7 étapes faciles pour configurer un système téléphonique VoIP à la maison ou au bureau

De plus en plus d'entreprises envisagent de passer à la VoIP.
Des factures mensuelles moins chères et des fonctionnalités plus avancées sont attrayantes, mais certaines entreprises hésitent encore à suivre.
Ils pensent que les coûts du matériel sont trop élevés ou que tout mettre en place va être un processus long et difficile.
Mais si vous vous préparez et choisissez le bon fournisseur, votre transition vers un système téléphonique cloud peut être transparente.
Nous vous montrerons exactement comment configurer la VoIP pour votre entreprise, réduire les coûts initiaux et tirer le meilleur parti de votre nouveau système téléphonique VoIP.
Apprenez à configurer un système téléphonique VoIP, étape par étape.

1. Testez votre réseau et votre connexion Internet
2. Investissez dans le bon matériel VoIP
3. Trouver un fournisseur VoIP avec les bonnes fonctionnalités
4. Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel
5. Configurer votre système téléphonique VoIP
6. Testez vos nouvelles lignes VoIP
7. Formez votre personnel pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités VoIP

En quoi un système téléphonique VoIP est-il différent ?

Avant d'entrer dans les détails, nous devons établir ce qui distingue le téléphone Voice over Internet Protocol ( VoIP ) d'un téléphone analogique.
Un téléphone analogique se connecte directement au réseau téléphonique public commuté (RTPC) via des lignes fixes dédiées. Les appels téléphoniques sont facilités par la compagnie de téléphone locale, nécessitent effectivement une connexion directe à une prise téléphonique.

Les téléphones IP se connectent au réseau téléphonique via un fournisseur VoIP via Internet . Il transforme l'audio en paquets de données et les transmet en utilisant le protocole Internet (IP). Le centre de données du fournisseur transforme ensuite les signaux en signaux analogiques et les transfère au RTPC.
Étant donné que les téléphones SIP n'ont pas besoin de lignes fixes dédiées, il est plus facile de faire évoluer un bureau avec la VoIP. Avec un système téléphonique traditionnel, pour partager le service téléphonique avec plusieurs employés, un autocommutateur privé ( PBX ) sur site est requis.

Maintenant que vous savez ce qu'est la VoIP, discutons de la façon dont vous pouvez commencer à configurer votre système téléphonique VoIP. Si vous apprenez mieux à travers.

1) Testez votre réseau et votre connexion Internet

Vous vous inquiétez peut-être de la quantité de bande passante utilisée par la VoIP , mais une règle empirique est d'environ 100 kbps de téléchargement et de téléchargement par ligne.
La plupart des fournisseurs de services Internet offrent désormais des vitesses gigabit avec leurs plans commerciaux. Votre connexion actuelle est donc plus que probablement assez rapide pour un système téléphonique VoIP. Une mise en garde est que certaines connexions domestiques ont des vitesses de téléchargement beaucoup plus lentes, telles que certaines connexions DSL.
Outre la vitesse, les problèmes qui affectent la qualité des appels VoIP sont souvent liés à l'instabilité d'une connexion. La gigue et la perte de paquets sont deux mesures à examiner. Une connexion Internet filaire, comme la fibre ou le câble, est préférable. Les micro-ondes et autres options sont trop instables.
Et votre matériel réseau peut également devenir un goulot d'étranglement. Si le routeur ou le réseau ne peut pas gérer les pics de trafic, vous pouvez rencontrer des problèmes audio saccadés ou d'autres problèmes tels que des appels interrompus. Le Wi-Fi fonctionne bien dans la plupart des cas, mais une connexion filaire est toujours meilleure.
Effectuez un test de vitesse VoIP pour tester votre réseau et identifier les problèmes potentiels. Les résultats vous donneront une bonne idée de la capacité ou non de votre connexion à gérer une installation VoIP.
Vous pouvez également explorer la configuration de la qualité de service (QoS) pour hiérarchiser les paquets et les données VoIP. De cette façon, le trafic vocal est placé au-dessus du trafic comme YouTube ou Netflix, garantissant moins de latence et de perte de paquets.

2) Investissez dans le bon matériel VoIP

Si vous avez déjà un fournisseur VoIP, la prochaine étape de votre configuration VoIP consiste à investir dans du matériel VoIP. Depuis que la VoIP est devenue la norme pour les entreprises au cours des dernières années, il existe de nombreuses options de pointe. Regardez la vidéo ci-dessous pour une ventilation rapide des types d'équipement dont vous aurez besoin pour faire fonctionner votre système VoIP.

Si vous voulez que vos appels téléphoniques sonnent bien, vous devriez investir dans un téléphone de bureau VoIP haut de gamme comme le Polycom VVX601. Il existe également des options moins coûteuses pour les deux téléphones de bureau disponibles si tout ce dont vous avez besoin est de passer et de recevoir des appels téléphoniques.
Les casques VoIP sont parfaits pour compléter votre téléphone professionnel afin que vous puissiez vous promener pendant les appels. Les agents auront les mains disponibles pour rechercher des informations sur les clients, discuter avec leur équipe ou ajouter des notes à un CRM.

Vous voulez conserver vos anciens téléphones de bureau ? Utiliser un adaptateur VoIP

Si vous souhaitez utiliser votre équipement téléphonique de bureau existant, vous pouvez toujours l'utiliser avec la VoIP. Avec un adaptateur de téléphone analogique (ATA), vous pouvez passer à la VoIP et conserver tous vos téléphones analogiques. L'adaptateur VoIP fonctionne entre les téléphones et votre réseau , en numérisant les signaux analogiques.
Puisque vous ne changez aucun équipement, tous les membres du personnel savent déjà comment faire fonctionner les téléphones. Vous n'aurez pas besoin de former votre personnel.

Minimisez les coûts matériels avec les softphones

Une autre façon de réduire vos coûts consiste à envisager d'utiliser une application téléphonique professionnelle au lieu d'un téléphone de bureau. Ces applications sont également connues sous le nom de softphones. Vous pouvez télécharger le softphone sur votre ordinateur ou votre smartphone.
Comme la VoIP utilise Internet, vous n'avez pas besoin de matériel dédié. De cette façon, vous pouvez ignorer certaines étapes de l'installation d'un téléphone de bureau .
Un softphone est un logiciel ou une application mobile qui vous permet de recevoir et de passer des appels téléphoniques. Il fonctionne comme un téléphone ordinaire pour gérer les appels téléphoniques. Avec un service VoIP , vous pouvez composer des numéros sur n'importe quel réseau téléphonique ou mobile.
Avec l'application Nextiva pour ordinateur de bureau, tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement les appels est un casque USB ou Bluetooth de qualité. Si vous êtes sur votre ordinateur portable, vous disposez déjà d'un microphone et de haut-parleurs prêts pour les appels téléphoniques instantanés. L'application Nextiva est également disponible pour tout appareil Android ou iOS afin que votre équipe puisse gérer les appels professionnels sur son téléphone portable.

3) Trouvez un fournisseur VoIP avec les bonnes fonctionnalités

Passer à la VoIP ne signifie pas seulement que vous pouvez remplacer votre ligne fixe. C'est aussi l'occasion de faire entrer vos communications d'entreprise dans le 21e siècle, sans frais supplémentaires.
Fin 2019, nous avons interrogé plus de 1 000 professionnels sur la communication d'entreprise et avons utilisé ces informations pour créer le rapport 2020 sur l'état de la communication d'entreprise . L'une des principales conclusions était que plus d'une entreprise sur trois avait perdu des clients en raison d'erreurs de communication internes.
Le bon fournisseur VoIP vous aidera à surmonter ces problèmes. Votre entreprise obtiendra les fonctionnalités dont vous avez besoin pour éliminer les silos et créer des communications efficaces et interdépartementales.
Vous pouvez obtenir un CRM, des analyses d'appels et des communications unifiées, pas seulement un service téléphonique. Avant de faire votre choix, assurez-vous donc que le fournisseur dispose des fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.
Voici quelques-unes des fonctionnalités VoIP que vous obtenez avec Nextiva :

• Routage d'appel avancé : Acheminez les appels entrants vers les agents disponibles dans votre entreprise avec des politiques flexibles.
• Standard automatique : accueillez les appels entrants avec un message enregistré et des options pour les guider vers le bon service.
• Call Analytics : Accédez à des rapports détaillés qui montrent les performances de chaque agent et centre d'appels.
• Call Pop : affichez automatiquement les informations pertinentes sur les appelants lorsque vous répondez à des appels entrants.
• CRM intégré : Accompagnez vos clients et équipez vos équipes commerciales d'une vue client unique.
• IVR : Interactive Voice Response utilise la reconnaissance vocale pour aider les clients à atteindre le bon service et à résoudre des problèmes simples.
• Voicemail to Text : Améliorez l'efficacité de la réponse aux messages vocaux en les recevant par SMS.
• Appels internationaux à bas prix : Les tarifs d'appels internationaux de Nextiva commencent à partir de 0,01 $ par minute.

Pour les entreprises, nous proposons également des communications unifiées et des fonctionnalités plus avancées telles que le cryptage des appels. En particulier, le réseau de Nextiva dispose de nombreux centres de données redondants qui offrent à votre organisation la fiabilité et les performances élevées dont elle a besoin pour évoluer.

4) Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel

Selon votre fournisseur VoIP, un numéro de téléphone local peut être inclus avec n'importe quel forfait VoIP que vous choisissez. C'est le cas de Nextiva.
Vous avez plusieurs façons d'obtenir un numéro de téléphone pour votre entreprise. Si vous en avez déjà un, vous le transférerez. Sinon, vous pouvez sélectionner un numéro local disponible ou choisir un numéro sans frais.

Différents types de numéros de téléphone :

• Numéros de téléphone locaux : Un numéro de téléphone local est parfait pour les petites entreprises et les entreprises qui ont une zone de marché limitée. Les numéros locaux sont généralement gratuits mais peuvent coûter jusqu'à 10 $/mois.
• Numéros de téléphone sans frais : Un numéro sans frais est un numéro 800 non lié à l'emplacement et peut sembler plus professionnel et digne de confiance à vos clients. Vos clients n'auront pas à payer lorsqu'ils appellent vos lignes d'assistance. Un numéro sans frais coûte généralement environ 10 $/mois.
• Numéros personnalisés : les numéros personnalisés sont généralement des numéros sans frais mémorables qui épelent des mots spécifiques, par exemple, 1-800-FLOWERS. Ces chiffres coûtent généralement entre 10 et 50 $/mois. Pour obtenir un numéro reconnaissable, vous devrez peut-être également acheter le numéro auprès d'un fournisseur tiers.

Nextiva fournit des numéros de téléphone professionnels locaux pour tous les États américains et propose également des numéros de téléphone gratuits et virtuels.
Connexe : Comment puis-je obtenir un numéro de téléphone professionnel ?
Si vous ne souhaitez pas de nouveau numéro, Nextiva offre un portage gratuit afin que vous puissiez conserver vos numéros de téléphone existants sans frais supplémentaires.

Conservez votre numéro d'entreprise existant avec le portage

Le portage de numéro est la façon dont vous transférez les numéros de téléphone de votre fournisseur de services existant vers le nouveau. Nous gérons gratuitement le portage du numéro pour tous les clients Nextiva.
Pour transférer n'importe quel numéro vers Nextiva, suivez les trois étapes simples ci-dessous.

1. Choisissez votre forfait téléphonique professionnel. Choisissez le plan qui convient à votre entreprise avec des fonctionnalités puissantes.
2. Demandez des numéros temporaires. Faites-nous savoir que vous avez besoin de numéros temporaires, et nous les aurons prêts dès le premier jour. Vous pouvez configurer le renvoi d'appel avec votre ancien fournisseur et commencer à utiliser Nextiva immédiatement.
3. Remplissez une lettre d'agence (LOA). Fournissez tous les détails nécessaires afin que notre personnel puisse gérer le processus de portage avec votre ancien fournisseur.

Une fois ce processus terminé, notre équipe gère le portage en 10 à 20 jours ouvrables. Nous vous tiendrons au courant de son statut afin que le passage à la VoIP soit simple et transparent.

5) Configurez votre système téléphonique VoIP

Une fois que vous avez un fournisseur et du matériel, il est temps de terminer la configuration dans votre bureau. Les étapes spécifiques dépendent du matériel et du nombre d'employés.

Nous ne vendons que des téléphones et combinés prêts à brancher et jouer. Donc, ci-dessous, nous décrivons le processus simple de mise en place et de fonctionnement de votre VoIP avec nous. Si vous utilisez d'autres fournisseurs ou achetez des téléphones auprès d'un tiers, le processus peut nécessiter des étapes supplémentaires.

Comment configurer les téléphones de bureau et les combinés VoIP

Les étapes nécessaires dépendent du modèle que vous avez acheté et de la configuration de votre réseau. Avec un commutateur réseau standard en place, le processus de configuration est simple. Si vous disposez d'une alimentation par Ethernet (PoE), le signal électrique est acheminé par un seul fil, ce qui vous évite d'avoir besoin d'un adaptateur secteur.

Téléphones fixes ou combinés VoIP sans PoE :

• Branchez l'adaptateur secteur dans la prise, puis branchez-le dans le téléphone ou la base du combiné.
• Connectez le téléphone IP au commutateur ou au routeur à l'aide d'un câble CAT5e ou CAT6.
• Attendez que le téléphone s'initialise, puis vérifiez la tonalité.

Si vous avez un routeur qui prend en charge l'alimentation par Ethernet (PoE), le processus est légèrement différent mais encore plus rapide.

Téléphones de bureau VoIP vers routeurs compatibles PoE :

• Connectez les téléphones avec le commutateur ou le routeur compatible PoE avec des câbles Ethernet. Restez dans la longueur maximale recommandée pour les câbles à paires torsadées de 328 pieds.
• Une fois connecté, le téléphone devrait s'allumer. Il devrait automatiquement établir une connexion avec votre fournisseur VoIP.

Comment configurer des casques VoIP

Tous les casques n'offrent pas la fonction de réponse à une touche. Pour l'utiliser, vous avez besoin d'un casque moderne avec une touche activée et connectez-le avec des câbles Electronic Hook Switch (EHS).

Casques et téléphones VoIP sans fil avec prise en charge des câbles EHS :

1. Branchez l'adaptateur secteur dans la prise la plus proche et l'unité de base du casque.
2. Branchez le câble EHS dans l'unité de base du casque.
3. Branchez l'autre extrémité du téléphone de bureau sur le port réseau du casque et le port EHS. Pour des instructions plus détaillées, suivez le manuel d'instructions EHS.
4. Mettez le casque et appuyez sur le bouton de contrôle d'appel pour vérifier la connexion.

Pour les casques filaires qui utilisent une prise téléphonique ordinaire, le processus est encore plus simple.

Casques et téléphones de bureau avec prises/ports casque :

1. Branchez la prise du câble du casque dans le port du casque marqué avec un câble de connexion directe. De nombreux modèles marquent le port du casque avec une petite icône sur la gauche.
2. Mettez le casque et appuyez sur le bouton de contrôle d'appel pour vérifier la tonalité.
3. Effectuez un appel test pour confirmer le volume et la qualité de l'appel. Si le volume du casque est faible, vous aurez peut-être besoin d'un amplificateur.

6) Testez vos nouvelles lignes VoIP

Si vous avez tout fait correctement et que vous disposez d'une connexion rapide, vous n'aurez aucun problème. Il vaut mieux prévenir que guérir.
Éléments auxquels vous devez faire attention lorsque vous passez des appels :

• Qualité audio : les appels sont-ils clairs et cohérents ? Y a-t-il des signes statiques ou autres d'audio de mauvaise qualité ?
• Latence : y a-t-il des délais importants entre le moment où vous dites quelque chose et le moment où le récepteur l'entend ?
• Stabilité de la connexion : l'un des appels a-t-il été interrompu temporairement ? Certains paramètres de pare-feu peuvent entraîner l'abandon complet des appels après 11 minutes, il vaut donc la peine de tester pendant au moins 15 à 30 minutes.

Vous devriez également essayer de tester vos lignes lorsqu'il y a beaucoup d'autres activités sur le réseau. La congestion du réseau peut entraîner une variété de problèmes de ligne, des appels interrompus à l'audio saccadé et plus encore.
Conseil de pro : une connexion filaire directe est toujours préférable à l'utilisation du Wi-Fi. Pour une latence minimale et d'autres problèmes de VoIP, optez pour une connexion Ethernet plutôt que Wi-Fi.
Vous pouvez également appeler un numéro de service de diagnostic pour confirmer votre identification de l'appelant en composant le (800) 444-4444.
Connexe : 10 problèmes courants de VoIP (+ solutions faciles)

7) Formez votre personnel pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités VoIP

Pour de nombreuses petites entreprises, le passage à la VoIP représente la première fois qu'elles disposent de fonctionnalités téléphoniques professionnelles significatives.
Ces fonctionnalités d'appel ne sont généralement pas incluses dans les forfaits téléphoniques traditionnels. Avec Nextiva, vous pouvez intégrer les téléphones directement à un CRM , créer des politiques de routage personnalisées, transférer des messages vocaux vers des e-mails, transférer des appels, enregistrer des appels dans le cloud, et bien plus encore.
Pour vous assurer que votre personnel utilise ces fonctionnalités, vous devez réserver du temps pour former votre équipe.
Vous pourriez penser que ce n'est pas nécessaire. Mais il est. 63% des managers ont répondu que l'adoption des nouvelles technologies dans leur bureau était trop lente. Les employés souhaitent utiliser des équipements de communication d'entreprise afin de pouvoir se concentrer sur le service aux clients et la conclusion des ventes.
Avec Nextiva, vous n'avez pas à créer vos propres supports de formation ou présentations. Vous pouvez utiliser notre vaste bibliothèque de vidéos de formation , de manuels d'utilisation et de guides en ligne. Ils facilitent la compréhension de la nouvelle interface CRM et de toutes ses fonctionnalités.
De même, vous pouvez également contacter notre équipe de support client si vous souhaitez des conseils personnalisés et de l'aide sur tous les problèmes.

Configuration VoIP sans effort avec Nextiva

L'une des raisons pour lesquelles nos clients nous aiment est qu'il est si facile de démarrer avec Nextiva. Nous avons tout testé et sélectionné un catalogue de téléphones et de matériel de haute qualité. Nous fournissons tous nos téléphones, il vous suffit donc de les brancher.
Vous n'avez pas besoin d'accéder aux téléphones par leur adresse IP ou de jouer avec le micrologiciel pour les attribuer à votre compte VoIP. Au lieu de cela, il vous suffit d'attribuer les téléphones à votre personnel à partir d'une interface en ligne pratique.
Notre forfait VoIP de base pour petite entreprise commence à seulement 20 $/utilisateur par mois. Il possède toutes les fonctionnalités dont une entreprise en pleine croissance a besoin pour fonctionner. Tous nos forfaits incluent les appels illimités aux États-Unis, au Canada et à Porto Rico. C'est le système téléphonique parfait pour les équipes distantes . Il fonctionne au bureau et à la maison.
Nous avons remporté de nombreux prix pour notre service incroyable. Nous vous aiderons à chaque étape du processus. Ils vous aideront à l'installation, résoudront tous les problèmes et mettront en évidence les fonctionnalités les plus utiles pour votre entreprise.