Comment préparer un bilan : un guide étape par étape

En tant qu'entrepreneur ou propriétaire d'entreprise, l'une des plus grandes erreurs que vous puissiez commettre est de ne pas prendre le temps d'étudier les états financiers de votre entreprise. Et pire encore, ne pas les préparer du tout.

Un bilan est l'un des états financiers les plus remarquables utilisés pour surveiller la santé financière de votre entreprise. Pour la direction, il éclaire la prise de décision interne, et pour les prêteurs et les investisseurs, il offre un aperçu rapide de la capacité de votre entreprise à réaliser des bénéfices et à rembourser ses dettes.

Vous pouvez préparer vous-même un bilan ou engager des comptables et des aides-comptables pour le faire à votre place. Une autre façon consiste à confier la responsabilité à une entreprise spécialisée extérieure en externalisant le travail. Peu importe le chemin que vous empruntez, il est important de comprendre le fonctionnement d'un bilan ainsi que les étapes de base pour le préparer.

Cet article s'adresse à tous ceux qui souhaitent comprendre comment préparer un bilan, qui est souvent utilisé par les investisseurs, les créanciers et la direction. Nous vous expliquons pourquoi et comment en créer un ainsi que vous suggérons des outils technologiques pour vous simplifier la tâche.

Pourquoi créer un bilan ?

Le but de la création d'un bilan est de connaître la situation financière de votre entreprise, en particulier ce qu'elle possède et ce qu'elle doit à la fin d'une période comptable (généralement tous les 12 mois). Par conséquent, un bilan est également appelé état de situation ou état de la situation financière - il fournit un instantané de tous les actifs et passifs à un moment donné.

Trois façons d'utiliser un bilan profitent à votre entreprise :

• Il fournit la base pour évaluer les risques et les rendements. En comparant vos actifs à court terme et vos passifs à court terme, vous pouvez déterminer si vous avez suffisamment de capital pour couvrir les dettes à court terme (par exemple, les salaires, les paiements de location) ou si vous avez besoin de plus pour exécuter les opérations quotidiennes.
• Il joue un rôle déterminant dans l'obtention de prêts et d'investissements. La plupart des prêteurs et des investisseurs évaluent le bilan pour voir si votre entreprise peut percevoir les paiements des clients, rembourser les dettes à temps et gérer les actifs de manière responsable.
• Il montre la durabilité à long terme de votre entreprise. En analysant votre bilan et en découvrant les ratios financiers appropriés, vous pouvez évaluer la position de votre entreprise en termes de rentabilité, de productivité et de liquidité. Vous pouvez également utiliser ces ratios pour comparer vos performances à celles de vos concurrents.

4 tâches à accomplir avant de préparer un bilan

Pour créer un bilan, vous devez d'abord suivre une commande et préparer quelques éléments, comme vous auriez à le faire pour de nombreux autres processus métier.

1. Ajuster les écritures au journal général

L'ajustement des écritures de journal est nécessaire avant de préparer les quatre états financiers de base, y compris le bilan. Cela signifie mettre à jour vos comptes à la fin d'une période comptable pour les éléments qui ne sont pas enregistrés dans votre journal.

Par exemple, si vous avez livré des marchandises d'une valeur de 5 000 $ le dernier jour du mois mais que vous n'avez reçu le montant qu'à la prochaine période comptable, vous devrez alors ajuster votre écriture au journal. Mettez à jour vos comptes en procédant à ces écritures de régularisation dans le journal général.

2. Publiez les transactions du journal général dans le grand livre

Une fois les transactions enregistrées et ajustées dans le journal général, elles sont transférées vers les comptes auxiliaires appropriés, tels que les ventes, les achats, les comptes clients, les stocks et la trésorerie. Ce processus s'appelle la publication.

Alors qu'un journal général enregistre quotidiennement les transactions commerciales, les grands livres généraux regroupent ces transactions par leurs comptes. Les comptes sont ensuite agrégés dans un grand livre général à la fin de la période comptable. Le grand livre agit comme une collection de tous les comptes et est utilisé pour préparer le bilan et le compte de profits et pertes.

3. Générez la balance finale

Une fois que vous avez ajusté les écritures de journal et que vous les avez enregistrées dans le grand livre, établissez une balance de vérification finale. La balance de vérification est un rapport qui répertorie les comptes du grand livre et additionne leurs soldes. La génération du rapport de balance de vérification facilite grandement la vérification et la localisation d'éventuelles erreurs dans les comptes globaux.

La somme de tous les débits doit toujours être égale à la somme de tous les crédits dans un rapport de balance de vérification. Si ce n'est pas le cas, cela signifie qu'il y a des erreurs que vous devez rechercher. Vous avez peut-être manqué une transaction ou mal calculé quelque chose.

4. Générez le compte de résultat

Un compte de résultat est préparé avant un bilan pour calculer le résultat net, qui est la clé pour compléter un bilan. Le revenu net est le montant final mentionné dans la ligne inférieure du compte de résultat, indiquant le profit ou la perte de votre entreprise. Le revenu net est ajouté aux comptes de bénéfices non répartis (revenu restant après le paiement des dividendes aux actionnaires) répertoriés dans la section des capitaux propres du bilan.

Préparez un état des résultats en prenant les éléments de revenus et de dépenses (tels que les ventes) de la balance de vérification et en les organisant dans un format approprié.

Maintenant que vous comprenez les bases, discutons (dans la section suivante) des six étapes pour préparer un bilan.

Étape 1 : Déterminer une date de présentation du bilan

Un bilan détermine la situation financière de votre entreprise à un moment donné, et non pour une période. Ainsi, l'en-tête d'un bilan se lit toujours « à une date précise » (par exemple, au 31 décembre 2021).

Un bilan est généralement préparé à la fin d'un exercice (généralement tous les 12 mois le dernier jour de mars ou décembre), mais il peut être créé à n'importe quel moment ou à plusieurs moments, par exemple trimestriellement ou semestriellement.

Étape 2 : Collectez les comptes qui figurent au bilan

De tous les comptes mentionnés dans le grand livre général et le rapport de balance de vérification, le bilan ne montre que les comptes permanents (par exemple, la trésorerie, les immobilisations). Les comptes permanents sont les comptes dont les soldes sont reportés à la période suivante.

Identifiez ces comptes et notez leurs soldes. Un exemple de comptes permanents ou de comptes de bilan sur un rapport de balance générale est donné ci-dessous.

Étape 3 : Calculez l'actif total

L'étape suivante consiste à identifier les comptes de votre balance de vérification qui représentent ce que vous possédez, c'est-à-dire vos actifs tels que l'encaisse et les stocks. Listez-les sur la gauche pour créer le côté actif du bilan. Vous pouvez classer les comptes d'actifs en deux types : courants et non courants.

Énumérez les valeurs de chaque composant d'actif courant et non courant du compte de balance de vérification, et additionnez le total des actifs courants et le total des actifs non courants pour calculer le grand total des actifs.

Étape 4 : Calculez le passif total

Identifiez les comptes de votre balance de vérification qui représentent ce que vous devez, c'est-à-dire vos passifs tels que les comptes créditeurs (factures que vous devez payer) et les emprunts. Énumérez-les à droite pour créer le passif du bilan. Vous pouvez classer les comptes de passif en deux types : passifs courants et non courants.

Énumérez les valeurs de chaque composante du passif courant et non courant du compte de la balance de vérification et additionnez le total des passifs courants et le total des passifs non courants pour calculer le grand total des passifs.

Étape 5 : Organisez les actifs et les passifs dans le bon ordre

Une fois que vous avez préparé et trié les sections de l'actif et du passif, organisez-les dans le bon ordre. Les actifs doivent être classés par ordre de liquidité et les passifs par ordre de capacité de décharge.

Organiser les actifs par ordre de liquidité signifie placer les actifs facilement convertibles en espèces en haut de la liste et les actifs plus permanents en bas. De même, classer les passifs dans l'ordre de capacité de décharge signifie placer les obligations à court terme qui sont payables dans un avenir immédiat en premier et les passifs à long terme et plus permanents en bas.

Étape #6 : Calculez les capitaux propres

Mentionnez les capitaux propres sur le côté droit du bilan, juste en dessous de la section du passif. Les capitaux propres, également connus sous le nom de valeur nette d'une entreprise, indiquent la valeur de votre entreprise si elle devait être liquidée ou fermée.

Il comprend deux types d'investissements : le capital apporté par les investisseurs/propriétaires et les gains ou les pertes accumulés dans l'entreprise. Les comptes les plus courants répertoriés sous les capitaux propres sont les actions ordinaires, les actions privilégiées, les actions propres et les bénéfices non répartis.

• Les actions ordinaires et privilégiées sont les actions émises par une société. Les actions ordinaires donnent droit de vote aux propriétaires, mais en cas de fermeture d'une entreprise, les actionnaires ordinaires ne sont remboursés qu'après les actionnaires privilégiés.
• Les actions propres font référence aux actions rachetées à des investisseurs pour protéger l'entreprise d'une OPA hostile.
• Les bénéfices non répartis comprennent les bénéfices qui sont réinvestis dans l'entreprise. Il est calculé en ajoutant le revenu net aux bénéfices non répartis de la période précédente et en déduisant le montant versé aux investisseurs en tant que part des bénéfices.

Énumérez les valeurs de chaque composante des capitaux propres du compte de la balance de vérification et additionnez-les pour calculer le passif total des propriétaires. Ensuite, calculez le total du passif et des capitaux propres en additionnant la somme finale des étapes 4 et 6.

Une fois cela fait, vous aurez un bilan complet prêt pour vous. Assurez-vous que l'équilibre sur le côté gauche correspond à l'équilibre sur la droite. Sinon, vérifiez à nouveau vos valeurs.