Comment configurer votre équipe marketing pour le travail à distance

Au cours de la dernière décennie, il y a eu une forte augmentation du nombre d'entreprises utilisant le travail à distance comme option à temps partiel ou à temps plein pour leurs employés. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises sont même créées et fonctionnent entièrement en ligne.

Cependant, toutes les entreprises ne sont pas préparées au travail à distance. Et en raison des précautions mondiales liées au coronavirus, presque toutes les industries doivent compter avec le travail à distance et le télétravail tout en essayant de maintenir les activités aussi bien que possible.

Cela peut être une période effrayante avec beaucoup d'incertitude, mais dans la plupart des endroits, il est toujours possible de garder une vie relativement normale sans risque pour la santé. Ce qu'il faut, c'est un changement dans la façon dont les choses sont accomplies.

En marketing, cela peut être un grand défi. Une partie du succès consiste à élaborer un plan pour ce à quoi vous êtes confronté et comment le résoudre.

Voici donc un aperçu de certains des défis auxquels les spécialistes du marketing sont actuellement confrontés et de certains des outils qu'ils peuvent utiliser (s'ils ne le sont pas déjà) pour garder leur équipe sur la même longueur d'onde et productive.

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Quels sont les défis du travail à distance ?

Chaque fois qu'il y a une rupture dans la routine habituelle, toutes les lacunes ou les trous dans le processus de flux de travail seront exposés. Cela est particulièrement vrai avec une équipe qui passe d'une collaboration étroite au même endroit à une collaboration à distance.

Gérer une équipe à distance

Si votre équipe n'a pas l'habitude de se voir juste pour discuter, une première étape intelligente pour un responsable serait une conférence téléphonique d'équipe pour établir les attentes et les flux de travail. Quel est notre processus d'approbation ? Sur quelle plateforme collaborons-nous ?

Une grande partie de cela devrait simplement être un examen de votre processus actuel, mais lorsque vous vous éloignez de l'interaction en face à face, il est important de vous assurer que tout le monde comprend comment il s'intègre dans le flux de travail.

Productivité et motivation de l'équipe

Si une équipe s'installe dans le travail à distance comme la nouvelle norme - au moins pendant un certain temps - il est également important de garder le moral de tout le monde et de les garder connectés. Demandez aux membres de l'équipe de faire un petit tour de leur lieu de travail ou de créer une discussion de groupe qui est juste pour des discussions amusantes et non professionnelles que les gens auraient normalement eues pendant le déjeuner.

Pour les personnes qui n'ont pas l'habitude de travailler à distance, cela peut sembler très isolant et ce sentiment finira par limiter leur capacité à faire leur travail. Il est important pour les managers, en plus des défis technologiques que cette pandémie a apportés, d'apporter le plus d'humanité possible dans le nouvel environnement de travail.

La collaboration d'équipe

Toutes les conversations doivent passer en ligne tandis que les rôles et les attentes doivent être clairement définis. C'est un domaine qui nécessite beaucoup d'efforts de la part des chefs d'équipe et des chefs, car s'il faut trop d'efforts pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, le flux de travail ralentit complètement.

Pour les membres de l'équipe qui n'ont pas l'habitude de travailler à distance, la première question est de savoir d'où veulent-ils travailler ? Beaucoup de gens sont heureux et productifs à se prélasser toute la journée dans la maison en pyjama, mais pour d'autres, cela peut être trop distrayant pour accomplir quoi que ce soit.

Ont-ils un bureau à la maison ? Veulent-ils aller au café ou à la bibliothèque ? C'est un choix personnel, mais les membres de l'équipe peuvent se donner des conseils et comparer leurs notes sur la façon dont ils aiment travailler en dehors du bureau.

Processus et documentation clairs

Si un travail doit être fait, il doit encore y avoir des processus solides en place. Savez-vous où aller pour les trouver ?

Selon le Content Marketing Institute, plus de 60 % des spécialistes du marketing B2B n'ont pas de stratégie de contenu documentée. Sans plan en place, vers quoi votre équipe se tourne-t-elle en temps de crise ?

Si vous ne le savez pas, c'est le moment d'élaborer un plan et de changer les choses pour le mieux. Non seulement cela vous aidera maintenant, mais aussi à l'avenir, car cette même étude cite celle des spécialistes du marketing les plus performants, 65 % ont une stratégie de contenu documentée.

Quels sont les bons outils pour le travail à distance ?

Aujourd'hui, le marketing ne peut être accompli efficacement sans technologie, de sorte que les spécialistes du marketing connaissent certainement certains outils martech. La question, et le principal défi, à l'heure actuelle, est la suivante : les spécialistes du marketing sont-ils capables d'utiliser avec succès ces outils dans un cadre strictement distant ?

De plus, les équipes disposent-elles de suffisamment de postes utilisateurs dans leurs outils ? Existe-t-il des autorisations claires ? Les membres de l'équipe peuvent-ils se connecter en toute sécurité en dehors du bureau ?

C'étaient déjà des questions importantes, mais maintenant elles sont impératives. Parce que si les réponses sont « Non » ou « Je ne sais pas », il se peut que les affaires ne puissent pas continuer à un rythme qui ressemble à un rythme normal.

Alors, quel type d'outils devez-vous utiliser ?

Outils de communication

En commençant par les bases, comment les équipes communiquent-elles entre elles ? C'est là que chacun ayant sa propre option préférée peut causer des problèmes, car la même conversation peut se dérouler à trois endroits différents en même temps sans que les autres membres de l'équipe ne le sachent.

Donc, quel que soit l'outil que vous utilisez, il est important d'amener tout le monde à bord afin qu'il y ait une seule destination pour la conversation. Une option, Slack, est idéale pour gérer facilement plusieurs fils de discussion, à la fois des discussions de groupe et en tête-à-tête.

Il y a aussi Google Talk - souvent appelé Gchat - comme une option que beaucoup de gens connaissent déjà, et pour les équipes de marketing de contenu qui ont un outil de publication, que ce soit Socialbakers ou une autre option, il y a la possibilité de discuter facilement d'une idée ou modifier dans l'éditeur.

Pour les conférences téléphoniques ou d'autres besoins vidéo, de nombreuses personnes travaillant à domicile - #wfh - ont récemment découvert la fonction "Retoucher mon apparence" de Zoom, qui fonctionne comme un filtre Instagram intégré. Une autre option vidéo est Google Hangouts, qui combine la messagerie vidéo et le chat, et il se marie bien pour les équipes utilisant déjà G-Suite.

Outils de gestion de projet

Une fois que vous avez établi où et comment vous communiquez, savez-vous où vous suivez et surveillez votre travail ?

Bien que l'objectif initial soit de poursuivre et de terminer ce qui est actuellement prévu, de nombreuses personnes travailleront à distance suffisamment longtemps pour devoir mettre en œuvre de nouveaux plans complets.

Encore une fois, bon nombre de ces outils martech sont peut-être quelque chose dont les spécialistes du marketing ont déjà entendu parler ou qu'ils ont un peu utilisé, mais ils sont désormais vitaux. Lorsqu'un chef d'équipe ne peut pas se rendre au bureau de quelqu'un pour demander une mise à jour, il doit proposer une version numérique.

Pour ceux qui disposent d'un outil robuste comme Socialbakers, il est possible de surveiller les mises à jour de statut et tout ce qui se trouve sur la plateforme. Cependant, il existe également de nombreux outils spécifiques pour y parvenir.

Monday, Asana et Basecamp sont des options qui permettent aux équipes de créer des flux de travail et de surveiller les projets étape par étape tout en s'intégrant à d'autres applications selon les besoins. Comme mentionné précédemment, cependant, il est important que les responsables s'assurent qu'ils disposent de suffisamment de postes d'utilisateur et des autorisations appropriées pour toute l'équipe.

Sécurité

Il est beaucoup plus facile de s'assurer que votre réseau est sécurisé lorsque tout le monde travaille dans un bureau sur un seul réseau wifi. Mais lorsque l'équipe doit s'étendre et utiliser des réseaux Wi-Fi externes, en particulier ceux accessibles au public dans les cafés ou les réseaux domestiques qui ne sont pas configurés correctement, la sécurité du réseau devient critique et l'authentification à deux facteurs est indispensable pour la technologie moderne.

Une application comme OneLogin ou Okta est importante pour s'assurer que vous n'êtes pas exposé à un virus informatique qui pourrait entraîner d'autres complications. Et, comme beaucoup de ces outils, c'est quelque chose qui aurait déjà dû être mis en œuvre ou envisagé auparavant.

Donc, si ce n'était pas le cas, il est maintenant temps d'y remédier pour que l'avenir soit plus sûr.

Plateforme Socialbakers et travail à distance

Avec Socialbakers, les équipes peuvent avoir un accès transparent et une compréhension contextuelle des flux de travail dont elles font partie afin qu'elles puissent mieux faire leur part. La plate-forme permet également une grande intégration avec les systèmes et les canaux de communication que les équipes utilisent déjà.

Toutes les personnes impliquées dans le marketing des médias sociaux peuvent se réunir avec les Socialbakers : créatifs, concepteurs, rédacteurs, gestionnaires de médias sociaux, équipes de contenu, etc. ne protège personne et nuit aux affaires.

Le marketing a toujours été un domaine ouvert à l'adaptation en fonction des besoins. À l'heure actuelle, cela signifie mettre en place un plan de travail à distance qui fait avancer les choses sans risquer la santé de quiconque.

Socialbakers est une plate-forme conviviale et intuitive pour ceux qui débutent, idéale pour une montée en puissance facile des nouveaux utilisateurs et des non-utilisateurs/parties prenantes qui souhaitent simplement des droits de visualisation. C'est idéal pour les départements marketing qui ont des équipes réparties dans le monde entier, ce qui signifie qu'il est également idéal pour les équipes qui se retrouvent soudainement à communiquer uniquement par voie numérique.

Les plats à emporter

Il est compréhensible que l'essentiel de l'attention en ce moment soit de tirer le meilleur parti de la situation actuelle et de continuer à travailler du mieux possible. Cependant, cela pourrait aussi être une opportunité de grandir et de s'améliorer en équipe.

Pour commencer, quels que soient les trous exposés dans le flux de travail et les canaux de communication globaux, ils doivent être corrigés de manière à fonctionner, que les personnes se trouvent ou non dans le même bâtiment. C'est l'un des avantages de travailler dans un domaine numérique.

Qu'il s'agisse d'adopter de nouveaux outils ou de modifier les méthodes managériales, tout chaos potentiel est aussi une opportunité d'amélioration.

Rien de tout cela n'est facile, mais si vous avez la chance de ne pas avoir à faire face directement à une maladie, c'est plus un inconvénient qu'autre chose. Et n'oubliez pas de demander de l'aide autour de vous, car de nombreuses personnes que vous connaissez travaillent à domicile depuis des années et ont beaucoup d'expérience à partager.

Pour le reste, trouvez le lieu de travail qui vous convient le mieux et essayez de tirer le meilleur parti d'une nouvelle normalité (du moins pour l'instant).