Comment créer une signature électronique et signer électroniquement vos documents

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique, souvent abrégée en signature électronique, est une méthode de signature de documents ou de validation de transactions au format numérique. Les images numérisées, les dessins numériques, les clics pour signer, les initiales saisies et les noms saisis sont tous des formats de signatures électroniques.

Les avantages des signatures électroniques

Les signatures électroniques offrent de nombreux avantages par rapport aux signatures manuscrites. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les signatures manuscrites sont très gênantes.

Mais les signatures électroniques cochent toutes ces cases :

• Plus rapide et plus facile – Il est beaucoup plus facile d’obtenir une signature électronique. Vous n'avez pas à vous soucier des imprimantes ou des télécopieurs.

• Respectueux de l'environnement - Les signatures électroniques sont également plus durables car elles ne gaspillent pas de rames de papier.

• Indépendant de l'emplacement : dans tous les secteurs, de plus en plus de processus sont mis en ligne. Cela permet aux gens de vivre et de travailler de n’importe où. Les signatures électroniques peuvent être signées à distance afin que les personnes n'aient pas besoin d'être au même endroit.

• Sécurisées et conformes – Pour la plupart, les signatures électroniques sont tout aussi juridiquement valables que les signatures manuscrites. Plus d’informations à ce sujet ci-dessous.

Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?

La plupart des pays ont adopté des lois reconnaissant la légalité des signatures électroniques. Bien que les lois varient d'un pays à l'autre, pour la plupart, une certaine forme de vérification d'identité est nécessaire pour que les signatures électroniques soient juridiquement valides. La plupart des logiciels de signature électronique gèrent l'authentification de l'identité par courrier électronique. La plateforme déclenchera une demande de signature email. Le signataire clique sur le bouton dans l'e-mail, vérifiant ainsi son identité.

Gardez à l’esprit que si vous ajoutez une signature électronique à l’aide d’un outil de dessin ou en téléchargeant une photo de votre signature, elle risque de ne pas tenir devant le tribunal. Cependant, ces méthodes peuvent s’avérer utiles pour des cas d’utilisation personnelle, comme la signature de demandes de location ou de fiches d’autorisation scolaire.

Signatures électroniques versus signatures numériques

Les signatures électroniques et les signatures numériques sont toutes deux des méthodes utilisées pour valider des documents ou des transactions numériques, mais leurs technologies sous-jacentes et leur niveau de sécurité sont différents.

Les signatures électroniques englobent diverses méthodes de signature électronique de documents, telles qu'une image numérisée d'une signature manuscrite, un nom ou une initiale dactylographiés, ou une case à cocher. S’ils utilisent des méthodes d’authentification telles que les notifications par courrier électronique et la vérification, ils sont alors juridiquement contraignants. Mais certaines signatures électroniques ne sont pas juridiquement contraignantes.

En revanche, les signatures numériques utilisent toujours des techniques cryptographiques (clés privées et publiques) pour garantir l'authenticité. Les signatures numériques offrent un niveau de sécurité plus élevé, mais ne sont pas requises pour la plupart des cas d'utilisation professionnelle et sont donc rarement utilisées.

Comment ajouter des signatures électroniques aux propositions

Vous souhaitez faire signer votre proposition ? Voici comment collecter des signatures électroniques juridiquement contraignantes en quelques étapes simples.

Étape 1. Choisissez un modèle de proposition

Si vous n'avez pas encore créé la proposition, gagnez du temps en commençant par un modèle. Nous proposons plus de 75 modèles de propositions parmi lesquels vous pouvez choisir. Choisissez-en un qui correspond à votre secteur d'activité ou choisissez celui dont le design correspond le mieux à l'image de marque de votre entreprise.

Étape 2. Personnalisez la proposition en fonction de votre entreprise

Ensuite, personnalisez la proposition. Mettez à jour le design avec les couleurs et les polices de votre marque. Ajoutez le logo de votre entreprise, votre biographie, les portraits de votre équipe, etc.

Vous devez également mettre à jour toutes les sections de propositions spéciales, telles que les statistiques de l'entreprise dans notre modèle de publicité, avec vos propres chiffres ou propositions de valeur.

Étape 3. Ajoutez des informations sur le signataire et des champs de signature

Une fois que vous avez fini de rédiger votre proposition, il est temps de créer une page de signature électronique. Tous nos modèles de propositions comportent une page de signature électronique à la fin. Si vous travaillez à partir de zéro, créez simplement une nouvelle page et ajoutez le nom, le titre et le bloc de signature du client. Vous devez également ajouter un champ de signature pour vous-même.

Vos termes et conditions ou votre énoncé de travail doivent être inclus sur cette page ou continuer sur cette page. (Vous pouvez également créer un lien depuis la page vers l'endroit où se trouvent vos conditions générales sur votre site Web.)

Étape 4. Envoyez le document pour signature et configurez des rappels par e-mail

La dernière étape consiste à signer votre champ de signature et à cliquer sur « Envoyer ».

Votre client recevra une notification par e-mail pour consulter la proposition. En cliquant sur le bouton dans leur boîte de réception e-mail, leur identité sera authentifiée, de sorte que s'ils signent, cela sera juridiquement contraignant.

Le client peut examiner la proposition, laisser des commentaires, accepter et signer, et effectuer un dépôt en utilisant nos intégrations de paiement avec QuickBooks et Stripe.

Lors de l'envoi de votre proposition, vous pouvez également configurer de manière proactive des rappels par e-mail. Cela rend votre proposition 50 % plus susceptible d'être conclue.

Pour envoyer des propositions plus rapidement et conclure davantage de transactions, découvrez-en davantage sur Proposify .

Comment ajouter des signatures électroniques aux documents PDF

Les PDF sont utilisés pour toutes sortes de contrats et sont faciles à signer. Suivez ces étapes:

Étape 1. Utilisez la fonctionnalité Remplir et signer d'Adobe Acrobat

Vous devrez télécharger Adobe Acrobat sur votre ordinateur. Rendez-vous sur le fichier que vous devez signer, faites un clic droit dessus et sélectionnez Ouvrir avec >> Adobe Acrobat.

Si vous n'avez pas encore de ligne de signature, créez-en une en ajoutant plusieurs caractères de soulignement à la suite.

Ensuite, cliquez sur « Remplir et signer », puis cliquez sur « Ajouter une signature ».

Étape 2. Tapez ou dessinez votre signature

Il est maintenant temps de créer votre signature. Vous avez quelques options. Vous pouvez saisir votre nom, dessiner votre signature ou télécharger une image.

Étape 3. Placez la signature au bon endroit

Maintenant, faites glisser et déposez cette signature sur la ligne de signature. Redimensionnez-le si nécessaire pour qu'il s'adapte mieux à la ligne et paraisse plus réaliste.

Étape 4. Enregistrez les modifications apportées au PDF et envoyez-le à d'autres signataires si nécessaire

La dernière étape consiste à enregistrer le PDF. Vous pouvez enregistrer les modifications dans le même document ou créer un nouveau document si vous souhaitez conserver l'original non signé.

Si quelqu'un d'autre a besoin de le signer, joignez-le à un e-mail et envoyez-le-lui.

Si vous souhaitez explorer des options plus sécurisées, consultez notre didacticiel présentant différentes méthodes pour ajouter des signatures électroniques aux PDF ou faites signer vos documents avec Proposify.

Comment ajouter des signatures électroniques à Google Docs

Pour ajouter une signature électronique à un document Google, procédez comme suit :

Étape 1. Créez ou ouvrez un contrat dans Google Docs

Vous pouvez rédiger votre contrat dans Google Docs ou ouvrir un document Word existant avec Google Docs en le téléchargeant sur votre Google Drive.

Assurez-vous d'avoir des lignes de signature pour tous vos signataires. Vous pouvez les créer en ajoutant plusieurs caractères de soulignement à la suite.

Étape 2. Utilisez l'outil de dessin de Google Docs

Ensuite, sélectionnez Insérer >> Dessin >> Nouveau pour ajouter un nouveau doodle de signature.

L'outil Dessin apparaîtra sous la forme d'une fenêtre contextuelle. Sélectionnez l'outil Ligne et remplacez-le par Scribble pour pouvoir dessiner de forme libre.

Étape 3. Dessinez votre signature

Il est maintenant temps de dessiner votre signature. Vous pouvez utiliser autant de coups de souris que nécessaire pour bien faire les choses.

Étape 4. Placez et redimensionnez votre signature électronique

Enfin, faites glisser et déposez votre signature là où elle doit aller. Redimensionnez si nécessaire.

Si quelqu'un d'autre doit signer le document Google, vous pouvez le lui envoyer avec ce didacticiel afin qu'il sache comment procéder.

Nous proposons ici plusieurs méthodes pour ajouter des signatures à Google Docs .

Comment ajouter des signatures électroniques aux documents Microsoft Word

Si vous utilisez un complément Microsoft Word, vous pouvez signer des documents avec Microsoft Word et vous assurer que ces signatures sont juridiquement contraignantes. Voici comment procéder avec le complément Scrive.

Étape 1. Installez le complément Scrive pour Office

Ouvrez un document Microsoft Word et sélectionnez « Insérer » puis « Obtenir des compléments ». Vous pouvez ensuite taper « Scrive » dans la barre de recherche pour localiser le complément Scrive.

(Ou recherchez « signature » ​​si vous souhaitez explorer toutes vos options pour les outils de signature électronique qui fonctionnent dans Microsoft Word. D'autres options incluent SigningHub, Dropbox Sign et TrustSigner.)

Installez le complément Scrive, puis accédez à leur site Web pour démarrer votre essai gratuit de 30 jours.

Étape 2. Démarrez un nouveau processus de signature

Sélectionnez « Démarrer un nouveau processus ». Cela crée essentiellement un nouveau document de signature, que vous pourrez suivre dans votre compte Scrive.

Étape 3. Ajoutez un signataire et ses coordonnées

Cliquez sur « Ajouter une partie » pour ajouter un nouveau signataire à votre document. Incluez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de la partie signataire. Vous pouvez également ajouter leur numéro de téléphone portable et le nom de leur entreprise.

Ajoutez d'autres signataires si nécessaire.

Étape 4. Sélectionnez « Commencer la signature » pour envoyer les e-mails de demande de signature

Il est maintenant temps de cliquer sur « Commencer à signer ». Cela déclenchera ensuite les notifications par e-mail pour vous et tous les autres signataires. Ces notifications par e-mail fonctionnent comme une validation d'identité, garantissant que vos signatures sont juridiquement contraignantes.

Étape 5. Ouvrez l'e-mail de notification pour signer vous-même le document

Enfin, ouvrez la notification par e-mail envoyée dans votre boîte de réception et signez le document.

Nous abordons des méthodes supplémentaires dans notre didacticiel sur la façon d'insérer des signatures dans Microsoft Word .

Meilleurs outils pour collecter des signatures électroniques

Voici quelques-uns de nos logiciels de signature électronique préférés.

Que vous recherchiez une plate-forme complète qui peut vous aider à rationaliser vos tâches quotidiennes ou que vous souhaitiez simplement un outil de signature électronique simple et gratuit, nous avons ce qu'il vous faut.

1. Proposer

Idéal pour les équipes commerciales

Proposify est une plate-forme logicielle de proposition qui aide les professionnels de la vente et les propriétaires de petites entreprises à conclure davantage de transactions. Vous pouvez abandonner les propositions PDF difficiles à mettre à jour au profit de propositions basées sur le Web qui peuvent être facilement partagées, consultées et signées en ligne. Vous pourrez également accélérer votre processus de création de propositions et obtenir des informations 24h/24 et 7j/7 sur l'activité des clients.

Caractéristiques :

• Signatures électroniques

• Rappels automatisés

• Modèles de proposition

• Bibliothèque de contenu pour stocker des extraits de propositions réutilisables

• Examen et approbations internes des propositions

• Avis et commentaires des clients

• Intégrations et traitement des paiements

• Suivi de l'activité des clients

• Clôture et analyse de contenu

Tarifs :

Le plan d'équipe de Proposify coûte 49 $ par utilisateur et par mois. Si vous êtes intéressé par nos fonctionnalités d'entreprise telles que l'authentification unique et notre intégration Salesforce, réservez une démo pour obtenir un devis personnalisé.

2. Dubado

Idéal pour les indépendants

Avec Dubsado, les indépendants et les solopreneurs peuvent gérer la plupart de leurs tâches administratives en un seul endroit. Utilisez-le pour rendre votre expérience client plus fluide et plus cohérente.

Caractéristiques :

• Signatures électroniques

• Rappels automatisés

• Portail clients

• Formulaires d'admission

• Factures

• Prise de rendez-vous

• Intégration Zapier

Tarifs :

Le plan Starter coûte 200 $ par an et offre un nombre illimité de clients et de projets. Si vous optez pour le plan Premier à 400 $ par an, vous débloquerez des fonctionnalités avancées telles que la planification de rendez-vous, des flux de travail automatisés et des propositions publiques (qui sont essentiellement des packages achetables que vous pouvez intégrer sur votre site Web).

3. Signe Xodo

Idéal pour les signatures électroniques gratuites

Contrairement à la plupart des outils de signature électronique, Xodo Sign propose un forfait gratuit. Vous pouvez passer au numérique sans avoir à vous engager dans des frais récurrents. La plateforme propose des tarifs abordables pour les entreprises de toutes tailles.

Caractéristiques :

• Signatures électroniques

• Rappels automatisés

• Modèles de documents

• Éditeur de documents

• Piste d'audit

• Signature en personne (à l'aide d'une tablette ou d'un autre appareil)

• Intégrations de stockage cloud

Tarifs :

Avec le forfait gratuit, vous obtenez jusqu'à 3 documents par mois. Ou optez pour le forfait Basic et obtenez un nombre illimité de documents et jusqu'à 3 modèles pour 9,99 $ par mois.

Signez des contrats et des propositions avec Proposify

Avec Proposify, vous pouvez envoyer des contrats de base et des propositions magnifiquement conçues pour signature. Grâce à nos signatures électroniques simples, nos rappels automatisés par e-mail, nos commentaires sur les propositions et nos intégrations de paiement, vous pouvez rationaliser votre processus de vente et améliorer l'expérience client.

Et si plusieurs commerciaux envoient des propositions, vous pouvez enfin contrôler ce qu'ils envoient afin que le message de votre marque soit cohérent. De plus, vous bénéficiez d'une visibilité complète sur l'activité des clients afin de savoir avec qui effectuer un suivi et à quel moment.

Envoyez des propositions destinées à être clôturées avec Proposify.