Comment choisir le meilleur logiciel de suivi du temps en 7 étapes

La révolution numérique a mis les entreprises au défi de trouver comment s'adapter à une nouvelle façon de gérer les organisations.

Que votre entreprise ait décidé d'adopter une configuration de travail entièrement à distance, hybride ou de retour au bureau, il y a de fortes chances que vous utilisiez des outils virtuels pour la gérer. Cela signifie mettre en œuvre certains systèmes numériques ou basés sur le cloud au lieu de s'appuyer sur les anciens processus manuels.

Un processus qui peut particulièrement bénéficier de la numérisation est le suivi du temps au travail.

L'utilisation des logiciels de surveillance des employés a augmenté de 59 % depuis le début de la pandémie. Le suivi du temps via un logiciel numérique permet aux managers de suivre plus facilement le travail de leurs équipes sans avoir à les microgérer.

Dans cet article de blog, nous passerons en revue tous les avantages de l'utilisation d'un outil de suivi du temps et vous montrerons comment choisir le bon outil de suivi du temps pour vous et vos équipes.

Avantages du logiciel de suivi du temps

Environ 95% des travailleurs américains sont heureux de suivre leur temps. Pourquoi? Ils conviennent que le suivi précis du temps est important.

La raison pour laquelle ce nombre est si important est que ces personnes ont vu les autres avantages que le logiciel de suivi peut avoir pour l'entreprise et ses employés.

Alors, pourquoi les entreprises devraient-elles commencer à utiliser un logiciel de suivi du temps, pour commencer ?

Voici quelques raisons.

Avantage n°1 : le logiciel de suivi du temps améliore la productivité

Si votre objectif au travail est de maximiser le temps et l'énergie, le suivi du temps est une pratique très bénéfique.

Il permet aux gens de surveiller où va leur temps et de réorganiser leurs horaires en conséquence.

Lorsque les employés suivent leur temps, ils sont en mesure de voir quelles tâches pourraient ne pas apporter les résultats souhaités et de les replanifier ou même de les éliminer à l'avenir.

En plus de mieux comprendre quelles tâches sont utiles (et lesquelles ne le sont pas), les employés peuvent également mieux comprendre combien de temps ils consacrent à des tâches particulières.

L'accès à un logiciel de suivi du temps permet également aux responsables d'examiner la charge de travail de leurs équipes et de voir s'ils doivent ajouter plus de personnes ou introduire des outils qui pourraient aider les employés à économiser du temps, de l'énergie et des ressources.

Avantage n°2 : le logiciel de suivi du temps améliore la transparence

Les coups de poing entre amis se produisent dans certains lieux de travail, faisant perdre aux entreprises 373 millions de dollars par an. En fait, 16 % des employés américains et 34 % des employés canadiens admettent avoir donné des coups de poing à des copains.

Ainsi, le vol de temps est un gros problème pour de nombreuses entreprises. Les comptables disent que 92% de leurs clients sont confrontés au vol de temps.

Grâce au suivi du temps, les managers peuvent garder un œil sur ce sur quoi les employés travaillent à tout moment. Dans le même temps, les membres de l'équipe peuvent avoir une meilleure vue d'ensemble de ce que font leurs collègues et des tâches qu'ils effectuent actuellement.

Par conséquent, l'utilisation d'un logiciel de suivi du temps assure une meilleure transparence au sein des équipes.

Avantage #3 : Un logiciel de suivi du temps améliore la rentabilité

Lorsque la productivité d'une organisation s'améliore, la croissance de l'entreprise est naturelle.

Les entreprises qui souhaitent gagner du temps, maximiser leurs revenus et réduire les taux de rotation des employés pourraient découvrir que les logiciels de suivi du temps peuvent jouer un rôle dans l'effort d'amélioration de la productivité de l'entreprise et, par conséquent, d'améliorer également la rentabilité.

À savoir, le logiciel de suivi du temps aide les équipes à mieux organiser et hiérarchiser les tâches - pour se concentrer davantage sur les activités rentables.

De plus, le suivi du temps permet aux équipes de suivre les coûts des projets et de déterminer si lesdits projets sont rentables - par rapport au temps qui y est consacré.

Comment choisir un logiciel de suivi du temps

Donc, maintenant que nous savons pourquoi le logiciel de suivi du temps est si avantageux, la question est : comment une entreprise at-elle accès à l'outil de suivi du temps qui lui convient ?

Voici quelques étapes à suivre lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de suivi du temps des employés pour votre entreprise, ainsi que des conseils utiles sur le suivi du temps.

Étape #1 : Consulter l'équipe

Comme pour tout ce qui concerne la gestion d'entreprise, il n'existe pas de solution unique pour le suivi du temps des employés.

Tout d'abord, vous devez tenir compte des défis et des forces uniques de vos employés.

Il peut donc être préférable de consulter au moins une de vos équipes/départements sur les fonctionnalités de suivi du temps qu'ils aimeraient utiliser.

Peut-être que ladite équipe/service souhaite plus d'autonomie. Ainsi, l'utilisation d'un outil de suivi du temps qui surveille l'activité de l'écran pourrait être contre-productive.

Ou, peut-être ont-ils besoin d'un outil doté de géolocalisation qui permet aux gens de se connecter à partir de différents endroits - ce qui est une excellente solution pour les travailleurs sur le terrain, par exemple.

Tout dépend de ce dont vos employés ont le plus besoin - c'est pourquoi vous devriez les consulter lors du processus de sélection de l'application de suivi du temps qu'ils utiliseront.

Une telle approche garantira également une plus grande adhésion une fois que vous commencerez à utiliser l'outil de votre choix.

Étape 2 : Réfléchissez à ce que vous voulez accomplir avec le suivi du temps

Avant de choisir un outil de suivi du temps, réfléchissez à ce que vous voulez accomplir en l'utilisant.

Et assurez-vous que vos objectifs de suivi du temps correspondent aux objectifs de suivi du temps de vos équipes.

N'oubliez pas que vos employés ne sont pas à l'aise avec l'utilisation d'un outil particulier n'ont pas grand-chose à voir avec la mise en œuvre de l'outil et plus avec la définition des bonnes limites.

Vos objectifs pour l'utilisation d'un logiciel de suivi du temps peuvent inclure :

• Meilleure gestion du temps,
• Baisse de l'absentéisme,
• Optimiser les interactions sur le lieu de travail, et
• Minimiser l'effet des distractions.

Maintenant, en ce qui concerne vos employés, vous devrez envisager des objectifs supplémentaires, pour les lier à vos efforts de suivi du temps.

L'objectif le plus important à considérer est d'assurer la confidentialité des personnes.

Alors, prenez l'habitude de ne suivre que ce qui doit l'être et de laisser le reste aux employés.

De plus, suivez uniquement les appareils appartenant à l'entreprise ou les appareils personnels utilisés à des fins professionnelles.

Étape 3 : Obtenez quelques options et comparez

Une fois que vous avez défini les paramètres, les objectifs et l'adhésion de l'équipe, vous pouvez commencer à rechercher le meilleur logiciel de suivi du temps.

Faites une liste des applications de suivi du temps qui sont :

• Dans votre budget, et
• Disposez des fonctionnalités dont vos employés ont besoin pour atteindre leurs objectifs de suivi du temps.

Ensuite, faites une comparaison entre ces paramètres et évaluez les applications en fonction de leur capacité à effectuer les activités dont vous avez besoin.

Consultez cette liste des meilleurs outils de suivi du temps en 2022 pour prendre une longueur d'avance sur la sélection des meilleures options.

Étape #4 : Choisissez le logiciel

Une fois que vous avez rassemblé une liste d'applications d'horloge d'entrée et de sortie qui vous conviennent le mieux, il est temps d'atterrir sur le seul outil que vous utiliserez à l'avenir.

Il est préférable de ne sélectionner qu'un seul logiciel pour l'ensemble de l'entreprise, afin de ne pas avoir à payer pour plusieurs services.

Cela vous aidera également à éviter de créer des silos et de créer de la confusion au sein des différentes équipes et départements.

Étape #5 : déroulez lentement

Comme nous l'avons déjà établi, le choix d'un logiciel de suivi du temps est une décision majeure qui pourrait avoir un impact sur des années d'exploitation.

Donc, une fois que vous avez fait votre choix, introduisez le logiciel lentement.

Tout d'abord, faites une période d'essai pour évaluer la fonctionnalité du suivi du temps et assurez-vous qu'il s'agit de l'outil que vous souhaitez vraiment utiliser dans vos opérations quotidiennes.

Cependant, évitez de changer d'outil trop souvent - pour éviter que vos employés apprennent à utiliser de nouveaux outils tous les deux mois.

Étape 6 : Obtenez des commentaires

De plus, comme établi précédemment, la meilleure application de suivi du temps est celle avec laquelle vos employés se sentiront le plus à l'aise.

Après tout, en fin de compte, la décision de savoir si vous avez fait le bon choix repose en fin de compte sur les personnes qui utiliseront l'outil de suivi du temps.

Essayez donc d'obtenir des commentaires de vos employés sur le caractère pratique de l'outil après l'avoir utilisé pendant un certain temps.

Un moyen efficace d'obtenir des commentaires consiste à lancer une enquête après la période d'essai de l'outil et à demander aux employés de partager leur expérience de son utilisation.

Vous pouvez examiner des facteurs tels que :

• Facilité d'utilisation,
• Confort avec l'outil, et
• Atteindre les objectifs souhaités.

Étape 7 : Mettre en œuvre à l'échelle de l'entreprise

Une fois que vous avez trouvé le bon outil et qu'une équipe/un service de test a approuvé son utilité après une période d'essai, il est temps de déployer officiellement l'outil de suivi du temps à l'échelle de l'entreprise.

Alors, commencez à présenter l'outil à d'autres équipes et départements et offrez autant de formation que possible.

Assurez-vous que tout le monde a appris à utiliser l'outil avant de devenir sévère en matière de conformité.

N'oubliez pas qu'un peu de patience ira un long chemin dans cette phase de transition.

Si vous utilisez déjà un outil de suivi du temps, qu'il soit numérique ou traditionnel, attribuez une période pendant laquelle les employés auront la possibilité de migrer en douceur de l'ancienne solution vers la nouvelle.

Aussi, obtenez des commentaires régulièrement au fur et à mesure.

Alors, prenez votre temps lors de la mise en œuvre de l'outil, mais fixez également une date de déploiement complète, afin que les employés ne soient pas trop laxistes pour apprendre et s'habituer au nouvel outil de suivi du temps.

Conclusion : suivi du temps des employés vs microgestion

Le suivi du temps des employés peut parfois ressembler à de la microgestion, mais uniquement lorsque les gestionnaires et les parties prenantes le mettent en œuvre trop rapidement sans tenir compte des besoins des employés.

Prenez le temps de communiquer comment ces outils seront bénéfiques pour vous et vos employés et assurez-vous de rechercher une situation gagnant-gagnant à tout moment.

N'oubliez pas que vos équipes doivent être à vos côtés. La façon dont vous implémentez les outils jouera un rôle important dans la réalisation de cet objectif.

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