Comment concevoir une signature d'e-mail : astuces et outils de premier ordre

On dit souvent qu'il est essentiel de créer de bonnes premières impressions, mais qu'en est-il des dernières impressions ?

Si vous faites des affaires via le marketing par e-mail, votre signature d'e-mail est généralement l'un des derniers points de communication qu'un consommateur a avec votre marque.

Une bonne signature électronique doit être simple, informative, professionnelle et mettre les informations en avant. Cependant, cela ne signifie pas que votre signature électronique doit avoir l'air ennuyeuse.

Il existe de nombreux conseils précieux pour tirer le meilleur parti de la conception de votre signature électronique. Donc, dans ce guide, passons en revue plus de 16 astuces simples et 6 outils de signature d'e-mail utiles .

Qu'est-ce qu'une signature électronique et pourquoi en avez-vous besoin ?

Une signature d'e-mail est un court texte à la fin de chaque e-mail, qui fournit au lecteur des informations de base sur l'expéditeur.

Dans leur signature électronique, les personnes peuvent ajouter tout ce qu'elles jugent important, comme leur nom complet, le nom de leur entreprise, leur poste, leurs coordonnées, leur photo ou leur logo, etc. Généralement, une signature électronique est considérée comme une carte de visite sous forme numérique.

Vous pourriez penser - pourquoi ai-je besoin de concevoir une signature électronique ? L'autre personne ne sait-elle pas déjà qui je suis ? Eh bien, ce n'est pas si simple. Il y a plusieurs bonnes raisons pour lesquelles vous en avez besoin :

• Les gens peuvent trouver vos coordonnées facilement et rapidement grâce à votre signature électronique.

• Inclure le nom de votre entreprise dans la signature de l'e-mail peut donner aux destinataires la possibilité de mieux rechercher votre entreprise et vos produits avant de vous répondre avec une réponse.

• Les signatures électroniques aident à générer du trafic vers le site Web de votre entreprise et vos profils sociaux.

• Une signature électronique donne aux gens la possibilité de vous contacter au cas où votre message aurait été transféré . Lorsque le destinataire direct survole le nom de l'expéditeur, il peut voir votre nom et votre adresse e-mail. Cependant, s'ils transfèrent votre e-mail à leurs partenaires commerciaux, ils ne sauront pas comment vous contacter. L'ajout d'une signature électronique leur donnera en fait les informations dont ils ont besoin pour vous contacter.

De plus, vous devez vous souvenir d'une dernière chose : il s'agit d'une norme de correspondance professionnelle par e-mail . Si vous utilisez des e-mails pour créer des liens, présenter vos produits ou toute autre communication professionnelle, les destinataires s'attendront à voir une signature. L'absence de l'un d'entre eux pourrait les faire douter du sérieux que vous accordez à ce que vous faites.

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16+ conseils de premier ordre pour concevoir une signature électronique

1. N'incluez que les informations essentielles

Une erreur courante que les gens commettent est de traiter les signatures de courrier électronique comme une mini-autobiographie en les bourrant d'informations, de liens et de citations. En incluant un excès d'informations, vous rendez votre signature longue et volumineuse, ce qui dissuade la plupart des gens de la regarder, de la lire ou de cliquer sur vos liens.

Ainsi, essayez plutôt de garder votre signature électronique au point et adaptée à votre marque.

Vous trouverez ci-dessous les détails les plus courants à inclure dans votre signature d'e-mail :

• Nom et prénom
• Nom de l'entreprise
• Poste
• Adresse de bureau
• Numéro de téléphone portable/bureau
• Photo de profil et/ou logo (ou les deux)
• Icônes sociales (facultatif, mais recommandé)

2. Gardez la palette de couleurs petite

Lors de la conception d'une palette de couleurs, une règle empirique commune est "moins c'est plus". Pour être plus précis, "essayez de n'utiliser que 23 couleurs", et cette astuce est particulièrement vraie pour la conception de votre signature électronique.

Lorsque vous utilisez trop de couleurs, vous augmentez le risque de sélectionner des couleurs discordantes et la conception de votre e-mail deviendra rapidement débordante et distrayante. Par conséquent, vous devez limiter votre palette et être intentionnel quant aux couleurs que vous utilisez et quand vous les utilisez.

Une bonne technique pour choisir votre palette de couleurs consiste à échantillonner à partir de tous les éléments graphiques que vous incluez (c'est-à-dire le logo de votre marque).

Regardons l'exemple de Zippy Sig . Ils utilisent la couleur verte de leur marque afin de mettre en évidence d'autres éléments tout au long de la signature. Cette technique aide non seulement à garder la palette de couleurs simple et petite, mais crée également un design beaucoup plus cohérent. De plus, il renforce auprès des lecteurs le lien entre cette nuance de vert et la marque.

3. Gardez la palette de polices petite

Donc, nous avons mentionné que vous devriez garder votre palette de couleurs petite, mais qu'en est-il de la palette de polices ? Vous l'avez deviné - gardez également votre palette de polices petite.

Une raison courante pour laquelle les gens utilisent trop de polices est qu'ils veulent simplement mettre en évidence des titres et des informations spécifiques, ils introduisent donc une nouvelle police dans le mélange. Cependant, une solution simple à cet obstacle consiste à utiliser à la place une police de caractères plus flexible.

Au lieu d'utiliser une police complètement nouvelle, trouvez-vous une police de caractères simple avec quelques options de poids et de style, et mélangez la taille, le poids et/ou les couleurs de votre police si nécessaire.

Une fois que vous avez trouvé une police de caractères appropriée, vous pouvez créer une myriade d'effets typographiques différents en utilisant des couleurs de surbrillance, des poids et des tailles différents, tout en conservant un design simple et épuré.

Bien sûr, utiliser plus d'une police de caractères n'est pas totalement hors de propos. Si vous choisissez d'ajouter plus d'une police à votre répertoire, essayez de le limiter à une seule police supplémentaire pour garder votre design soigné et cohérent.

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4. Utilisez la hiérarchie de conception

Avoir une hiérarchie forte est essentiel pour communiquer les informations importantes. Et parce que votre signature électronique est composée de détails importants, la hiérarchie de conception est essentielle.

Lors de la conception de votre signature électronique, utilisez l'échelle, la couleur et le poids de la police pour signaler visuellement à vos destinataires les informations qu'ils doivent lire en premier. Peut-être s'agit-il de votre nom ou du nom de votre marque / entreprise, dans tous les cas, assurez-vous de placer cette information clé dans la position hiérarchique supérieure.

Regardons l'exemple juste en dessous. À partir de là, l'auteur de l'e-mail a utilisé une grande taille de police pour son nom, puis a progressivement réduit la taille du texte, en partant du titre de son poste jusqu'aux coordonnées.

Pour augmenter le contraste, elle a donné à son nom complet une couleur rouge plus foncée que son titre de poste. De plus, elle a mis ses coordonnées en gris pour augmenter encore le contraste. Pour couronner le tout, elle a utilisé un intercalaire afin de séparer ses informations professionnelles de ses coordonnées.

5. Utilisez de belles images professionnelles

Dans certains rôles basés sur la vente (par exemple, les agents immobiliers) où vous traitez directement avec le public, l'ajout d'une image de votre visage peut ajouter une touche personnelle à votre signature électronique. Si vous n'aimez pas trop utiliser une photo de profil dans votre signature de courrier électronique, vous pouvez utiliser le logo de votre entreprise.

En outre, n'utilisez que des images de haute qualité, qui ont été prises par des professionnels.

Utilisez les formats PNG ou JPEG pour une compatibilité maximale et assurez-vous de les compresser. Les PNG fonctionnent mieux pour les logos, en particulier lorsque vous avez besoin de transparence dans vos images. Pendant ce temps, les JPEG sont les meilleurs pour les images de profil où la qualité des couleurs doit être parfaite.

Évitez d'utiliser des animations GIF (nous en reparlerons plus tard !).

6. Profitez des séparateurs d'espace

Lorsque vous avez beaucoup de contenu et une petite surface, l'espace est souvent un luxe. Par conséquent, en utilisant des séparateurs, vous pouvez insérer beaucoup d'informations dans une zone compacte sans rendre les choses compliquées ou occupées.

L'utilisation de séparateurs d'espace dans la conception de votre e-mail, comme dans l'exemple ci-dessous, est une excellente façon de le faire. Vous pouvez utiliser des séparateurs de glyphe (le symbole de la barre verticale) dans ce cas.

En utilisant les séparateurs de glyphes, vous pouvez économiser beaucoup d'espace, éviter les longueurs de ligne gênantes et augmenter la lisibilité de votre conception. De plus, c'est un moyen simple de réduire le nombre d'éléments graphiques si vous n'êtes pas fan des intercalaires graphiques.

7. Gardez un œil sur la taille de l'image

Lorsqu'il s'agit de concevoir une signature d'e-mail, il y a deux tailles à vérifier, notamment la taille en pixels ainsi que la taille en kilo-octets (Ko).

Taille en pixels

La taille en pixels détermine visuellement la taille de votre signature d'e-mail et si elle convient ou non aux écrans mobiles. Gardez à l'esprit que les signatures d'e-mail sont plus belles sur les écrans mobiles en raison de la taille et de la mise à l'échelle de l'écran.

Pour les ordinateurs de bureau et les grands écrans, la taille de signature maximale recommandée est de 700 (l) x 300 (h) pixels.

Pour les téléphones portables, la taille de signature maximale recommandée est de 320 (l) x 600 (h) pixels.

C'est si simple de vérifier la taille de votre signature d'e-mail. Ouvrez votre signature dans un navigateur Web comme Google Chrome, faites un clic droit dessus et choisissez l'élément "Inspecter". Ensuite, vous pouvez survoler le tableau le plus à l'extérieur, et il vous montrera la hauteur et le poids de la signature.

Taille en Ko

Il s'agit de la quantité d'espace disque que votre signature occupera lorsqu'elle sera stockée sur un serveur de messagerie.

Disons que si vous envoyez 30 emails par jour, votre signature sera stockée 30 fois sur votre serveur, ce qui peut prendre beaucoup de place à la longue. Et ce n'est que lorsque vous envoyez des e-mails. Si d'autres membres du personnel envoient des e-mails, cela peut s'additionner très rapidement.

Vous devez conserver votre signature électronique en dessous de 50 Ko. En règle générale, il n'est pas nécessaire d'avoir une signature électronique plus grande (même lorsque vous avez une bannière promotionnelle).

8. Utilisez les icônes des réseaux sociaux pour générer du trafic

Votre entreprise maîtrise-t-elle bien tout ce qui concerne les médias sociaux ? Eh bien, vous devriez montrer cette astuce en ajoutant des icônes de médias sociaux hyperliens dans votre signature électronique. L'inclusion de liens vers vos pages de médias sociaux génère du trafic vers votre contenu en ligne, tout en aidant vos destinataires à trouver de nouvelles façons de vous contacter et de vous suivre.

Si l'inclusion de liens vers vos pages de médias sociaux a suscité votre intérêt, envisagez d'utiliser des icônes au lieu d'hyperliens ou d'URL.

Pourquoi?

Comme le confirment les études, il ne faut que 150 ms (microsecondes) à l'esprit humain pour traiter un symbole et 100 ms pour lui attacher une signification. Si rapide! De plus, avec les icônes, vous pouvez économiser beaucoup d'espace et éviter les URL maladroites.

Si vous envisagez d'inclure des icônes de médias sociaux dans votre conception, prenez le temps de rechercher certaines qui complètent le reste de votre conception de signature et s'y intègrent.

9. Alignez votre conception

La différence entre une signature soignée et organisée et une qui semble grossièrement assemblée est l'alignement. En alignant votre graphique, vos informations et vos icônes simplement et logiquement, vous pouvez instantanément mettre de l'ordre et de l'harmonie dans votre conception.

La majorité des signatures de courrier électronique sont alignées à gauche, car l'alignement à gauche est souvent facile à parcourir et à lire pour l'œil, tout comme dans l'exemple ci-dessous.

10. Inclure un préfixe international dans votre numéro de téléphone

Si vous travaillez avec des personnes du monde entier, n'oubliez pas d'inclure le préfixe du code de votre pays lorsque vous indiquez votre numéro de contact.

Beaucoup de gens ignorent cela s'ils ne sont pas habitués à composer eux-mêmes des préfixes internationaux. Cependant, il est vraiment utile pour vos collègues et clients internationaux de l'avoir à portée de main. Voici une liste des codes pays au cas où vous ne connaissez pas le vôtre.

11. Rendez votre conception conviviale pour les mobiles et le mode sombre

À mesure que le temps passe, le nombre de personnes ouvrant leurs e-mails via un appareil mobile augmente. Des études montrent que 85% des clients utilisent des smartphones pour accéder aux e-mails.

De nombreux aspects techniques doivent être pris en compte pour rendre votre signature électronique adaptée aux mobiles et réactive, mais parlons de conception.

La première chose que vous devez garder à l'esprit est l'échelle. Les mobiles sont beaucoup plus petits que les configurations de bureau, alors assurez-vous que vos informations et vos images sont lisibles lorsqu'elles sont réduites sur des écrans plus petits. Si vous rencontrez des problèmes avec vos propres marques, envisagez de remplacer le logo de votre marque par une version plus simple ou une signature de logo évolutive.

Deuxièmement, assurez-vous que vos liens sont « exploitables ». Cela signifie s'assurer que vos liens ne sont pas trop petits ou positionnés trop près les uns des autres ; sinon, un pouce peut essayer d'appuyer sur une icône Facebook, mais déclencher une icône adjacente et être redirigé vers la page Twitter.

L'exemple ci-dessous positionne soigneusement les icônes des médias sociaux pour assurer une navigation facile. La marque, les informations et les éléments graphiques sont également évolutifs et faciles à lire sur des écrans plus petits.

Cela ne veut pas dire que vous devez mettre à l'échelle chaque élément de votre signature d'e-mail, mais gardez plutôt à l'esprit que tout le monde ne verra pas votre design exactement à la même taille que vous l'envoyez. La taille des écrans change, et c'est toujours une bonne idée d'anticiper ce changement et de planifier à l'avance.

Et une autre chose essentielle est le mode sombre, qui est couramment utilisé par les utilisateurs de messagerie récemment. Pour cela, vous devez utiliser un trait léger ou une lueur dans la police et choisir des images avec un fond transparent. Pour plus de conseils utiles, veuillez lire nos meilleures pratiques pour la conception de modèles en mode sombre.

12. N'utilisez pas de citations inspirantes

Il n'y a pas assez de place pour eux, et en fait, vous devez garder votre signature électronique propre et sans encombrement. Évitez d'utiliser des citations inspirantes dans votre signature d'e-mail, à moins qu'il ne s'agisse d'une citation de PDG qui améliore l'image de marque.

13. Vérifiez les fautes d'orthographe

Ceci est juste du bon sens. Une faute d'orthographe dans le corps de l'e-mail peut sembler humaine, mais des erreurs dans une signature d'e-mail montrent que vous êtes distrait.

14. Envisagez plusieurs signatures

Parfois, une signature « taille unique » ne fonctionnera pas dans toute une entreprise. Différents employés et services ont parfois des objectifs et des objectifs différents pour leurs communications par e-mail.

Ainsi, une approche alternative consiste à concevoir quelques signatures différentes pour différents rôles dans l'entreprise. Les ventes peuvent souhaiter une signature d'e-mail différente de celle du service d'assistance.

Une autre alternative consiste à créer votre signature de bureau sophistiquée, tout en offrant une signature électronique plus simple et plus petite pour les employés qui répondent « en déplacement ».

15. Prévisualisez et testez votre signature électronique

Lorsque vous pensez que votre signature électronique est prête, assurez-vous de la prévisualiser dans le contexte d'un message "normal" dans votre propre client de messagerie. Prenez du recul et réfléchissez à la façon dont l'expéditeur et le destinataire moyens de cette signature la verront et y répondront. Cela vous donnera de meilleures perspectives et vous aidera à voir les angles morts.

En outre, c'est une excellente idée de tester votre signature électronique sur différentes plates-formes. Outlook est souvent un problème car il suit ses propres règles en matière d'interprétation du code HTML. Vous devriez également tester votre signature sur les appareils mobiles !

16. Facilitez tout avec un outil de signature d'email

Nous vous avons montré quelques exemples de signatures d'e-mails dont vous pouvez vous inspirer. Regarder ce que les autres ont inclus dans leurs signatures et les éléments arrangés est un bon point de départ.

Cependant, si vous avez peu ou pas de compétences en conception, mais que vous souhaitez tout de même créer rapidement une signature électronique professionnelle, vous devriez essayer d'utiliser un générateur de signature électronique. Nous énumérerons les 6 meilleurs dans la section suivante!

6 outils de signature électronique pour vous aider à concevoir

1. Conception Hill

Designhill propose un certain nombre de packages et de services de conception à un prix élevé, mais il propose également gratuitement des signatures électroniques esthétiques et professionnelles. Il a été très apprécié par de nombreuses marques de premier plan, telles que Forbes, HuffPost, Entrepreneur, etc.

Pour concevoir une signature électronique sur Designhill, il vous suffit de remplir un formulaire, qui comprend votre nom, les détails de l'entreprise, les liens vers les réseaux sociaux et les CTA. Une fois que vous avez terminé, enregistrez-le et intégrez-le dans votre compte de messagerie.

Beaucoup de ses modèles ont des versions gratuites et payantes parmi lesquelles vous pouvez choisir selon le budget pour les petites ou les grandes entreprises.

2. Ma signature

Cet outil de signature électronique est vraiment confortable, facile à utiliser, avec des designs élégants et beaux. MySignature propose jusqu'à 86 options d'icônes de réseaux sociaux !

Une fois inscrit, vous pouvez débloquer de nombreuses fonctionnalités qui donneront à votre signature un aspect incroyablement professionnel. Toutes les signatures d'e-mail sont optimisées pour les ordinateurs de bureau, les tablettes et les mobiles. De plus, ses modèles sont compatibles avec les clients les plus populaires, tels que Outlook, Gmail, Apple Mail, etc.

3. WiseStamp

WiseStamp est un autre excellent générateur de signature électronique sur le marché. Il vous suffit de remplir les champs, de choisir un fournisseur de services de messagerie avec lequel vous allez envoyer et de tester votre signature de courrier électronique.

WiseStamp vous permet d'ajouter des champs de signature, des liens et des icônes de profil social. Vous pouvez également modifier la police, la taille de la photo et la taille des icônes sociales. Si vous passez à son plan Pro, vous pouvez profiter de nombreuses autres fonctionnalités.

Cependant, à moins que vous ne procédiez à une mise à niveau, la marque WiseStamp s'affichera après votre signature. Son forfait gratuit n'est pas annoncé ouvertement et ne couvre qu'une signature très basique.

4. Newoldstamp

Il s'agit d'un générateur de signature électronique professionnel pour les entreprises et les moyennes entreprises. Il vous permet de créer, gérer et distribuer facilement des signatures d'e-mails dans toute l'organisation.

Il propose 29 modèles disponibles dans l'aperçu. Vous pouvez modifier et transformer chaque élément de votre modèle. Les designs sont superbes et il existe de nombreuses options de personnalisation. Le seul problème est qu'il n'y a pas de plans ou d'essais gratuits !

5. HubSpot

HubSpot dispose de plusieurs outils géniaux, dont l'un est son outil de signature d'e-mail. Avec un design simple, HubSpot propose 6 modèles pour vous permettre de commencer.

Vous devez remplir son formulaire d'information et ajouter les liens nécessaires vers vos réseaux sociaux. Ensuite, vous pouvez personnaliser en choisissant vos polices, couleurs et thème. Comme de nombreuses options gratuites, HubSpot ne vous permet pas d'enregistrer votre signature pour la modifier ultérieurement.

6. Signature

Cet outil vaut vraiment la peine d'être essayé. Il est simple à utiliser et offre des conceptions professionnelles. Vous pouvez faire n'importe quoi avec votre signature électronique, comme changer la taille et le type de police, télécharger votre logo, ajouter des icônes sociales, changer la largeur de la signature, le texte, l'arrière-plan, les couleurs du logo, et bien plus encore.

Si vous souhaitez que votre signature soit ajoutée automatiquement, vous devrez payer. Cependant, si le copier-coller manuel ne vous dérange pas, vous pouvez contourner cela. Son modèle de paiement unique est également un gros plus, ce qui en fait l'un des services les plus abordables du marché.

La ligne du bas

Il n'y a pas de science compliquée derrière la conception de votre signature d'e-mail. Néanmoins, il faut du temps et de l'expérience pour obtenir un résultat satisfaisant.

Nous espérons que ce guide de plus de 16 astuces et 6 générateurs de signatures d'e-mails vous a beaucoup aidé ! Alors, avez-vous d'autres conseils précieux pour concevoir une signature d'e-mail professionnelle ? Ou voulez-vous recommander un autre outil pour le faire ? Nous sommes toujours heureux d'avoir de vos nouvelles, alors n'hésitez pas à nous contacter ! Merci d'avoir lu!