Comment déposer les impôts des petites entreprises : conseils des pros

La saison des impôts peut être une période effrayante pour les entreprises non préparées, mais ces conseils la rendront aussi fluide que possible cette année et la suivante.

Remarque : cet article est destiné à informer nos lecteurs sur les préoccupations liées aux entreprises aux États-Unis. Il n'est en aucun cas destiné à fournir des conseils financiers ou à approuver un plan d'action spécifique. Pour obtenir des conseils sur votre situation particulière, consultez votre comptable ou votre conseiller financier.

La fin de l'année peut être une période effrayante, avec des journées plus courtes et des nuits plus longues. Si vous êtes un chef d'entreprise responsable de la comptabilité de votre entreprise, la fin de l'année peut être encore plus effrayante pour des raisons entièrement différentes : la saison de préparation des déclarations de revenus approche à grands pas.

Bien sûr, si vous avez utilisé un logiciel de comptabilité à jour toute l'année et que vous avez un fiscaliste de confiance de longue date au travail, vous pouvez éviter la peur. Mais même si vous ne le faites pas, ne paniquez pas : il existe encore quelques astuces que vous pouvez utiliser pour sauver la saison des impôts de cette année et vous assurer que l'année prochaine se déroule encore mieux.

Nous avons parlé à un certain nombre de CPA et de chefs de petites entreprises de partout au pays pour obtenir leurs conseils sur la façon de produire vos déclarations de revenus de manière précise et complète, et c'est ce qu'ils ont dit.

Comment déclarer les impôts des petites entreprises

Le conseil le plus judicieux que nous puissions vous offrir en matière de préparation des déclarations de revenus de votre petite entreprise est d'utiliser un logiciel de comptabilité tôt et souvent.

Un logiciel de comptabilité, lorsqu'il est associé à un bon fiscaliste, conserve toutes les informations nécessaires au même endroit, propose tous les formulaires fiscaux dont vous aurez besoin et vous aide à profiter de toutes les déductions et crédits possibles, juste pour commencer.

Mais le dépôt de vos impôts ne se limite pas à cliquer sur quelques boutons et à l'appeler un jour.

Le droit fiscal est compliqué et en constante évolution, et les dirigeants de petites entreprises doivent être prêts lorsque le moment des impôts arrive pour s'assurer qu'ils ne paient pas au gouvernement plus qu'ils ne doivent, ou pire encore, qu'ils commettent sciemment ou non une fraude fiscale.

Steve Hocheiser

CPA Hocheiser

«Vous pourriez vous retrouver assujetti à des pénalités et à des intérêts en cas de sous-paiement d'impôts. Cela peut provenir soit d'erreurs dans la préparation de la déclaration, soit du défaut d'effectuer le paiement estimé requis.

Vous pensez peut-être que vous pouvez économiser de l'argent en faisant vos impôts vous-même ou en lésinant sur un logiciel de comptabilité, mais la tranquillité d'esprit qui vient de savoir que vos impôts ont été faits avec précision ne vaut-elle pas un investissement modeste ?

Des erreurs dans votre déclaration de revenus peuvent également conduire à la redoutable vérification de l'IRS.

Alors qu'environ une entreprise sur 100 seulement est auditée chaque année, les chances augmentent si une petite entreprise gagne plus d'un million de dollars par an, ne déclare pas tous ses revenus ou demande des déductions commerciales disproportionnées par rapport à ses revenus.

5 conseils fiscaux de pros

Gardez à l'esprit que ce guide n'est pas un manuel complet, étape par étape, sur la façon de préparer vos impôts. Ces conseils supposent que vous connaissez déjà les bases :

• Toutes les informations dont vous avez besoin de votre entreprise.
• Tous les formulaires fiscaux dont vous avez besoin auprès de l'IRS (si votre logiciel de comptabilité ne peut pas gérer cette partie pour vous, il est temps de mettre à niveau).
• Vos délais de dépôt.

Une fois que vous avez compris cela, vous êtes prêt pour ces prochaines étapes.

1. Suivez tous vos revenus et dépenses

Si vous avez utilisé un logiciel de comptabilité toute l'année, cela devrait être aussi simple que d'exécuter quelques rapports. Sinon, vous avez encore un peu de travail à faire.

La plupart de vos revenus proviennent probablement des ventes, mais n'oubliez pas de prendre également en compte les gains en capital - bénéfices en actions, fonds communs de placement ou ventes immobilières, par exemple. Si vous omettez de déclarer ces sources de revenus, vous êtes susceptible d'être contrôlé et de payer ces impôts ainsi qu'une pénalité.

D'un autre côté, si vous omettez de déclarer toutes vos dépenses, vous risquez de payer au gouvernement plus que ce que vous devez réellement parce que vous manquez des déductions.

CPA Irene Wachsler dit que l'une des erreurs les plus courantes qu'elle voit avec les petites entreprises en matière de préparation des déclarations de revenus est de négliger de rapprocher leurs dépenses avec leur relevé bancaire chaque mois, ce qui fait que les dépenses accessoires telles que les repas et les fournitures éligibles passent entre les mailles du filet.

« Ces petites dépenses s'additionnent », dit-elle.

2. Soyez au courant de la loi sur les réductions d'impôts et l'emploi

La Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) de 2017 est la plus grande refonte fiscale depuis des décennies.

"Cette année a connu les changements les plus importants que j'ai vus", déclare Hocheiser.

La bonne nouvelle est que, si vous avez réussi à naviguer sur le TCJA en 2018 et 2019, vous n'avez pas à vous soucier de quoi que ce soit de nouveau cette année. Vous avez jusqu'à fin 2022 pour profiter pleinement de la prime d'amortissement en investissant dans votre entreprise.

Le logiciel de comptabilité gérera les nouveaux taux et votre fiscaliste pourra vous informer de toutes les manières dont la TCJA affectera votre entreprise. Cependant, il est toujours avantageux de connaître les principaux points, surtout si vous préparez vous-même vos déclarations de revenus.

Voici quelques-uns des principaux enseignements de la TCJA, tirés de notre récent article sur les plus grands défis auxquels sont confrontés les professionnels de la comptabilité des petites entreprises en 2019 :

• Amortissement en prime : cette nouvelle règle fiscale permet aux entreprises de déduire immédiatement 100 % de l'amortissement des actifs de l'entreprise tels que les véhicules, les ordinateurs et d'autres équipements pour tout achat effectué avant le 1er janvier 2023, ce qui en fait le moment idéal pour investir dans votre entreprise. .
• Crédit d'impôt pour congés familiaux et médicaux payés : Il existe un nouveau crédit d'impôt pour les employeurs qui offrent des congés familiaux et médicaux payés à leurs employés.
• Méthode de comptabilité de caisse : Beaucoup plus de petites entreprises (celles dont les recettes brutes annuelles sont de 25 millions de dollars ou moins au lieu du marqueur précédent de 5 millions de dollars ou moins) peuvent utiliser la méthode de comptabilité de caisse, qui est généralement plus simple et moins coûteuse que la comptabilité d'exercice. comptabilité.
• Entités intermédiaires : la plupart des petites entreprises sont considérées comme des entités intermédiaires, y compris les sociétés S et les LLC, et elles peuvent désormais déduire jusqu'à 20 % du revenu d'entreprise qualifié.

Bien que cette déduction de 20% puisse sembler alléchante, faire le saut vers une S-corp ou LLC peut ne pas en valoir la peine, prévient CPA Logan Allec.

Logan Allec

ACP

« Parfois, rester propriétaire unique aux fins de l'impôt, c'est-à-dire déclarer simplement vos revenus d'entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle, est la voie la plus avantageuse. Les coûts administratifs supplémentaires liés à l'imposition de votre entreprise en tant que société S peuvent ne pas compenser les économies d'impôt. C'est pourquoi il est important que vous obteniez des conseils fiscaux personnalisés d'un fiscaliste qualifié.

3. Profitez de toutes les déductions possibles

L'un des plus grands avantages de travailler avec un professionnel de la fiscalité des petites entreprises et d'utiliser un logiciel de comptabilité est de trouver des déductions dont vous ignoriez l'existence. Vous pouvez – et devriez – déduire toutes les dépenses liées à la gestion de votre entreprise : du bureau à domicile au kilométrage de votre voiture en passant par les frais de recherche et de développement.

Pour ce faire, gardez une trace de tout et séparez les dépenses professionnelles des dépenses personnelles. C'est un domaine où une application de suivi des dépenses (incluse dans la plupart des logiciels de comptabilité) est extrêmement utile.

CPA Jeffrey S. Levine dit que la peur d'un audit empêche de nombreuses petites entreprises de prendre les déductions qu'elles méritent réellement.

Jeffrey S.Levine

ACP

"Faire des hypothèses incorrectes, comme ne pas déduire un bureau à domicile ou ne pas réaliser d'autres éléments, tels que l'assurance maladie ou les cotisations de retraite, peut être déductible... le plus grand danger est de payer plus d'impôts que nécessaire",

Chaque petite entreprise est différente, mais voici une liste des déductions fiscales pour les petites entreprises de Bench pour vous donner une idée des déductions que vous pourriez manquer.

4. Cotiser à un régime de retraite

Ce n'est pas parce que nous approchons de la fin de l'année que vous ne pouvez pas profiter d'économies d'impôt dès maintenant. Plusieurs CPA recommandent de ranger tout excédent de trésorerie (jusqu'à 55 000 $) dans un compte de retraite individuel simplifié pour les employés (SEP IRA).

"Une entreprise de toute taille, même indépendante, peut établir un SEP", selon l'IRS.

Le moyen le plus simple de configurer votre SEP IRA consiste à passer par votre banque, votre compagnie d'assurance ou toute autre institution financière comme une société d'investissement en ligne. Voici un guide de base pour établir un SEP à partir de l'IRS.

Stacy Caprio

Fondateur et gérant d'une petite entreprise

"[Les cotisations SEP IRA sont] mises en franchise d'impôt et supprimées de votre bénéfice imposable, donc non seulement c'est un excellent moyen d'épargner pour la retraite, mais cela vous aide également à économiser sur les impôts dans le présent. Tous les propriétaires de petites entreprises qui ne le font pas passent à côté. »

5. Gardez un œil sur les crédits d'impôt

Les crédits d'impôt sont différents des déductions fiscales. En fait, ils sont meilleurs que les déductions fiscales.

Sarah Hancock

Rédacteur en chef, Best Company

«Les crédits d'impôt réduisent vos impôts potentiels dollar pour dollar tandis que les déductions réduisent votre revenu imposable de sorte que leur effet net est une économie égale à votre taux d'imposition. D'un point de vue fiscal, les crédits ont plus de valeur que les déductions.

En d'autres termes, les déductions fiscales réduisent le montant de votre revenu imposable, tandis que les crédits d'impôt réduisent directement le montant que vous devez.

Les crédits d'impôt courants à surveiller incluent le crédit d'accès pour les personnes handicapées, le crédit pour véhicule électrique et le crédit pour opportunité de travail.

Voici une liste complète des crédits d'impôt aux entreprises pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants de l'IRS.

Tout comme les déductions, votre logiciel d'impôt ou votre professionnel de l'impôt peut vous guider tout au long du processus de rachat de vos crédits d'impôt gagnés lorsque vous produisez (en supposant que vous avez gagné le crédit en achetant un véhicule électrique ou en fournissant des installations de garde d'enfants, par exemple).

Quels sont vos conseils pour la préparation des déclarations de revenus des petites entreprises ?

De tous les conseils que nous ont donnés les CPA, le plus utile est peut-être le plus évident :

1. Restez au courant de votre préparation de déclarations de revenus toute l'année
2. Faites appel à une aide professionnelle si nécessaire

Quels sont vos meilleurs conseils pour éliminer le stress lié à la préparation des déclarations de revenus ? Quels sont vos plus grands défis ? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous ou retrouvez-moi sur Twitter.

Une fois que vous avez maîtrisé votre préparation fiscale, pourquoi ne pas chercher d'autres moyens de mettre de l'ordre dans votre comptabilité et vos finances ? Suivez notre blog pour un flux constant de conseils sur tout, de la paie aux podcasts.