Comment trouver un lieu pour un événement : 6 cases cruciales à vérifier

Les participants attendent beaucoup de leur expérience événementielle ces jours-ci. Les salles de réunion des hôtels se sont transformées en grands bateaux de croisière à Dreamforce, laissant les participants émerveillés. Mais ces lieux incroyables ne sont rien sans les aspects fondamentaux qui rendent le lieu idéal pour l'événement.

Le choix d'un lieu d'événement ne se limite pas à en trouver un de la bonne taille (bien que cela fasse partie du processus).

Il y a plusieurs cases à cocher avant de s'engager dans un lieu d'événement : les besoins technologiques, les obstacles logistiques et, bien sûr, le coût.

Qui veut assister à un événement dans un endroit mal situé ou cher, tout cela parce que vous avez choisi le mauvais lieu ? Votre haut-parleur qui fera la une des journaux ne comptera pas beaucoup sans tenir compte de ces facteurs.

J'ai dressé une liste de six facteurs cruciaux dont vous devez tenir compte lors de la sélection d'un lieu, ainsi que des outils et des listes que vous pouvez utiliser pour faciliter le processus de sélection.

1. Emplacement pratique pour vos participants

Le lieu de votre événement est l'un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors de la phase de planification. Les inscrits potentiels tiendront compte des frais de déplacement et de la commodité lorsqu'ils décideront d'y assister ou non.

Si vous en êtes encore aux premières étapes de la planification et que vous ne savez pas quelle ville choisir pour votre conférence, SmartAsset a une liste des 10 meilleures destinations de conférence aux États-Unis en 2017 en fonction de l'abordabilité, de la distance des aéroports, des crimes violents. tarifs et disponibilités d'hébergement :

Liste de SmartAsset des 25 meilleures destinations pour les conférences (Source)

Une fois que vous avez déterminé l'emplacement géographique, vous devez baser votre sélection de lieu sur ces critères :

• Prix
• Distance des aéroports
• Options de transport (plus à ce sujet plus tard)
• Capacité (également plus à ce sujet plus tard)
• Accès au centre-ville (restaurants, bars, hôtels, etc.)

Si vous organisez un événement local plus petit, vous n'aurez pas besoin d'hôtels pour accueillir des dizaines de participants étrangers ou d'un accès facile à un aéroport. Lorsque vous recherchez des sites locaux, vos principales préoccupations sont la taille du site, le coût et les options de transport.

Les moteurs de recherche de sites Cvent, SocialTables et EventUp sont l'outil idéal pour trouver tout ce que vous devez savoir sur les sites à l'échelle nationale.

2. Capacité du lieu et salles supplémentaires

Lors du choix du lieu de votre événement, il est toujours préférable de surestimer vos besoins en capacité plutôt que de les sous-estimer.

Par exemple, si votre événement devrait attirer au moins 300 participants, la capacité de votre salle devrait accueillir confortablement 350 à 400 personnes. Cela vous donnera la marge de manœuvre dont vous avez besoin pour accueillir des participants supplémentaires si certains se présentent et s'inscrivent le jour même.

Il est également utile de choisir des lieux qui offrent des salles de sous-commission supplémentaires. Ce type de flexibilité vous aidera lorsque des problèmes de capacité surviennent. Ce n'est pas idéal, mais il est possible de diffuser l'événement principal dans ces salles de sous-commission afin d'installer confortablement plus de personnes lors de votre événement.

Grâce à des outils tels que le moteur de recherche de sites Cvent, vous pouvez rechercher les capacités des sites avant même de prendre contact avec des sites potentiels. De cette façon, vous pouvez créer votre liste restreinte de lieux sans être obligé de vous engager avant d'avoir toutes les informations.

3. Capacités WiFi pour les grands groupes

Nous vivons dans un monde de plus en plus connecté et la connectivité WiFi est une nécessité pour la productivité dans toutes les formes d'entreprise, y compris les événements. Il est important que vous, en tant qu'organisateur et organisateur d'événements, disposiez d'une connectivité cohérente à Internet. Les meilleurs lieux auront un accès WiFi à votre disposition le jour de votre événement.

Cependant, la connexion hôtelière standard disponible pour tous les clients de l'hôtel peut ne pas être suffisante pour gérer tout le trafic de vos clients. C'est pourquoi il est important de se renseigner sur un signal Wi-Fi dédié pour vos participants. La plupart des hôtels auront un signal WiFi dédié pour les événements, mais vous devez vous en assurer.

Les vitesses Wi-Fi sont également importantes, surtout si vous prévoyez de diffuser des vidéos en continu ou si vous prévoyez une utilisation intensive du téléphone pendant l'événement pour les tweets en direct et d'autres utilisations des médias sociaux. Vous devez vous assurer que vos vitesses de transfert de données restent supérieures à 8 à 12 Mbps (mégabits par seconde) pour gérer ce niveau de trafic plus élevé. Demandez à votre établissement quelles sont ses vitesses et si vous pouvez effectuer des tests de vitesse sur son réseau d'événements, juste pour être sûr.

Si vous avez besoin de tester la vitesse d'Internet d'un lieu, il existe des outils gratuits conçus pour cela :

• Test de rapidité
• Fast.com
• Test de vitesse du spectre

Enfin, parlons des coûts. Le Wi-Fi lors d'événements n'est pas gratuit, mais cela ne doit pas vous coûter une fortune. Selon l'ASAE, il existe plusieurs façons d'atténuer ces coûts :

• Vendre du parrainage de WiFi à un annonceur
• Ajouter des frais pour les clients utilisant le WiFi

4. Options de transport et de stationnement

A quoi bon un événement si personne ne peut s'y rendre ?

Lors de la sélection de votre lieu, assurez-vous de clarifier toutes les options de transport disponibles, telles que :

• Services de métro
• Lignes d'autobus
• Distances à pied des hôtels
• Disponibilité du covoiturage (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar, etc.)

Fournissez ces informations de transport à vos invités, ainsi que les heures de transport en commun et des recommandations pour les applications de carte de transport en commun.

Cartes du réseau ferroviaire du métro de Washington DC, New York et Boston (Source)

Certaines de ces options de transport peuvent même offrir des offres spéciales et des réductions aux participants à l'événement. Uber, par exemple, propose son système UberEvents qui vous permet de créer des laissez-passer pour vos participants. Ces laissez-passer couvriront les frais de transport jusqu'à une certaine limite que vous avez fixée, ce qui permettra à vos participants de se rendre plus facilement à votre événement.

Alors que certains peuvent marcher, prendre les transports en commun ou prendre un covoiturage pour se rendre à votre événement, beaucoup continueront de conduire.

Lorsque vous considérez les sites, le stationnement est une autre caractéristique que vous devriez rechercher. Si le site n'a pas de parking désigné, quels types d'options de stationnement locales sont disponibles ? Y a-t-il des parkings ? Un grand parking dans la rue ?

Vous pouvez conclure un accord avec un garage de stationnement local pour réserver un certain nombre de places et inclure ce coût dans une offre de billets pour ceux qui prévoient de conduire. Cela s'applique également aux garages payants appartenant au site où le coût du stationnement est ajouté en tant que service, soit au coût total, soit à un tarif réduit (de préférence ce dernier).

Si vous ne pensez pas qu'il soit nécessaire d'aller aussi loin pour sécuriser le parking, mais que vous souhaitez tout de même rendre la conduite plus pratique pour vos invités, essayez de recommander des applications de stationnement sur le site Web de votre événement qui les aideront à trouver un parking abordable autour de votre site.

5. Commodités

Qu'est-ce que votre lieu a à offrir en plus de l'espace pour accueillir votre événement ? Ces équipements supplémentaires peuvent inclure :

• Équipement A/V : La location ou l'achat d'équipement A/V coûte cher, et cela permet d'économiser de l'argent lorsque votre lieu d'événement dispose déjà d'un éclairage, de haut-parleurs, de microphones et d'équipement vidéo prêts à être utilisés. Si c'est le cas, le site proposera très probablement l'équipement dans le cadre d'une offre globale.
• Tables et chaises : Tout comme l'équipement audiovisuel, fournir vos propres tables et chaises signifie plus d'argent de votre poche pour les locations. Sans parler des frais de transport pour déplacer toutes ces tables et chaises jusqu'à la salle. Il est préférable de trouver un lieu avec ces commodités déjà en place.
• Restauration : Si vous envisagez de fournir de la nourriture à vos invités, vous pouvez soit contracter un service de restauration extérieur, soit profiter de la restauration de votre lieu, si disponible. Selon le lieu, leur service de restauration peut coûter moins cher s'il est emballé avec la réservation du lieu. Vérifiez auprès de vos traiteurs locaux pour comparer les tarifs.

Ces commodités sont toutes disponibles en utilisant des sources extérieures, mais comme mentionné précédemment, si vos sites potentiels les offrent, il est préférable d'essayer de trouver une offre globale qui peut vous faire économiser de l'argent à long terme.

6. Flexibilité de la date de l'événement

Les choses ne se mettent pas toujours en place comme vous l'aviez prévu. Des urgences se produisent, la météo ne coopère pas toujours et les horaires ne s'alignent pas toujours.

C'est pourquoi il est important de choisir un lieu qui vous donne une certaine flexibilité dans la planification de votre événement. Par exemple, si votre événement peut nécessiter un changement de date, il est utile de réserver un lieu avec quelques dates ouvertes autour de cette période à utiliser comme dates de pluie.

Comprenez qu'il s'agit d'une demande difficile pour n'importe quel lieu et que cela ne devrait pas faire ou défaire un accord puisque les lieux ont besoin d'horaires complets pour payer les factures.

Mais si vous rencontrez un lieu avec quelques dates vides, essayez de travailler dans une politique de report pour une date ultérieure à un tarif réduit. De cette façon, le lieu ne perdra pas d'argent en organisant une date supplémentaire pour vous et vous n'aurez pas à annuler un événement en cas de problème.

Étant donné que les événements majeurs sont toujours planifiés des mois à un an à l'avance, donner à vos lieux potentiels une liste de dates flexibles vous aidera à trouver quand leurs dates creuses sont et à trouver la date qui vous fera économiser le plus d'argent.

Consultez ces autres ressources de planification d'événements

Maintenant que vous avez sélectionné le lieu de votre événement, assurez-vous de suivre le reste des étapes de mon « Guide en dix étapes de la planification d'événements » pour garantir la meilleure expérience d'événement.