Comment guider les dirigeants à travers les finances de l'entreprise

C'est le moment de l'année où vous vous asseyez avec vos chefs d'entreprise pour présenter les chiffres. Vous rencontrez des coups de coude et les engagez dans une petite conversation, principalement sur la météo. Maintenant, vous devez passer aux choses sérieuses : "Comment l'entreprise s'est-elle comportée ?"

Le défi de communiquer des informations financières est qu'il s'agit d'une langue étrangère pour la plupart. Rares sont ceux qui parlent ou comprennent le vocabulaire des principes comptables généralement reconnus (PCGR) et des rapports financiers : comptabilité d'exercice contre trésorerie, actifs et passifs, et débit contre crédit couramment utilisé (mais époustouflant).

Que vous soyez un directeur financier (CFO), un comptable indépendant, un département financier entier ou une société financière d'externalisation, vous devez apprendre à traduire les détails financiers pour les dirigeants non comptables. En recherchant des moyens de fournir efficacement des informations financières à vos parties prenantes, vous pouvez donner une perspective commerciale que seule la finance peut offrir.

Voici un guide en six étapes pour mieux articuler les informations financières à vos dirigeants, ainsi que des outils et des conseils qui vous aideront tout au long du processus.

Trois rapports couramment utilisés pour les rapports financiers sont les bilans, les états des résultats et les états des flux de trésorerie. Ils fournissent un bon point de départ et une vue d'ensemble de l'entreprise, mais lorsqu'ils ne sont pas simplifiés pour que le leadership les comprenne, ils ne suffisent pas pour prendre des décisions au niveau du service ou de l'entreprise dans son ensemble.

Pour les chefs d'entreprise embourbés par de nombreuses responsabilités quotidiennes, essayer de repérer les grandes tendances tout en étudiant les détails du rapport devient difficile. Cela conduit de nombreuses entreprises à utiliser de manière sélective les informations financières qui leur sont fournies.

Une étude de Gartner révèle qu'environ 90 % des chefs d'entreprise ne tiennent pas compte des implications financières de leurs décisions, et cette surveillance compromet plus de 3 % du revenu net d'une entreprise moyenne (recherche complète disponible pour les clients de Gartner).

Ce n'est en aucun cas un petit nombre pour les petites et moyennes entreprises (PME) à croissance rapide et à court d'argent et peut équivaloir à perdre de l'argent pour une nouvelle campagne de marketing, à embaucher plus de ressources ou à investir dans de nouvelles technologies.

Ainsi, la première étape consiste à rendre vos rapports financiers plus significatifs et contributifs pour les dirigeants. Filtrez les mesures financières les plus importantes qui leur donnent des informations pertinentes sur leur partie de l'entreprise.

Conseils de pro pour sélectionner des indicateurs financiers importants :

• Les rapports financiers sont généralement présentés « après coup ». Rendez-les plus tournés vers l'avenir en démêlant quels domaines de l'entreprise ou du service global gagnent de l'argent et se développent, et lesquels diminuent.
• Divisez vos rapports en tendances et demandez « et alors ? » de vos données jusqu'à ce que vous arriviez à un raisonnement utile aux chefs d'entreprise.
• Discutez avec les dirigeants des décisions importantes qu'ils souhaitent prendre au cours du trimestre ou de l'année à venir. Préparez vos rapports autour de ces priorités clés et mettez en évidence les défis auxquels elles sont confrontées.
• Alignez vos rapports sur les objectifs de votre entreprise. Pour optimiser la rentabilité, par exemple, effectuez une analyse des concurrents sur les prix de leurs produits, le nombre d'employés et le volume des ventes.

Les histoires peuvent combler l'écart entre les résultats financiers et la compréhension de l'entreprise. Choisissez des histoires pour communiquer les chiffres sur vos états financiers.

La présentation de vos informations financières sous la forme d'histoires convaincantes suscitera des discussions et facilitera la prise de décision. Le défi pour vous est d'identifier des histoires individuelles, qui peuvent inspirer le changement et la compréhension au niveau de l'entreprise.

Conseils de pro pour rechercher des histoires derrière les chiffres :

• Collaborez avec les chefs de service pour mieux comprendre le « comment » et le « pourquoi » de leurs revenus et de leurs coûts. Demandez-leur de vous mettre en contact avec le bon contact au sein de leur service. Soyez curieux, posez de bonnes questions et écoutez ce qu'ils ont à dire.
• Utilisez des techniques de visualisation de données pour visualiser les valeurs aberrantes, ainsi que les valeurs moyennes de vos données financières, et recherchez si elles contiennent de bonnes histoires.
• Une fois que vous avez sélectionné vos histoires, faites-les passer par des experts du département pour éviter les biais de confirmation.

Réduisez la complexité inutile de vos rapports financiers pour les rendre plus utiles aux dirigeants.

Présentez les données en suivant le principe « moins c'est plus » pour être succinct, mais fournissez plus d'informations si cela améliore la compréhension.

Conseils de pro pour réduire les informations inutiles des rapports financiers :

• Examinez le type d'informations que les dirigeants ont demandées dans le passé et supprimez les éléments inutiles qui encombrent votre message.
• Fournissez les calculs finaux dans le rapport afin que les lecteurs puissent se concentrer davantage sur l'étude des données que sur le calcul mental.
• Utilisez des points de données comparatifs (des années précédentes ou réels par rapport au budget) et des différences de pourcentage pour permettre aux dirigeants d'évaluer plus facilement à quel point les chiffres sont bons ou mauvais.
• Faites un "test d'ascenseur". Imaginez si vous étiez dans un ascenseur avec votre chef et que vous deviez transmettre votre message clairement et brièvement au moment où il atteint l'étage souhaité. Cela vous aidera à comprendre si vos informations sont surchargées ou si elles contiennent des pointeurs centraux succincts.

En améliorant la façon dont vous communiquez les informations financières, vous donnez aux décideurs les outils appropriés pour optimiser les opérations et rester compétitifs. Accélérez le rythme et la qualité de votre analyse en investissant dans la bonne solution technologique.

Les rapports financiers manuels peuvent enliser vos opérations avec des problèmes aussi minimes que le contrôle de version, basculer entre les e-mails pour envoyer le bon fichier ou même simplement mettre à jour vos données financières.

Un logiciel efficace vous libérera des tâches de comptabilité et de tenue de livres manuelles et vous aidera à suivre avec précision les tendances pour générer des informations plus riches. Mieux encore, la plupart des offres logicielles proposent aujourd'hui des solutions de sécurisation des données, vitales pour les équipes financières et comptables.

Conseils de pro pour automatiser les rapports d'informations financières :

• Investissez dans un logiciel de comptabilité pour libérer votre temps d'analyse et saisir les rapports plus facilement et avec plus de précision. Le logiciel vous aidera à gérer efficacement vos tâches de routine et à ajouter plus de valeur à l'entreprise. Vous pouvez commencer avec des solutions logicielles de comptabilité gratuites si vous débutez dans l'automatisation financière. Ils sont abordables et peuvent vous offrir toutes les fonctionnalités à un coût minime, voire nul.
• Si vous dépassez les fonctionnalités de base offertes par les logiciels gratuits, vous serez bien servi avec des solutions de reporting financier intégrées avec des processus de comptabilité et de budgétisation intégrés, tels que la paie, la budgétisation, etc.
• Allez un cran au-dessus en choisissant des solutions logicielles basées sur le cloud pour une meilleure sécurité et un meilleur accès à vos données.

Si elle n'est pas bien planifiée, même la meilleure des analyses peut être rendue sans valeur. Sauvegardez vos informations avec de puissantes présentations de tableau de bord. Vous pouvez inculquer un mélange de visualisation de données et de compétences de présentation avec un logiciel de reporting financier pour une communication efficace.

Un logiciel de reporting financier peut vous permettre de personnaliser les champs de format pour suivre et présenter les informations les plus importantes afin de donner une meilleure visibilité sur le fonctionnement des différents départements.

Conseils de pro pour visualiser les informations pour les rapports financiers :

• Visualisez comment vous souhaitez présenter votre analyse. Commencez avec un papier vierge et esquissez à quoi vous attendez vos données au moment de la présentation.
• Être spécifique. Des colonnes de données aux exemples que vous souhaitez inclure, dessinez-les tous lorsque vous visualisez vos informations. Enfin, assurez-vous que vos idées ajoutent de la valeur aux dirigeants.
• Investissez dans un logiciel de reporting financier qui peut combiner vos données financières dans un affichage facile à parcourir et afficher des informations avec des graphiques et des graphiques interactifs.

Personne ne comprend mieux la valeur de l'auto-audit que les équipes financières et comptables.

Sollicitez les réactions des dirigeants sur la mesure dans laquelle vous avez fourni des informations financières qui répondaient à leurs besoins. Et si ces informations les ont aidés, il est bon de recueillir des commentaires sur la façon dont.

Ces suivis vous permettront de conserver les bons aspects de votre reporting financier et de corriger les éléments n'ajoutant pas de valeur à la prise de décision. Cela vous aidera également à choisir des indicateurs financiers plus efficaces pour les futurs rapports.

Conseils de pro pour assurer le suivi auprès des dirigeants :

• Organisez des réunions individuelles avec votre PDG et les chefs de service pour connaître leur point de vue sur vos rapports. Ayez une conversation honnête et ouverte.
• Pour le moment, ne donnez pas de clarifications et n'insistez pas sur vos besoins financiers. Soyez à l'écoute de leurs besoins. Vous pouvez discuter des défis qui vous ont peut-être empêché de résoudre les problèmes qu'ils ont signalés par la suite.

Effectuer des tâches comptables de routine conformément aux directives de conformité est le minimum de base. Il est essentiel que la finance ajoute de la valeur en s'assurant que les chefs d'entreprise comprennent l'impact de leurs actions sur les résultats.

Faites de vos présentations financières quelque chose que vous et les dirigeants attendez avec impatience en suivant les étapes ci-dessus.