Comment fusionner les doublons dans Salesforce et HubSpot

La fusion des contacts HubSpot a-t-elle un impact sur la base de données Salesforce ?

Bref, non.

La fusion de contacts dans HubSpot n'a aucun effet sur Salesforce dans HubSpot Salesforce Sync. Cependant, seul l'enregistrement principal sélectionné dans HubSpot continuera à être synchronisé avec Salesforce une fois que vous aurez fusionné les deux enregistrements. Lors de l'utilisation de l'intégration HubSpot Salesforce, la gestion des doublons peut s'avérer assez difficile. À moins que vous ne parveniez à empêcher complètement les données en double (ce qui, soyons honnêtes, n'est pas toujours facile), voici un guide sur la façon de fusionner les prospects et contacts en double dans Salesforce lorsqu'il est intégré à HubSpot.

Pourquoi les données en double sont-elles si courantes ?

Chaque CRM que j'ai rencontré a constamment augmenté son nombre d'enregistrements. Sans empêcher la saisie de données en double, tout effort de nettoyage devient inutile.

L'une des principales causes de doublons dans Salesforce et de mauvaise qualité des données survient lors de l'importation de données. Par exemple, des conventions de dénomination incohérentes ou des erreurs de formatage des données lors du processus d'importation peuvent entraîner des entrées en double. De plus, lors de l’importation de données provenant de diverses sources telles que différents départements ou sources externes, le risque de doublons augmente.

Si vous saisissez des données manuellement, vous rencontrerez inévitablement davantage de données en double. Avec plusieurs utilisateurs saisissant des données, maintenir la cohérence à tous les niveaux peut être un défi. De plus, certains utilisateurs peuvent créer par inadvertance des enregistrements en double s'ils ignorent les données existantes dans le système, en particulier lorsque la communication et la formation concernant la saisie des données ne sont pas claires.

Quelle qu’en soit la cause, les données en double peuvent constituer un véritable casse-tête pour quiconque tente de donner un sens à leurs données. Cela entraîne non seulement des inefficacités et des inexactitudes, mais entrave également la capacité à obtenir des informations significatives et à prendre des décisions éclairées fondées sur des données fiables.

La mise en œuvre de mesures efficaces pour prévenir et gérer les doublons est cruciale pour maintenir l’intégrité des données et maximiser la valeur de votre système CRM.

Identifiez les doublons à fusionner

Lors de la gestion des doublons dans l'intégration Salesforce-HubSpot, il est courant que les utilisateurs utilisent des outils de déduplication tiers tels que dedupe.ly ou DataGroomr . Cependant, le processus d'intégration présente certaines limites, notamment concernant les identifiants uniques et les critères de correspondance.

Dans Salesforce et HubSpot, certains champs servent de critères de correspondance d'enregistrements, souvent appelés identifiants uniques. Dans le cas de HubSpot, l'adresse e-mail est considérée comme l'identifiant unique des enregistrements de contacts.

Contrairement à HubSpot, Salesforce utilise plusieurs propriétés comme identifiants uniques.

Lorsque vous synchronisez Salesforce avec HubSpot, les données de ces champs sont comparées. Si les valeurs de ces champs correspondent entre les deux plates-formes, le système reconnaît les enregistrements comme représentant le même contact ou prospect. C'est ainsi que les doublons sont généralement identifiés et évités.

Cependant, si Salesforce a été configuré pour utiliser d'autres champs (au-delà de ceux par défaut) pour faire correspondre et identifier les doublons (peut-être en raison des règles de correspondance personnalisées mises en place par votre organisation), ceux-ci ne seront pas nécessairement reconnus par HubSpot.

Par exemple, supposons que votre organisation utilise un champ personnalisé appelé « ID client » dans Salesforce pour faire correspondre les contacts. Vous avez configuré une règle de correspondance personnalisée dans Salesforce qui identifie les doublons en fonction de cet « ID client ». Cependant, lorsque vous synchronisez Salesforce avec HubSpot, HubSpot ne reconnaîtra pas « ID client » comme champ correspondant, sauf si vous l'avez spécifiquement mappé à un champ correspondant dans HubSpot. Par conséquent, s'il existe deux contacts avec le même « ID client » dans Salesforce, mais des adresses e-mail différentes, HubSpot peut ne pas les signaler comme doublons.

Attention avant de fusionner

Avant de fusionner les doublons identifiés dans Salesforce, il est essentiel de considérer les nuances de l'intégration.

Assurez-vous que tous les champs que vous utilisez pour la correspondance dans Salesforce sont également reconnus et utilisés par HubSpot. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec des doublons dans HubSpot qui ne sont pas signalés comme tels, en raison des différences dans les règles de correspondance entre les deux plates-formes.

Comprendre HubSpot - Salesforce Sync

Avant de plonger dans les étapes de fusion des doublons, il est essentiel de comprendre comment les leads et les contacts Salesforce correspondent aux contacts HubSpot.

Lorsqu'un nouveau contact est créé dans HubSpot, il lance une analyse dans Salesforce pour identifier tous les prospects ou contacts avec la même adresse e-mail.

C'est ici que cela devient intéressant : Salesforce renvoie ces enregistrements correspondants dans un ordre aléatoire. Cela signifie qu'il n'y a pas de règle ou d'ordre prédéterminé (comme alphabétique ou chronologique) déterminant quel enregistrement est renvoyé en premier. En raison de ce caractère aléatoire, le premier enregistrement Salesforce correspondant au nouveau contact HubSpot peut être l'un des prospects ou contacts existants avec la même adresse e-mail.

HubSpot se synchronise ensuite avec ce premier enregistrement renvoyé par Salesforce. Cela constitue le lien initial entre ce prospect/contact Salesforce particulier et le nouveau contact HubSpot.

Cependant, ce lien initial n'est pas fixe. Après la première synchronisation, HubSpot se synchronisera avec l'enregistrement le plus récemment mis à jour avec ce même e-mail dans Salesforce. Cela signifie que si un autre prospect ou contact dans Salesforce avec le même e-mail est mis à jour, HubSpot peut rompre le lien initial et former un nouveau lien avec cet enregistrement le plus récemment mis à jour.

Ce comportement garantit que HubSpot reste toujours synchronisé avec les informations les plus récentes dans Salesforce. Mais cela signifie également que le contact HubSpot pourrait finir par être associé à un enregistrement Salesforce différent de celui avec lequel il était initialement synchronisé.

Fusion de prospects ou de contacts Salesforce avec la même adresse e-mail

La fusion de prospects et de contacts dans Salesforce implique une série d'étapes systématiques pour garantir la cohérence et l'exactitude des données.

Fusion de prospects ou de contacts dans Salesforce à l'aide de HubSpot :

1. Identifiez les prospects ou contacts en double à fusionner : tout d'abord, déterminez quels prospects ou contacts sont des doublons.
   
   
2. Ouvrez le prospect ou le contact dans HubSpot : une fois que vous avez identifié un doublon, accédez à votre compte HubSpot et ouvrez les détails de ce prospect ou de ce contact.
   
   
3. Accédez à la propriété Salesforce Lead ID ou Salesforce Contact ID : dans les détails du prospect ou du contact dans HubSpot, recherchez la propriété Salesforce Lead ID ou Salesforce Contact ID. Cet identifiant est unique à chaque prospect ou contact dans Salesforce et sert de lien entre les deux plateformes.
   
   

4. Recherchez le prospect ou le contact qui correspond à l'ID Salesforce de l'enregistrement dans HubSpot : retournez maintenant dans Salesforce et utilisez cet ID pour rechercher le prospect ou le contact correspondant.
   
   
5. Utilisez ce prospect ou ce contact comme enregistrement principal : une fois que vous avez trouvé le prospect ou le contact dans Salesforce qui correspond à l'ID Salesforce dans HubSpot, considérez-le comme enregistrement principal pour la fusion. L'enregistrement principal est celui dont les informations seront conservées dans HubSpot après la fusion.
   
   
6. Fusionner les enregistrements : dans Salesforce, sélectionnez les enregistrements en double et lancez le processus de fusion en choisissant l'enregistrement principal identifié. Salesforce vous permet de fusionner jusqu'à trois enregistrements en double par objet à la fois et vous pourrez sélectionner les champs à conserver dans l'enregistrement principal à partir de chacun des enregistrements fusionnés. L'outil de gestion des doublons de Salesforce vous montre une liste de tous les champs contenant des valeurs différentes et vous pouvez choisir les valeurs à conserver dans l'enregistrement principal final. Ces informations seront ensuite synchronisées avec l'enregistrement correspondant dans HubSpot.
   

Gestion des contacts fusionnés dans HubSpot

Dans les paramètres de votre intégration HubSpot Salesforce, vous avez la possibilité de configurer les actions qui se produiront dans HubSpot lorsque les contacts et les prospects seront supprimés de Salesforce.

Nous vous recommandons de supprimer l'enregistrement de votre compte HubSpot lorsqu'il est supprimé dans Salesforce.

Vérifiez ce paramètre en accédant à Paramètres HubSpot > Intégrations > Applications connectées > Salesforce > Paramètres de synchronisation > Salesforce → HubSpot

Il est important de prendre en compte l'historique des activités de chaque contact dans HubSpot avant de fusionner des enregistrements dans Salesforce. Si le contact fusionné (puis supprimé dans HubSpot) a un historique précieux, il est préférable de fusionner également les contacts dans HubSpot pour préserver ces données.

Par exemple...

Imaginons que vous ayez deux contacts dans Salesforce : « Jane Francis » et « Jane F ». Ces deux contacts existent également dans HubSpot et ont chacun un historique d'activité.

Jane Francis a été très active : elle a ouvert un grand nombre de vos e-mails, rempli plusieurs formulaires sur votre site Web et visité votre site à plusieurs reprises. Jane F, en revanche, n’a pas beaucoup d’histoire. Elle a ouvert quelques e-mails mais ne s’est pas beaucoup engagée au-delà de cela.

Vous avez maintenant décidé de fusionner ces deux contacts dans Salesforce, en choisissant Jane Francis comme enregistrement principal car elle dispose d'informations plus complètes.

Si vos paramètres dans HubSpot sont définis pour supprimer le contact fusionné dans Salesforce, lorsque vous fusionnez Jane Francis et Jane F dans Salesforce, l'enregistrement de Jane F dans HubSpot sera supprimé.

Si Jane F n'avait pas beaucoup d'historique dans HubSpot, ce ne serait peut-être pas grave. Ses interactions minimales ne sont pas cruciales pour votre compréhension du comportement de votre public ou de vos efforts marketing.

Cependant, si Jane F avait un historique important dans HubSpot, comme Jane Francis, sa suppression signifierait la perte de toutes ces informations précieuses. Si Jane Francis et Jane F avaient toutes deux des historiques d'activités importants, vous souhaiteriez idéalement fusionner leurs enregistrements dans HubSpot en même temps que vous les fusionnez dans Salesforce. De cette façon, vous conservez l'historique des activités des deux contacts sous l'enregistrement fusionné.

Fusionner les contacts dans HubSpot

Pour conserver l'historique d'activité des deux contacts dans HubSpot lors de la fusion dans Salesforce, vous pouvez soit désactiver le paramètre de suppression automatique dans HubSpot, soit fusionner rapidement les contacts correspondants dans HubSpot après la fusion Salesforce.

1. Désactivez le paramètre de suppression automatique : HubSpot dispose d'un paramètre qui supprimera automatiquement un contact dans HubSpot si ce même contact est supprimé dans Salesforce. Si vous fusionnez des contacts dans Salesforce et que vous ne souhaitez pas perdre l'historique des activités associé dans HubSpot, vous pouvez désactiver ce paramètre. De cette façon, même après la fusion dans Salesforce, le contact « non-maître » dans HubSpot (dans votre exemple précédent, Fred) ne sera pas automatiquement supprimé.
   
   
2. Fusionner rapidement dans HubSpot : si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas désactiver le paramètre de suppression automatique, une autre option consiste à fusionner rapidement les contacts dans HubSpot juste après les avoir fusionnés dans Salesforce. Vous devrez le faire avant la prochaine synchronisation entre HubSpot et Salesforce.
   
   

Fusion d'enregistrements après la fusion de Salesforce

Une fois que vous avez terminé le processus de fusion dans Salesforce, accédez à l'enregistrement principal dans HubSpot. Choisissez Actions > Merge . Maintenant, localisez et sélectionnez Jane F (le contact que vous envisagez de fusionner dans la fiche principale) et finalisez la fusion des contacts.

Gérer l'erreur HubSpot : le contact ne se synchronise plus avec Salesforce

Si vous choisissez de conserver l'enregistrement de Jane F au lieu de celui le plus récemment synchronisé dans HubSpot, vous rencontrerez une erreur de synchronisation sur le contact HubSpot restant. Ce message d'erreur indique que l'enregistrement Salesforce avec lequel HubSpot se synchronisait auparavant n'existe plus. Pour résoudre ce problème, cliquez sur Resync sous l'erreur. Bien que cette solution soit simple, elle peut s'avérer fastidieuse si vous avez affaire à des centaines ou des milliers de doublons pour lesquels un enregistrement maître incorrect a été choisi.

Fusion de prospects ou de contacts Salesforce avec différentes adresses e-mail

HubSpot n'identifiera pas les contacts ayant des adresses e-mail différentes comme des doublons lorsqu'ils sont synchronisés avec Salesforce. Lorsque vous fusionnez ces champs dans Salesforce ou un outil tiers, ouvrez les enregistrements de Jane Francis et de Jane F dans HubSpot et fusionnez-les comme vous l'avez fait dans Salesforce.

Alternativement, si Jane F n'a pas d'historique significatif, vous pouvez fusionner les contacts ou prospects directement dans Salesforce et autoriser HubSpot à supprimer le contact fusionné (Jane F).

La gestion des doublons entre HubSpot et Salesforce peut sembler une tâche ardue, mais Six & Flow est là pour vous. En tant qu'experts en intégration HubSpot Salesforce, nous possédons une compréhension approfondie des complexités et des subtilités impliquées dans ce processus.

Nous sommes là pour vous aider à naviguer dans le paysage délicat de la gestion des données, en veillant à ce que vos enregistrements soient exacts et bien tenus. Nous nous occuperons d'identifier les doublons, de décider de l'enregistrement principal et d'effectuer des fusions dans Salesforce et HubSpot tout en préservant les historiques d'activités cruciales. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : développer votre entreprise - pendant que nous nous occupons du reste.

Contactez-nous pour tirer le meilleur parti de votre intégration HubSpot Salesforce.