Comment établir la structure de votre service de comptabilité

Publié: 2022-05-07

Utilisez ce guide pour constituer votre équipe comptable A-team.

structure du service de comptabilité des petites entreprises

Lorsque vous avez démarré votre entreprise, vous étiez probablement un peu comme un groupe de garage, vivant votre rêve et résolvant des problèmes à la volée.

Mais au fur et à mesure que votre entreprise s'est développée, compter sur le cofondateur Dave - qui fait également office de directeur technique et d'équipe juridique de l'entreprise - pour continuer à payer les fournisseurs et votre équipe croissante d'employés ne suffira plus.

Si vous souhaitez que votre entreprise continue de croître, vous devez mettre en place une structure de service comptable capable de gérer un éventail de tâches comptables et de se développer avec votre entreprise.

Examinons cinq tâches comptables essentielles pour les petites entreprises, comment vous devez aborder la dotation en personnel de chacun de ces rôles et comment savoir quand vous avez besoin d'aide. Et parce que votre entreprise ne peut pas fonctionner uniquement grâce à l'effort humain, nous expliquerons également comment un logiciel de comptabilité peut soutenir votre équipe.

La comptabilité des petites entreprises a besoin de personnel et de technologie

Bien qu'un logiciel de comptabilité soit un incontournable pour toute petite entreprise, il ne peut pas tout faire. Vous avez besoin d'un humain derrière votre logiciel pour revérifier les chiffres, analyser les résultats, coordonner les systèmes non intégrés et vous assurer que votre entreprise n'est pas arnaquée par des fournisseurs sournois ou des employés frauduleux.

Au strict minimum, vous avez besoin de quelqu'un pour gérer la paie, quelqu'un pour payer les fournisseurs et envoyer les factures, et quelqu'un pour gérer les livres chaque mois afin qu'ils soient équilibrés au moment des impôts.

Le cofondateur Dave est peut-être capable de faire toutes ces choses, mais cela ne signifie pas qu'il devrait faire toutes ces choses à long terme. Mais en tant que propriétaire de petite entreprise, il y a des moments où vous devez vous contenter de moins.

La structure de votre service de comptabilité ne ressemblera jamais à celle de l'équipe de softball de votre entreprise. Ce ne sont pas des positions sur une carte de composition que vous devez remplir ; ce sont des tâches qui doivent être accomplies à travers une combinaison de rôles et de ressources. Vous devrez faire preuve de discrétion en tant que leader organisationnel pour déterminer exactement à quoi ressemble cette combinaison pour votre entreprise et les ressources dont vous disposez.

Vous pouvez utiliser cet article comme modèle pour construire votre propre structure, mais n'oubliez pas de vous attendre à une fluidité basée sur la taille de votre entreprise (à la fois en personnel et en volume d'affaires) et les capacités de votre équipe.

5 tâches comptables essentielles et comment les aborder

Dans les sections ci-dessous, nous examinerons cinq tâches essentielles de comptabilité d'entreprise, les compétences que vous devez rechercher pour gérer ces tâches et les signaux d'alarme indiquant que vous avez besoin de renforts. À la fin, nous examinerons certaines façons dont un logiciel de comptabilité peut vous aider dans chaque tâche et donnerons un exemple de structure de service de comptabilité de base pour une petite entreprise.

1. Facturation/facturation

Pourquoi c'est important : la US Small Business Administration rapporte que les faibles ventes/flux de trésorerie étaient la principale cause de fermeture de petites entreprises en 2015 (la dernière année où le US Census Bureau a collecté ces données). Qu'est-ce que cela a à voir avec la facturation ? Plus il faut de temps pour que vos clients soient facturés, plus il vous faut de temps pour être payé. Vous devez être payé pour pouvoir payer vos employés et vos fournisseurs. Si vous n'êtes pas payé correctement et à temps, votre entreprise risque d'échouer en raison d'un faible flux de trésorerie.

Qui devrait s'en charger : vous n'avez pas besoin d'un CPA pour gérer votre facturation ; quiconque est doué pour les chiffres et a le souci du détail devrait être capable de gérer cette tâche. En plus de l'exactitude, la ponctualité est cruciale pour la facturation, vous voulez donc quelqu'un qui soit ponctuel et respecte les délais.

Signes que vous avez besoin d'aide :

  • Les clients ne reçoivent pas leurs factures à temps
  • Les clients sont facturés le mauvais montant
  • Les clients ne paient pas le bon montant ou à temps

2. Paiements/comptes fournisseurs

Pourquoi c'est important : L'Institute of Finance & Management rapporte que dans les organisations de premier plan, un seul professionnel des comptes fournisseurs à temps plein peut traiter près de 23 000 factures par an. Cela représente environ 85 factures par jour ouvrable. Si vous ne payez que quelques factures à la fois, vous ne suivez probablement pas le rythme. Et si vous n'en faites pas une priorité de payer vos fournisseurs à temps, vous paierez des frais de retard ou, pire, vous perdrez vos fournisseurs. Vous ne voulez pas remettre cela jusqu'à ce que votre électricité soit coupée.

Qui devrait s'en charger : comme pour la facturation, l'exactitude et la rapidité sont primordiales lorsqu'il s'agit de comptes créditeurs. Si votre organisation est petite, il est acceptable qu'une seule personne ou une petite équipe s'occupe des comptes créditeurs et débiteurs (facturation). Bien que vos fournisseurs doivent être dignes de confiance pour vous facturer avec précision, ce qui rend cette tâche un peu moins compliquée que la facturation, ce rôle doit être rempli par quelqu'un qui peut revérifier les numéros des fournisseurs pour s'assurer que vous n'êtes pas surfacturé ou facturé pour des biens ou des services qui n'ont pas été facturés. 't réellement fourni.

Signes que vous avez besoin d'aide :

  • Les vendeurs se plaignent de ne pas être payés.
  • Malgré tous leurs efforts, votre équipe des comptes fournisseurs ne peut pas suivre et effectue des paiements en retard.
  • Votre professionnel des comptes fournisseurs doit faire des heures supplémentaires pour suivre le rythme.

3. Paie

Pourquoi c'est important : comme indiqué dans notre article sur les meilleures pratiques de traitement de la paie, si vous ne payez pas vos employés à temps et que vous ne leur payez pas le bon montant, vous commencerez à perdre des membres du personnel, puis vous ne n'avez plus à vous soucier de la gestion de votre entreprise.

Qui devrait s'en charger : Lorsque votre entreprise est très petite (deux à trois employés), vous pouvez peut-être vous en sortir en laissant votre responsable des comptes créditeurs et débiteurs s'occuper également de la paie. Une fois que votre entreprise se développe bien au-delà de cela, cependant, vous aurez besoin d'un spécialiste de la paie expérimenté ou d'un service de paie tiers pour le faire pour vous. Qu'est-ce qui fait un bon spécialiste de la paie? En plus d'être ponctuel et méticuleux, votre responsable de la paie doit également bien travailler avec les autres pour résoudre les problèmes inévitables.

Signes que vous avez besoin d'aide :

  • Les employés sont régulièrement payés en retard.
  • Les employés sont lésés ou surpayés en raison d'erreurs d'écriture.
  • L'employé responsable de la paie est débordé et fait des heures supplémentaires pour obtenir les chèques de paie à temps.

4. Comptabilité

Pourquoi c'est important : Des livres équilibrés sont le vrai nord de votre entreprise et devraient vous aider à dormir paisiblement la nuit en tant que propriétaire d'une petite entreprise. Une bonne comptabilité signifie essentiellement que toutes vos factures ont été payées et que tous vos clients vous ont payé ce qu'ils doivent, et que vous avez conservé des registres propres indiquant autant. Bien que cela puisse ne pas sembler très excitant, c'est absolument vital pour le bien-être financier de votre entreprise, de la même manière que la température de votre corps doit toujours se situer autour de 98 degrés agréables et ennuyeux. Si vos livres sont éteints, cela signifie que quelque chose s'est mal passé.

Qui devrait le faire : D'une certaine manière, toutes les autres tâches de cette liste sont liées à la comptabilité, vous avez donc besoin de quelqu'un qui est bien équilibré, précis avec les chiffres et qui travaille bien avec les autres. Alors que la facturation est responsable de l'envoi des factures et que les comptes fournisseurs sont responsables du paiement des factures, votre comptable est responsable en dernier ressort de l'enregistrement et du suivi de toutes ces transactions et soldes. Votre comptable travaillera également presque tout le temps avec un logiciel de comptabilité, il doit donc maîtriser le programme de comptabilité utilisé par votre entreprise.

Signes que vous avez besoin d'aide :

  • Vos livres ne sont pas équilibrés (il y a de l'argent gagné ou de l'argent dépensé dont vous ne pouvez pas rendre compte).
  • Lorsque le temps des impôts arrive, il vous manque les rapports et les reçus nécessaires.
  • À la fin de l'année, vous devez passer au crible les dépenses personnelles pour localiser les dépenses professionnelles.

5. Préparation des déclarations

Pourquoi c'est important : Vous devez payer au gouvernement ce que vous devez, mais vous devez également obtenir un crédit pour toutes les déductions auxquelles vous avez droit afin de ne pas payer plus que cela. Vous devez également envoyer des W2 à tous vos employés afin qu'ils puissent déclarer leurs impôts à temps. Si vous ne pensez pas que ce soit important, attendez que l'IRS vienne frapper à la porte avec une longue liste de questions auxquelles vous n'avez pas de réponses.



Qui devrait le faire : Un professionnel. Idéalement, soit un CPA faisant partie du personnel, soit d'une entreprise extérieure, qui peut représenter votre entreprise auprès de l'IRS si nécessaire. Bien que le moment des impôts n'arrive qu'une fois par an, il est insensé de penser que vous n'avez à vous en soucier que quelques jours ou quelques semaines avant la date limite. Rester au courant des dépenses et des revenus tout au long de l'année et les enregistrer correctement en termes d'incidences fiscales fait une énorme différence au moment des impôts. Votre comptable devrait travailler côte à côte avec la personne en charge de la préparation des déclarations de revenus pour s'assurer qu'elle dispose de tout ce dont elle a besoin pour préparer soigneusement et avec précision votre déclaration de revenus.

Signes que vous avez besoin d'aide :

  • Vous essayez de faire vos déclarations de revenus par vous-même à la fin de l'année et vous avez du mal à trouver les bons rapports et formulaires.
  • Vous vous retrouvez avec un remboursement ou un montant dû beaucoup plus élevé à la fin de l'année que l'année précédente et vous ne pouvez pas expliquer pourquoi.
  • Après avoir déposé vos impôts, vous recevez un avis de vérification de l'IRS et vous n'êtes pas prêt à répondre à leurs questions.

Comment un logiciel de comptabilité peut vous aider

Facturation automatisée : Supposons que vous ayez un client qui commande 10 livres de café chaque mois. La première fois qu'ils commandent, vous remplissez un modèle de facture avec toutes leurs informations, puis vous le configurez pour qu'il soit envoyé le même jour chaque mois. S'ils veulent augmenter ou diminuer leur commande, sauter un mois ou annuler, tout ce que votre spécialiste de la facturation a à faire est d'entrer et de modifier les paramètres. Mais le reste du temps, cette facture sort comme sur des roulettes.

Paiements automatisés : Tout bon logiciel de comptabilité se souviendra d'une facture après que vous l'ayez payée la première fois, permettant à votre spécialiste des paiements de mettre en place un paiement automatique la prochaine fois qu'une facture similaire sera reçue du même fournisseur. Les fonctionnalités avancées incluent le suivi des paiements, afin que vous puissiez voir quand votre paiement a été reçu, et les approbations automatisées, afin que vous n'ayez pas à signer numériquement un formulaire chaque fois que votre chef de bureau commande plus de soda pour la salle de repos.

Paie : Le logiciel de paie est suffisamment complexe pour être une fonctionnalité intégrée réservée aux plus gros frappeurs dans le domaine des logiciels de comptabilité, tels que QuickBooks Online (le meilleur outil cinq années consécutives sur notre liste des « 20 logiciels de comptabilité les plus populaires »). Ainsi, au lieu de rechercher un outil de comptabilité qui gère également la paie, nous vous recommandons d'essayer l'un de ces outils qui s'intègrent aux applications de paie populaires pour faciliter la vie de votre spécialiste de la paie en automatisant des éléments tels que le dépôt direct et les retenues d'impôt.

Comptabilité automatisée : Un logiciel de comptabilité La tenue de livres est intégrée à tous les logiciels de comptabilité, gardant un registre propre de tout l'argent entrant et sortant de votre entreprise et signalant toute anomalie. Cela permet à votre comptable d'agir davantage comme un gardien, en introduisant des données dans le logiciel et en revérifiant les chiffres plutôt que de passer des heures et des heures à saisir des données fastidieuses et à faire des calculs simples et répétitifs.

Préparation des déclarations : un logiciel de comptabilité ne peut pas faire vos impôts pour vous, mais il peut enregistrer et organiser toutes les données nécessaires et fournir les formulaires fiscaux nécessaires afin que, lorsque le moment des impôts arrive, vous puissiez cliquer sur quelques boutons pour produire des rapports pour votre comptable. au lieu de jeter une boîte à chaussures de reçus sur leur bureau.

Une structure de service de comptabilité de base pour les petites entreprises

Maintenant que nous avons décrit les éléments essentiels, examinons une structure de service de comptabilité de base avec laquelle votre entreprise pourrait commencer :

structure du service de comptabilité des petites entreprises

Une configuration comme celle-ci vous couvrira pour pratiquement tous les besoins comptables des petites entreprises, mais il y a de la place pour la flexibilité. Vous pourriez demander à votre comptable de gérer lui-même les comptes créditeurs/débiteurs si votre entreprise est suffisamment petite, ou vous pourriez trouver qu'il est plus logique de faire appel à une entreprise externe pour gérer la paie si cela devient écrasant.

L'important pour vous, en tant que chef de petite entreprise, est de surveiller la croissance et de vous adapter au besoin (n'attendez pas que les chèques de paie soient en retard pendant trois cycles consécutifs pour obtenir de l'aide).

Sur cette même note, péchez toujours par excès de prudence lorsqu'il s'agit d'obtenir de l'aide professionnelle. Vous ne savez pas ce que vous ne savez pas, et il est beaucoup plus important de bien faire votre comptabilité sans vous épuiser que d'économiser un peu d'argent.

Quelle est votre gamme de comptables pour petites entreprises ?

Bien que cet article ait examiné les principaux postes du service comptable, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez élargir ces équipes et ajouter de nouveaux postes comme un directeur financier et des analystes financiers pour déplacer l'accent de rester à flot vers la croissance.

Vous n'avez pas non plus besoin d'être un expert dans tous les domaines de votre entreprise, il vous suffit d'écouter ceux qui en savent plus que vous. Si votre comptable principal vous dit qu'il est temps de commencer à externaliser votre paie, écoutez-le.

Ai-je oublié des rôles comptables vitaux dans cet article ? Comment organisez-vous le service de comptabilité de votre petite entreprise ? Faites-moi savoir dans les commentaires!

Et assurez-vous de rester au courant de tout, de la déclaration de vos impôts au suivi des meilleures pratiques en matière de traitement de la paie en suivant notre blog comptable.