7 façons efficaces de lutter contre la fatigue Zoom avec votre équipe

Vous parlez, une douzaine de têtes acquiescent. Il y a une réponse, la discussion continue, mais la caméra est allumée et tous les yeux sont braqués sur vous. Vous devenez un peu gêné, mais le sentiment passe. Parfois, l'écran se fige ou le son est retardé, mais vous persévérez. C'est une réunion importante. Il en va de même pour le prochain, et le stand-up après cela. N'oubliez pas les mairies. C'est épuisant.

Il y a de fortes chances que vous en ayez déjà fait l'expérience. Depuis que la pandémie a frappé, nous avons tous eu plus que jamais des visioconférences, ce qui a entraîné la fatigue de Zoom. En effet, bien qu'il s'agisse d'un excellent moyen de travail à distance, les vidéoconférences étendues peuvent épuiser votre équipe et épuiser l'élan lorsqu'il est temps de faire le travail réel.

Qu'est-ce que la fatigue du Zoom ?

La fatigue du zoom est une expression fourre-tout pour l'épuisement mental associé à de nombreuses vidéoconférences. Malgré son nom, il s'applique à l'utilisation de tout service de solution de visioconférence. Si rien n'est fait, la fatigue du zoom réduit l'engagement et la productivité dans toute l'organisation.

Qu'est-ce qui cause la fatigue du zoom ? Ou pourquoi la visioconférence est-elle si épuisante ?

Qu'il s'agisse de moins d'indices non verbaux, de l'absence de pauses visuelles ou de l'hyper-conscience, voici pourquoi les vidéoconférences intensives sont éprouvantes pour le cerveau.

Peu d'indices non verbaux

D'une part, les réunions virtuelles exigent simplement plus de concentration. Les interactions en personne impliquent des signaux non verbaux - contact visuel, langage corporel, mouvements des mains et hochements de tête - qui nous aident à nous connecter émotionnellement. Comme vous pouvez le deviner, la plupart de cela passe par la fenêtre lors d'une vidéoconférence. Notre cerveau doit donc travailler plus fort pour interpréter le peu qu'il voit dans un petit carré, et nous en ressortons comme si nous avions couru un marathon.

Manque de pauses visuelles

Comme le souligne HBR, la fatigue du zoom découle également de la façon dont notre cerveau traite les informations via la vidéo . Considérez combien de temps nous regardons l'écran ou la caméra pendant un stand-up de 15 minutes. La plupart d'entre nous n'osons pas nous détourner, même pour un instant, car nous craignons que nos collègues pensent que nous sommes distraits. Le manque de pauses visuelles dans les réunions virtuelles fatigue à la fois nos yeux et notre cerveau, ce qui rend plus difficile de rester concentré.

Être hyper-conscient

Par défaut, la plupart des applications de visioconférence affichent tout le monde sur l'appel, y compris nous-mêmes. Cela peut nous rendre hyper conscients de notre comportement - intensément conscients de chaque micro-expression sur nos visages, de chaque contraction et de chaque mouvement - et nous inquiéter de la façon dont il est interprété. Parfois, on peut même avoir l'impression de jouer sur une scène tout au long d'un appel Zoom.

Multitâches et distractions

La recherche montre que le multitâche réduit les performances, mais nous sommes tous coupables de la tentative occasionnelle de travailler sur autre chose lors d'une vidéoconférence. Travailler à domicile signifie également qu'il est plus facile de se laisser distraire - faire taire les enfants bruyants, par exemple, est presque devenu un rituel. Ensemble, la tentation du multitâche et la disponibilité facile des distractions rendent les réunions virtuelles plus fatigantes.

Comment lutter contre la fatigue du zoom

La bonne nouvelle est que quelques ajustements à vos réunions virtuelles réduisent considérablement la fatigue de Zoom. Alors ne laissez pas la productivité de votre équipe stagner, donnez-leur les outils et les ressources nécessaires pour lutter contre la fatigue de Zoom et faites avancer les choses. En tant que gestionnaire, voici comment vous pouvez aider.

1. Arrêtez la réunion lorsque le chat fera l'affaire

Le travail à domicile pendant si longtemps nous a sans aucun doute rendus plus dépendants des réunions vidéo. De la même manière que les réunions qui auraient dû être des e-mails nous ont fait perdre du temps au bureau, les vidéoconférences qui auraient pu être un chat tuent la productivité de votre équipe. Les appels téléphoniques et les e-mails fonctionnent également mieux pour certaines conversations.

2. Associez Flock aux réunions Zoom

Encouragez votre équipe à utiliser Flock au lieu de la vidéoconférence pour chaque petite chose. Toutes ces réunions qui auraient pu être des e-mails ou des chats ? Pensez à des conversations rapides et faciles dans Flock Channels qui prennent une fraction du temps de votre équipe. Par exemple, le partage de mises à jour de statut asynchrones dans un Flock Channel partagé permet de rendre les réunions debout plus courtes et plus efficaces. De plus, vous pouvez démarrer des réunions Zoom dans Flock lorsque vous en avez vraiment besoin.

3. Choisissez judicieusement vos rendez-vous

Supprimez autant de réunions opt-in de votre emploi du temps que vous le pouvez. Encouragez votre équipe à faire de même, afin que les gens n'assistent qu'aux réunions dont ils ont vraiment besoin. Pour les sessions sociales virtuelles, assurez-vous que les invités savent qu'ils ne sont pas obligatoires et qu'ils ne doivent pas se sentir obligés d'y assister lorsqu'ils ont du travail à faire. Assurez-vous d'échelonner les réunions virtuelles pour laisser un peu de temps entre les deux, afin que les employés puissent se dégourdir les jambes et se préparer au prochain appel.

4. Encouragez les mini-pauses sur appel

Lors d'appels plus longs, assurez-vous que les membres de l'équipe savent qu'il est acceptable de prendre des mini-pauses sans regarder l'écran. Ils (et vous) pouvez éteindre la vidéo un instant, bouger un peu et regarder autre chose pour détendre les yeux. Des pauses visuelles comme celle-ci facilitent le recentrage et la vigilance.

5. Évitez le multitâche en réunion

Nous faisons de notre mieux lorsque nous nous concentrons dessus. Le multitâche lors des appels est à la fois injuste pour les autres participants et, si vous pouvez vraiment faire du multitâche (je ne peux pas !), vraiment épuisant. Sans oublier que le changement constant de contexte entre les tâches peut occuper 40 % de votre temps productif. Un groupe de participants multitâches sur appel signifie une baisse de l'efficacité des réunions et de la productivité de l'équipe.

6. Éliminez les distractions

Le travail à domicile nous expose à plus de distractions que jamais. Les urgences ménagères, les enfants qui ont besoin d'attention, le contenu de notre réfrigérateur, les amis qui arrivent à l'improviste, la liste est interminable. Avoir un espace de travail calme et sans encombrement est un grand pas dans la bonne direction. Assurez-vous également de réduire les distractions à l'écran. Fermez les applications et les onglets du navigateur qui ne sont pas nécessaires pour ne pas être distrait. Gardez également votre arrière-plan vidéo bien rangé (ou utilisez un arrière-plan virtuel simple sur Zoom) pour réduire les distractions potentielles pour les autres participants à la réunion.

7. Éteignez votre vidéo

Beaucoup d'entre nous ont maintenant tendance à considérer la vidéo comme une valeur par défaut pour toutes les réunions virtuelles, mais ce n'est vraiment pas le cas. Donnez à votre équipe la liberté de désactiver temporairement la vidéo (temporairement) lorsqu'elle se sent mal à l'aise ou surexcitée. Vous pouvez également essayer quelques réunions audio uniquement pour voir si elles fonctionnent mieux pour certaines discussions de groupe. La désactivation de l'image de soi peut également aider à réduire l'anxiété, alors faites-en une pratique courante. De cette façon, les employés peuvent économiser leur énergie pour analyser les quelques signaux non verbaux qui surviennent lors des réunions virtuelles plutôt que de s'inquiéter de leur apparence.