Comment planifier un événement : un guide simple en 8 étapes

Vous planifiez votre tout premier événement? Nous sommes là pour vous.

C'est l'heure de la panique. Votre patron vous a demandé de planifier un événement. Votre entreprise n'a pas d'équipe événementielle, c'est donc à vous de décider.

Ne vous inquiétez pas. Vous pouvez totalement le faire. Et nous sommes là pour vous aider. Ce guide en huit étapes sur la façon de planifier un événement contient tout ce dont vous avez besoin pour commencer.

Suivez-le - et investissez massivement dans un logiciel de gestion d'événements - et vous devriez en sortir avec un événement qui laisse déjà vos participants RSVP pour le prochain.

Voici les 8 étapes à suivre pour planifier un événement

1. Déterminez vos objectifs et le calendrier de l'événement

Planifier un événement est une entreprise colossale. Avant d'aller trop loin, réfléchissez à la raison pour laquelle vous souhaitez l'héberger. Vous cherchez à développer votre clientèle ? Générer du chiffre d'affaires ? Éduquer les clients ? Recruter de nouveaux employés ?

Vous pouvez même réaliser qu'un événement n'est pas le choix le plus fort pour atteindre votre objectif. Après tout, seulement 49 % des entreprises utilisent le marketing événementiel comme canal dans leur campagne de marketing multicanal.*

Si vous êtes prêt à aller de l'avant avec un événement, développez votre objectif pour spécifier vos participants cibles. Par exemple, un événement avec un objectif d'engagement ciblerait les prospects en haut de l'entonnoir.

Ces déterminations dicteront beaucoup de vos décisions plus tard.

C'est aussi le bon moment pour définir le calendrier de votre événement. Cela vous aidera à déterminer le temps dont vous disposez pour chacune des étapes suivantes.

Vous ne voulez pas choisir une date où il y a beaucoup d'autres conférences dans votre secteur cible pour plusieurs raisons :

• Augmentation des prix de location
• Baisse de la participation
• Plus difficile de se démarquer

Faites des recherches pour savoir quand la majorité des événements de votre secteur se produisent et choisissez une date en dehors de ce domaine.

Vous devez également vous assurer de fixer la date suffisamment loin pour que tout soit fait sans vous épuiser.

2. Établissez votre budget

C'est la partie la moins glamour de tout le shebang, mais vous devez comprendre comment vous payez pour tous les trucs amusants (nourriture, haut-parleurs, butin, canons à confettis). Les événements peuvent, après tout, devenir assez coûteux.

Bizzabo rapporte que, pour les entreprises qui organisaient des événements, 21 % de leurs budgets marketing étaient consacrés à ces événements. Il est important d'allouer correctement vos ressources.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification du budget de votre événement :

• Logistique de l'événement (taille, durée, lieu, personnel, expédition)
• Besoins en logiciels (des outils de niche pour l'affichage numérique aux logiciels de gestion d'événements nécessaires)
• Nécessités de l'expérience (restauration, équipement A / V, décorations)
• Commodités (par exemple, offres de bien-être, adoptions de chiens, sacs cadeaux, etc.)
• Dépenses supplémentaires (vous voulez toujours une certaine marge de manœuvre)

Une fois que vous avez déterminé exactement combien tout cela va coûter, vous êtes prêt à faire une analyse de rentabilisation pour savoir où va tout cet argent.

3. Trouvez votre lieu

Si vous organisez un événement plus important, vous devrez sélectionner la ville dans laquelle vous prévoyez d'organiser. Si vous organisez un événement local plus petit, c'est moins préoccupant. Quoi qu'il en soit, planifiez un événement facilement accessible à la majorité de vos consommateurs, prospects et public cible.

Une fois l'emplacement général défini, il est temps de choisir le lieu spécifique.

Créez une liste restreinte de lieux que vous souhaitez explorer en fonction des lieux d'événements populaires de la région, des références d'autres entreprises et des publications commerciales locales. Examinez le lieu et / ou leur société de portefeuille autant que vous le pouvez, puis planifiez des visites des lieux qui survivent sur votre liste.

Voici quelques questions à vous poser ainsi qu'aux vendeurs rencontrés lors de ces visites :

• De combien de pièces (grandes et petites) aurez-vous besoin ?
• À quelle distance est-il de l'aéroport ?
• À quelle distance est-il de plusieurs hôtels ?
• Le lieu a-t-il déjà un accord avec une entreprise de restauration ?
• Quel équipement A/V est inclus dans la location ?
• Quelle est leur politique de sécurité ?
• Quelles commodités offrent-ils?

4. Sélectionnez votre technologie

Il existe de nombreux logiciels. Certaines d'entre elles seront utiles pour votre événement, et d'autres pourraient être utiles pour de futurs événements.

Au niveau le plus élémentaire, lisez le guide de l'acheteur de logiciels de gestion d'événements de Capterra et déterminez quel outil vous convient le mieux.

Un logiciel de gestion d'événements peut vous aider avec l'inscription, la promotion, l'organisation et, surtout à ce stade, la planification.

Vous devriez également considérer les outils suivants :

1. Pour les billets, les promotions et les paiements : logiciel de réservation d'événements
2. Pour les enseignes lors de l'événement proprement dit : logiciel d'affichage numérique
3. Pour diffuser la conférence en direct : logiciel de conférence Web
4. Pour le marketing et la promotion : logiciel de marketing par e-mail et de gestion des médias sociaux
5. Pour l'expérience des participants : applications d'événements mobiles
6. Pour l'événement en lui-même : logiciel de conférence

Si vous investissez dans plusieurs outils, assurez-vous qu'ils s'intègrent tous les uns aux autres avant de dépenser votre argent. Cela garantira une expérience utilisateur transparente et que rien ne passe entre les mailles du filet.

Vous voudrez également vous assurer que vos participants vivent une expérience tout aussi fluide lors de leur inscription. Faites en sorte qu'il soit aussi facile que possible pour votre public de trouver le moyen de cliquer sur ce bouton d'achat.

Une façon d'y parvenir est de vous assurer que vos différents outils logiciels de marketing (automatisation du marketing, marketing par e-mail et marketing des médias sociaux, pour n'en nommer que quelques-uns) peuvent s'intégrer à votre logiciel d'inscription.

5. Trouvez vos partenaires et fournisseurs

Selon le lieu que vous choisissez, ils peuvent proposer des offres spéciales ou avoir leurs propres traiteurs internes et offres A/V. Si vous ne pouvez pas faire appel à des fournisseurs externes, vous devez vérifier s'ils proposent des offres particulières dont vous pouvez profiter (par exemple, ils peuvent proposer des offres pour les organisations à but non lucratif ou des réductions si vous atteignez un certain seuil de participants).

Si vous êtes autorisé à faire appel à des fournisseurs tiers/externes, faites le tour pour vous assurer d'obtenir la meilleure offre.

Au-delà de la nourriture, des images et des sons, vous devriez examiner les éléments suivants :

• Transport (vers et depuis le site pour ceux qui séjournent dans des hôtels)
• Offres de bien-être (dont cours de fitness, adoption de chiens, cours d'artisanat, etc.)
• Agence d'intérim (pour s'assurer que votre événement est complet)
• Sécurité (pour vous assurer que votre événement est entièrement sécurisé)
• Divertissement (parce que les événements ne doivent pas être uniquement commerciaux)

Vous voulez également être à l'affût de tout partenaire potentiel qui pourrait aider à financer et à organiser cet événement. En combinant les ressources, vous réduisez vos coûts en termes d'argent et de ressources, tout en augmentant potentiellement la fréquentation en atteignant des marchés inexploités auxquels votre partenaire a accès.

Pour les mêmes raisons dont nous avons parlé avec la sélection du lieu, il est important de bien vérifier vos partenaires et votre fournisseur.

6. Déterminez votre principale attraction

Qu'est-ce qui va inciter les gens à assister à votre événement ?
Peut-être que c'est le sujet, peut-être que ce sont les haut-parleurs. Cela dépend de l'événement, et plus que cela, cela dépend de vos participants.
Pensez à votre public. Qu'est-ce qui va les exciter ? Qu'est-ce qui va les motiver ?
Si, par exemple, vous organisez un banquet de récompenses pour votre entreprise, la nourriture peut être une partie de la soirée, mais les récompenses sont ce sur quoi tout le monde se concentrera. Si vous organisez un événement d'entreprise, pensez au marché auquel vous vous adressez et à ses points faibles. Que doivent-ils savoir ? Trouvez des conférenciers qui peuvent en parler.

Essayez de vous concentrer sur les attractions avec un large attrait. Si votre attraction est une personne/un groupe de personnes, trouvez quelqu'un avec un large public passionné qui sera désormais plus susceptible d'assister à votre événement.

7. Construisez votre campagne marketing

Vous voulez que les gens occupent ces sièges ? C'est l'étape qui fait cela.

Vous devez développer une vision singulière pour le thème de votre événement et construire votre campagne marketing autour de cela. Votre thème doit être lié aux objectifs que vous avez définis au début et au public que vous visez.

À partir de là, vous devrez engager autant de canaux que votre équipe marketing a à sa disposition. Au-delà du marketing par e-mail, du marketing de contenu, des achats de publicités et du marketing des réseaux sociaux, vous devez contacter ceux qui ont répondu tôt pour voir s'ils feront la promotion de l'événement sur les réseaux sociaux.

Assurez-vous que tout votre marketing est conçu (à la fois graphiquement et en termes de copie) autour de ce thème central. Offrez des tarifs de parrainage aux participants qui attirent plus de spectateurs (par exemple, si quelqu'un convainc une autre personne de participer, offrez un surclassement gratuit à son billet). L'un des outils logiciels de gestion de campagne les plus appréciés est monday.com. Si vous êtes intéressé par des produits dotés de fonctionnalités similaires, ces alternatives monday.com sont un excellent point de départ.

8. Élaborez un plan pour tirer parti de vos nouvelles relations avec les participants

L'événement n'a même pas encore eu lieu, mais vous devriez déjà penser au-delà dans le cadre du processus de planification.

Vous devez avoir un plan en place pour développer les relations générées par l'événement.

Lors de l'événement, jetez les bases d'une relation future en offrant de nombreux cadeaux gratuits contenant des informations sur votre entreprise (par exemple, des stylos, des aimants, des classeurs, des bacs, etc.).

De cette façon, après l'événement, les gens auront toujours votre entreprise en tête chaque fois qu'ils iront ouvrir le réfrigérateur ou emballer leurs courses.

Après l'événement, envoyez des sondages aux participants afin que vous puissiez à la fois évaluer le succès et obtenir des informations spécifiques (par exemple, quel groupe démographique a eu la meilleure/la pire expérience ou la plus grande/la plus petite présence à l'événement).

Il est temps de commencer à planifier votre événement

Maintenant qu'il est temps de commencer, regardez cette vidéo pour découvrir 4 façons de commencer à planifier votre événement avec succès.

Pensez à un événement auquel vous avez assisté récemment. Selon vous, quels étaient leurs objectifs ? Le résultat correspond-il à ces objectifs ?

Commencez maintenant à réfléchir à vos propres objectifs. Quelle est la meilleure façon pour vous de les atteindre ? Bienvenue à la première étape. Tu peux le faire.

Commentez ci-dessous un événement particulièrement réussi et ce qui, selon vous, l'a rendu mémorable. Des points bonus si vous incluez comment vous pourriez le modifier pour le faire fonctionner pour votre propre événement !

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* L'enquête sur le marketing multicanal de Gartner a exploré comment les entreprises utilisent des approches axées sur les informations pour offrir des conversations pertinentes et personnalisées, ainsi que la façon dont elles exploitent la technologie, les techniques et le calendrier pour rendre les données client exploitables, attribuables et conformes à la confidentialité dans le contexte d'objectifs commerciaux plus larges. . L'enquête a été menée en ligne par un partenaire externe, entre novembre 2018 et janvier 2019 auprès de 381 répondants, dont les États-Unis (n=218, 58%), le Canada (n=66, 17%) et le Royaume-Uni (n=97, 26 ); Les répondants devaient être impliqués dans les décisions relatives à la stratégie et à l'exécution de la gestion multicanal de leur entreprise. Les répondants devaient également diriger la responsabilité sur au moins 3 canaux numériques. Soixante-dix-neuf pour cent des répondants provenaient d'organisations dont le chiffre d'affaires annuel s'élevait à 1 milliard de dollars ou plus. Les répondants provenaient de divers secteurs : services financiers (82 répondants), haute technologie (88 répondants), fabrication (44 répondants), produits de consommation (32 répondants), médias (13 répondants), commerce de détail (61 répondants), prestataires de soins de santé. (31 répondants) et les voyages et l'accueil (30 répondants). L'enquête a été développée en collaboration par une équipe d'analystes Gartner qui suivent le marketing et a été examinée, testée et administrée par l'équipe Research Data Analytics de Gartner. Avis de non-responsabilité : les résultats de cette étude ne représentent pas les résultats mondiaux ou le marché dans son ensemble, mais sont une simple moyenne des résultats pour les pays, les industries et les segments de taille d'entreprise ciblés couverts par cette enquête.