube, Photos et Google Play. Pour rétablir votre compte suspendu, assurez-vous de saisir un mode de paiement valide.

Comment activer Google Workspace pour les organisations à but non lucratif-

Accédez à Google (pour les organisations à but non lucratif) et connectez-vous avec le compte administratif de votre organisation. Sous l'onglet Organisations à but non lucratif, cliquez sur Commencer.

Si votre organisation n'utilise pas Google Workspace actuellement et doit s'inscrire :

Vous serez invité à démarrer un essai de 14 jours de Google Workspace pour les associations, au cours duquel jusqu'à 10 utilisateurs pourront découvrir les fonctionnalités de Google Workspace.
Vérifiez que vous possédez votre domaine préféré.
Cliquez sur Activer

Si votre organisation utilise actuellement Google Workspace-

Il vous sera demandé de partager votre domaine afin que le backend puisse vérifier et vérifier l'édition de l'espace de travail Google que vous utilisez.
Google affichera les offres Google Workspace auxquelles votre organisation est éligible.
Suivez les étapes et cliquez sur Activer.

Google examinera la demande dans un délai de trois jours ouvrés. En outre, il enverra un e-mail si votre domaine a été mis à jour avec succès ou si des étapes supplémentaires sont nécessaires pour obtenir des tarifs réduits pour les éditions Business et Enterprise de Google Workspace.

Questions sur la transition de l'ancienne édition gratuite-

Quel est l'impact de la transition sur l'abonnement G Suite gratuit actuel ?

L'abonnement gratuit actuel à G Suite et les services associés continueront de fonctionner comme ils le font aujourd'hui jusqu'à ce que vous choisissiez l'une de ces options.

Passez à un abonnement Google Workspace payant.
Passez à l'option gratuite sans les fonctionnalités premium de Google Workspace.
Attendez que Google vous mette à niveau après le 1er juin 2022

Google vous recommande de passer à un espace de travail Google qui répond à vos besoins. Cependant, pour terminer la mise à niveau et empêcher la suspension de votre abonnement, vous devrez saisir vos informations de facturation avant le 1er août 2022.

Les utilisateurs peuvent-ils conserver leur abonnement gratuit à G Suite ?

Non, les clients disposant d'un abonnement gratuit à G Suite doivent soit passer à un abonnement Google Workspace pour conserver les fonctionnalités premium et la possibilité de gérer plusieurs utilisateurs, soit choisir l'option gratuite. La mise à niveau ne prend pas beaucoup de temps et ne perturbe pas les utilisateurs finaux. Pour faciliter la transition, Google propose des remises importantes et régionales sur les éditions Google Workspace à partir d'une remise de 50 % pour les douze mois suivant le 1er août 2022.

Les utilisateurs peuvent-ils transférer des données hors de Google ?

Si les utilisateurs souhaitent déplacer des données, leur administrateur peut exporter les données de l'organisation et annuler l'ancien abonnement. L'utilisateur peut également exporter ses données (y compris Workspace et d'autres services Google supplémentaires) avec Google Takeout. L'administrateur devra activer Google Takeout dans le compte.

Que se passe-t-il lorsque le compte de l'ancienne édition gratuite de G Suite est suspendu ?

La suspension du compte aura lieu le 1er août ^2022. Au cours des 60 premiers jours de suspension du compte, l'administrateur pourra toujours accéder à la console d'administration pour exporter des données et mettre à niveau.

En cas de suspension de compte, l'utilisateur ne pourra ni recevoir ni envoyer d'e-mail. Sans accès à Gmail, Google recommande d'utiliser un autre fournisseur de messagerie pour envoyer et recevoir des e-mails, y compris la modification des identifiants de connexion et l'authentification des nouveaux mots de passe. Si l'utilisateur souhaite récupérer des données à partir de services Google supplémentaires tels que Google Photos, il peut exporter les données, y compris Google Workspace et des services Google supplémentaires avec Google Takeout.

Les utilisateurs seront-ils facturés pour Google Workspace si Google les met à jour après le 1 ^er juin 2022 ?

Les abonnements seront mis sur des forfaits modulables et ne seront facturés qu'au moins le 1 ^er août 2022. Après cela, les utilisateurs seront facturés chaque mois pour chaque utilisateur de l'organisation. Cependant, les frais mensuels dépendent des abonnements Google Workspace.

Un utilisateur peut-il devenir administrateur si l'administrateur n'est pas disponible ?

Les utilisateurs peuvent demander à Google de devenir administrateur du compte en remplissant le formulaire fourni par Google. Les utilisateurs devront vérifier leur propriété de domaine en ajoutant un enregistrement TXT ou un enregistrement CNAME à leur hébergeur de domaine. Si la vérification du domaine réussit et aucun des objets de l'administrateur existant, les utilisateurs seront promus au rôle de super administrateur.

Qu'advient-il de l'utilisateur de stockage Drive supplémentaire acheté lors du passage à Google Workspace ?

Les utilisateurs ne perdront aucun espace de stockage précédemment acheté ou promotionnel et les données ne seront pas non plus affectées par la mise à niveau. Vos nouvelles limites de stockage dépendent de l'édition Google Workspace vers laquelle vous effectuez la mise à niveau :

Business Starter - Vous obtiendrez automatiquement 30 Go de stockage par utilisateur dans le cadre de votre mise à niveau. Tout abonnement de stockage acheté individuellement sera automatiquement appliqué aux utilisateurs qui ont acheté le stockage, et leurs données ne seront pas affectées. La quantité de stockage achetée peut ne pas être reflétée avec précision sur photos.google.com ou drive.google.com.
Business Standard - Vous obtiendrez automatiquement 2 To par utilisateur ajouté au stockage groupé.
Business Plus - Vous obtiendrez automatiquement 5 To par utilisateur ajouté au stockage groupé.

Vous remarquerez que les limites de stockage Business Standard et Business Plus sont supérieures à tout stockage promotionnel ou acheté, vous n'aurez donc peut-être plus besoin de stockage supplémentaire. De plus, vous pouvez annuler votre stockage supplémentaire acheté à tout moment en utilisant le site Web dédié.

Comment récupérer le flux Discover après la mise à niveau ?

Si vous avez cessé de recevoir votre flux Discover après avoir effectué la mise à niveau vers Workspace, votre administrateur doit suivre les instructions d'activation ou de désactivation de la recherche et de l'assistant pour les utilisateurs :

Connectez-vous à votre console d'administration Google
Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Appareils
À gauche de Mobile et terminaux > Paramètres > Paramètres universels
Cliquez sur Accès aux données > Assistant Google
Cochez la case Autoriser l'assistant pour iOS et Android.

Où puis-je obtenir de l'aide ?

Si les utilisateurs ont des questions, ils peuvent contacter à-

Assistance Google Workspace

Ventes Google Workspace (si vous avez plus de 20 utilisateurs)

Pour apporter des services cloud à davantage d'entreprises, de gouvernements et d'établissements d'enseignement, Google a annoncé l'édition gratuite de G Suite (anciennement appelée Google Apps). Cependant, la dernière déclaration officielle de Google indique que les utilisateurs de l'édition gratuite devront passer à Google Workspace d'ici juillet 2022 s'ils souhaitent continuer à utiliser les services. Les étapes mentionnées ci-dessus sont les étapes de mise à niveau vers Google Workspace et les différents tarifs proposés par l'entreprise pour faire la transition de ses utilisateurs sans tracas et rationaliser leur activité.

Nous espérons que les informations fournies vous donneront une idée et les étapes à suivre pour passer de l'ancienne édition de Google G Suite à Google Workspace Premium, qui offre davantage de fonctionnalités premium et une sécurité renforcée pour ses utilisateurs. La mise à niveau vers Google Workspace offre aux entreprises un accès immédiat à des outils de collaboration avancés, à davantage d'espace de stockage et à une sécurité améliorée.