Le guide ultime pour tirer le meilleur parti des démonstrations de produits

Vous disposez d'un temps limité pour voir le logiciel en action avant l'achat. Suivez ces conseils pour tirer le meilleur parti de vos démonstrations de produits.

Les démonstrations de logiciels en direct sont une ressource extrêmement précieuse lors de l'examen de nouveaux logiciels d'entreprise. Mais de nombreuses personnes assistent à des démonstrations de produits en tant que spectateurs passifs et, par conséquent, n'en retirent pas beaucoup de valeur.

Soyez un participant actif et préparez-vous pour la démonstration afin d'en tirer le meilleur parti. Vous laisserez vos démos avec plus d'informations sur la façon dont le logiciel fonctionnera pour votre entreprise spécifique et pourrait vous aider à répondre à vos besoins.

Dans cet article, nous couvrirons ce que vous devriez garder au premier plan dans les démos de logiciels. En définissant un programme pour la démonstration, vous pouvez vous assurer que le fournisseur répond à vos questions et à vos besoins, et vous vous sentirez finalement plus confiant dans votre sélection finale de logiciel.

Définissez un programme pour vos démonstrations de produits qui couvre ces 4 sujets clés

Les démonstrations de logiciels prennent un temps précieux et vous pouvez parfois avoir l'impression de ne pas contrôler le processus. En planifiant à l'avance les sujets clés que vous souhaitez couvrir, vous pouvez guider le fournisseur pour qu'il vous montre quelles fonctionnalités du logiciel vous intéressent le plus et encourager une expérience plus personnalisée.

Établissez un ordre du jour à l'avance avec toutes les considérations que vous souhaitez couvrir, y compris les suivantes :

1. Différenciant les produits

À la fin du processus de démonstration, la question la plus importante à laquelle vous devez répondre est : « Quel produit convient le mieux à mon entreprise ? » À cette fin, vous devez voir quels produits se démarquent de la foule en fonction des besoins de votre entreprise.

• Facilité d'utilisation : le logiciel que vous choisissez doit être relativement facile à adopter pour votre équipe. Portez une attention particulière à la conception de chaque solution et à son intuitivité pour les nouveaux utilisateurs.
• Interface utilisateur : Il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps avec ce logiciel, vous voulez donc une interface utilisateur intuitive. De nombreux utilisateurs préfèrent également les logiciels esthétiques.
• Intégrations : si votre entreprise utilise déjà un autre type de logiciel que vous souhaitez connecter au nouveau produit, assurez-vous de demander au fournisseur quelles intégrations le produit prend en charge. Découvrez comment fonctionnent les intégrations, en particulier si vous avez besoin d'une intégration intégrée au lieu de simplement vous connecter via un outil d'intégration tiers.
• Fonctionnalités : les éditeurs de logiciels parleront des "meilleures" fonctionnalités du produit, mais celles-ci peuvent ne pas couvrir ce que le logiciel doit faire. Il est important d'avoir une liste des fonctionnalités que vous aimeriez que le fournisseur de logiciels aborde dans sa présentation. Demandez à voir vos fonctionnalités indispensables en action.
• Personnalisation : si vous le souhaitez, découvrez si le logiciel peut ou non être adapté à vos besoins. Les fournisseurs peuvent ou non être disposés à travailler avec vous sur la personnalisation. Si un fournisseur promet qu'il ajoutera quelque chose pour vous, demandez-lui de mettre cette promesse dans votre contrat.

2. Coût total de possession

Souvent, la tarification est la première question que se posent les entreprises lorsqu'elles recherchent un logiciel. C'est compréhensible. Mais une réponse utile implique plus que le prix de la vignette. Vous devez connaître le coût total de possession. Cela inclut le coût d'achat, de mise en œuvre et de maintenance du logiciel.

• Achats : Renseignez- vous sur les prix et, s'il existe des niveaux de tarification, ce qui est inclus avec chaque niveau. Renseignez-vous également sur les frais d'achat supplémentaires, tels que les frais pour les utilisateurs supplémentaires ou la capacité de données. De nombreux fournisseurs offrent des remises pour ceux qui paient annuellement (au lieu de mensuellement) ou pour les organisations à but non lucratif, alors renseignez-vous sur les moyens de réduire le prix.
• Mise en œuvre : Renseignez- vous sur les coûts de mise en œuvre prévus, par exemple si le fournisseur facture l'installation (pour les solutions sur site) ou la formation.
• Maintenance : demandez si le fournisseur facture les mises à jour après l'achat ou le service client et l'assistance en cours. Si le logiciel utilise le serveur d'un fournisseur, renseignez-vous sur les frais d'énergie ou d'utilisation associés. Vous devez également savoir s'il y a d'autres coûts pour l'utilisateur final que vous devez anticiper.

3. Assistance fournisseur

Serez-vous seul une fois l'achat terminé? Si oui, êtes-vous à l'aise avec cela? Décidez à l'avance du niveau de support client dont votre entreprise aura besoin et si vous êtes prêt à payer un supplément pour cela.

• Formation : Demandez à votre animateur de démonstration si la formation est incluse et si oui, comment elle fonctionne et ce qu'elle couvre. Si une formation est disponible, renseignez-vous si elle s'adresse à des utilisateurs sélectionnés ou à une équipe entière. Vous voudrez peut-être également poser des questions sur les points de blocage courants pour l'intégration des employés et sur la manière de les contrer. Si vous avez une équipe informatique interne, parlez-lui avant les démonstrations au cas où elle aurait des questions techniques sur la mise en œuvre qu'elle aimerait que vous posiez aux fournisseurs.
• Assistance : certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires pour différents niveaux de service client (tels que l'assistance par e-mail uniquement par rapport à l'assistance téléphonique). Demandez à votre responsable de démonstration quels sont les niveaux de service et combien ils coûtent. Assurez-vous de repartir avec une idée de la logistique du service, par exemple si l'assistance est disponible 24h/24 et 7j/7, uniquement à certaines heures ou dans un fuseau horaire différent.

4. Données et confidentialité

Les entreprises risquent de perdre une somme d'argent substantielle en raison d'une violation de la sécurité des données, sans parler de l'impact significatif et durable sur la confiance des clients. Il est donc important que les produits logiciels que vous utilisez prennent au sérieux la sécurité de vos données et des données de vos clients.

• Sécurité : demandez quel type de sécurité le fournisseur utilise pour ses bases de données et quels processus il a mis en place pour protéger vos informations.
• Conformité : si vous avez une clientèle internationale, renseignez-vous sur la conformité au RGPD. Si vous opérez aux États-Unis, demandez s'ils feront l'objet d'une plainte au CCPA d'ici 2020, lorsque la loi de l'État de Californie entrera en vigueur.

Ne planifiez pas trop de démonstrations de produits

Participer à trop de démonstrations de logiciels les fera fonctionner ensemble, et cela prendra également un temps précieux loin des responsabilités quotidiennes de votre équipe. La démo est mieux utilisée comme méthode pour connaître en profondeur vos trois à cinq principaux choix de logiciels.

N'emballez pas trop de démos en une seule journée. Ne programmez pas plus de deux démos par jour, et pas plus de cinq au total. En vous concentrant uniquement sur votre shortlist, vous serez mieux équipé pour faire une sélection finale après les démos.