Comment suivre les congés de votre équipe

Garder une trace des vacances de votre équipe et d'autres types de congés peut être assez difficile sans les outils appropriés. Si vous utilisez encore des feuilles de calcul et d'autres méthodes obsolètes, il est peut-être temps d'envisager des alternatives plus efficaces, telles que Clockify.

En plus de suivre les heures de travail, vous pouvez également gérer les congés de votre équipe, qu'ils soient rémunérés ou non, dans Clockify.

C'est vrai - Clockify est également un excellent outil de suivi des PTO et des vacances, ce qui facilite la création et la gestion de diverses politiques de congé.

Dans cet article, nous fournirons des instructions détaillées sur la façon de suivre les congés des employés dans Clockify.

Nous vous expliquerons étape par étape comment gérer les éléments suivants :

• Vacances
• Congé de maladie
• Jours fériés (jours chômés)
• Autres types de PTO (PTO illimité, jours religieux, demi-journées, etc.)

Plongeons dedans.

L'importance d'avoir une politique de prise de force clairement définie

Le suivi des prises de force pour les employés salariés ne devrait pas être trop difficile si vous êtes bien organisé.

Vous devez d'abord définir votre politique de prise de force pour pouvoir gérer les congés de vos employés.

Votre police peut se situer entre :

• Traditionnel (avec un nombre défini de jours ou d'heures), et
• Illimité (où les employés peuvent prendre autant de jours de congé qu'ils le souhaitent).

L'important est de bien le définir afin que :

• Les employés savent comment utiliser au mieux leur prise de force.
• Vous pouvez facilement gérer les congés de votre équipe.

Une fois que vous avez défini la politique, vous pouvez compter sur un outil de suivi des congés payés pour la faire fonctionner.

La fonction Time Off de Clockify vous permet de suivre toutes sortes de congés

La fonction Time Off de Clockify vous permet de gérer facilement les vacances, les jours fériés et tout type de congé auquel vous pouvez penser, directement dans l'application.

Pour accéder à la fonctionnalité Congés et l'utiliser, vous devez mettre à niveau votre lieu de travail vers l'un des forfaits payants suivants :

• LA NORME
• PRO
• ENTREPRISE

Une fois cela fait, vous devez activer la fonctionnalité dans les paramètres de votre espace de travail en procédant comme suit :

• Ouvrez les paramètres de votre lieu de travail.
• Faites défiler jusqu'à la page et trouvez « Temps libre ».
• Activez la fonction à l'aide du bouton bascule.

Une fois que vous avez activé la fonctionnalité dans les paramètres de votre espace de travail, elle apparaîtra dans votre barre latérale.

C'est ici que vous créerez, accéderez et gérerez toutes vos politiques de congé.

Dans les sections suivantes, nous expliquerons en détail comment utiliser la fonction Temps libre de Clockify pour créer différentes politiques de congé et suivre facilement le temps libre de votre équipe.

Comment utiliser Clockify comme outil de suivi des vacances de votre équipe

Étant donné que les vacances occupent généralement la majeure partie du PTO des employés, nous allons illustrer comment suivre le temps de vacances de votre équipe en 7 étapes. Ils comprennent:

1. Création de la politique
2. Gestion de la politique
3. Ajout de solde
4. Demander un congé
5. Gestion des demandes
6. Affichage des congés de l'équipe
7. Gestion du solde

Plongeons dedans.

Étape 1 : Création de la stratégie

Pour créer votre première politique de congé, accédez à la fonction Congé dans la barre latérale.

Cliquez sur le bouton "Créer une politique" à l'écran et commencez.

Comme vous le verrez, la création d'une politique de congés est simple et intuitive : il vous suffit de remplir ou de cocher les cases qui s'affichent à l'écran.

En cliquant sur le bouton ci-dessus, vous pourrez définir votre politique.

Vous serez en mesure de définir tous les éléments significatifs de votre politique de vacances, notamment :

• Nom — dans notre cas, « Vacances », « Vacances collectives » ou similaire
• Cessionnaires — qui peut utiliser la politique
• Unité de temps - si le temps de vacances peut être utilisé en jours ou en heures
• Approbation — si le congé doit être approuvé et par qui

Si cette période de vacances s'applique à tous les membres de votre organisation, vous pouvez simplement tout sélectionner dans le menu déroulant sous « Associés ».

Alternativement, si différents départements ont des politiques de vacances différentes, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs équipes particulières auxquelles cette politique s'applique.

Vous pouvez même créer une politique qui s'applique à des membres spécifiques de l'équipe en les sélectionnant uniquement dans la section "Utilisateurs" du menu déroulant.

Comme nous l'avons dit, vous pouvez mettre en place un système d'approbation pour prendre des vacances en cochant la case « Nécessite une approbation ».

Une fois que vous aurez coché cette case, plusieurs options vous seront proposées pour déterminer qui peut approuver les congés de votre équipe.

Vous pouvez confier cette responsabilité aux administrateurs ou aux chefs d'équipe, ou aux deux.

Si vous sélectionnez l'option "Chefs d'équipe", tous les utilisateurs ayant le rôle de chef d'équipe dans Clockify pourront approuver la demande.

Toutefois, si vous souhaitez que seul le chef d'équipe spécifique de l'utilisateur puisse approuver la demande, cochez l'option "Membres spécifiques" et sélectionnez le chef d'équipe dans la liste.

Gardez à l'esprit qu'à l'exception des administrateurs, seuls les utilisateurs ayant le rôle de chef d'équipe sur votre lieu de travail peuvent approuver les demandes de congé.

Lorsque vous avez entré tous les détails, cliquez sur "Créer" - et votre politique est définie.

Étape 2 : Gestion de la politique

Une fois créée, vous pouvez accéder à votre politique de congés en cliquant sur l'icône des paramètres dans le coin supérieur droit de la page Congés.

Vous aurez la possibilité de gérer vos politiques.

Là, vous pourrez voir toutes les politiques de congé que vous avez créées, y compris votre politique de vacances.

En cliquant sur les trois points à côté du nom de votre police, vous obtenez deux options :

• Modifier la politique
• Archiver la politique

Lorsque vous archivez la politique, elle apparaîtra barrée dans votre section Politiques. Par exemple, vous pouvez utiliser cette option pour archiver les vacances de l'année dernière.

Une fois qu'une politique est archivée, vous pouvez toujours consulter son historique - qui a utilisé combien de temps et quand. Mais, votre équipe ne pourra plus le sélectionner lors d'une demande de congé.

Si vous archivez une politique par accident, ne vous inquiétez pas, car vous pouvez facilement la restaurer en choisissant cette option dans le menu à trois points.

En plus de le restaurer, vous pouvez également :

• Modifier la politique archivée, ou
• Supprime-le.

Gardez à l'esprit que si vous choisissez cette dernière option, vous supprimez tout l'historique de la police, c'est-à-dire toutes les demandes, retraits et approbations.

Étape 3 : Ajouter un solde

Maintenant que vous avez configuré votre politique, vous devez ajouter un nombre précis de jours ou d'heures que votre équipe peut utiliser conformément à la politique.

Pour ajouter le solde de tout le monde, accédez à l'onglet Solde de la page Congés et sélectionnez votre politique de vacances dans le menu déroulant.

Une fois cela fait, vous aurez un aperçu de tous les employés qui ont droit à votre politique de vacances.

À partir de là, vous pouvez ajouter des soldes individuels en cliquant sur "Ajouter" pour chaque membre.

Une fenêtre apparaîtra vous demandant de saisir le nombre exact de jours à ajouter au solde d'une personne.

Là, vous verrez également un champ où vous pouvez ajouter des notes concernant le solde.

Alternativement, si tous les membres de l'équipe obtiennent le même nombre de jours pour commencer, vous pouvez ajouter leurs soldes en masse.

Vous pouvez le faire en sélectionnant toute l'équipe et en choisissant l'option "Ajouter au solde".

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, il existe également une option pour supprimer le solde en bloc si vous avez fait une erreur ou si vous devez modifier le solde pour une raison quelconque.

Vous pouvez également le faire pour les membres individuels de l'équipe en choisissant cette option dans le menu à trois points à côté du solde de l'utilisateur.

Avec le temps, au fur et à mesure que les gens commenceront à utiliser leurs jours de vacances, dans l'onglet solde, vous pourrez voir leurs :

• Temps cumulé
• Temps utilisé
• Temps libre qu'il leur reste

Dans l'onglet Solde, vous pouvez également consulter le solde individuel de votre équipe en sélectionnant un membre spécifique de l'équipe dans le menu déroulant.

Là, vous pourrez voir leur solde pour toutes les politiques de congé actives sur votre lieu de travail.

Étape 4 : Demander un congé

Lorsque vous avez configuré votre politique et ajouté un solde pour chaque membre de l'équipe, ils peuvent facilement demander des vacances.

Sur leur page de profil Clockify, ils auront la même option Temps libre dans la barre latérale.

Une fois qu'ils ont cliqué dessus et accédé à la page Congés, ils peuvent cliquer sur le bouton de demande dans le coin supérieur droit de l'écran.

Ils recevront un formulaire de demande à remplir avec les informations suivantes :

• La politique de congé qu'ils veulent utiliser
• La plage de dates de leur congé
• Une note facultative sur l'utilisation du temps libre

Lorsqu'ils sélectionnent la politique, ils pourront voir le nombre de jours disponibles.

Une fois qu'ils ont sélectionné la plage de dates, le formulaire calcule le nombre total de jours qu'ils souhaitent demander, à l'exclusion des week-ends ou des jours fériés de la plage.

Gardez à l'esprit que les week-ends comptent automatiquement comme des jours chômés, mais vous pouvez modifier cela dans les paramètres de votre lieu de travail.

Une fois qu'ils ont rempli le formulaire, ils appuient sur Soumettre et vous recevez leur demande.

Étape #5 : Gérer les demandes de congés

Lorsqu'un membre de l'équipe demande un congé, les personnes responsables de l'approbation de la demande (administrateurs du lieu de travail, tous les chefs d'équipe du lieu de travail ou des chefs d'équipe spécifiques) recevront une notification par e-mail.

Vous pouvez accéder à la demande soit via l'e-mail de demande, soit en allant dans l'onglet "Demande" sur votre page Congés.

Là, vous pouvez voir toutes les demandes en détail, ainsi que leur statut :

• Approuvé
• En attente
• Rejeté

Vous pouvez également filtrer vos demandes par statut, par exemple si vous ne souhaitez voir que les demandes en attente.

Vous pouvez également voir quand une demande a été approuvée et par qui en survolant le statut "Approuvé".

Pour approuver une demande, cliquez simplement sur « Approuver » à côté de la demande.

Si vous souhaitez rejeter ou retirer une demande, vous pouvez le faire en cliquant sur les trois points sur le côté et en sélectionnant l'option appropriée.

Lorsqu'une demande a été approuvée, le membre de l'équipe qui a fait la demande sera averti par e-mail. Le chef d'équipe recevra également une notification par e-mail concernant les congés du membre de son équipe.

Si la demande est rejetée ou retirée, le membre de l'équipe sera également informé par e-mail.

Étape 6 : Visualiser les congés de l'équipe

Pour avoir un aperçu plus clair des congés de votre équipe et voir s'il y a des chevauchements, vous pouvez accéder à l'onglet Chronologie sur votre page Congés.

Là, vous pourrez voir qui a des vacances la semaine suivante ou filtrer votre recherche en appliquant une plage de dates spécifique.

Dans tous les cas, vous ne verrez que les personnes qui ont du temps libre pendant la période sélectionnée.

Le temps libre sera affiché sous forme de lignes sur le calendrier dans différentes couleurs :

• Vert — si les vacances sont approuvées
• Jaune - si les vacances sont en attente d'approbation

Il y a aussi du gris pour les vacances (plus sur eux plus tard).

Par défaut, les administrateurs du lieu de travail peuvent voir les congés de tout le monde, tandis que les chefs d'équipe ne peuvent voir que les leurs et ceux des membres de leur équipe.

Les utilisateurs réguliers (ceux sans rôles ni autorisations d'administrateur ou de chef d'équipe) peuvent également voir leur propre temps libre, ainsi que celui des membres de leur équipe (c'est-à-dire les utilisateurs de leur chef d'équipe).

Cependant, vous pouvez permettre à tous les utilisateurs de voir les congés de chacun dans les paramètres du lieu de travail.

Étape 7 : Afficher l'historique des congés

Si vous souhaitez voir l'historique des congés d'un membre de l'équipe en tant qu'administrateur, vous pouvez le faire en :

• Accéder à l'onglet Solde
• Cliquer sur les trois points à côté d'un membre de l'équipe
• Sélection de l'historique dans le menu

Vous pourrez y voir :

• Toutes leurs demandes de congé passées et actuelles, ainsi que leur statut et toutes les notes supplémentaires
• Tous les changements dans leur solde, qui les a faits, quand et même pourquoi (vous verrez "pourquoi" dans la section des notes - par exemple "J'ai ajouté un jour en raison d'heures supplémentaires")

À part les administrateurs, personne d'autre ne peut voir l'historique d'accumulation de tout le monde.

Les membres individuels de l'équipe qui sont des utilisateurs réguliers ne peuvent voir que leur propre solde et leur historique. Les chefs d'équipe (ceux qui ont le rôle de chef d'équipe dans l'application) peuvent voir le solde et l'historique des soldes des membres de leur équipe, mais ils ne peuvent pas le modifier.

Comment suivre les congés de maladie de votre équipe dans Clockify

La façon dont vous suivez les jours de maladie de votre équipe dépend de votre politique en matière de congés de maladie.

Si votre politique autorise un nombre prédisposé de jours de maladie par période de paie (disons, 10 jours par an), vous établirez une politique de congés de maladie dans Clockify de la même manière que vous le feriez pour une politique de vacances.

Cependant, si votre équipe peut prendre un nombre illimité de jours de maladie en fonction de ses besoins, vous pouvez activer un solde négatif dans votre politique.

Lorsque le solde négatif est désactivé, votre équipe ne peut utiliser qu'un nombre prédéterminé de jours cumulés par politique.

Ainsi, si votre politique en matière de congés de maladie autorisait tout le monde 10 jours par an, vous ajouteriez 10 jours au solde de chacun et désactiveriez l'option de solde négatif.

De cette façon, si quelqu'un voulait en utiliser plus, il ne pourrait tout simplement pas le faire. L'application ne le permettrait pas.

Cependant, dans l'exemple d'une police illimitée, vous pouvez activer un solde négatif afin que les gens puissent demander autant de jours qu'ils en ont besoin.

Le reste des étapes est le même que dans l'exemple de politique de vacances.

Suivi des vacances dans Clockify

Les jours fériés sont des jours chômés tombant souvent à une date spéciale du calendrier, comme le jour de l'an ou le jour de l'indépendance.

Avant de commencer à gérer les congés de votre équipe, il est important de définir des jours de travail standard dans les paramètres de votre lieu de travail.

Étape 1 : Définir les jours ouvrables

Par défaut, vos jours de travail sont définis du lundi au vendredi, les samedis et dimanches étant chômés.

Cependant, si votre équipe suit un horaire différent, vous pouvez modifier les jours ouvrables standard dans les paramètres.

Étape 2 : Ajouter des jours fériés

L'ajout de jours fériés est similaire à l'ajout de vacances.

Vous accédez à la page Congés, cliquez sur les paramètres et choisissez « Gérer les congés ».

À partir de là, vous pourrez définir autant de jours fériés que vous le souhaitez en cliquant sur « Créer nouveau » et en saisissant les informations pertinentes.

Les informations que vous devez définir concernant un jour férié comprennent :

• Nom du jour férié (par exemple, Boxing Day)
• Responsables (sélectionnez tout le monde, différents services ou différentes personnes)
• Période (qu'il s'agisse d'un jour ou d'une période plus longue)
• Si le jour férié a lieu chaque année

Grâce à la dernière option, si vos congés sont récurrents, vous n'avez qu'à les configurer une seule fois, et ils seront là les années suivantes.

Vous pouvez modifier ou supprimer des jours fériés en cliquant sur les trois points à côté de leur date et en choisissant l'option appropriée.

Étape 3 : Affichage des jours fériés

Dans la vue Chronologie, les jours fériés apparaîtront sous forme de zones gris foncé dans le calendrier de tout le monde. C'est ainsi que vous pouvez les distinguer des autres types de congés (qui seront verts s'ils sont approuvés ou jaunes s'ils sont en attente).

En revanche, les week-ends sont marqués par une nuance de gris plus claire.

En survolant la zone gris foncé, vous pouvez voir de quel jour férié il s'agit.

Il est important de noter que lorsque les gens demandent des congés, les jours fériés et les week-ends (ou autres jours non ouvrables) ne comptent pas.

Par exemple, considérez le scénario suivant :

• Quelqu'un demande des vacances du 30 décembre au 4 janvier.
• Le 31 décembre et le 1er janvier tombent le week-end.
• Le 3 janvier est un jour férié.
• Bien que la personne ne travaille techniquement pas pendant 6 jours consécutifs, 3 d'entre eux sont des jours chômés, elle ne demande donc que 3 jours de vacances.

Comment suivre les autres types de congés

Comme vous pouvez le constater, un outil de suivi du temps tel que Clockify est le meilleur moyen de suivre les congés des employés, quelle que soit votre politique en matière de congés.

Cela dit, outre les vacances, les jours fériés et les arrêts maladie, vous pouvez gérer de nombreux autres types de congés spécifiques, tels que :

• Congé maternité,
• Un congé de deuil,
• Congé sans solde ou
• Congé de mariage.

Vous créeriez l'une de ces politiques de congé de la même manière que vous le feriez pour une politique de vacances décrite ci-dessus.

Voyons maintenant quelques types de congés plus spécifiques et comment les configurer dans Clockify.

Nous passerons en revue les éléments suivants :

• Fêtes religieuses
• Demi-journée de repos
• Prise de force illimitée
• Repos compensatoire (TOIL)

Comment suivre les jours religieux de votre équipe

Comme les gens ont tendance à célébrer des fêtes spécifiques à la famille dans différentes religions, les entreprises choisissent parfois d'accorder à leurs employés un jour de congé religieux - en dehors de ceux déjà définis comme des vacances par l'entreprise.

De cette façon, les employés peuvent choisir un jour spécifique qu'ils souhaitent utiliser dans le cadre de la politique de « jour de congé religieux ».

Pour mettre en œuvre cette politique, vous avez deux options.

La première option consiste à créer une politique de jours religieux de la même manière que vous créeriez une politique de vacances.

Une fois que vous avez fait cela, attribuez à tous les membres de l'équipe un jour (ou plus) dans le cadre de la politique et permettez-leur de prendre ce jour de congé quand ils le souhaitent.

Une autre option consiste à demander à tous les membres de l'équipe de choisir une date spécifique qu'ils souhaitent que vous comptiez comme leur jour religieux.

Ensuite, vous ajouteriez des jours fériés spécifiques à l'utilisateur au calendrier, qui seraient automatiquement considérés comme des jours non ouvrables pour ces employés.

Comment suivre la demi-journée de congé de votre équipe

Les entreprises permettent souvent aux employés de prendre une demi-journée de congé pour favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cela peut être utile lorsque les gens doivent faire des courses ou s'occuper d'une affaire personnelle.

Clockify vous donne la possibilité de permettre à vos employés d'utiliser leurs vacances ou d'autres types de congés en demi-journées également.

Pour rendre possible les congés d'une demi-journée, il vous suffit d'activer cette option lors de la création de la politique de congés appropriée.

Comment suivre la prise de force illimitée de votre équipe

Les congés payés illimités sont une politique de congé qui n'attribue pas un nombre spécifique de jours à chaque employé. Au lieu de cela, ils peuvent prendre autant de jours de vacances qu'ils le souhaitent, tant que leur travail n'en souffre pas.

Cette politique plutôt libérale accorde une grande confiance à chaque employé.

Cependant, dans la pratique, les employés ne peuvent généralement pas partir sans préavis. Ils peuvent demander des congés comme bon leur semble. Mais, quelqu'un (généralement leurs chefs d'équipe) doit évaluer si le temps libre des employés affectera la performance de l'équipe.

C'est pourquoi deux choses sont essentielles lors de la création d'une politique de prise de force illimitée dans Clockify :

• Autoriser un solde négatif
• Activer l'approbation des demandes de congés

Pour ce type de police, vous n'avez pas besoin d'ajouter un nombre spécifique de jours au solde de vos employés - autorisez simplement un solde négatif.

De cette façon, les employés pourront demander autant de jours qu'ils le souhaitent, et la personne appropriée pourra alors approuver ou rejeter la demande.

Comment suivre les congés compensatoires de votre équipe (TOIL)

Le temps libre compensatoire (TOIL) est une politique de temps libre basée sur les heures supplémentaires.

En d'autres termes, il s'agit d'un arrangement qui permet aux employés qui ont effectué des heures supplémentaires de prendre des congés supplémentaires au lieu d'être rémunérés pour leurs heures supplémentaires.

Habituellement, le temps de congé qu'un employé peut prendre correspond au temps exact qu'il a passé à travailler au-delà de ses heures normales.

Par exemple, disons qu'un employé a une journée de travail de 7 heures et qu'un jour, il a travaillé 9 heures.

Cela signifie que l'employé a travaillé 2 heures supplémentaires ce jour-là. Par conséquent, ils obtiennent 2 heures de TRAVAIL qu'ils peuvent utiliser quand cela leur convient.

Lorsque les membres de votre équipe sont obligés de suivre leur temps de travail dans Clockify, il est facile de créer une politique TOIL :

• Créez une politique régulière sur votre page Congés et nommez-la Congé compensatoire (TOIL)
• Réglez l'unité de temps sur "Heures"
• Définir les responsables de l'approbation des demandes de TOIL
• Autoriser le solde négatif

Comme avec une politique de prise de force illimitée, vous n'avez pas besoin d'ajouter un nombre prédéterminé d'heures par utilisateur.

Autorisez simplement l'option de solde négatif et laissez les employés demander un nombre d'heures approprié en fonction de leurs heures supplémentaires.

Une fois que les employés ont demandé du TOIL, vous pouvez simplement accéder à leur feuille de temps et vérifier si leurs heures enregistrées correspondent à leur demande de TOIL.

Si la feuille de temps confirme sa demande, vous pouvez l'approuver.

Alternativement, vous pouvez demander aux employés de vous informer de toutes les heures supplémentaires - que vous pouvez ensuite ajouter manuellement à leur politique TOIL après avoir vérifié leur feuille de temps. Dans cette option, vous n'avez pas besoin d'autoriser un solde négatif.

Récapitulation : le suivi des congés de votre équipe est facile avec Clockify

Quelle que soit la spécificité de vos politiques de prise de force, vous pouvez facilement suivre les congés de votre équipe dans Clockify. En effet, l'application vous offre une variété d'options et de fonctionnalités qui vous permettent d'adapter votre police à vos besoins spécifiques.

Que vous souhaitiez suivre les congés de vos employés en heures ou en jours, voire en demi-journées, vous pouvez le faire.

Vous pouvez créer autant de politiques que vous le souhaitez et même les adapter à des services spécifiques et à des utilisateurs individuels.

J'espère que cet article vous a montré comment utiliser au mieux Clockify comme outil de suivi des congés pour votre équipe.

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