Comment choisir un système téléphonique professionnel

Chaque entreprise a besoin d'un service téléphonique. Vous avez des clients à appeler, des fournisseurs avec lesquels négocier et des équipes à coordonner. Bien sûr, vous pouvez utiliser les e-mails, les smartphones et les applications de messagerie. Mais rien ne se rapproche vraiment de votre propre système téléphonique professionnel fiable, conçu à dessein pour optimiser les communications vocales et aider votre entreprise à rester en contact avec les personnes qui comptent. De plus, le fait d'avoir un numéro de téléphone professionnel donne à votre entreprise une apparence crédible - les gens s'attendent à voir de vrais numéros de téléphone sur le site Web ou la page de médias sociaux d'une entreprise légitime.

Cependant, tous les systèmes téléphoniques ne sont pas identiques.

Pour savoir quel système téléphonique fonctionne le mieux pour votre entreprise, vous devez vous poser plusieurs questions clés :

1. Dois-je utiliser une ligne fixe traditionnelle ou souscrire au service Voix sur protocole Internet ( VoIP ) ?
2. Dois-je utiliser des systèmes téléphoniques complets fournis avec du matériel de bureau ou simplement des téléphones virtuels pouvant être activés sur n'importe quel appareil ?
3. Si j'utilise la VoIP, dois-je l'avoir sur site ou dans le cloud ?
4. Quel est le meilleur service téléphonique professionnel en termes de secteur d'activité, de budget, de nombre d'employés, d'emplacements de bureaux et de clientèle ?

Rapide vue d'ensemble:

• Quelle est la différence entre une ligne fixe et un système téléphonique professionnel VoIP ?
• Comment identifier le bon système téléphonique pour votre entreprise
• Types courants de systèmes téléphoniques professionnels
• Meilleures pratiques lors du choix d'un service téléphonique professionnel

Voici un tableau qui compare les principales caractéristiques des deux types de systèmes téléphoniques de bureau.

Quelle est la différence entre une ligne fixe et un système téléphonique professionnel VoIP ?

Comment identifier le bon système téléphonique pour votre entreprise

Lorsque vous décidez d'installer, de mettre à niveau ou de remplacer un système téléphonique professionnel, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs clés. Tout d'abord, tenez compte de vos activités commerciales, du volume d'appels attendu, de vos objectifs et de votre budget.

Voici les principaux facteurs que vous voudrez examiner lorsque vous comparerez les fournisseurs de téléphonie professionnelle :

• Coût
• Fiabilité
• Sécurité
• Mobilité
• Évolutivité
• Soutien
• Fonctionnalités incluses

Coût

Cela pourrait être le principal facteur affectant de nombreuses décisions liées au système téléphonique. La fiabilité doit passer en premier, mais s'il s'agit de l'élément prioritaire de votre programme, vous pouvez trouver des forfaits fixes ou VoIP abordables pour votre entreprise.

Si vous n'avez pas encore de système en place, opter pour les systèmes VoIP est l'option la plus intelligente. En effet, les coûts d'installation, d'interurbain et de fonctionnement des systèmes téléphoniques VoIP sont généralement inférieurs à ceux des services de téléphonie fixe . Cependant, si vous disposez déjà d'un système traditionnel, vous pouvez opter pour une mise à niveau ou un système hybride en fonction des besoins de votre entreprise.

Connexes : Combien coûte une ligne téléphonique professionnelle ?

Fiabilité

Pour gérer une bonne entreprise, vous devez disposer de canaux de communication fiables et accessibles pour les équipes, les fournisseurs, les partenaires et les clients. Sans cela, la continuité des activités sera compromise et vous perdrez la confiance des personnes qui gèrent ou dépendent de vos opérations ainsi que les revenus potentiels qui auraient pu être générés pendant les temps d'arrêt.

Passez en revue la gestion des risques, la politique de sécurité et les plans de sauvegarde des fournisseurs de services avant de vous inscrire.

Sécurité

Un système téléphonique professionnel doit également être entièrement sécurisé pour empêcher la fraude, les logiciels malveillants et les tentatives de phishing par des entités hostiles. Notez cependant que la sécurité n'implique pas seulement le service téléphonique en soi, mais également vos propres ressources internes. Associez-vous uniquement à des fournisseurs de services bancables dotés d'un chiffrement, d'une authentification, d'une architecture de redondance et d'autres systèmes de sécurité éprouvés.

Mobilité

Les entreprises intelligentes et prospères ont presque toujours une plus grande mobilité que leurs pairs. Les systèmes téléphoniques VoIP vous permettent de passer et de recevoir des appels n'importe où, même lorsque vous êtes hors site. En revanche, les systèmes téléphoniques traditionnels exigent que vous soyez au bureau pour utiliser le téléphone.

Optez pour des services qui fournissent des applications mobiles et de bureau qui permettent à votre personnel de se connecter avec des équipes et des clients à tout moment et où qu'ils se trouvent.

Collaboration

Certains systèmes de téléphonie fixe permettent les appels à trois . Les services VoIP offrent bien plus. Celles-ci incluent la visioconférence pour un nombre illimité de participants et l'intégration avec des outils de collaboration et de productivité, y compris les CRM et les e-mails.

Évolutivité

Les entreprises ont besoin d'agilité opérationnelle, qu'elles soient en expansion ou en réduction. Pendant ces périodes, les ressources doivent être reconfigurées pour correspondre à l'échelle des opérations commerciales où elles sont utilisées.

Lorsque vous pensez à la stabilité de votre entreprise, voici pourquoi c'est important pour le type de système téléphonique d'entreprise que vous choisissez :

• Votre entreprise dépend-elle fortement des appels vocaux ou fonctionne-t-elle bien avec un minimum de téléphonie ?
• Quels sont vos plans de croissance stratégique ?
• Employez-vous une équipe de vente énergique?
• Vous avez besoin d'intégrer un système téléphonique ?
• Si vous avez besoin d'engager plus de clients pour vous développer, un système téléphonique fiable est une nécessité.

La facilité avec laquelle une telle reconfiguration peut être mise en œuvre a un impact sur la productivité, entre autres mesures de performance.

Connexe : De combien de lignes téléphoniques ai-je besoin pour mon entreprise ?

Soutien

Vous voudriez toujours un service client de premier ordre pour votre entreprise. Optez pour des fournisseurs de services avec une expérience claire d'un excellent support client.

Fonctionnalités incluses

Les téléphones fixes ont pratiquement cessé d'évoluer et deviendront probablement obsolètes. Si vous avez besoin de pérenniser vos systèmes de communication avec toutes les fonctionnalités émergentes qui deviendront impératives plus tard, alors opter pour un système VoIP robuste est la bonne décision.

Avec un système téléphonique professionnel virtuel , vous pouvez intégrer la téléphonie aux plates-formes technologiques de votre entreprise telles que le courrier électronique, la vidéoconférence, la télécopie virtuelle, la productivité, la formation des employés, les logiciels ERP et CRM.

En relation : Comment configurer un système téléphonique virtuel (4 étapes faciles)

Types courants de systèmes téléphoniques professionnels

Comme indiqué précédemment, il existe deux principaux types de systèmes téléphoniques basés sur la connexion : ligne fixe et VoIP. Cependant, il existe des sous-types et des variantes hybrides que vous devez également connaître :

1) Systèmes téléphoniques virtuels

Solutions logicielles présentées sous forme d'applications basées sur un navigateur, de bureau ou mobiles qui vous permettent de passer et de recevoir des appels via Internet. Aussi appelé softphone .

• Avantages : Abordable et très facile à installer, déployer et utiliser
• Inconvénients : Pas un système téléphonique complet
• Idéal pour : les petites entreprises avec un budget serré et pour les entreprises avec du personnel ou des sous-traitants déployés dans plusieurs endroits.

2) Systèmes de téléphonie fixe

Utilisez des fils de cuivre pour transmettre la communication vocale. On l'appelle aussi un téléphone analogique.

• Avantages : Très stable et fiable
• Inconvénients : relativement plus coûteux à configurer, à entretenir et à mettre à l'échelle ; Peut devenir obsolète sur la route
• Idéal pour : les petites entreprises qui ont déjà une ligne fixe et qui n'ont pas besoin de mises à niveau téléphoniques ; Les personnes qui aiment la technologie vintage

3) Systèmes téléphoniques VoIP

Transmettre la voix sous forme de données sur Internet.

• Avantages : large éventail de capacités, de fonctionnalités et d'intégrations logicielles essentielles pour la plupart des entreprises aujourd'hui ; peut être mis à l'échelle facilement; abordable
• Inconvénients : peut être désactivé en cas de panne de courant, sauf si vous disposez d'une alimentation électrique de secours ou si le fournisseur dispose de capacités de sécurité
• Idéal pour : les entreprises tournées vers l'avenir de tous types, tailles et secteurs d'activité

4) Systèmes cloud et sur site

Systèmes VoIP dont la seule différence est l'emplacement où le central téléphonique (PBX) est hébergé. Également appelés IP PBX , les systèmes sur site impliquent un serveur principal connecté au LAN (situé à l'emplacement du client) qui reçoit et transmet les appels via une ligne fixe traditionnelle ainsi que sur Internet. D'autre part, les systèmes cloud ou PBX hébergés font référence aux systèmes VoIP dont le PBX est hébergé par le fournisseur.

• Avantages : les PBX basés sur le cloud sont généralement moins coûteux à configurer et à entretenir
• Inconvénients : dans les systèmes sur site, la maintenance du PBX relève de la responsabilité de l'abonné au service. Idéal pour : les systèmes sur site sont parfaits pour les équipes qui recherchent un meilleur contrôle de leurs outils de communication ; Les systèmes basés sur le cloud conviennent aux entreprises qui ne souhaitent pas assumer la responsabilité supplémentaire de gérer leur propre PBX.

Connexe : Comment puis-je obtenir un numéro de téléphone professionnel ?

Meilleures pratiques lors du choix d'un service téléphonique professionnel

Voici quelques conseils qui vous aideront à identifier le meilleur système téléphonique pour votre entreprise :

1. Comprenez pourquoi vous devez mettre à niveau, installer ou remplacer un service téléphonique professionnel.
   • Quels sont vos objectifs?
   • Quel système - le cas échéant - utilisez-vous actuellement ?
   • De quelles fonctionnalités et capacités spécifiques avez-vous besoin dans un service téléphonique ?
2. Évaluez le volume d'appels actuel et potentiel pour votre entreprise en fonction du nombre d'employés, de l'emplacement des bureaux et de l'engagement vocal avec les clients, les fournisseurs, les partenaires, les équipes et les autres parties prenantes.
3. Tenez compte de vos options d'évolutivité en ce qui concerne la croissance future. Optez pour un service adapté à votre stratégie.
4. Effectuez un audit des ressources, des plates-formes et de la pile technologique avec lesquelles vous souhaitez intégrer le service téléphonique. Déterminez si le service Internet local est de qualité et de vitesse adéquates pour les solutions VoIP.
5. Allouer un budget raisonnable pour le système téléphonique.
6. Parcourez le marché des systèmes de téléphonie pour trouver un service ou un fournisseur qui correspond à votre budget et à vos besoins opérationnels.
7. Recherchez les antécédents des fournisseurs de services, en particulier leur réputation en matière de fiabilité et de support client.
8. Fouinez et découvrez quels systèmes/fournisseurs de services sont utilisés par les leaders de l'industrie.
9. Faites une liste de vos options.
10. Demandez des démos et essayez/testez les services présélectionnés avant de vous inscrire.

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Vous avez encore des questions ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise doit mettre à niveau ses systèmes téléphoniques . Peut-être souhaitez-vous plus de capacités ou un plus grand degré de mobilité. Peut-être souhaitez-vous réduire les coûts ou remplacer les anciens systèmes qui deviendront bientôt obsolètes dans votre secteur.

Quelle que soit la raison dans votre cas, la clé est de clarifier vos objectifs, de comprendre vos options et de vous associer au bon service de téléphonie Internet.