Comment optimiser l'utilisation facturable dans votre PME

En tant que propriétaire d’entreprise, vous travaillez déjà avec des marges serrées et des ressources limitées. Il est donc essentiel d' optimiser vos ressources existantes et de maximiser les profits en réduisant les pertes et l'inefficacité .

C'est là qu'interviennent le calcul, le suivi et l'amélioration de votre utilisation facturable .

Si vous n'êtes pas familier avec ce terme, il s'agit simplement d'une mesure du temps que vos employés consacrent à un travail qui génère directement des revenus. L'amélioration de l'utilisation facturable peut augmenter l'efficacité globale de votre entreprise et vous aider à générer plus de revenus sans investir de ressources supplémentaires .

Dans cet article, nous expliquerons en détail l’utilisation facturable et vous montrerons les moyens de l’améliorer pour votre entreprise.

Qu’est-ce que l’utilisation facturable et pourquoi est-ce important ?

L'utilisation facturable correspond au pourcentage de temps que vos employés et les membres de votre équipe consacrent à un travail générant des revenus. Vous pouvez le calculer au sein de votre équipe et pour chaque employé.

En d’autres termes, le score d’utilisation facturable d’un employé indique la part de son temps de travail total consacrée à un travail qui produit des résultats commerciaux générateurs de revenus.

Un pourcentage d'utilisation facturable élevé montre que vous utilisez vos ressources efficacement et que vous investissez votre temps dans les projets les plus critiques. En revanche, un faible score d'utilisation facturable signifie que vous devez optimiser vos processus et réévaluer vos plans de ressources grâce à la planification des capacités .

Par exemple, disons qu'une agence de marketing engage un rédacteur coûteux pour travailler sur un nouveau projet . Ils souhaiteraient maximiser l’ utilisation facturable du rédacteur en s’assurant qu’il travaille uniquement sur des projets client facturables.

Mais si le rédacteur passe une grande partie de son temps en réunion, à gérer des goulots d'étranglement ou des tâches techniques telles que la configuration d'un outil de page de destination ou l'installation de WordPress, ses heures facturables diminueront car l'agence ne peut pas facturer ces heures au client.

Ainsi, l'agence doit s'assurer que sur le total des heures de travail disponibles du rédacteur , peu ou pas de temps disponible est consacré à un travail en dehors du processus de rédaction.

Les avantages de mesurer l’utilisation facturable

Connaître l'utilisation facturable de votre équipe présente plusieurs avantages. En suivant cette métrique , vous pouvez :

• Comparez votre efficacité et vos fonctionnalités aux références du secteur et effectuez des ajustements
• Garantit que les bonnes ressources sont allouées aux bons emplois
• Augmentez la rentabilité sans investir de ressources supplémentaires
• Obtenez une image claire de la capacité de vos ressources pour entreprendre de futurs projets
• Informez la planification de votre projet et l'allocation des ressources pour les projets facturables

Qu'est-ce qu'un bon taux d'utilisation facturable ?

Une utilisation facturable à cent pour cent n’est ni possible ni souhaitable. Même vos employés les plus efficaces ont besoin de temps pour se former, développer leurs compétences et effectuer des tâches administratives qui ne sont pas directement facturables. Le score idéal varie également selon la nature du travail, car certains rôles sont plus adaptés que d’autres à la facturation directe.

En règle générale, une entreprise de services professionnels devrait viser un taux facturable supérieur à 80 %. Cependant, chaque secteur a des critères de référence différents, il est donc essentiel de considérer le score dans le contexte de votre secteur particulier.

Si vos scores sont inférieurs à la référence du secteur, vous sous-utilisez vos ressources disponibles et devez optimiser votre utilisation facturable . D'un autre côté, si vous êtes nettement en avance sur les chiffres moyens du secteur, vous surutilisez vos ressources, ce qui peut entraîner un épuisement professionnel et réduire la productivité et l'efficacité des employés à long terme.

Utilisation facturable par rapport à l'utilisation des ressources

Bien que ces deux termes soient souvent confondus, ils évoquent différents aspects de votre entreprise. L'utilisation des ressources représente toutes les tâches et activités de votre équipe, y compris les heures non facturables . L'utilisation facturable est une mesure plus spécifique représentant le pourcentage de temps que votre équipe consacre à des tâches et activités facturables.

Comment calculer l'utilisation facturable

Le calcul de l’utilisation facturable est assez simple. Vous prenez le nombre total d' heures facturables et le divisez par le total des heures disponibles , en excluant les éléments comme les vacances et les activités non facturables .

Ce pourcentage est ensuite multiplié par 100 pour obtenir votre taux d'utilisation facturable .

Utilisation facturable = (heures facturables/nombre total d'heures disponibles ) x 100

Par exemple, si votre entreprise dispose de 1 200 heures facturables par an et que le total de vos heures disponibles (moins les vacances) est de 2 000, votre utilisation facturable serait de (1 200 / 2 000) x 100 = 60 %.

Vous pouvez utiliser la même formule pour calculer l'utilisation de chaque employé.

Comment suivre les heures facturables

Le moyen le plus fiable de suivre les heures facturables consiste à utiliser un système de suivi du temps centralisé et entièrement automatisé qui enregistre les activités de votre équipe, gère des feuilles de temps complètes et vous donne une image claire de leurs activités quotidiennes.

Le défi, bien sûr, est de s’assurer que tous les membres de l’équipe enregistrent leur temps de manière honnête et régulière.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Expliquez les avantages du suivi du temps à votre équipe et comment il aide votre entreprise à devenir plus efficace.
• Clarifiez comment tout enregistrer permet de mettre en valeur les performances de votre équipe.
• Effectuez le suivi du temps sans effort et sans tracas.
• Partagez des rappels.
• Exécutez des audits quotidiens ou hebdomadaires à différents niveaux pour vous assurer que votre équipe enregistre les heures de travail et les tâches quotidiennes.

5 façons d'augmenter le taux d'utilisation facturable pour votre entreprise

L'optimisation continue de votre utilisation facturable est l'un des meilleurs moyens d'augmenter la rentabilité et d'accélérer la croissance de votre entreprise.

Voici comment procéder.

1. Investissez dans des outils de gestion de projet et de CRM

Vous avez besoin d'un système de gestion de projet intégré qui non seulement suit le temps, mais vous donne également une vue à 360 degrés de vos projets et des ressources qui leur sont allouées.

En le connectant à un système CRM comme Act! vous pouvez bénéficier d'une visibilité supplémentaire sur vos pipelines de ventes et de marketing , ce qui vous permet de planifier plus efficacement votre charge de travail et la disponibilité des ressources .

La combinaison de votre CRM avec votre système de gestion des ressources vous montre :

• Le total des heures disponibles de votre équipe
• Temps facturable et utilité actuels
• Des prospects commerciaux et marketing prêts à être intégrés pour le mois ou le trimestre suivant
• Membres individuels de l'équipe avec des scores d'utilité élevés ou faibles.

Une telle transparence et des informations en temps réel simplifient votre prise de décision et vous aident à accroître votre efficacité.

2. Déplacer ou minimiser les tâches non facturables

Évaluez soigneusement la charge de travail de votre équipe pour vous assurer qu'elle n'est pas inutilement impliquée dans des tâches non facturables . Optimisez leur utilité facturable en transférant les tâches improductives vers des ressources moins chères et en minimisant les distractions qui nuisent à la productivité.

3. Formez et perfectionnez vos employés

Parfois, le moyen le plus simple d’augmenter l’efficacité facturable consiste à investir dans la formation et le développement de votre équipe. Grâce à une mise à niveau rapide de leurs compétences , ils peuvent effectuer les mêmes tâches avec une plus grande efficacité, ce qui se traduit par une rentabilité plus élevée .

4. Améliorez votre technologie

Évaluez l’équipement et la technologie de votre entreprise pour vous assurer qu’ils sont dans un état optimal et n’entraînent pas de retards opérationnels. Si vous en voyez le besoin, investissez dans une technologie plus avancée pour aider votre équipe à effectuer les mêmes tâches en moins de temps.

5. Tirer parti de l'automatisation

Chaque entreprise doit évaluer les tâches et les opérations qu'elle peut automatiser . Cela peut libérer vos ressources, augmenter l'efficacité et vous aider à obtenir de meilleurs résultats avec moins de ressources.

Par exemple, Agir ! peut automatiser vos flux de vente , d'assistance et de marketing grâce à des outils tels que des pages de destination automatisées, des campagnes par e-mail et la notation des prospects.

L’optimisation des heures facturables est une solution facile pour les PME

Les PME ne disposent pas toujours des liquidités nécessaires pour investir dans la croissance de leur entreprise. Optimiser les heures facturables est un excellent moyen d’augmenter la rentabilité sans dépenses majeures. En utilisant un système intégré de gestion des ressources couplé à un CRM comme Act! vous pouvez obtenir toutes les informations dont vous avez besoin pour calculer, suivre et augmenter votre travail facturable , ce qui se traduit par une plus grande efficacité et une plus grande croissance.

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